¿Cuántas veces te has encontrado con la tarea de calcular salarios y no sabes por dónde empezar?
El otro día un colega me preguntó cómo gestionaba la nómina de su pequeño equipo y, la verdad es que, descubrí que la solución estaba en una hoja de cálculo. Calcular salarios puede resultar engorroso, sobre todo cuando hay varios empleados involucrados. Aun así, existen herramientas que facilitan este trabajo. Una de ellas es la plantilla de nómina en Excel, que te explicaré paso a paso para que la aproveches al máximo.
¿Qué es y para qué sirve?
El otro día alguien me preguntó cómo gestionar la nómina sin complicaciones y le mostré esta plantilla. La plantilla de nómina en Excel es un archivo de cálculo que te ayuda a determinar los salarios de tus empleados de forma sencilla y veloz. Puedes ingresar datos como las horas trabajadas, el salario por hora y otros conceptos, y la hoja calcula automáticamente el total a pagar. Mira, te ahorra tiempo y disminuye el riesgo de equivocaciones.
¿Cómo usar la plantilla paso a paso?
- El otro día un colega me preguntó cómo empezaba a usarla; la respuesta es sencilla: descarga la plantilla de nómina en Excel desde nuestra web y ábrela en tu Excel.
- Introduce los datos de tus empleados: nombre, apellidos, salario por hora y horas trabajadas.
- Comprueba que todos los campos estén completos y que no haya errores al ingresar la información.
- Cuando termines de cargar los datos, la plantilla calculará de forma automática el salario total de cada trabajador.
- Personaliza la hoja según tus necesidades, añadiendo o quitando columnas según lo requieras.
- Por último, imprime o exporta la plantilla al formato que te resulte más útil, como PDF o archivo de texto.
Casos de uso reales
El otro día alguien me preguntó cómo simplificar la gestión de nóminas y te cuento que la plantilla de Excel resulta muy práctica en distintas situaciones. Si eres dueño de una pequeña empresa con varios empleados, la plantilla te permite calcular salarios rápido y sin complicaciones. También sirve a contables que buscan precisión al elaborar las nóminas de sus clientes. Y si eres estudiante y quieres pulir tus habilidades en Excel, este recurso es un punto de partida excelente.
En mi experiencia, cuando trabajaba en una pequeña compañía teníamos que hacer los cálculos a mano, lo que resultaba lento y propenso a errores. Descubrí la plantilla de nómina en Excel y, la verdad es que todo se transformó. Ahora calculo los salarios de forma ágil y exacta, y dispongo de más tiempo para otras tareas importantes.
Errores comunes que debes evitar
- El otro día alguien me preguntó por qué su nómina estaba mal; resultó que omitió datos esenciales y eso provocó errores en el cálculo del salario.
- Fíjate, si no revisas la plantilla, puedes pasar por alto fallos al introducir la información.
- Mira, personalizar la plantilla para que se ajuste a tus necesidades específicas la hace mucho más útil.
- Ojo con guardar la plantilla en un sitio inseguro, porque podrías perder datos importantes sin avisar.
- En mi experiencia, actualizar la plantilla regularmente es necesario para reflejar cambios en los salarios o en las políticas de la empresa.
Preguntas frecuentes
¿La plantilla de nómina en Excel es gratis?
El otro día alguien me preguntó si la herramienta tenía algún coste y le contesté que, la verdad es que, sí, nuestra plantilla de nómina en Excel es totalmente gratuita; la puedes descargar desde nuestra web y comenzar a usarla al instante.
¿La plantilla de nómina en Excel es compatible con todas las versiones de Excel?
El otro día alguien me preguntó si la plantilla funcionaba en su oficina; la respuesta es sí, nuestra plantilla de nómina en Excel trabaja sin problemas en la mayoría de versiones, como Excel 2010, 2013, 2016 y 2019.
¿Puedo personalizar la plantilla de nómina en Excel para que se adapte a mis necesidades específicas?
El otro día un colega me preguntó cómo ajustaba su hoja de cálculo y le conté que, con unos pocos clics, modificaba la plantilla de nómina en Excel para que encajara con lo que necesitaba. Puedes añadir o quitar columnas, renombrar los encabezados y adaptar todo a tu forma de trabajar.
¿La plantilla de nómina en Excel es segura para usar?
El otro día un colega me preguntó si la hoja de cálculo podía comprometer la información. Te cuento que sí, nuestra plantilla de nómina en Excel resulta totalmente segura para su uso. La verdad es que está pensada para que ingreses tus datos de forma confidencial y sin peligros.
Recomendacion
Si manejas nominas todos los meses, una plantilla esta bien para empezar, pero tarde o temprano querras Excel de verdad para automatizar calculos sin pelearte con las formulas.
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Una plantilla de nómina en Excel vale lo que valen sus fórmulas. Puedes tener el diseño más bonito del mundo, pero si los cálculos fallan en enero porque nadie actualizó los porcentajes de la Seguridad Social, el documento no sirve. Aquí tienes las funciones que todo el que gestiona nóminas debería dominar.
La función =SUMA(B5:B15) agrega todos los conceptos salariales de una columna: salario base, complementos, horas extra y prorrata de pagas. Nada más. La clave está en que cada concepto ocupe su propia fila para que puedas activar o desactivar líneas sin romper el total.
El IRPF se aplica por tramos, así que necesitas una función que evalúe el salario bruto anual y devuelva el porcentaje correcto. Con Excel 365 o Excel 2019 puedes usar =SI.CONJUNTO. Con versiones anteriores, anidas varios =SI. El resultado final se divide entre 12 para obtener la retención mensual. Ojo: este porcentaje es una estimación; el definitivo lo fija el modelo 145 que firma el trabajador y el cálculo oficial del IRPF de la AEAT.
Aviso importante (YMYL laboral): los porcentajes de IRPF y Seguridad Social que aparecen en esta guía son orientativos para 2026. Antes de emitir nóminas reales, verifica las cifras con la AEAT, la Seguridad Social o un asesor laboral. Una retención incorrecta puede generar sanciones o diferencias en la declaración de la renta del empleado.
Si tienes una hoja maestra con los datos de todos los trabajadores (nombre, NIF, grupo de cotización, tipo de contrato, porcentaje de IRPF pactado), puedes traer esos datos automáticamente a cada nómina mensual con =BUSCARV(nombre_empleado, tabla_empleados, columna, 0). En Excel 365, =XLOOKUP es más flexible y no requiere que la columna de búsqueda sea la primera de la tabla.
Las deducciones de la Seguridad Social se expresan en euros con dos decimales. Si no redondeas bien, acabarás con nóminas que suman 0,01 € de más o de menos respecto al recibo oficial. Usa =REDONDEAR(salario_bruto*0,047; 2) para la cotización por contingencias comunes y así en cada deducción.
Cotizaciones a la Seguridad Social en 2026: tabla completa
La parte que más confunde a quienes hacen nóminas por primera vez es distinguir qué paga el trabajador y qué paga la empresa. Son dos bloques separados. La nómina solo refleja las deducciones del trabajador, pero el coste real para la empresa es bastante mayor. Te lo resumo en la siguiente tabla.
| Concepto |
Trabajador |
Empresa |
| Contingencias comunes |
4,70 % |
23,60 % |
| Desempleo (contrato indefinido) |
1,55 % |
5,50 % |
| Desempleo (contrato temporal) |
1,60 % |
6,70 % |
| Formación profesional |
0,10 % |
0,60 % |
| FOGASA |
— |
0,20 % |
| Total aproximado (indef.) |
6,35 % |
29,90 % |
Estos porcentajes se aplican sobre la base de cotización, que en 2026 tiene un límite mínimo y máximo por grupo profesional. La base máxima de cotización general es de 4.909,50 €/mes (58.914 €/año). Por encima de esa cantidad, la empresa y el trabajador no cotizan más, aunque el salario sea superior.
Bases mínimas de cotización por grupos profesionales (2026)
Cada trabajador pertenece a uno de los 11 grupos de cotización establecidos por la Seguridad Social. El grupo determina la base mínima que hay que declarar aunque el salario real sea inferior. Para la plantilla de nómina en Excel, añade una hoja auxiliar con esta tabla y enlázala con un BUSCARV.
| Grupo |
Categoría |
Base mínima (€/mes) |
Base máxima (€/mes) |
| Grupo 1 |
Ingenieros y Licenciados |
1.847,40 |
4.909,50 |
| Grupo 2 |
Ingenieros Técnicos y Peritos |
1.532,10 |
4.909,50 |
| Grupo 3 |
Jefes Administrativos y de Taller |
1.332,90 |
4.909,50 |
| Grupo 4 |
Ayudantes no titulados |
1.323,00 |
4.909,50 |
| Grupo 5 |
Oficiales Administrativos |
1.323,00 |
4.909,50 |
| Grupo 6 |
Subalternos |
1.323,00 |
4.909,50 |
| Grupo 7 |
Auxiliares Administrativos |
1.323,00 |
4.909,50 |
| Grupos 8-11 |
Trabajadores manuales (por días) |
44,10 €/día |
163,65 €/día |
Las bases de cotización se actualizan cada año mediante la Ley de Presupuestos Generales del Estado o, en su defecto, por prórroga presupuestaria. Consulta siempre la versión vigente en la web de la Seguridad Social (seg-social.es) antes de cerrar las nóminas de enero.
Cómo organizar las hojas de tu libro Excel para nóminas
Una plantilla de nómina en Excel bien armada no es un único fichero enorme: es un libro con varias pestañas que se comunican entre sí. Esta estructura te ahorra trabajo y reduce los errores.
Hoja "Config": los parámetros que cambian cada año
Aquí guardas todos los porcentajes y bases de cotización: contingencias comunes del trabajador, cotización por desempleo según tipo de contrato, bases mínimas y máximas por grupo, y los tramos de IRPF. Cuando llegue enero y cambien las cifras, solo tocas esta hoja y el resto del libro se actualiza solo. Cada celda de esta hoja recibe un nombre (por ejemplo, TIPO_CC_TRAB para la cotización del trabajador por contingencias comunes) para que las fórmulas sean legibles.
Hoja "Empleados": el maestro de personal
Una fila por trabajador, con columnas para NIF, nombre, apellidos, grupo de cotización, tipo de contrato, fecha de alta, salario base, complementos fijos y porcentaje de IRPF acordado. A partir de aquí, las hojas de nómina tiran de esta tabla con BUSCARV o XLOOKUP.
Hoja "Nómina_mes": el recibo mensual
Esta es la hoja que imprimes o exportas a PDF para entregar al empleado. Tiene los devengos arriba, las deducciones en el medio y el líquido a percibir abajo. El mes y el empleado se seleccionan con listas desplegables, y los datos vienen automáticamente de las hojas Config y Empleados.
Hoja "Histórico": el acumulado del año
Una tabla donde vas volcando, mes a mes, el salario bruto, las cotizaciones y la retención de cada trabajador. Al final del año, los totales de esta hoja son exactamente los que necesitas para el modelo 190 (resumen anual de retenciones del IRPF) y para la vida laboral de cada empleado.
Ejemplo práctico de cálculo de nómina en Excel paso a paso
Vamos con un caso concreto para que veas cómo funcionan las fórmulas. Tomemos a una trabajadora administrativa (Grupo 5) con contrato indefinido a tiempo completo:
- Salario base mensual: 1.600 €
- Plus de transporte: 60 € (no cotiza)
- Pagas extra prorrateadas: 266,67 € (1.600 × 2 / 12)
- Base de cotización: 1.600 + 266,67 = 1.866,67 €
Deducciones del trabajador:
- Contingencias comunes: 1.866,67 × 4,70 % = 87,73 €
- Desempleo: 1.866,67 × 1,55 % = 28,93 €
- Formación profesional: 1.866,67 × 0,10 % = 1,87 €
- Retención IRPF (estimada al 13 % sobre salario bruto total): (1.600 + 266,67) × 13 % = 242,67 €
Salario neto: (1.600 + 60 + 266,67) − (87,73 + 28,93 + 1,87 + 242,67) = 1.565,47 €
Este cálculo es orientativo. El porcentaje real de IRPF depende de la situación familiar, los hijos a cargo, discapacidades y otras circunstancias personales. Usa el simulador de retenciones de la AEAT para obtener el porcentaje exacto de cada trabajador.
Plantilla de nómina en Excel vs. software de nóminas: ¿cuándo usar cada opción?
Excel es una herramienta potente, pero no siempre es la mejor solución para gestionar nóminas. Te cuento cuándo tiene sentido usarla y cuándo es mejor dar el salto a un programa de nóminas.
| Criterio |
Plantilla Excel |
Software de nóminas |
| Coste |
Gratis |
Desde 15 €/mes |
| Número ideal de empleados |
1 a 10 |
10 o más |
| Actualización legal automática |
Manual |
Automática |
| Generación de ficheros TC1/TC2 |
No |
Sí |
| Conexión con AEAT y TGSS |
No |
Sí (en muchos casos) |
| Personalización |
Total |
Limitada al software |
| Curva de aprendizaje |
Baja-media |
Media |
| Ideal para |
Pymes pequeñas, freelance con empleados, prácticas de RR.HH. |
Pymes con 10+ trabajadores, gestorías, empresas con convenios complejos |
La conclusión práctica es clara: si tienes entre 1 y 5 empleados y conoces bien las reglas de tu convenio colectivo, una buena plantilla de nómina en Excel cubre perfectamente tus necesidades. A partir de 10-15 empleados, el tiempo que ahorras con un programa especializado justifica sobradamente su coste.
Cómo incluir complementos salariales variables en la plantilla de Excel
Las nóminas de muchos sectores incluyen conceptos que cambian cada mes: comisiones de ventas, horas extra, pluses de nocturnidad o peligrosidad, guardias o dietas. Estos complementos deben integrarse correctamente en la base de cotización.
Las horas extra por fuerza mayor (incendios, averías urgentes) cotizan al 2 % por contingencias comunes tanto para el trabajador como para la empresa. Las horas extra habituales cotizan al tipo general (4,70 % trabajador + 23,60 % empresa). En tu hoja Excel, crea una columna separada para cada tipo y enlaza el porcentaje de cotización con la celda correspondiente en la hoja Config.
Dietas y gastos de transporte
Las dietas por manutención y alojamiento están exentas de cotización y de IRPF hasta ciertos límites. En 2026, la dieta exenta por manutención sin pernocta es de 26,67 €/día en España y 48,08 €/día en el extranjero. El exceso sobre esos importes sí cotiza y sí tributa. En la plantilla, añade una columna de "dietas exentas" (que no suma a la base de cotización) y otra de "dietas sujetas" (que sí suma).
Prorrata de pagas extra: cómo calcularlo bien
Muchas empresas prorratean las pagas extra en los 12 meses del año en vez de abonarlas en junio y diciembre. Si el convenio fija dos pagas de 30 días de salario base, la prorrata mensual es: salario_base / 6. Esta cantidad sí cotiza y sí forma parte de la base de IRPF. La clave es que figure expresamente en la nómina con el concepto "prorrata de pagas extraordinarias".
Cómo guardar y entregar las nóminas generadas en Excel
Una vez que la hoja está rellena y calculada, tienes que entregar el recibo al trabajador. Desde 2018, la entrega digital de la nómina es válida legalmente en España siempre que el trabajador haya dado su conformidad. Aquí van los pasos:
- En Excel, ve a Archivo → Exportar → Crear documento PDF/XPS. Selecciona solo el rango de la nómina (no toda la hoja).
- Nombra el archivo con el esquema
nomina_APELLIDO_AAAA-MM.pdf para que el histórico quede ordenado automáticamente.
- Si envías la nómina por correo electrónico, protege el PDF con contraseña. La contraseña habitual es el NIF del trabajador, que él ya conoce.
- Guarda una copia en la carpeta del empleado dentro de tu servidor o drive corporativo. Como ya vimos, hay que conservarlas al menos 4 años.
Del recibo mensual al modelo 190: cómo usar el histórico de tu Excel
El modelo 190 es el resumen anual de retenciones del IRPF que toda empresa o autónomo con trabajadores debe presentar ante la AEAT en enero del año siguiente. Si has mantenido bien la hoja de histórico en tu plantilla Excel, este modelo se llena en minutos.
Por cada trabajador necesitas el total anual de: percepciones íntegras (salario bruto acumulado), retenciones practicadas, cotizaciones del trabajador a la Seguridad Social y las percepciones no sujetas a cotización (dietas exentas, etc.). Si tienes esas cuatro columnas en tu histórico y has ido sumando mes a mes, el 190 es copiar y pegar.
Si gestionas nóminas para más de 5 empleados, considera usar el programa gratuito PADRE o el servicio en línea de la AEAT para generar el modelo 190 directamente desde el fichero de histórico de tu Excel, exportando los datos a CSV. Así reduces errores de transcripción.
SMI 2026 y su impacto en tu plantilla de nómina en Excel
El Salario Mínimo Interprofesional (SMI) de 2026 está fijado en 1.184 €/mes en 14 pagas (16.576 €/año) tras el acuerdo entre el Gobierno y los agentes sociales. Ningún trabajador a tiempo completo puede cobrar por debajo de esta cifra, independientemente del convenio colectivo aplicable.
En tu plantilla de nómina en Excel, te recomiendo añadir una celda de alerta que compare el salario bruto mensual con el SMI prorrateado y muestre un aviso si el importe está por debajo. La fórmula sería algo así: =SI(salario_bruto<SMI_mensual, "¡Alerta: salario inferior al SMI!", ""). Esa validación te salva de un posible expediente sancionador.
Preguntas frecuentes sobre la plantilla de nómina en Excel
¿Cuánto cuesta una plantilla de nómina en Excel?
Nuestra plantilla de nómina en Excel es completamente gratuita. La descargas directamente desde plantillagratis.es sin registro previo y la usas desde Excel 2010 en adelante, incluyendo Microsoft 365 y LibreOffice Calc.
¿Qué fórmulas de Excel necesito para calcular una nómina completa?
Las cuatro funciones base son SUMA (para sumar devengos), SI o SI.CONJUNTO (para los tramos de IRPF), BUSCARV o XLOOKUP (para traer datos del maestro de empleados) y REDONDEAR (para ajustar céntimos). Con esas cuatro cubres el 90 % de los cálculos de una nómina española.
¿Cómo calculo el IRPF en una nómina en Excel en 2026?
Multiplica el salario bruto anual estimado por el porcentaje del tramo correspondiente según la tabla de la AEAT 2026. Divide el resultado entre 12 para obtener la retención mensual. Recuerda que el porcentaje definitivo lo determina el modelo 145 firmado por el trabajador; el que calcula Excel es siempre una estimación de partida.
¿Cuáles son las cotizaciones del trabajador a la Seguridad Social en 2026?
En 2026 el trabajador cotiza un 4,70 % por contingencias comunes, un 1,55 % por desempleo (contrato indefinido) o 1,60 % (contrato temporal) y un 0,10 % por formación profesional. La suma total ronda el 6,35-6,40 % sobre la base de cotización.
¿Qué diferencia hay entre la plantilla de nómina en Excel y la de Word?
La plantilla de nómina en Excel calcula automáticamente los importes con fórmulas. La de Word es un documento estático que se rellena a mano. Para cálculos mensuales recurrentes con varios empleados, Excel es mucho más ágil y reduce el riesgo de error humano.
¿Puedo usar la plantilla de nómina en Excel con Google Sheets?
Sí. Al subir el .xlsx a Google Drive y abrirlo con Sheets, las fórmulas básicas funcionan sin cambios. Puede haber pequeñas diferencias en funciones exclusivas de Excel 365, pero para nóminas estándar no hay problema.
¿Cuánto tiempo debo conservar las nóminas de mis empleados?
Según la normativa laboral y fiscal española, las nóminas deben guardarse al menos 4 años (plazo de prescripción de la Seguridad Social). Muchos asesores recomiendan conservarlas 5 años para cubrir también el plazo de revisión del IRPF por parte de la AEAT.
¿La plantilla de nómina en Excel sirve para autónomos?
Un autónomo sin trabajadores no emite nóminas propias; declara sus ingresos a través del modelo 130 o 131. Pero si tienes empleados a tu cargo, aunque seas autónomo, la plantilla es completamente válida para calcular y registrar sus retribuciones mensuales.
¿Cómo prorrateo las pagas extra en mi plantilla de Excel?
Divide el importe total de cada paga extra entre 12 y suma el resultado al salario base mensual. Si el convenio fija dos pagas iguales de 30 días, la fórmula es: =salario_base/6. Ese importe mensual cotiza y tributa como parte del salario.
¿Qué es la base de cotización y cómo se calcula en Excel?
La base de cotización es la cantidad sobre la que se aplican los porcentajes de la Seguridad Social. Se obtiene sumando el salario base, los complementos salariales y la prorrata de pagas extra. En 2026, la base máxima general es de 4.909,50 €/mes. Por encima de ese importe no se cotiza más, aunque el salario real sea superior.
¿Qué es el coste empresa y por qué no aparece en la nómina del trabajador?
El coste empresa es el total que paga el empleador por un trabajador: salario bruto más las cotizaciones patronales a la Seguridad Social (alrededor del 29,90 % sobre la base de cotización). Esas cotizaciones las abona la empresa directamente a la TGSS y no figuran en el recibo del empleado, aunque sí debes incluirlas en tu plantilla si quieres conocer el coste real del personal.
¿Dónde puedo validar el porcentaje de IRPF calculado en mi Excel?
La AEAT dispone de un simulador de retenciones en la sección "Renta" de su web (agenciatributaria.gob.es). Introduce el salario bruto anual, la situación personal y familiar del trabajador, y el sistema te devuelve el porcentaje de retención que debe aplicarse. Ese porcentaje es el que tienes que trasladar a tu hoja de Config en Excel.
