Plantilla Excel Contabilidad: Libro de Ingresos y Gastos

Qué es un libro de ingresos y gastos y quién tiene que llevarlo

El libro de ingresos y gastos es el registro contable básico que la Agencia Tributaria exige a los autónomos que tributan en estimación directa simplificada o en estimación directa normal. En él se anotan, de forma cronológica, todas las facturas emitidas (ingresos) y todas las facturas recibidas (gastos deducibles), con su base imponible, el IVA correspondiente y, cuando procede, la retención de IRPF aplicada.

Según el artículo 68 del Reglamento del IRPF, los contribuyentes en estimación directa simplificada deben llevar, al menos, los siguientes libros:

• Libro registro de ventas e ingresos.
• Libro registro de compras y gastos.
• Libro registro de bienes de inversión (cuando se tienen activos amortizables).
• Libro registro de provisiones de fondos y suplidos (en algunas actividades profesionales).

La plantilla que te ofrecemos cubre los dos primeros, que son los que necesita la mayoría de los autónomos. Si tienes maquinaria, vehículos o equipos informáticos que amorticen, deberás añadir una pestaña de amortizaciones; algo que puedes hacer tú mismo sobre la base de esta plantilla sin ningún problema.

"El libro de ingresos y gastos no es un capricho burocrático: es tu defensa ante una inspección y la fuente de datos que tu gestor usará para preparar el modelo 130, el 303 y la declaración de la renta. Tenerlo al día y sin errores vale mucho más que el tiempo que inviertes en rellenarlo."

¿Quién está obligado exactamente? Todo autónomo dado de alta en el RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos) que tribute en estimación directa, tanto en su modalidad normal como simplificada. Las sociedades tienen obligaciones distintas (contabilidad mercantil completa), pero muchos propietarios de SL también usan esta plantilla para llevar un control de gestión interno paralelo al de su asesor.

Cómo está estructurada la plantilla: pestañas y fórmulas clave

La plantilla se organiza en seis pestañas que se comunican entre sí mediante referencias cruzadas. No tienes que copiar ningún dato de una pestaña a otra: las fórmulas lo hacen solas.

Pestaña 1 — Libro de Ingresos

Aquí registras cada factura que emites. Las columnas son: número de factura, fecha, cliente, concepto, base imponible, tipo de IVA (4 %, 10 % o 21 %), cuota de IVA repercutido, porcentaje de retención de IRPF, importe de la retención y total factura. La columna de cuota de IVA usa la fórmula =E2*F2/100 y la retención =E2*H2/100, de modo que solo tienes que introducir los porcentajes y el archivo hace el cálculo.

Pestaña 2 — Libro de Gastos

Misma lógica, pero para las facturas que recibes de tus proveedores. Columnas: número de anotación, fecha, proveedor, NIF, concepto, base imponible, tipo de IVA soportado, cuota de IVA soportado y retención de IRPF si la hay. Hay una columna adicional de "deducible (S/N)" para marcar los gastos que no son 100 % deducibles (por ejemplo, el 50 % de la gasolina si el vehículo es de uso mixto).

Pestaña 3 — Resumen Trimestral (Modelo 303)

Consolida automáticamente los datos de las dos pestañas anteriores por trimestre. Muestra el IVA repercutido total, el IVA soportado deducible y la diferencia (resultado a ingresar o a compensar). También incluye las casillas del modelo 303 más habituales, ya rellenadas con los valores calculados, para que solo tengas que transcribirlas a la sede electrónica de la AEAT.

Pestaña 4 — Resumen Anual (Modelo 390 y Renta)

Agrega los cuatro trimestres y calcula el rendimiento neto de la actividad: ingresos totales menos gastos deducibles. Este dato es el que tu gestor traslada al apartado C de la declaración de la renta (modelo 100) o lo usa para calcular los pagos fraccionados del modelo 130.

Pestaña 5 — Dashboard

Gráfico de barras mensual con ingresos, gastos y beneficio neto. Te da de un vistazo si el negocio va bien o si hay meses negativos que requieren atención. Los gráficos se actualizan solos al añadir datos en las pestañas 1 y 2.

Pestaña 6 — Configuración

Aquí introduces tu nombre o razón social, NIF, dirección y ejercicio fiscal. Esta información aparece automáticamente en las cabeceras de impresión de todas las pestañas.

Tipos de IVA en España 2026: qué tarifa aplica a cada gasto

Uno de los errores más frecuentes al rellenar el libro de gastos es aplicar el tipo de IVA incorrecto. Aquí tienes una referencia rápida actualizada a 2026:

Recuerda que en las Islas Canarias aplica el IGIC (tipo general 7 %) y en Ceuta y Melilla el IPSI. Si operas en esos territorios, la plantilla necesita adaptación. Ante cualquier duda sobre qué tipo aplicar a un gasto concreto, consulta con tu asesor fiscal.

Guía paso a paso: cómo rellenar la plantilla de contabilidad en Excel

Sigue este orden cada vez que abras la plantilla para mantener los datos limpios y sin errores.

Paso 1: configura tus datos en la pestaña "Configuración"

Antes de anotar nada, rellena tu nombre o razón social, NIF/CIF, régimen de IVA y año fiscal. Este paso solo lo haces una vez. Si cambias de año, duplica el archivo y actualiza el ejercicio.

Paso 2: registra cada factura emitida en el Libro de Ingresos

Introduce los datos en el orden en que las facturas se devengan (fecha de la factura, no de cobro). La fecha de devengo es lo que determina a qué trimestre pertenece cada operación. Si emitiste una factura el 28 de marzo y te la pagaron el 5 de abril, va al primer trimestre, no al segundo.

Paso 3: registra las facturas recibidas en el Libro de Gastos

Anota solo los gastos que tengan factura completa o factura simplificada. Un ticket de caja sin tu NIF no es deducible en IRPF, aunque sí puede serlo en IVA si cumple los requisitos de la factura simplificada (importe inferior a 400 € y los datos mínimos del artículo 6 del Reglamento de Facturación). En la columna "deducible" marca S solo si el gasto es fiscalmente deducible al 100 %.

Paso 4: revisa el Resumen Trimestral antes de presentar el 303

Al final de cada trimestre (entre el 1 y el 20 del mes siguiente al trimestre: abril, julio, octubre y enero), abre la pestaña de resumen y verifica que los totales coinciden con los de las facturas físicas. Si hay diferencias, repasa las filas con la fórmula =SUMIF por trimestre para localizar el error.

Paso 5: cierra el ejercicio con el Resumen Anual

En enero del año siguiente, antes de presentar el modelo 390 y preparar la renta, revisa que los cuatro trimestres están completos y que el rendimiento neto cuadra con lo que esperas declarar. Si usas gestor, compártele directamente este archivo: tiene toda la información que necesita.

"No dejes la contabilidad para el último día del trimestre. Dedicar diez minutos a la semana a anotar las facturas que entran y salen evita sorpresas y te permite detectar impagos con tiempo suficiente para reclamarlos."

Verifactu 2026: cómo afecta al libro de ingresos y gastos del autónomo

Verifactu es el sistema de verificación de facturas de la Agencia Tributaria que entró en vigor de forma progresiva a partir de 2024 y cuya aplicación plena para la mayoría de autónomos y pymes está prevista para 2026. Su objetivo es garantizar la trazabilidad e integridad de cada factura mediante un código QR y un registro electrónico enviado (o disponible para envío) a la AEAT.

Lo que cambia para tu libro de ingresos y gastos en la práctica:

• Las facturas que emites deben incluir el código QR Verifactu si las generas con software de facturación. Una plantilla Excel convencional no es un software de facturación, por lo que no te obliga a generar el QR; pero sí necesitas que tus facturas salgan de un sistema adaptado a Verifactu o que las generes con una herramienta homologada.
• El libro de ingresos sigue siendo válido como registro interno aunque tu sistema de emisión sea manual o use Excel. Lo que la ley exige es que el software de facturación (si lo usas) genere el registro; el libro de ingresos es complementario.
• Si usas un programa de facturación adaptado a Verifactu, puedes exportar el diario de facturas en CSV o XLSX e importarlo directamente a esta plantilla, ahorrándote la introducción manual.
• Los gastos que recibes ya llevarán el QR Verifactu en la factura del proveedor, lo que facilita la verificación de su autenticidad. No cambia la forma en que los anotas en el libro de gastos.

El calendario de entrada en vigor de Verifactu en 2026 depende del tamaño de la empresa y del sector. La AEAT actualiza la información en su sede electrónica. Antes de decidir si necesitas un programa de facturación homologado, consulta con tu asesor fiscal, porque la respuesta depende de si emites facturas como empresario/profesional (sí te aplica) o solo recibes facturas como gasto (no te aplica directamente).

Aviso YMYL: Esta información es orientativa y está sujeta a cambios normativos. Verifactu es una materia en evolución regulatoria. Contrasta siempre el estado actual de la norma con un asesor fiscal colegiado o directamente en la web de la AEAT (sede.agenciatributaria.gob.es).

Excel vs software de contabilidad: cuándo usar cada opción

No existe una respuesta única. Depende del volumen de operaciones, el presupuesto y tus necesidades de reporting. Esta tabla te ayuda a decidir:

Si estás empezando o tienes menos de 50 facturas al mes, la plantilla Excel es la opción más práctica y económica. Cuando el volumen crece o necesitas emitir facturas con QR Verifactu desde el propio software, es momento de dar el salto a una herramienta especializada.

Gastos deducibles para autónomos en 2026: qué puedes incluir en el libro

Solo puedes anotar en el libro de gastos aquellas facturas que cumplen tres condiciones acumulativas: están vinculadas a la actividad económica, están debidamente justificadas con factura completa y se han contabilizado o anotado correctamente. A continuación, los gastos más habituales y su deducibilidad:

Suministros del local afecto a la actividad

Alquiler de local, luz, agua, gas, internet. Deducibles al 100 % si el espacio se usa exclusivamente para el negocio. Si trabajas desde casa, puedes deducir el porcentaje de la vivienda afecto a la actividad (habitualmente el porcentaje de metros cuadrados del despacho sobre el total de la vivienda), tanto en IRPF como en IVA, aunque las reglas son distintas para cada impuesto. Consulta con tu asesor.

Material de oficina y consumibles

Folios, tóner, bolígrafos, carpetas. Deducibles al 100 % siempre que la factura incluya tu NIF.

Equipos informáticos y software

Un ordenador, tablet o teléfono de empresa se deduce al 100 % si se usa exclusivamente para la actividad. Si es de uso mixto personal-profesional, la AEAT acepta generalmente un 50 % en IVA y en IRPF depende de la prueba de afectación. Las suscripciones de software (Office, Adobe, herramientas SaaS) son gasto corriente deducible en el año en que se pagan.

Cuotas de autónomos (RETA)

Las cuotas al RETA son gasto deducible en IRPF, aunque no tienen IVA. Anótalas en el libro de gastos con IVA al 0 % y marca la columna "deducible" como S.

Dietas y gastos de manutención

Desde 2018, los autónomos pueden deducir los gastos de manutención en restaurantes y establecimientos de hostelería cuando están vinculados a la actividad y se pagan con medios electrónicos (tarjeta, Bizum, transferencia). El límite diario es de 26,67 € en territorio nacional y 48,08 € en el extranjero (el doble si hay pernoctación). Estos importes no incluyen el gasto de alojamiento, que es deducible por el importe real.

"Un error muy común es intentar deducir gastos personales mezclados con los de la actividad. Hacienda cruza datos y las diferencias injustificadas pueden derivar en liquidaciones paralelas con recargos e intereses. Ante la duda, no lo incluyas y consulta."

Amortizaciones

Los bienes de inversión (maquinaria, mobiliario, vehículos, ordenadores) no se deducen de golpe en el año de compra, sino que se reparten a lo largo de su vida útil según las tablas de amortización de la AEAT. En estimación directa simplificada puedes aplicar una amortización lineal simplificada de hasta el 10 % anual para el inmovilizado material en general y el 26 % para equipos informáticos, entre otros. Registra las amortizaciones anuales en el libro de gastos con fecha 31 de diciembre.

Calendario fiscal del autónomo en 2026: cuándo presentar cada modelo

Llevar el libro al día tiene una razón práctica muy concreta: cada trimestre tienes que presentar declaraciones ante Hacienda y, si los datos no están preparados, el riesgo de errores se multiplica. Aquí tienes las fechas clave de 2026:

Primer trimestre (enero–marzo)

Del 1 al 20 de abril: modelo 303 (IVA trimestral) y modelo 130 (pago fraccionado de IRPF en estimación directa). También el modelo 111 si tienes trabajadores o pagas honorarios con retención, y el modelo 115 si pagas alquiler de local con retención.

Segundo trimestre (abril–junio)

Del 1 al 20 de julio: los mismos modelos que en el primer trimestre (303, 130, y los que apliquen).

Tercer trimestre (julio–septiembre)

Del 1 al 20 de octubre: igual.

Cuarto trimestre (octubre–diciembre)

Del 1 al 30 de enero del año siguiente: modelo 303 del cuarto trimestre. En enero también vence el modelo 390 (resumen anual de IVA) y el modelo 180/190 (resumen anual de retenciones). La declaración de la renta (modelo 100) se presenta entre abril y junio del año siguiente.

Nota: Los plazos exactos pueden variar si el día de vencimiento cae en festivo o fin de semana. Consulta siempre el calendario del contribuyente en la sede electrónica de la AEAT para confirmar las fechas definitivas de cada ejercicio.

Fórmulas Excel que debes conocer para llevar la contabilidad

La plantilla ya incluye las fórmulas principales, pero entender cómo funcionan te ayuda a personalizar el archivo y a detectar errores. Estas son las más útiles:

SUMIFS — Total de IVA por trimestre

La fórmula =SUMIFS(C:C,A:A,">="&FECHA(2026,1,1),A:A,"<="&FECHA(2026,3,31)) suma la columna C (cuota de IVA) solo para las filas cuya fecha esté entre el 1 de enero y el 31 de marzo. Cambia las fechas para cada trimestre. En el resumen trimestral de la plantilla esta fórmula ya está preconfigurada para los cuatro períodos.

IFERROR — Evitar errores de división

=IFERROR(E2*F2/100,0) devuelve 0 en lugar de #DIV/0! cuando una celda está vacía. Útil para mantener el archivo limpio cuando hay filas en blanco entre registros.

TEXT — Formato de fecha en informes

=TEXT(A2,"dd/mm/yyyy") convierte un valor de fecha en texto con el formato que exige la AEAT en algunos modelos. Evita problemas de compatibilidad cuando exportas el archivo a otros programas.

COUNTIF — Número de facturas por cliente

=COUNTIF(D:D,"Nombre del cliente") te dice cuántas facturas has emitido a un cliente concreto en el año. Útil para preparar el modelo 347 (operaciones con terceros superiores a 3.005,06 €).

Validación de datos — Listas desplegables

En la columna de tipo de IVA, configura una lista desplegable con los valores 4, 10 y 21 mediante Datos → Validación de datos → Lista. Así evitas errores de tipeo que luego resultan en diferencias en el resumen.

¿Funciona esta plantilla en Google Sheets?

Sí, aunque con matices. Google Sheets es compatible con la mayoría de fórmulas de Excel, incluyendo SUMIFS, IFERROR, TEXT y COUNTIF. Los gráficos del dashboard también se importan correctamente. Las diferencias que puedes encontrar son:

• Las funciones de fecha como FECHA() se escriben DATE() en la versión en inglés de Sheets. Si tu cuenta de Google está en español, el nombre en español funciona igual.
• Las macros escritas en VBA (Visual Basic for Applications) no funcionan en Sheets. La plantilla de PlantillaGratis no usa macros, así que no hay problema.
• El formato de impresión puede variar ligeramente. Revisa los márgenes antes de imprimir.
• Si compartes el archivo con un gestor que usa Excel, exporta siempre en formato .xlsx para evitar pérdidas de formato.

La ventaja de usar Google Sheets es el acceso desde cualquier dispositivo y el guardado automático en la nube, lo que reduce el riesgo de perder datos por un fallo de disco. Si trabajas con un gestor que necesita acceder al archivo regularmente, compartirlo en Drive es mucho más cómodo que enviarlo por email cada trimestre.

Preguntas frecuentes sobre la plantilla Excel de contabilidad

Cinco hábitos que hacen que tu contabilidad en Excel funcione de verdad

La herramienta es solo la mitad del trabajo. Los autónomos que llevan una contabilidad limpia y sin sustos comparten estos hábitos:

1. Carpeta digital de facturas sincronizada. Crea una carpeta en Google Drive o OneDrive con subcarpetas por mes. Cada vez que recibes una factura, guarda el PDF ahí inmediatamente. Cuando la anotes en el libro, ya tienes el justificante a mano.
2. Sesión semanal de diez minutos. Cada lunes (o el día que prefieras), abres el libro y anotas las facturas de la semana anterior. No dejes que se acumulen: una factura sin anotar hoy es una búsqueda tediosa en tres meses.
3. Numeración correlativa sin huecos. Tus facturas emitidas deben tener numeración correlativa dentro de cada año (2026/001, 2026/002…). Un hueco en la numeración puede llamar la atención de Hacienda en una inspección. Si anulas una factura, emite un abono con el mismo número de referencia pero prefijado con "A-" o "R-".
4. Copia de seguridad automática. Guarda el archivo en la nube (Drive, OneDrive, Dropbox) y activa el historial de versiones. Así puedes recuperar una versión anterior si editas por error una fórmula.
5. Cuadre trimestral antes del 15 del mes siguiente. No esperes al día 20 (último día de presentación) para revisar los datos. El margen de cinco días te da tiempo para encontrar y corregir errores sin prisas.

"La contabilidad ordenada no es un coste, es una inversión. Te dice si el negocio va bien, te prepara para una inspección y te permite tomar decisiones con datos reales en lugar de intuiciones. Con diez minutos semanales es suficiente."

Si en algún momento sientes que el volumen de trabajo supera lo que puedes gestionar cómodamente con Excel, es una señal positiva: significa que tu negocio ha crecido. En ese punto, la transición a un software de contabilidad o a un servicio de asesoría integral es una decisión rentable, no un gasto.