Guía Completa para Hacer Facturas Correctas en España: Todo lo que Necesitas Saber
Tres de cada cuatro autónomos que empiezan a facturar cometen algún error en sus primeras facturas. No porque sean descuidados, sino porque nadie les explica bien cómo funciona el sistema. Esta guía lo cambia. Aquí encuentras todo lo que necesitas para emitir facturas válidas, cumplir con Hacienda y no tener sorpresas en una inspección.
¿Cuándo estás obligado a emitir una factura?
En España, la obligación de emitir factura viene regulada por el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012). La norma es clara: si eres autónomo o tienes una empresa, debes emitir factura por cada operación que realices en el ejercicio de tu actividad económica.
Hay excepciones importantes. No estás obligado a emitir factura completa cuando el destinatario no es empresario ni profesional y el importe no supera los 400 euros (IVA incluido). En ese caso puedes emitir una factura simplificada, que es básicamente un ticket más formal. Pero ojo: si el cliente te la pide completa, debes dársela.
Los particulares también pueden pedirte factura. Si un particular te contrata para hacer una reforma, diseñar su web o dar clases particulares, tiene derecho a exigirte una factura completa. Negarla es un error que puede costarte caro.
Datos obligatorios en una factura española
Una factura sin todos sus datos obligatorios no es una factura válida. Es un documento sin valor fiscal. Para que tu factura sea legalmente correcta, debe incluir lo siguiente:
- Número de factura: debe ser correlativo y sin saltos. La numeración puede reiniciarse cada año si usas series separadas.
- Fecha de expedición: el día en que emites la factura. No confundas con la fecha de prestación del servicio.
- Datos del emisor: nombre completo o razón social, NIF/CIF y domicilio fiscal.
- Datos del destinatario: nombre o razón social, NIF/CIF y dirección. Si es un particular, su nombre y DNI bastan.
- Descripción de la operación: qué has vendido o qué servicio has prestado, con suficiente detalle para identificarlo.
- Base imponible: el importe antes de aplicar el IVA.
- Tipo de IVA aplicado: 21%, 10%, 4% o exento, según el tipo de producto o servicio.
- Cuota de IVA: el resultado de aplicar el porcentaje a la base imponible.
- Importe total: base imponible más cuota de IVA.
- IRPF (si aplica): el porcentaje de retención y la cantidad retenida, cuando facturas a otra empresa o profesional.
Si eres autónomo y facturas a empresas, también debes incluir la retención de IRPF. El porcentaje general es el 15%, aunque en los primeros años de actividad puedes aplicar el 7%. Ese importe se lo queda el pagador y lo ingresa en Hacienda en tu nombre.
Tipos de facturas que existen
No todas las facturas son iguales. Dependiendo de la situación, usarás un tipo u otro:
Factura ordinaria
La factura estándar. Incluye todos los datos obligatorios mencionados arriba. Es la que usas para la mayoría de tus operaciones comerciales con empresas y profesionales.
Factura simplificada
El equivalente a un ticket detallado. Se puede usar cuando el importe no supera los 400 euros (IVA incluido) o en determinados sectores autorizados por la AEAT, como hostelería o comercio al por menor. No es válida para operaciones intracomunitarias.
Factura rectificativa
Cuando cometes un error en una factura ya emitida, no puedes borrarla ni corregirla. Debes emitir una factura rectificativa. Esta nueva factura hace referencia a la original, explica el motivo de la corrección y ajusta el importe. Su numeración puede ser la misma serie pero con un prefijo diferente (por ejemplo, R-001).
Factura proforma
Un documento previo a la venta que sirve como presupuesto detallado. No tiene valor fiscal ni contable, pero es muy útil para operaciones de exportación o para que el cliente confirme los términos antes de emitir la factura real. Debe indicar claramente que es "Factura Proforma" y no tiene número de serie fiscal.
Factura de abono
Se usa cuando debes devolver dinero a un cliente o emitir un crédito. Es técnicamente una factura rectificativa con importe negativo.
El IVA en facturas: tipos y cuándo aplica cada uno
El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) es el impuesto que más confunde a los nuevos autónomos. En España hay tres tipos:
- 21% (tipo general): se aplica a la mayoría de bienes y servicios. Si no sabes qué tipo aplicar, en general corresponde el 21%.
- 10% (tipo reducido): alimentación no básica, transporte de pasajeros, hostelería, servicios funerarios, flores y plantas.
- 4% (tipo superreducido): alimentos básicos (pan, leche, huevos, frutas, verduras), libros, periódicos, medicamentos y gafas graduadas.
- 0% (exento): servicios educativos reglados, servicios médicos y sanitarios, servicios financieros y de seguros, servicios postales públicos y algunas operaciones inmobiliarias.
Los servicios digitales y de marketing, los servicios de consultoría, los trabajos de diseño gráfico, el desarrollo web y la fotografía profesional tributan al 21% en casi todos los casos. Si tienes dudas sobre tu actividad concreta, consulta con un asesor fiscal o la web de la AEAT.
Una confusión habitual: el IVA no es un ingreso tuyo. Lo cobras en nombre del Estado y después se lo devuelves a través de las declaraciones trimestrales (modelo 303). Contabilízalo siempre en una cuenta separada para no gastártelo sin querer.
Cómo numerar tus facturas correctamente
La numeración de facturas debe ser correlativa y sin saltos. No puedes saltar del número 10 al 15 sin emitir las intermedias. Si cometiste un error y necesitas "anular" una factura, la solución correcta es emitir una factura rectificativa, no simplemente borrar el número.
Puedes usar series de numeración separadas para distintos tipos de operaciones. Por ejemplo:
- Serie A para facturas nacionales ordinarias
- Serie B para facturas a clientes extranjeros
- Serie R para facturas rectificativas
Lo más habitual es empezar una numeración nueva cada año. Así en enero de 2026 empezarías con 2026-001 o simplemente F-001. Elige el formato que prefieras, pero mantenlo durante todo el año.
Guarda siempre una copia de cada factura. La normativa española exige conservarlas durante al menos 4 años (el período de prescripción fiscal general). En la práctica, muchos asesores recomiendan guardarlas 6 años por precaución.
La factura electrónica: qué cambia y cuándo es obligatoria
España está en plena transición hacia la factura electrónica obligatoria para empresas y autónomos. La Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) establece que todas las empresas y autónomos que facturen entre sí deberán hacerlo en formato electrónico estructurado.
El sistema TicketBAI ya es obligatorio en algunas comunidades autónomas del País Vasco. El sistema VeriFactu, impulsado por la AEAT para el resto de España, está en fase de implantación. Infórmate sobre los plazos que te corresponden según el tamaño de tu empresa.
La factura electrónica no es simplemente un PDF enviado por email. Es un fichero con formato estructurado (XML, Facturae, etc.) que puede ser procesado automáticamente por sistemas informáticos. Para emitirlas necesitarás un software de facturación homologado.
Errores de facturación que debes evitar
Estos son los errores más frecuentes entre autónomos y pequeñas empresas:
- Poner la fecha incorrecta: la fecha de la factura debe ser la de su emisión, no la de la prestación del servicio (aunque puedes indicar ambas).
- Aplicar el tipo de IVA equivocado: asegúrate de conocer el tipo correcto para tu actividad.
- Olvidarse del IRPF: si facturas a empresas o profesionales, la retención de IRPF es obligatoria en muchas actividades.
- Descripción vaga del servicio: "Servicios varios" no es una descripción válida. Sé específico.
- No guardar copia: guarda siempre una copia en formato digital y otro lugar seguro.
- Facturar sin estar dado de alta: antes de emitir tu primera factura, debes estar dado de alta como autónomo en la Seguridad Social y en Hacienda (modelo 036 o 037).
Diferencias entre factura, albarán, presupuesto y recibo
Muchos emprendedores confunden estos documentos. Cada uno tiene una función diferente:
- Presupuesto: documento previo a la venta donde describes lo que vas a hacer y cuánto va a costar. No tiene valor fiscal pero puede tener validez contractual si el cliente lo acepta.
- Albarán: documento de entrega. Confirma que has entregado los bienes o prestado el servicio. Se firma en el momento de la entrega y sirve de justificante.
- Factura: documento fiscal que acredita la operación económica y da derecho al cliente a deducirse el IVA si es empresa.
- Recibo: justificante de que has cobrado. En muchos casos la factura sirve también de recibo, pero en otras situaciones se emiten por separado.
Preguntas frecuentes sobre facturas
¿Puedo hacer facturas sin ser autónomo?
En general, no. Si realizas actividades económicas de forma habitual, debes darte de alta como autónomo. Hay excepciones muy concretas (trabajos ocasionales por debajo de ciertos umbrales, rendimientos del capital, etc.), pero son situaciones especiales. Consulta con un asesor.
¿Puedo facturar en otra moneda?
Sí, puedes emitir facturas en moneda extranjera, pero debes indicar también el importe en euros al tipo de cambio del día de la operación. El IVA siempre se declara en euros.
¿Qué pasa si me pagan en negro y no facturo?
Aparte del riesgo legal y fiscal evidente, también pierdes derechos: prestaciones por desempleo, pensión, bajas por enfermedad. No facturo equivale a no cotizar, y eso siempre perjudica más al trabajador que al Estado.
¿Cuánto tiempo tengo para emitir una factura?
En general, debes emitir la factura en el momento de la prestación del servicio o entrega del bien. Para operaciones entre empresas, el plazo máximo es de 30 días desde el devengo.
¿Una factura impagada se puede deducir?
Sí, los créditos incobrables pueden deducirse como gasto, pero con condiciones. El cliente debe llevar al menos 6 meses en mora y debes haber reclamado el pago fehacientemente. Consulta con tu asesor los requisitos exactos.
Qué debe llevar una factura legal en España en 2026
Una factura legal en España en 2026 debe incluir: número correlativo de serie, fecha de expedición, nombre o razón social y NIF del emisor y del destinatario, domicilio de ambos, descripción de la operación, base imponible, tipo y cuota de IVA, retención de IRPF cuando corresponda e importe total. Así lo fija el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012), que sigue vigente y es la referencia que usa la Agencia Tributaria cuando revisa tus documentos.
Hay dos menciones adicionales que se olvidan a menudo y que sí son obligatorias en casos concretos. Si la operación está exenta de IVA, la factura debe citar el motivo (por ejemplo, "operación exenta según el artículo 20 de la Ley 37/1992"). Y si aplicas la regla de inversión del sujeto pasivo, típica en obras o en ventas entre empresas de la UE, debes escribir literalmente "inversión del sujeto pasivo" en el documento. Sin esas menciones, la factura queda coja y el cliente puede tener problemas para deducirse el gasto.
Esta tabla resume cada campo, dónde lo exige la norma y el fallo típico que vemos en facturas reales:
| Campo obligatorio |
Qué exige el RD 1619/2012 |
Error habitual |
| Número y serie | Correlativo, sin saltos ni duplicados | Saltarse números al anular borradores |
| Fecha de expedición | Día en que se emite el documento | Poner la fecha del cobro en lugar de la de emisión |
| Fecha de operación | Solo si difiere de la de expedición | Omitirla en servicios facturados a mes vencido |
| Identificación de las partes | Nombre o razón social, NIF y domicilio de emisor y cliente | Facturar a nombre comercial sin NIF |
| Descripción | Detalle suficiente para identificar la operación | "Servicios varios" o "trabajos realizados" |
| Base imponible | Importe antes de impuestos, desglosado por tipo | Mezclar bases al 21% y al 10% en una sola línea |
| Tipo y cuota de IVA | Porcentaje aplicado y resultado en euros | Indicar "IVA incluido" sin desglosar la cuota |
| Retención de IRPF | Obligatoria en actividades profesionales facturadas a empresas | Olvidarla y cobrar de más al cliente |
| Importe total | Base + IVA − retención | Errores de redondeo al calcular a mano |
| Menciones especiales | Motivo de exención o "inversión del sujeto pasivo" | Omitirlas en facturas intracomunitarias |
¿Y si falta algo? El artículo 201 de la Ley General Tributaria tipifica el incumplimiento de las obligaciones de facturación con multas proporcionales que pueden llegar al 2% del importe de las operaciones afectadas. No es la sanción más dura del sistema, pero en una inspección que revise cuatro años de actividad la cifra crece rápido. Todas las plantillas de esta página ya traen estos campos colocados, así que el riesgo real se reduce a rellenarlas con datos correctos.
Una factura incompleta no es una factura con defectos: a efectos fiscales es un documento que no acredita nada. El cliente pierde la deducción y tú te expones a sanción. Revisar diez campos lleva un minuto; discutir con Hacienda, meses.
Factura ordinaria, simplificada y rectificativa: cuándo usar cada una
El 90% de tus documentos serán facturas ordinarias, pero conviene dominar los tres tipos porque usarlos mal tiene consecuencias distintas. La simplificada mal aplicada deja a tu cliente sin deducción; la rectificativa mal hecha duplica ingresos ante Hacienda.
| Criterio |
Ordinaria |
Simplificada |
Rectificativa |
| Cuándo se usa | Regla general en operaciones B2B y B2C | Importes de hasta 400 € (IVA incluido) o hasta 3.000 € en sectores autorizados: comercio minorista, hostelería, transporte de personas, peluquerías... | Para corregir una factura ya emitida o devolver importes |
| Datos del cliente | Obligatorios: NIF, nombre y domicilio | No exigidos, salvo que el cliente quiera deducir el IVA | Los mismos de la factura original |
| Desglose de IVA | Base, tipo y cuota separados | Basta "IVA incluido" con el tipo aplicado | Desglose completo de la corrección |
| Serie de numeración | Serie general (F-2026-001...) | Puede compartir serie o usar una propia | Serie específica obligatoria (R-2026-001...) |
| Derecho a deducción del cliente | Sí, completo | Solo si incorpora NIF y domicilio del destinatario | Ajusta la deducción ya practicada |
| Plantilla recomendada | Factura Excel o Word de esta página | Modelo de factura simplificada o ticket de venta | Modelo de factura rectificativa |
Un matiz que confunde mucho: la rectificativa no "anula" la original. Ambas conviven en tu libro registro. La rectificativa indica la factura a la que corrige, el motivo y el nuevo importe (o la diferencia). Si un cliente te devuelve mercancía por 300 €, emites una rectificativa por −300 € más su IVA, y en el siguiente modelo 303 el resultado se ajusta solo.
Numeración correcta: series, años y el error de los huecos
La regla es simple de enunciar y fácil de romper: numeración correlativa, sin huecos y sin duplicados, dentro de cada serie. Lo que Hacienda persigue con esto es poder detectar facturas "desaparecidas": si tu registro salta de la 14 a la 16, la pregunta inmediata es qué pasó con la 15 y cuánto se cobró por ella.
Cómo montar tus series desde el primer día
Puedes trabajar con una sola serie o con varias, siempre que cada una sea correlativa por sí misma. Un esquema que funciona bien para un autónomo o una pyme pequeña:
- F-2026-001: serie general para facturas ordinarias nacionales.
- R-2026-001: serie separada para rectificativas (aquí sí es obligatorio separarla).
- S-2026-001: opcional, para simplificadas si emites muchas.
- E-2026-001: opcional, para clientes de fuera de España si quieres tenerlas localizadas.
Reiniciar la numeración cada 1 de enero es práctica extendida y perfectamente válida si el año forma parte del identificador. Lo que no puedes hacer es reiniciar a mitad de año, reutilizar un número o emitir con fecha anterior a la de tu última factura de la misma serie: la correlación numérica y la cronológica deben ir de la mano.
¿Te equivocaste antes de enviarla? Si la factura no ha salido de tu ordenador ni se ha registrado, corrígela y listo. ¿Ya la enviaste o la contabilizaste? Entonces el número está "quemado" y la vía correcta es la rectificativa. Nunca borres el archivo y reutilices el número: ese atajo es exactamente lo que una inspección busca.
IVA e IRPF en la factura de un autónomo, con números reales
Aquí es donde más dudas llegan. La mecánica, una vez vista con cifras, es directa: el IVA se suma a la base y la retención de IRPF se resta. La retención solo aparece cuando ejerces una actividad profesional (epígrafes de la sección 2ª del IAE) y facturas a otra empresa o profesional; a particulares nunca se retiene.
Ejemplo 1: profesional consolidado facturando a una empresa
Una diseñadora web factura 1.500 € a una agencia. Aplica IVA general del 21% y retención del 15%:
- Base imponible: 1.500,00 €
- IVA 21%: +315,00 €
- Retención IRPF 15%: −225,00 €
- Total a cobrar: 1.590,00 €
La agencia le paga 1.590 € e ingresa los 225 € retenidos en Hacienda a nombre de la diseñadora. Cuando ella presente la declaración de la renta, esos 225 € cuentan como impuesto ya pagado.
Ejemplo 2: nuevo autónomo con retención reducida del 7%
Durante el año de alta y los dos siguientes puedes aplicar el 7% en lugar del 15%. Un redactor recién dado de alta factura 800 € a una editorial:
- Base imponible: 800,00 €
- IVA 21%: +168,00 €
- Retención IRPF 7%: −56,00 €
- Total a cobrar: 912,00 €
Ojo: la retención reducida es una opción, no una obligación, y conviene avisar al cliente por escrito de que la aplicas. Retener menos ahora significa pagar más al presentar la renta, así que valora tu situación antes de elegirla.
Ejemplo 3: factura a un particular
Un electricista factura una reparación de 250 € a un vecino: base 250 € + IVA 21% (52,50 €) = 302,50 €. Sin retención, porque el destinatario es un particular. La misma regla vale aunque tu actividad sea profesional: la retención depende de quién recibe la factura.
Con el IVA recaudado no te quedas: se declara cada trimestre en el modelo 303 (del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y hasta el 30 de enero el cuarto trimestre). Y si menos del 70% de tu facturación lleva retención, además te toca presentar el modelo 130 de pagos fraccionados. Las plantillas de factura para autónomos de esta página calculan IVA e IRPF automáticamente para que los totales cuadren siempre.
El IVA que cobras no es tuyo y la retención que te aplican no está perdida. Interiorizar esas dos frases evita el clásico susto del primer trimestre: gastarse el IVA y descubrir en abril que había que devolverlo.
Facturación electrónica en 2026: VeriFactu y la Ley Crea y Crece, sin alarmismos
Hay dos normas distintas que suelen mezclarse y conviene separar, porque afectan a cosas diferentes y van a ritmos diferentes.
VeriFactu: requisitos para tu programa de facturación
El Real Decreto 1007/2023 y su orden de desarrollo obligan a que los programas de facturación cumplan requisitos técnicos: registros inalterables, encadenados y con posibilidad de remisión a la AEAT. Tras el aplazamiento aprobado en 2025, el calendario quedó así: las sociedades (contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades) deben usar software adaptado desde el 1 de enero de 2026, y los autónomos desde el 1 de julio de 2026. Quedan fuera quienes ya declaran por SII y los territorios forales con TicketBAI.
Punto importante y poco contado: VeriFactu regula los programas informáticos de facturación, no te obliga a enviar facturas electrónicas a tus clientes ni prohíbe por sí mismo los documentos en papel. Si emites tus facturas con un sistema informático, ese sistema debe cumplir el reglamento; consulta con tu asesor o con el proveedor de tu software cómo te afecta en tu caso concreto, porque los detalles dependen de tu régimen y de tu volumen.
Crea y Crece: factura electrónica obligatoria entre empresas
La Ley 18/2022 impone la factura electrónica estructurada en operaciones entre empresas y autónomos (B2B), pero su entrada en vigor está condicionada al reglamento de desarrollo. A fecha de esta actualización, ese reglamento sigue pendiente de aprobación definitiva, así que los plazos aún no han empezado a correr: cuando se apruebe, las empresas que facturen más de 8 millones de euros tendrán 1 año para adaptarse y el resto, 2 años. Traducción práctica: un autónomo tipo tiene margen, pero le conviene ir acostumbrándose a formatos estructurados (Facturae, XML) en lugar de esperar al último día.
Mientras tanto, un PDF enviado por correo sigue siendo válido para la mayoría de operaciones si el destinatario lo acepta. Nuestra plantilla de factura electrónica te sirve de puente: mantiene los campos que exigirá el formato estructurado y te deja trabajar como hasta ahora.
¿Se puede facturar sin ser autónomo? Lo que dice la norma y lo que conviene hacer
Es la pregunta estrella y merece una respuesta honesta: emitir una factura exige, como mínimo, estar dado de alta en el censo de empresarios de Hacienda (modelo 036 o 037). Ese alta es gratuita y no es lo mismo que el alta en el RETA de la Seguridad Social, que es la que cuesta dinero cada mes.
La obligación de darse de alta en el RETA depende de la habitualidad de la actividad, un concepto que la ley no define con una cifra. Algunos tribunales han absuelto a personas con ingresos esporádicos por debajo del salario mínimo interprofesional, y de ahí viene el famoso "si facturas menos del SMI no hace falta ser autónomo". Cuidado: eso es un criterio judicial aplicado caso a caso, no una exención escrita en la ley. La Seguridad Social puede reclamar cuotas atrasadas con recargo si considera que tu actividad era habitual, aunque ganaras poco.
En la práctica, para un trabajo verdaderamente puntual (una colaboración aislada, un encargo único) hay quien factura solo con el alta censal asumiendo ese riesgo interpretativo. Para cualquier actividad con continuidad —clases todas las semanas, clientes recurrentes, una tienda online— la respuesta corta es que sí necesitas el alta de autónomo. Desde 2023 además la cotización va por tramos de rendimiento real, con cuotas que en los tramos bajos rondan los 200 € mensuales, así que el salto es menos duro que con la antigua cuota fija. Antes de decidir, consulta tu caso con un asesor laboral o fiscal: es una decisión con consecuencias en cotización, prestaciones y sanciones, y ningún artículo genérico sustituye ese análisis.
Facturar "en B" o bajo el NIF de otro para ahorrarse el alta sale caro dos veces: por la sanción y por los derechos que no generas. Si la actividad va en serio, date de alta; si es un encargo aislado, documenta bien su carácter puntual y pide consejo profesional.
Los 8 errores de facturación que más caros salen
Después de revisar miles de descargas y consultas de usuarios de estas plantillas, los fallos se repiten con una constancia asombrosa. Estos son los que más disgustos provocan:
- Emitir fuera de plazo. Si tu cliente es empresa o autónomo, el límite es el día 16 del mes siguiente al devengo de la operación. A particulares, la factura se emite en el momento de la operación.
- Aplicar el tipo de IVA que "suena bien". Cada actividad tiene su tipo; si dudas entre 10% y 21%, verifica en la AEAT antes de emitir, no después.
- Olvidar la retención de IRPF en facturas profesionales a empresas. El cliente está obligado a practicarla igualmente y el descuadre aparece en el modelo 190.
- Descripciones vacías. "Trabajos realizados" no identifica nada. Indica qué, cuándo y, si procede, cuántas horas o unidades.
- Cobrar en efectivo por encima del límite legal. Los pagos en efectivo entre empresarios están limitados a 1.000 €; superarlo conlleva sanción para ambas partes.
- No llevar libro registro. Aunque uses plantillas, necesitas un registro de facturas emitidas y recibidas. Nuestra plantilla de libro registro resuelve esto en Excel.
- Tirar las facturas antes de tiempo. Guárdalas al menos 4 años por prescripción fiscal y 6 por el Código de Comercio. En digital ocupan cero espacio: no hay excusa.
- Corregir borrando. Toda corrección de una factura enviada pasa por una rectificativa. Editar el PDF original y reenviarlo genera dos versiones del mismo número circulando, el peor escenario posible en una comprobación.
Más preguntas frecuentes sobre facturación
¿Cómo se hace una factura con IVA e IRPF a la vez?
Parte de la base imponible, súmale el IVA (normalmente el 21%) y réstale la retención de IRPF (15% general o 7% para nuevos autónomos). Con una base de 1.000 €: 1.000 + 210 de IVA − 150 de IRPF = 1.060 € a cobrar. Las plantillas de Excel de esta página traen las fórmulas ya montadas.
¿Qué multa hay por no emitir factura o emitirla mal?
El artículo 201 de la Ley General Tributaria prevé multas proporcionales de hasta el 2% del importe de las operaciones con incumplimientos, con mínimos por operación cuando no es posible conocer el importe. Si además se aprecia ocultación de ingresos, entran en juego sanciones mayores por dejar de ingresar.
¿Puedo emitir una factura con fecha anterior?
No. Retrasar la fecha de una factura rompe la correlación cronológica de la serie y puede considerarse falseamiento documental. Si olvidaste facturar una operación de hace meses, emite la factura hoy con la fecha actual e indica como fecha de operación la real: el reglamento contempla exactamente ese caso.
¿Qué es VeriFactu y me afecta si soy autónomo?
VeriFactu es el sistema derivado del Real Decreto 1007/2023 que exige que los programas de facturación generen registros inalterables y verificables por la AEAT. Para autónomos la obligación de usar software adaptado se fijó en el 1 de julio de 2026 tras el último aplazamiento. Afecta al programa con el que facturas, no al formato en que entregas la factura al cliente.
¿Puedo seguir facturando con una plantilla de Excel o Word?
Las plantillas siguen siendo válidas como formato de factura. Con la llegada de VeriFactu, lo que se regula es el sistema informático de facturación: revisa con tu asesor si tu forma de emitir encaja en tu caso o si te conviene apoyarte en un software certificado y usar la plantilla como diseño del documento.
¿Cómo facturo a un cliente de otro país de la UE?
Si ambos estáis registrados en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios), la factura va sin IVA español con la mención "inversión del sujeto pasivo" y se informa en el modelo 349. Si el cliente europeo es un particular, en general aplicas IVA español. Nuestra plantilla de factura intracomunitaria trae estas menciones preparadas.
¿Qué diferencia hay entre factura proforma y presupuesto?
Los dos son documentos previos sin valor fiscal, pero el presupuesto es una oferta que el cliente puede aceptar o no, mientras que la proforma reproduce el aspecto de la factura definitiva y se usa mucho en exportación, aduanas o para tramitar pagos anticipados. Ninguno de los dos sustituye a la factura final.
¿Cada cuánto se declara el IVA de las facturas?
Con carácter general, cada trimestre mediante el modelo 303: del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y hasta el 30 de enero para el cuarto trimestre. En enero se presenta además el resumen anual (modelo 390), salvo que estés exonerado. Las grandes empresas y los inscritos en el SII declaran mensualmente.
¿Puedo cobrar una factura en efectivo?
Sí, pero con límite: cuando una de las partes actúa como empresario o profesional, los pagos en efectivo no pueden superar los 1.000 €. La sanción es del 25% del importe pagado en efectivo y puede recaer en pagador y cobrador. Entre particulares el límite no aplica.
¿Qué hago si un cliente no me paga una factura?
Primero reclama por escrito de forma fehaciente (burofax o requerimiento notarial). Si pasan 6 meses (un año para grandes empresas) desde el devengo, puedes recuperar el IVA de la factura impagada emitiendo una rectificativa dentro de los plazos del artículo 80 de la Ley del IVA. Para el importe principal, queda la vía del proceso monitorio, ágil para deudas documentadas.
La normativa fiscal cambia y cada situación tiene matices: usa esta guía como mapa, pero para decisiones con impacto económico —darte de alta, elegir retención, recuperar IVA de impagados— confirma tu caso con un asesor fiscal colegiado. Y para el día a día, cualquiera de las plantillas gratuitas de arriba te deja emitir facturas correctas desde hoy mismo.
