Factura electrónica: modelo alineado a la normativa

Guía completa de factura electrónica en España (actualizada a 2026)

Respuesta directa: una factura electrónica es aquella que se emite, se transmite y se conserva en formato electrónico estructurado, de manera que el ordenador del receptor pueda leer sus campos automáticamente sin que nadie los teclee. En España conviven tres marcos distintos que se suelen confundir: el Reglamento de sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023) con su modalidad Verifactu, la obligación de factura electrónica entre empresas (B2B) de la Ley 18/2022 "Crea y Crece" y el SII de la Agencia Tributaria. Un PDF enviado por correo no cumple, por sí solo, el concepto de factura electrónica estructurada, aunque sí puede ser una factura válida a efectos de IVA si el destinatario lo acepta y se garantizan autenticidad, integridad y legibilidad. Esta plantilla te sirve para preparar el contenido y el diseño de tus facturas, pero la emisión final tendrá que pasar por un programa que cumpla la normativa aplicable a tu caso.

La pregunta que más me hacen no es "¿qué formato uso?", sino "¿desde cuándo me obliga?". Y ahí la respuesta honesta en 2026 sigue siendo: depende de qué obligación hables, porque no todas han entrado en vigor a la vez ni afectan a los mismos contribuyentes.

Qué es una factura electrónica y por qué un PDF simple no basta

Mucha gente llama "factura electrónica" a cualquier factura que no se imprime. Es comprensible, pero técnicamente no funciona así. Cuando la normativa española y europea habla de factura electrónica se refiere a un documento con datos estructurados: cada dato (NIF del emisor, base imponible, tipo de IVA, cuota, importe total, fecha de operación) ocupa una etiqueta identificable dentro de un fichero, normalmente XML. Ese fichero puede procesarse de forma automática por el sistema contable de quien lo recibe.

Un PDF es una imagen del documento. Para una persona es perfectamente legible; para una máquina es un bloque de texto que hay que interpretar con reconocimiento óptico o con extracción heurística, con el margen de error que eso implica. Por eso el PDF se considera una factura en formato electrónico "no estructurado". El matiz importa porque las obligaciones B2B que llegan de la mano de la Ley 18/2022 exigen formato estructurado, no una imagen.

La diferencia entre "factura digitalizada" y "factura electrónica"

Hay un tercer concepto que también genera líos: la digitalización certificada. Consiste en escanear facturas de papel recibidas mediante un software homologado por la Agencia Tributaria (Orden EHA/962/2007 y resoluciones posteriores) para poder destruir el original en papel. Una factura digitalizada certificadamente sigue siendo, en su origen, una factura de papel. No es lo mismo que emitir una factura electrónica desde el minuto uno.

Los tres pilares que sí exige el Reglamento de facturación

El Real Decreto 1619/2012, que aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, dedica sus artículos 8 a 10 a algo que sigue siendo la columna vertebral del asunto: toda factura, sea en papel o electrónica, debe garantizar tres cosas durante todo su periodo de conservación.

• Autenticidad del origen: certeza sobre la identidad de quien emite la factura.
• Integridad del contenido: que los datos obligatorios no se hayan alterado después de emitirse.
• Legibilidad: que el documento pueda leerse sin dificultad, con la calidad suficiente, durante todo el plazo legal.

El Reglamento permite garantizar esos tres pilares por tres vías: controles de gestión que creen una pista de auditoría fiable entre la factura y la entrega de bienes o la prestación de servicios; firma electrónica avanzada basada en certificado reconocido; o intercambio electrónico de datos (EDI) conforme a la recomendación europea de 1994. La primera vía es la que usa la mayoría de pymes sin saberlo: si tu presupuesto, tu albarán, tu factura y tu extracto bancario cuadran entre sí, tienes pista de auditoría.

Ley 18/2022 "Crea y Crece": qué obliga y en qué estado está

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, es la norma que introduce la obligación de factura electrónica en todas las operaciones entre empresarios y profesionales (B2B). Su artículo 12 modifica el artículo 2 bis de la Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información y añade dos ideas que conviene tener claras.

La primera: la obligación no es solo emitir, también es poder recibir. Quien reciba una factura electrónica tiene que estar en condiciones de leerla, aceptarla y comunicar el estado de pago. La segunda: la ley obliga a informar del estado de la factura —aceptación o rechazo comercial, pago efectivo con su fecha—, un mecanismo pensado para reducir la morosidad, que es el problema real que la ley quería atacar.

El calendario que fija la ley

El texto legal establece un calendario escalonado en función del volumen de operaciones del ejercicio anterior, contado desde la entrada en vigor del desarrollo reglamentario:

Aviso de prudencia, y va en serio: ese calendario cuenta desde la publicación del reglamento de desarrollo, no desde la publicación de la ley. A la fecha de revisión de esta guía, ese reglamento ha pasado por audiencia pública, por informes del Consejo de Estado y por sucesivas versiones de borrador, y su entrada en vigor definitiva depende de que se publique en el Boletín Oficial del Estado. Cualquier web que te dé una fecha cerrada sin remitirte al BOE está simplificando de más. Antes de tomar decisiones de inversión en software, comprueba la situación vigente en la sede electrónica de la Agencia Tributaria, en el portal del Ministerio de Economía, Comercio y Empresa y en el propio BOE, o pregúntale a tu asesor fiscal.

Mi consejo práctico: no esperes al BOE para moverte, pero tampoco firmes un contrato de software de tres años basándote en una fecha que aún no está publicada. Prepara los datos, no la fecha.

Verifactu y el Reglamento de sistemas informáticos de facturación

Aquí está el cambio que más gente ha notado ya en su día a día. El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos que soportan los procesos de facturación (los llamados SIF). Nace de la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que añadió el artículo 29.2.j) a la Ley General Tributaria. Su objetivo declarado es acabar con el software de doble uso: esos programas que permitían borrar ventas o llevar una caja B.

El reglamento fue modificado después por el Real Decreto 254/2025, que reajustó plazos, y se completa con la Orden HAC/1177/2024, que fija las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido. Si tu proveedor de software te habla de "registros de facturación" y de "huella", está hablando de esto.

Qué tiene que hacer un programa que cumple el reglamento

• Generar un registro de facturación de alta por cada factura emitida, en el mismo momento de su expedición o inmediatamente después.
• Generar un registro de anulación cuando una factura se anula. Ojo: anular no es borrar. El registro de anulación deja rastro de que aquella factura existió.
• Encadenar los registros mediante una huella o hash: cada registro incorpora un resumen criptográfico del anterior, de forma que si alguien manipula uno intermedio la cadena se rompe y queda a la vista.
• Firmar electrónicamente los registros cuando el sistema no remita los datos a la Agencia Tributaria; en la modalidad Verifactu con remisión, la firma no se exige porque el propio envío hace de garantía.
• Incorporar un código QR en la factura, con los datos que permiten a cualquiera cotejarla en la sede electrónica de la AEAT.
• Incluir la leyenda correspondiente en la factura cuando se opera en modalidad de remisión voluntaria (la conocida mención a factura verificable en la sede electrónica).
• Conservar, mantener la trazabilidad y garantizar la inalterabilidad de los registros, además de llevar un registro de eventos del propio sistema.

Verifactu no es lo mismo que "sistema no verificable"

El reglamento contempla dos modalidades de cumplimiento y conviene entenderlas antes de elegir programa:

En la práctica, para un autónomo o una microempresa la modalidad Verifactu suele ser el camino con menos fricción: delegas la custodia probatoria en el envío a la AEAT y te olvidas de certificados y de registros de eventos exhaustivos.

Fechas del calendario Verifactu y por qué hay que mirarlas dos veces

El calendario que se ha venido manejando tras el Real Decreto 254/2025 distingue entre quién produce el software y quién lo usa. Los productores y comercializadores de programas de facturación tuvieron que ofrecer versiones adaptadas antes que nadie. Después entran los usuarios: primero los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y, en una segunda tanda, el resto de obligados, entre ellos los autónomos en estimación directa. Han circulado además propuestas de aplazamiento y regímenes transitorios, y ese es justo el motivo por el que no verás aquí una fecha subrayada en rojo: comprueba el estado vigente en el BOE y en la sede de la AEAT antes de dar nada por sentado.

Quién queda fuera del reglamento Verifactu

No todo el mundo está dentro. Quedan al margen, entre otros supuestos, quienes ya están en el SII (porque su información llega a Hacienda por otra vía), determinadas operaciones bajo regímenes especiales, los contribuyentes que facturen exclusivamente a través de la propia sede electrónica de la AEAT y algunos territorios con normativa foral propia, donde funcionan sistemas equivalentes como TicketBAI en el País Vasco o el modelo previsto en Navarra. Si operas en territorio foral, tu marco de referencia es el de tu Hacienda foral, no el estatal.

Verifactu, factura electrónica B2B y SII: tres cosas distintas

Esta es probablemente la confusión más cara que veo. Un cliente me llamó convencido de que con contratar un programa "compatible Verifactu" ya cumplía la Ley Crea y Crece. No es así: son obligaciones paralelas, con fundamentos legales distintos, destinatarios distintos y finalidades distintas.

Traducido: puedes estar obligado a las tres, a dos, a una o a ninguna. Un autónomo que factura 40.000 euros al año a otras empresas estará dentro del reglamento de sistemas informáticos y, cuando llegue el desarrollo reglamentario, dentro de la obligación B2B; pero no estará en el SII. Una compañía que factura 20 millones estará en el SII, quedará excluida de Verifactu por esa misma razón y sí tendrá la obligación B2B en el primer tramo del calendario.

FACe y Facturae 3.2.x: el sector público lleva años en esto

Si alguna vez has facturado a un ayuntamiento, a una consejería o a un ministerio, ya sabes de qué va todo esto. La Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público obliga desde el 15 de enero de 2015 a presentar factura electrónica a las administraciones públicas. Las administraciones pueden excluir de la obligación las facturas de importe igual o inferior a 5.000 euros, pero muchas no lo han hecho y aceptan solo el canal electrónico.

El punto de entrada estatal es FACe, el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado. Comunidades autónomas y grandes ayuntamientos tienen sus propios puntos de entrada, muchos de ellos conectados con FACe. Para presentar una factura necesitas tres códigos DIR3 del destinatario: oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora. Si te equivocas en uno, la factura entra pero se queda parada, y he visto cobros retrasarse meses por ese motivo.

Facturae, el formato español

Facturae es el formato XML impulsado por el Ministerio de Hacienda y el Ministerio de Industria. La versión exigida en el ámbito público ha sido durante años la rama 3.2.x —3.2, 3.2.1 y 3.2.2—, y la factura debe ir firmada con firma electrónica XAdES conforme a la política de firma de facturas electrónicas de la Administración. En la práctica, esto significa que necesitas un certificado electrónico admitido (persona física, representante de entidad o sello de empresa) y una herramienta que firme el XML, no que rellene un Word.

La Administración pone a disposición una aplicación gratuita de escritorio para generar y firmar facturas en formato Facturae. Es funcional y suficiente para volúmenes pequeños; a partir de cierto número de facturas al mes se vuelve incómoda y suele compensar un programa de facturación integrado.

Estados de tramitación: dónde está mi factura

Uno de los detalles que más agradece quien factura a la Administración es poder consultar el estado de la factura: registrada, contabilizada, pagada o rechazada. Ese mismo mecanismo de estados es el que la Ley 18/2022 quiere trasladar al ámbito privado, con estados de aceptación o rechazo comercial y de pago efectivo.

Formatos: Facturae, UBL, EDIFACT y la norma europea EN 16931

La palabra "formato" se usa con dos sentidos distintos: la sintaxis (cómo se escribe el fichero) y el modelo semántico (qué significa cada campo). La norma europea EN 16931, elaborada por el CEN a partir del mandato de la Directiva 2014/55/UE, define el modelo semántico de la factura electrónica básica y admite dos sintaxis principales: UBL 2.1 (OASIS) y UN/CEFACT CII. Todas las administraciones europeas están obligadas a poder recibir facturas conformes a esa norma.

PEPPOL y el escenario europeo que viene

PEPPOL es una red de intercambio de documentos electrónicos que funciona como una especie de "roaming" entre proveedores de acceso: cada empresa se conecta a su punto de acceso y la red se encarga del resto. En varios países europeos es ya la vía por defecto. Si tu negocio vende fuera de España, mirar PEPPOL antes de comprar software te ahorrará una migración.

Por encima de todo esto se mueve el paquete europeo ViDA (VAT in the Digital Age), que apunta a una declaración digital de operaciones intracomunitarias basada en factura electrónica estructurada con horizonte en la próxima década. Los plazos concretos se han ido ajustando durante la negociación, así que aplícale la misma prudencia que al resto: consulta la versión vigente antes de planificar.

¿Y el código QR de Verifactu se lleva bien con el XML?

Sí, y conviene entenderlo porque genera dudas. El QR es un elemento de la representación visual de la factura, la que ve una persona. El XML estructurado es el fichero que intercambian las máquinas. Una misma factura puede tener las dos caras: un XML Facturae que viaja al cliente y una representación en PDF con el QR para quien quiera leerla con los ojos. No compiten, se complementan.

Qué datos son obligatorios en cualquier factura

Cambia el soporte, no el contenido. El artículo 6 del Reglamento de facturación exige, en una factura completa u ordinaria:

• Número y, en su caso, serie. La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie.
• Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de la operación.
• Nombre y apellidos o razón social del emisor y del destinatario.
• NIF del emisor y, cuando proceda, del destinatario.
• Domicilio de ambas partes.
• Descripción de las operaciones con los datos necesarios para determinar la base imponible.
• Tipo o tipos impositivos aplicados y cuota tributaria repercutida por separado.
• Retención de IRPF cuando el destinatario sea empresario o profesional y tú estés sujeto a retención.
• Menciones especiales: inversión del sujeto pasivo, operación exenta con referencia al artículo aplicable, régimen especial del criterio de caja, régimen de agencias de viajes o de bienes usados, entrega intracomunitaria exenta, etc.

Las facturas simplificadas (las antiguas "facturas de ticket") tienen un contenido reducido y un límite de importe general de 400 euros, ampliable a 3.000 euros en determinados sectores. Si el destinatario necesita deducirse el IVA, va a pedirte factura completa, así que en B2B lo razonable es emitir siempre la completa.

Conservación: 4 años fiscales, 6 años mercantiles y algún plazo más largo

La pregunta "¿cuánto tiempo guardo las facturas?" tiene más de una respuesta porque hay varias normas que opinan sobre lo mismo.

Mi regla práctica, y la que aplico en mis propias empresas: guarda todo seis años, y las facturas de inmuebles y de activos importantes, mientras el bien siga en el balance más el plazo de prescripción posterior. El coste de almacenar unos ficheros XML es ridículo comparado con el coste de no poder acreditar un gasto.

Cómo conservar bien una factura electrónica

• Conserva el fichero original tal como se emitió o se recibió, con su firma electrónica si la lleva. Un PDF impreso y vuelto a escanear no equivale al original firmado.
• Guarda también los datos de verificación: sellos de tiempo, respuestas del punto de entrada, acuses de recibo.
• Garantiza el acceso completo y sin demora a la Administración si te lo requiere, incluida la descarga y la utilización de los datos.
• Si conservas en la nube o fuera de España, comprueba que puedes garantizar ese acceso en línea. La normativa lo permite con condiciones, pero la responsabilidad sigue siendo tuya.
• Aplica una política de copias de seguridad con al menos tres copias, dos soportes distintos y una fuera de tus instalaciones.

Sanciones: lo que te puede costar hacerlo mal

Este es el apartado donde conviene ser exacto y prudente a la vez, porque circulan cifras exageradas por internet. Los bloques sancionadores relevantes son estos:

Por incumplir la obligación de factura electrónica B2B

La propia Ley 18/2022 tipifica como infracción leve el incumplimiento por parte de empresas y profesionales de la obligación de ofrecer factura electrónica a sus clientes, o de permitir el acceso a las facturas a quien haya dejado de ser cliente, con multa de hasta 10.000 euros. La graduación la desarrollará la normativa correspondiente.

Por incumplir las obligaciones de facturación en general

El artículo 201 de la Ley General Tributaria sanciona el incumplimiento de las obligaciones de facturación o documentación. Como orden de magnitud: infracción grave con multa proporcional del 1 % del importe del conjunto de operaciones afectadas cuando hay incumplimiento de requisitos; el 2 % cuando no se expiden o no se conservan facturas, con un mínimo de 300 euros por operación en determinados supuestos; y sanciones agravadas cuando se expiden facturas con datos falsos o falseados.

Por usar software que no cumple el reglamento de sistemas informáticos

El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, introducido por la Ley 11/2021, es el que más ha llamado la atención: 50.000 euros por ejercicio para quien tenga sistemas o programas que no cumplan las especificaciones o que permitan llevar contabilidades distintas, y 150.000 euros por ejercicio y tipo de producto para quien fabrique, produzca o comercialice esos sistemas. Es decir, la responsabilidad alcanza también al proveedor del programa.

Lo importante de estas cifras no es memorizarlas, sino entender el mensaje: Hacienda ha decidido que el punto de control ya no es solo la declaración, sino el propio programa que genera la factura.

Dónde encaja una plantilla Word, Excel o PDF en todo este marco

Voy a ser honesto contigo, porque esta web vive de ofrecerte plantillas y aun así prefiero que sepas exactamente qué estás descargando. Una plantilla de factura en Word, Excel o PDF es una herramienta de diseño y de contenido, no un sistema de facturación homologado. Sirve, y mucho, para determinadas cosas. Y no sirve, en absoluto, para otras.

Para qué sí te vale la plantilla

• Aprender qué campos son obligatorios y no dejarte ninguno. Es la mejor lista de comprobación que existe.
• Definir tu identidad visual: logotipo, tipografía, orden de los bloques, forma de presentar los conceptos. Después le pasas ese diseño a tu programa de facturación.
• Emitir facturas en situaciones que quedan fuera del reglamento de sistemas informáticos, como quien factura de forma tan puntual que no usa programa alguno, o quien emite a través de la propia sede electrónica de la AEAT.
• Hacer proformas, presupuestos y notas de entrega, documentos que no son facturas y que no arrastran las mismas obligaciones.
• Preparar la migración: mapear tus conceptos, tus series y tus tipos de IVA antes de configurar el software definitivo.
• Facturación interna o de prueba, formación de personal, simulaciones.

Para qué no te vale, y aquí no hay matices

• No genera registros de facturación encadenados con huella criptográfica. Un Excel no produce hash ni cadena de integridad.
• No emite el código QR con los datos de verificación exigidos por el reglamento de sistemas informáticos.
• No remite nada a la AEAT, así que no puede operar en modalidad Verifactu.
• No produce XML estructurado Facturae ni UBL, con lo que no cubrirá la obligación B2B cuando entre en vigor.
• No firma electrónicamente con XAdES para presentar en FACe.
• Es modificable a posteriori, y esa es justamente la característica que la normativa antifraude quiere eliminar.

Dicho de otro modo: la plantilla es el plano de la casa, no la casa. Úsala para saber qué tiene que aparecer y con qué aspecto, y deja la emisión legal en manos de un programa que cumpla el reglamento que te aplique.

Cómo pasar de la plantilla al software sin dolor

1. Ordena tus datos maestros. Clientes con NIF correcto y validado, direcciones completas, condiciones de pago, IBAN. La mitad de los problemas de migración son datos sucios.
2. Define tus series de numeración y decide qué series arrastras y cuáles arrancas de cero con el cambio de ejercicio.
3. Pregunta al proveedor por escrito si su producto cumple el Real Decreto 1007/2023, en qué modalidad, y si emite Facturae firmado. Pídele la declaración responsable que el reglamento exige a los productores.
4. Comprueba la exportación. Si un día te vas, ¿puedes llevarte los XML y los registros? Un software del que no puedes salir es un riesgo.
5. Haz una prueba real con una factura de importe pequeño y verifica el QR, el XML y el asiento contable resultante.
6. Habla con tu asesor fiscal antes de firmar. Media hora de consulta te ahorra un año de licencia equivocada.

Cuánto cuesta realmente pasarse a la factura electrónica

Los precios que veo en el mercado español a lo largo de 2026 se mueven en horquillas bastante estables. Te los doy como orientación, no como tarifa cerrada, porque cada proveedor cambia condiciones y descuentos por pago anual.

Frente a eso, el ahorro medido en las empresas que han hecho la transición está en el tiempo administrativo: menos entrada manual de datos, menos incidencias de cobro y menos horas buscando papeles en una carpeta. Si facturas cincuenta documentos al mes y cada uno te lleva cinco minutos entre emitir, enviar y archivar, hablamos de más de cuatro horas mensuales que puedes recuperar casi por completo.

Errores que veo una y otra vez

• Creer que enviar el PDF por WhatsApp ya es factura electrónica. No lo es en sentido estructurado, y además complica la trazabilidad.
• Numerar las facturas con saltos. La numeración correlativa dentro de cada serie no es un capricho: un salto injustificado es la primera pregunta que hace un inspector.
• Modificar una factura ya emitida. Si hay error, se emite factura rectificativa con su propia serie y referencia expresa a la original. Sobrescribir es exactamente lo que la normativa antifraude persigue.
• Olvidar la retención de IRPF cuando el destinatario es empresario o profesional y tú tributas en estimación directa con actividad sujeta a retención.
• No indicar la mención de inversión del sujeto pasivo o de exención cuando corresponde, lo que deja la factura incompleta.
• Enviar a FACe con códigos DIR3 incorrectos. La factura entra y se queda en el limbo.
• Contratar software sin comprobar si cumple el reglamento de sistemas informáticos. El riesgo sancionador es tuyo, aunque el proveedor también responda.
• Guardar solo el PDF y tirar el XML firmado. El original es el XML; el PDF es la representación.

Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica

¿Un PDF enviado por correo es una factura electrónica válida?

A efectos de IVA, una factura en PDF puede ser válida si el destinatario la acepta y se garantizan la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad. Lo que no es un PDF simple es una factura electrónica estructurada, que es lo que exigirá la obligación B2B de la Ley 18/2022 cuando se complete su desarrollo reglamentario. Para el sector público, el PDF no vale: se exige Facturae firmado.

¿Verifactu me obliga a enviar mis facturas a Hacienda?

Solo si eliges la modalidad de remisión voluntaria. El reglamento contempla también sistemas no verificables que no envían nada, a cambio de firmar electrónicamente los registros y de llevar un registro de eventos más exigente. Lo que sí es obligatorio para casi todos los que emiten con programa informático es que ese programa genere registros encadenados e inalterables.

¿Desde cuándo estoy obligado exactamente?

Depende de qué obligación. La de sistemas informáticos de facturación tiene su propio calendario, ajustado por el Real Decreto 254/2025, que distingue entre contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el resto. La obligación B2B de la Ley 18/2022 arranca su cómputo con la publicación del reglamento de desarrollo. Consulta el BOE vigente y confirma tu caso con un asesor fiscal antes de decidir nada.

¿Los autónomos también están obligados?

Sí, la Ley 18/2022 habla de empresarios y profesionales, y ahí entran los autónomos que facturen a otras empresas o profesionales. Las facturas a consumidores finales (B2C) quedan fuera de esa obligación concreta, aunque sí les alcanza el reglamento de sistemas informáticos si emiten con programa.

¿Qué pasa con las facturas a particulares?

La obligación de factura electrónica estructurada de la Ley 18/2022 se refiere a operaciones entre empresarios y profesionales. A un particular puedes seguir entregándole factura en papel o en PDF. Ahora bien, si emites esa factura con un programa informático, el programa sí tiene que cumplir el reglamento de sistemas de facturación, con su registro de alta, su huella y su QR.

¿Necesito certificado electrónico?

Para presentar en FACe con formato Facturae, sí: la firma XAdES exige un certificado admitido. Para la modalidad Verifactu con remisión, tu programa se encargará del envío, normalmente con el certificado del obligado o mediante apoderamiento. Para emitir un PDF a un cliente privado, no lo necesitas.

¿Puedo seguir usando Excel para facturar?

Para calcular, diseñar y controlar internamente, sí. Como sistema de emisión de facturas cuando te aplique el reglamento de sistemas informáticos, no: Excel no genera registros encadenados, ni huella, ni QR, ni firma. Úsalo como apoyo, no como el sistema de facturación.

¿Qué diferencia hay entre Facturae y UBL?

Ambas son sintaxis XML para representar una factura. Facturae es el estándar español, muy usado en el sector público, con firma incorporada en el propio fichero. UBL es una de las dos sintaxis admitidas por la norma europea EN 16931 y domina en el intercambio internacional y en la red PEPPOL. Un buen software debería poder generar ambas.

¿Cuánto tiempo tengo que guardar las facturas electrónicas?

Cuatro años por prescripción tributaria y seis por obligación mercantil del Código de Comercio. Con bienes de inversión o inmuebles, el plazo se alarga por la regularización de deducciones. Mi recomendación es guardar seis años como mínimo, en formato original y con copia de seguridad externa.

¿Qué es TicketBAI y en qué se parece a Verifactu?

Es el sistema de las haciendas forales del País Vasco, con una lógica muy parecida: fichero firmado por cada factura, encadenamiento y código identificativo en la factura. Navarra tiene su propio modelo. Si tributas en territorio foral, la normativa que te aplica es la foral, no la estatal.

¿Puedo emitir una factura sin ser autónomo?

Puedes emitir una factura como particular en operaciones puntuales, pero el hecho de facturar de forma habitual implica alta en el censo de empresarios y profesionales y, en su caso, en el RETA. Es un terreno con matices y con criterio administrativo cambiante: consúltalo con un asesor antes de hacerlo de forma recurrente.

¿Qué hago si un cliente me rechaza la factura electrónica?

En el ámbito público, el rechazo llega motivado a través del punto de entrada y se corrige emitiendo de nuevo o con una rectificativa. En el ámbito privado, el mecanismo de estados de la Ley 18/2022 obliga a comunicar aceptación o rechazo comercial en un plazo determinado desde la recepción. Guarda siempre la comunicación: es tu prueba de que enviaste en plazo.

¿La factura electrónica sirve como prueba en un juicio por impago?

Sirve como documento privado, igual que la de papel. Su fuerza probatoria mejora mucho cuando puedes acreditar la fecha, el envío y la aceptación: firma electrónica, acuses del punto de entrada, sellos de tiempo y el propio registro de facturación. Para reclamar, la vía habitual es el procedimiento monitorio, y ahí la trazabilidad juega a tu favor.

Antes de terminar: verifica siempre en la fuente oficial

Esta guía es contenido informativo elaborado con cuidado, pero no sustituye al asesoramiento profesional. La normativa de facturación española está en movimiento desde 2021 y ha encadenado modificaciones, aplazamientos y desarrollos reglamentarios. Antes de tomar cualquier decisión con efectos fiscales o de contratar software, haz tres cosas: consulta el texto vigente en el Boletín Oficial del Estado, revisa la información de la sede electrónica de la Agencia Tributaria —incluidas sus preguntas frecuentes sobre sistemas informáticos de facturación— y habla con un asesor fiscal o gestor colegiado que conozca tu actividad, tu volumen y tu territorio.

Descarga la plantilla, úsala para tener claro qué campos no puedes olvidar y qué aspecto quieres que tengan tus facturas, y da el paso al software cuando tengas los datos ordenados. Ese orden previo es lo que convierte una migración en un trámite de una tarde en lugar de un mes de sustos.