El otro día alguien me preguntó por una plantilla lista para usar; en mi experiencia la mejor opción es esta. Plantilla profesional lista para usar, descárgala ahora y personalízala a tu gusto.
3 descargas gratuitas · Sin registro previo
Te cuento, el otro día alguien me preguntó por qué usar estas plantillas y le mostré este caso real.
En mi experiencia, un colega me preguntó por una plantilla de control de calidad y la descargó al instante, lo que le ahorró varias horas de trabajo.
En mi experiencia, alguien me pidió la plantilla y quedó sorprendido con lo fácil que resultó usarla.
En mi experiencia, las hojas de cálculo con fórmulas precargadas hacen que crear presupuestos profesionales sea mucho más rápido y sin complicaciones.
Elaborar un presupuesto preciso es clave para la gestión económica de cualquier proyecto, empresa o evento. Nuestra plantilla de presupuesto en Excel trae fórmulas automáticas que calculan subtotales, IVA, descuentos y el total final sin que tengas que hacer cálculos manuales. Solo necesitas introducir las partidas, cantidades y precios unitarios.
En mi experiencia, al abrir la hoja me encontré con estas fórmulas ya listas para usar:
Todas las fórmulas están protegidas para que no se borren por accidente, pero puedes desbloquearlas si necesitas adaptarlas. La hoja también trae formato condicional que pinta de rojo las partidas que sobrepasan el presupuesto previsto.
Descargar una plantilla de presupuesto Excel gratis es tan sencillo como hacer clic en el botón verde de esta página. No te pedimos correo electrónico, no hay registro previo y no aparece ninguna marca de agua en el fichero. El archivo llega en formato .xlsx, compatible con Microsoft Excel 2016, 2019, 2021, Microsoft 365 y también con Google Sheets, LibreOffice Calc y Numbers de Apple. En cuanto lo abres ya tiene los estilos aplicados, las fórmulas configuradas y las hojas organizadas por tipo de presupuesto.
Si tienes Microsoft 365 en modo suscripción, puedes abrirlo directamente desde OneDrive y editarlo en la nube sin instalar nada. Para quienes trabajan en Mac con Numbers, la conversión es automática aunque conviene revisar que las fórmulas de IVA se mantienen intactas, ya que Numbers trata de forma distinta algunos rangos con nombre.
"Llevo tres años usando esta plantilla para presupuestar reformas de cocina. Nunca he necesitado otra herramienta: la columna de desviación me avisa al instante cuando una partida se dispara."
— Marcos R., contratista autónomo, Sevilla
El modelo para obras es el más complejo de los que incluye la plantilla. Está diseñado siguiendo la estructura habitual que exigen arquitectos y aparejadores en España: capítulos numerados, partidas con código, descripción, unidad de medida, cantidad, precio unitario y total. Las fórmulas calculan el subtotal de cada capítulo con SUMIF y el total global de la obra con SUM encadenado. Abajo tienes un ejemplo de cómo quedaría relleno para una reforma de baño:
| Capítulo | Partida | Uds. | Precio u. (€) | Total (€) |
|---|---|---|---|---|
| 01 Demolición | Derribo de alicatado existente | 8 m² | 12,00 | 96,00 |
| 02 Fontanería | Cambio de tuberías de cobre | 1 ud | 380,00 | 380,00 |
| 03 Alicatado | Gres porcelánico 30×60 cm | 8 m² | 45,00 | 360,00 |
| 04 Sanitarios | Inodoro suspendido + cisterna | 1 ud | 520,00 | 520,00 |
| SUBTOTAL sin IVA | 1.356,00 | |||
| IVA 10% (obra de rehabilitación) | 135,60 | |||
| TOTAL | 1.491,60 | |||
El IVA en obras de rehabilitación de vivienda puede ser del 10% en lugar del 21% estándar, siempre que se cumplan los requisitos del artículo 91 de la Ley 37/1992 del IVA. La plantilla tiene esa distinción ya incorporada: solo cambias el código de IVA en la columna correspondiente y el total se recalcula solo. Si tienes dudas sobre qué tipo aplicar, consulta con tu asesor fiscal porque cada obra tiene sus particularidades.
Para una empresa, el presupuesto tiene una estructura diferente. Lo que necesitas es proyectar ingresos por línea de producto o servicio, contrastar con los costes directos e indirectos y calcular el margen bruto y neto. La plantilla trae tres escenarios: optimista, realista y pesimista. Introduces tus cifras base en el escenario realista y los otros dos se ajustan aplicando los porcentajes de variación que tú defines. Esto es útil cuando presentas un plan de negocio a un banco o a un inversor, porque ven de un vistazo el rango de resultados posibles.
En 2026, con la inflación de servicios todavía por encima del 3% según los datos del INE de enero, muchas pymes están rehaciendo sus presupuestos cada trimestre en lugar de una vez al año. La hoja admite actualización parcial: puedes cambiar solo las partidas afectadas sin tocar el resto del documento.
"Lo que más me gusta es poder cambiar el precio de la materia prima en una sola celda y que todos los márgenes se recalculen. Antes tardaba media mañana; ahora son diez minutos."
— Lucía M., directora financiera de una pyme de alimentación, Valencia
El presupuesto personal es el más descuidado por la mayoría de las familias en España. Según la Encuesta de Presupuestos Familiares del INE 2024, el gasto medio por hogar fue de 32.462 euros anuales, pero apenas el 28% de las familias lleva un registro activo de sus gastos. Con la plantilla puedes rellenar doce pestañas, una por mes, y una hoja resumen que acumula el año completo. Las categorías predefinidas son: vivienda, alimentación, transporte, ocio, ropa, salud, educación y otros. Puedes renombrarlas y añadir subcategorías sin romper las fórmulas de consolidación.
La regla 50/30/20 es la más extendida para gestionar las finanzas personales: el 50% de los ingresos netos para necesidades, el 30% para deseos y el 20% para ahorro e inversión. La plantilla tiene una hoja opcional que calcula automáticamente tus porcentajes actuales y los compara con esa referencia, pintando de verde lo que está en orden y de naranja lo que se desvía más de un 5%.
| Categoría | Presupuesto (€) | Real (€) | Desviación |
|---|---|---|---|
| Hipoteca / alquiler | 950,00 | 950,00 | 0,00 |
| Alimentación | 480,00 | 534,00 | +54,00 |
| Transporte | 180,00 | 162,00 | -18,00 |
| Ocio y restaurantes | 320,00 | 418,00 | +98,00 |
| Salud y seguros | 120,00 | 115,00 | -5,00 |
| Ahorro | 400,00 | 321,00 | -79,00 |
| TOTAL | 2.450,00 | 2.500,00 | +50,00 |
Con esta vista, de un vistazo ves que la categoría de ocio es la que más se dispara. La plantilla añade un gráfico de barras horizontal generado automáticamente con los datos de esa tabla. No tienes que crear el gráfico tú: ya está vinculado a las celdas y se actualiza en tiempo real.
La plantilla viene lista para usar, pero si quieres personalizarla a fondo hay un puñado de fórmulas que conviene entender. Aquí van las más útiles para presupuestos:
Con =SUMIF(A:A,"Transporte",C:C) sumas todos los importes de la columna C donde la columna A diga "Transporte". Es la base de los totales por categoría en el presupuesto personal. SUMIFS te permite añadir más condiciones: por ejemplo, sumar solo los gastos de transporte del mes de marzo.
La plantilla usa =IF(D2="R",0.1,IF(D2="S",0.04,0.21)) donde la columna D guarda un código: R para reducido (10%), S para superreducido (4%) y cualquier otro valor para el general (21%). De esta forma cambias el tipo con un solo carácter sin tocar la fórmula del total.
Ve a Inicio → Formato condicional → Nueva regla → Usar fórmula. Introduce =E2>D2*1.05 y elige color rojo. Esto pinta de rojo cualquier celda de la columna de gasto real que supere en más de un 5% el presupuesto previsto. La plantilla ya lo tiene aplicado, pero puedes cambiar el umbral al porcentaje que te convenga.
"La clave de un buen presupuesto no es predecir el futuro con precisión, sino tener un punto de referencia contra el que comparar lo que realmente ocurre. Excel con fórmulas automáticas te da eso sin esfuerzo."
— Consejo práctico del equipo PlantillaGratis
Hay varias opciones para hacer presupuestos. Te pongo las más habituales frente a la plantilla Excel para que elijas con criterio:
| Herramienta | Coste mensual (2026) | Fórmulas automáticas | Sin conexión | Curva de aprendizaje |
|---|---|---|---|---|
| Plantilla Excel (esta) | Gratis | Sí | Sí | Baja |
| Microsoft Excel (solo) | ~7 €/mes (M365 Personal) | Sí | Sí | Media |
| Google Sheets | Gratis (hasta 15 GB) | Sí | Limitado | Baja |
| Holded (SaaS finanzas) | ~49 €/mes | Sí | No | Alta |
| QuickBooks Online | ~30 €/mes | Sí | No | Alta |
| LibreOffice Calc | Gratis | Sí | Sí | Media |
Para la mayoría de autónomos, pequeñas empresas y particulares, la combinación de plantilla Excel gratuita con Microsoft 365 o Google Sheets es la más equilibrada. Las plataformas SaaS tienen sentido cuando necesitas integraciones con contabilidad, facturación electrónica y multiusuario con permisos granulares. Si tu volumen de operaciones no supera las 200 facturas anuales, una plantilla Excel bien estructurada te da todo lo que necesitas sin coste mensual.
Si partes de cero con tu negocio, el proceso recomendado tiene cuatro fases. La plantilla acompaña cada una de ellas:
Lista todos tus productos o servicios con el precio de venta y las unidades que esperas vender cada mes. La plantilla tiene una hoja de "Ingresos previstos" con doce columnas mensuales. Rellena enero a partir de tu experiencia o de un análisis de mercado y aplica un porcentaje de crecimiento mensual si lo esperas. La hoja proyecta el año automáticamente.
Los costes directos son los que varían con la producción o las ventas: materias primas, comisiones, transporte de mercancía, mano de obra directa. Introduce el coste unitario por producto y la plantilla multiplica por las unidades de la hoja de ingresos para calcular el coste total de ventas y el margen bruto.
Alquiler del local, seguros, sueldos de personal fijo, suscripciones de software, cuota de autónomo (en 2026 oscila entre 230 y 530 euros mensuales según la base elegida), amortización de equipos. Estos van en la hoja de "Gastos fijos" y se descuentan del margen bruto para obtener el resultado antes de impuestos.
El punto de equilibrio (o breakeven) es el nivel de ingresos a partir del cual tu negocio deja de perder dinero. La fórmula es: Costes fijos / (1 - Costes variables / Ingresos). La plantilla lo calcula en una celda resumen y lo representa gráficamente. Si el breakeven está por encima de tu previsión de ingresos realista, tienes un problema a resolver antes de lanzar.
Como freelancer, cada proyecto es básicamente un mini-presupuesto. Necesitas calcular cuántas horas vas a invertir, a qué precio la hora, qué gastos directos conlleva el proyecto (licencias, suscripciones, desplazamientos) y qué margen quieres obtener. La plantilla tiene un modelo específico para esto con una hoja de "Presupuesto de proyecto" que genera automáticamente un documento PDF-ready para enviar al cliente.
En España, según datos de Malt y Freelancer.com para 2026, la tarifa media de un diseñador web freelance está entre 35 y 75 euros/hora, la de un consultor de marketing entre 45 y 90 euros/hora y la de un programador entre 40 y 100 euros/hora. Pon tu tarifa en la celda de "precio/hora" y la plantilla calcula el total del proyecto automáticamente cuando introduces las horas estimadas por tarea.
Un presupuesto bien hecho no es el que acierta al céntimo: es el que te da información útil para tomar decisiones. Estos son los principios que hacen la diferencia:
Sí. La plantilla está guardada en formato .xlsx compatible con Excel 2007 en adelante. Las fórmulas usadas (SUMIF, IF, fórmulas básicas de suma y resta) funcionan en todas las versiones modernas sin problema. El único elemento que puede no renderizar igual en Excel 2016 es el gráfico de barras dinámico, que en versiones anteriores a 2019 puede mostrarse como gráfico estático.
Sí, y funciona muy bien. Sube el fichero a Google Drive, haz clic derecho y selecciona "Abrir con Google Sheets". Las fórmulas se convierten automáticamente a su equivalente en Sheets. La única limitación es que las macros VBA (si las hubiera) no se ejecutan en Sheets, pero esta plantilla no usa macros, así que la conversión es completa.
Selecciona una fila existente dentro del bloque de partidas (no la última fila del bloque), haz clic derecho y elige "Insertar filas encima". Excel copiará el formato y las fórmulas de la fila seleccionada a la nueva. Nunca insertes fila en la última posición del bloque porque las fórmulas de subtotal podrían no incluirla en el rango.
Las obras de renovación y reparación de vivienda particular tributan al 10% de IVA cuando el destinatario es una persona física, la vivienda lleva más de dos años construida y los materiales no superan el 40% del total del presupuesto. Si los materiales superan ese 40%, la obra tributa al 21%. Esta es una materia fiscal con matices: consulta con tu asesor o gestoría antes de emitir el presupuesto definitivo, porque una clasificación incorrecta del IVA puede generar regularizaciones.
Sí. Hay una hoja "Presupuesto cliente" que tiene el formato listo para imprimir o exportar a PDF. Incluye tu logotipo (solo tienes que insertar la imagen), los datos del cliente, la descripción de los trabajos, el desglose de precios y el total con IVA. Puedes ir a Archivo → Guardar como PDF para generar el documento que envías por email.
Sí, y es importante. Un presupuesto es una propuesta económica no vinculante salvo que las partes acuerden lo contrario. Una factura proforma tiene el formato de factura pero sin valor fiscal: se usa para trámites aduaneros, solicitudes de crédito o como paso previo a la factura definitiva. La plantilla sirve para ambos: renombrando el encabezado y ajustando los campos obtienes cualquiera de los dos documentos.
Una obra de reforma de vivienda de tamaño medio (baño + cocina) con unas 30-40 partidas tarda entre 45 minutos y 2 horas la primera vez, según el nivel de detalle. Si ya tienes precios de materiales y mano de obra de trabajos anteriores, puedes crear una tabla de tarifas en una pestaña auxiliar y referenciarla con VLOOKUP o BUSCARV, lo que reduce el tiempo a 20-30 minutos por presupuesto.
Son términos habituales en obras sujetas a contratación pública o con proyecto técnico. El presupuesto de ejecución material (PEM) es la suma de todas las partidas de obra sin gastos generales ni beneficio industrial. El presupuesto de licitación suma al PEM los gastos generales (13%) y el beneficio industrial (6%). El presupuesto base de licitación añade el IVA. La plantilla tiene estas tres líneas de cálculo ya incluidas en el modelo de obra, con los porcentajes editables.
Sí. La plantilla ya tiene protegidas las celdas de fórmula. Si quieres desprotegerla para personalizarla, ve a Revisar → Desproteger hoja. No tiene contraseña. Una vez modificada, vuelve a protegerla con Revisar → Proteger hoja, elige una contraseña si quieres y deja marcada la opción "Seleccionar celdas desbloqueadas" para que los usuarios puedan rellenar los datos pero no borrar las fórmulas.
La plantilla que descargas aquí tiene cuatro modelos: obra, empresa, evento y personal. Para sectores muy específicos como hostelería, transporte o consultoría técnica, en la sección de Presupuestos encontrarás modelos adaptados. Todos son descargables en formato .xlsx y .docx.
Compatible con Excel 2016, 2019, 2021, Microsoft 365 (todas las plataformas), Google Sheets, LibreOffice Calc 7.x y Numbers para Mac. En dispositivos móviles funciona con la app Excel para iOS y Android, aunque la edición en pantallas pequeñas es menos cómoda. Para uso frecuente en móvil, la versión web de Excel (office.com) es más práctica.
Si usas Microsoft 365, guarda el fichero en OneDrive y compártelo con permisos de edición. Varios usuarios pueden trabajar simultáneamente con las funciones de co-autoría en tiempo real. En Google Sheets, comparte el enlace con permisos de editor. Para empresas con varios usuarios que necesitan acceder al mismo presupuesto, esta opción de nube es más práctica que enviarse ficheros por email.
Con tantas aplicaciones de gestión financiera disponibles, alguien podría preguntarse si tiene sentido seguir usando Excel para presupuestos. La respuesta corta es: depende de tu volumen y tus necesidades. Para la mayoría de autónomos, pymes y particulares, Excel sigue siendo la herramienta más flexible, más barata y más universal.
Las ventajas concretas son tres: primero, no hay dependencia de un proveedor externo (si mañana Holded o QuickBooks cambian sus precios, tú sigues teniendo tus datos en un .xlsx). Segundo, la curva de aprendizaje es mínima porque prácticamente todo el mundo ya sabe usar Excel de forma básica. Tercero, la portabilidad es total: el fichero viaja contigo sin problemas de compatibilidad entre sistemas.
Los únicos casos en que una herramienta SaaS supera claramente a Excel son: facturación electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece 2024 en España), contabilidad oficial para depósito de cuentas en el Registro Mercantil, y gestión de tesorería multiempresa con conciliación bancaria automática. Si no te afecta ninguno de esos tres escenarios, tu plantilla Excel tiene todo lo que necesitas.
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