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Plantilla Nomina: Modelos Editables en Excel y Word

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Como leer tu nomina paso a paso: la guia definitiva

Si nunca has prestado atencion a tu nomina más allá del número final, te estás perdiendo información valiosa. La nomina es mucho más que un justificante de cobro: es el contrato económico mensual entre tú y tu empleador, y entenderla te permite detectar errores, reclamar lo que te corresponde y planificar tu economía personal con mucha más precisión.

La primera vez que intentas leer una nomina puede resultar confuso porque mezcla conceptos muy distintos: devengos salariales, cotizaciones a la Seguridad Social, retenciones fiscales y percepciones extrasalariales. A continuación te explicamos cada bloque con un ejemplo real.

Bloque 1: Encabezado e identificacion

El encabezado identifica a las dos partes. De la empresa debes ver el nombre o razón social, el CIF, el domicilio y el Código de Cuenta de Cotización (CCC), que es el número con el que la empresa cotiza a la Seguridad Social. Del trabajador aparecen el nombre completo, el NIF o NIE, el número de afiliación a la Seguridad Social (que empieza siempre por 28 si te diste de alta en Madrid, por ejemplo), el grupo de cotización, la categoría profesional y la fecha de antigüedad.

Revisa siempre que tu número de afiliación sea correcto. Un error en este dato puede provocar que las cotizaciones no se acumulen correctamente en tu historial de prestaciones.

Bloque 2: Los devengos, lo que ganas en bruto

Los devengos son la suma de todo lo que percibes antes de que se aplique cualquier descuento. Se dividen en percepciones salariales y percepciones extrasalariales.

Las percepciones salariales forman parte de la base de cotización y de la base imponible del IRPF. Las más habituales son el salario base (lo que marca el convenio o tu contrato para tu categoría y jornada), los complementos personales (antigüedad, idiomas, título), los complementos de puesto (nocturnidad, turnos, penosidad, peligrosidad) y los complementos de rendimiento (comisiones, productividad, primas).

Las percepciones extrasalariales, en cambio, son indemnizaciones o compensaciones de gastos: dietas, plus de transporte, kilometraje o plus de distancia. Hasta ciertos límites legales no cotizan ni tributan por IRPF.

"Si en tu nomina aparece una dieta superior a 26,67 euros por dia en Espana (o 48,08 euros en el extranjero) sin justificante de gastos, la parte que supere ese límite sí tributa y cotiza. Comprueba los limites vigentes en la web de la Agencia Tributaria antes de aceptar el concepto."

Bloque 3: Las deducciones, lo que se descuenta

Aquí es donde la mayoria de los trabajadores se pierden. Las deducciones se agrupan en dos categorías que no tienen nada que ver entre sí, aunque ambas reducen tu salario neto.

La primera es la cotizacion a la Seguridad Social a cargo del trabajador. En 2026 los porcentajes son: contingencias comunes 4,70 %, desempleo 1,55 % (trabajadores con contrato general), formacion profesional 0,10 % y, si aplica, horas extraordinarias de fuerza mayor 2 % y el resto 4,70 %. Estos porcentajes se aplican sobre la base de cotizacion, que no siempre coincide con el salario bruto del mes.

La segunda es la retencion de IRPF. Este porcentaje lo calcula el empleador en funcion de la tabla de retenciones de la AEAT y de los datos personales que tú mismo comunicas en el Modelo 145 (estado civil, hijos, discapacidad, hipoteca anterior a 2013, etc.). Si nunca has entregado un Modelo 145 actualizado, tu empresa aplica el tipo mínimo de la tabla, que puede no ajustarse a tu situación real y llevarte a una declaración de la renta con resultado a pagar.

Conceptos clave de la nomina que debes conocer

Salario base versus salario bruto versus salario neto

Muchos trabajadores confunden estos tres conceptos. El salario base es solo uno de los componentes de la nomina: lo que el convenio fija para tu categoría y jornada sin añadir ningún complemento. El salario bruto es la suma de todos los devengos (salario base más todos los complementos salariales y extrasalariales), y es la cifra que aparece en tu contrato cuando se habla de retribucion anual. El salario neto o liquido a percibir es lo que finalmente ingresas en cuenta: el bruto menos las cotizaciones a la Seguridad Social y menos la retención de IRPF.

Base de cotizacion y limite maximo

La base de cotizacion es el importe sobre el que se calculan las cotizaciones sociales. No siempre coincide con el salario bruto mensual porque hay percepciones extrasalariales que no se incluyen (dentro de limites) y porque los salarios muy bajos o muy altos se topan con bases mínimas y máximas.

En 2026 la base máxima de cotizacion es de 4.909,50 euros mensuales. Esto significa que un trabajador con un salario bruto de 6.000 euros al mes cotiza exactamente igual que uno con 4.909,50 euros: la empresa no paga más cotizaciones por el excedente, y el trabajador tampoco, aunque el IRPF sí sigue calculándose sobre la base imponible completa.

La base mínima coincide con el Salario Mínimo Interprofesional (SMI). En 2026 el SMI es de 1.184 euros mensuales en 14 pagas, lo que equivale a 1.381,33 euros en 12 pagas.

Las pagas extraordinarias en la nomina

Por ley, todos los trabajadores tienen derecho a un mínimo de dos pagas extraordinarias al año (artículo 31 del Estatuto de los Trabajadores). Muchas empresas las prorratean mes a mes (aparecen en la nomina como una línea adicional de devengo) mientras que otras las abonan en junio y en diciembre por separado. Revisa tu convenio para saber cuántas pagas extras tienes y si van prorratadas o no.

"El prorrateo de pagas extras te da más dinero cada mes, pero debes ser disciplinado: esa cantidad está destinada a cubrir los meses de junio y diciembre. Si no la separas, te puedes quedar sin el colchón extra justo cuando más gastas."

Tipos de nomina segun el tipo de trabajador y empresa

No todas las nominas son iguales. El modelo cambia dependiendo del tipo de relacion laboral, el convenio aplicable y la estructura retributiva pactada. Aqui te explicamos los principales modelos.

Nomina de empleado con contrato indefinido a jornada completa

Es el modelo más común. El salario base viene fijado por el convenio colectivo del sector y puede completarse con complementos. La cotización se calcula normalmente y el IRPF sigue la tabla general de retenciones. Es el tipo de nomina para el que está diseñada nuestra plantilla Excel principal.

Nomina de trabajador a tiempo parcial

En los contratos a tiempo parcial la base de cotizacion y el salario base se calculan de forma proporcional a la jornada trabajada respecto a la jornada completa del convenio. El coeficiente de parcialidad afecta también al computo de las prestaciones futuras del trabajador (paro, jubilación).

Nomina con retribucion variable o en especie

Cuando parte de la retribucion se abona en especie (coche de empresa, seguro médico, cheque guarderia, tickets restaurante), estos conceptos tienen un tratamiento fiscal específico. La mayoría tributan como rendimiento del trabajo y se incluyen en la base imponible del IRPF, aunque con exenciones hasta ciertos importes. Por ejemplo, los vales comida tienen una exención de hasta 11 euros diarios en 2026.

Nomina de alta direccion o directivo

Los directivos y altos cargos suelen tener retribuciones complejas con salario fijo, bonus anual, planes de pensiones de empresa y retribucion variable ligada a objetivos. En estos casos la nomina puede incluir conceptos específicos como cláusulas de blindaje o pagos diferidos que tienen implicaciones fiscales particulares. Ante dudas en este tipo de retribucion, consulta con un asesor fiscal o laboral especializado.

Como calcular el IRPF en la nomina 2026

El IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) que aparece retenido en tu nomina no es el impuesto definitivo que debes pagar: es una retención a cuenta. Hacienda hace la liquidación definitiva cuando presentas la declaración de la renta en primavera del año siguiente.

El porcentaje de retención lo calcula tu empresa al inicio del año (o cuando cambias de situacion personal) usando las tablas publicadas por la AEAT en el Reglamento del IRPF. Los factores que determinan el tipo son: el salario bruto anual estimado, el número de pagadores, el estado civil, el numero de hijos y otros descendientes a cargo, si el cónyuge obtiene rentas inferiores a 1.500 euros anuales y las circunstancias de discapacidad.

Tramos del IRPF 2026 (escala estatal + autonómica media orientativa)
Base liquidable (€/año) Tipo marginal estatal Tipo marginal autonómico (media) Tipo total orientativo
Hasta 12.450 € 9,50 % 9,50 % 19,00 %
12.450 – 20.200 € 12,00 % 12,00 % 24,00 %
20.200 – 35.200 € 15,00 % 15,00 % 30,00 %
35.200 – 60.000 € 18,50 % 18,50 % 37,00 %
60.000 – 300.000 € 22,50 % 22,50 % 45,00 %
Más de 300.000 € 24,50 % 24,50 % 47,00 %

* Los tipos autonómicos varían entre comunidades autónomas. Los datos anteriores son orientativos. Consulta siempre las tablas oficiales de la AEAT para tu comunidad.

Una retención baja no es necesariamente mala: significa que pagas menos cada mes pero que en la declaración de la renta probablemente saldrás a pagar. Una retención alta significa que la declaración probablemente saldrá a devolver, pero habrás estado cediendo dinero sin interes a Hacienda durante todo el año. Lo ideal es que la retención sea lo más ajustada posible a tu carga fiscal real.

Cotizaciones a la Seguridad Social en la nomina 2026

Las cotizaciones a la Seguridad Social tienen un doble componente: la parte que paga el trabajador (aparece en tu nomina como deducción) y la parte que paga la empresa (no aparece en tu nomina, pero es parte de tu coste laboral real).

Tipos de cotización a la Seguridad Social 2026 — contrato general
Concepto Empresa (%) Trabajador (%) Total (%)
Contingencias comunes 23,60 4,70 28,30
Desempleo (contrato indefinido) 5,50 1,55 7,05
Formación profesional 0,60 0,10 0,70
FOGASA (Fondo de Garantía Salarial) 0,20 0 0,20
Total aproximado ≈ 29,90 ≈ 6,35 ≈ 36,25

* Los porcentajes pueden variar segun tipo de contrato, sector y comunidad autónoma. Consulta siempre la normativa vigente en la Seguridad Social o con un asesor laboral.

La cuota de Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI)

Desde 2023 existe una cotización adicional llamada Mecanismo de Equidad Intergeneracional, que en 2026 se sitúa en el 0,80 % de la base de cotizacion por contingencias comunes. La empresa aporta el 0,67 % y el trabajador el 0,13 %. Su objetivo es financiar el Fondo de Reserva de la Seguridad Social para garantizar pensiones futuras.

Ejemplo practico de nomina rellenada paso a paso

Para que todo esto sea más concreto, imaginemos a María, auxiliar administrativa en una empresa de comercio al por mayor de Madrid. Su contrato es indefinido a jornada completa. Su salario bruto mensual pactado es de 1.600 euros en 12 pagas (con las extras prorrateas). Tiene un hijo menor de 3 años y estado civil casada.

Devengos: salario base según convenio 1.280 €, complemento personal de antigüedad (2 trienios) 96 €, parte proporcional de pagas extras prorrateadas 224 €. Total devengos: 1.600 €.

Deducciones Seguridad Social: base de cotizacion = 1.600 € (en este caso coincide con el salario bruto). Contingencias comunes 4,70 % = 75,20 €. Desempleo 1,55 % = 24,80 €. Formacion 0,10 % = 1,60 €. MEI 0,13 % = 2,08 €. Total SS trabajador: 103,68 €.

Retención IRPF: María comunicó en el Modelo 145 su situación familiar. Con un salario bruto anual de 19.200 € y un hijo menor de 3 años, su tipo de retención estimado es del 5,5 %, lo que supone 88 € al mes.

Líquido a percibir: 1.600 − 103,68 − 88 = 1.408,32 € netos.

"Este calculo es orientativo. Las bases y tipos pueden variar ligeramente segun el convenio colectivo aplicable y la situacion personal exacta de cada trabajador. Ante cualquier duda sobre la corrección de tu nomina, consulta con el departamento de recursos humanos o con un asesor laboral colegiado."

Como rellenar una plantilla de nomina en Excel

Nuestra plantilla de nomina en Excel ya incluye las fórmulas necesarias para que los calculos sean automaticos. Aquí te explicamos qué datos debes introducir manualmente.

Paso 1: Datos de empresa y trabajador. Rellena el encabezado con los datos fiscales de la empresa (nombre, CIF, CCC) y los datos del trabajador (nombre, NIF, numero de afiliacion, grupo de cotizacion, categoria y fecha de alta).

Paso 2: Periodo de liquidacion. Indica el mes y el año al que corresponde la nomina. Si la empresa hace una nomina diferente para trabajadores con diferentes convenios o turnos, asegúrate de usar una hoja separada para cada uno.

Paso 3: Devengos. Introduce el salario base del mes, cada complemento salarial por separado y las percepciones extrasalariales (dietas, transporte). La plantilla suma automáticamente el total bruto.

Paso 4: Base de cotizacion. En la mayoría de los casos coincide con los devengos salariales del mes más la parte proporcional de las pagas extras si no están prorrateas. La plantilla lo calcula si has indicado si las extras van aparte.

Paso 5: Porcentajes de cotizacion. Introduce los tipos vigentes para el año en curso (o verifica que los que ya contiene la plantilla están actualizados). La plantilla calcula las cuotas del trabajador.

Paso 6: Tipo de IRPF. Introduce el porcentaje de retención que hayas calculado para ese trabajador. Si no lo sabes, la AEAT dispone de un simulador gratuito en su sede electronica.

Paso 7: Verificacion final. Comprueba que el liquido a percibir cuadra con lo que vas a ingresar en cuenta. Imprime o guarda en PDF para entregar al trabajador.

Diferencias entre plantilla de nomina en Excel y en Word

Ambos formatos tienen sus ventajas dependiendo del uso que le vayas a dar.

La plantilla de nomina en Excel es la opcion ideal para empresas o gestores que necesitan hacer varias nominas al mes, ya que incluye formulas que calculan automaticamente las cotizaciones y retenciones. También es facil de vincular con otras hojas del libro (como un resumen anual de costes laborales o un control de vacaciones). Si manejas muchos trabajadores, puedes crear una hoja por trabajador dentro del mismo libro.

La plantilla de nomina en Word es más adecuada cuando necesitas entregar un documento con un diseño visual cuidado, o cuando el numero de nominas es muy pequeño y no necesitas que los calculos sean dinamicos. También es la opcion preferida para autónomos que ocasionalmente tienen algún empleado y quieren un modelo sencillo de imprimir y firmar.

Nuestra plantilla está disponible en formato Excel (.xlsx), compatible con Microsoft Excel 2016 o superior, con LibreOffice Calc y con Google Sheets. Si necesitas el modelo en Word, descarga la version .docx desde la misma pagina.

Obligaciones legales relacionadas con la nomina

Generar la nomina no es solo un tramite administrativo interno: conlleva una serie de obligaciones legales que el empleador debe cumplir en plazo.

Entrega al trabajador. El Estatuto de los Trabajadores obliga al empresario a entregar la nomina al trabajador en el momento del pago del salario o antes. No hay un plazo fijo mas allá del que marca el propio convenio colectivo, pero lo habitual es que el salario se pague en los últimos días del mes o los primeros del mes siguiente. La nomina puede entregarse en papel (con firma o sello de la empresa) o en formato electronico si el trabajador ha dado su consentimiento.

Conservacion de documentos. La empresa debe conservar los registros de nominas al menos durante cuatro años (plazo de prescripcion general en materia laboral y fiscal). Para cotizaciones a la Seguridad Social el plazo ampliado puede llegar a cinco años. Guarda siempre un archivo digital de las nominas emitidas.

Declaracion e ingreso de retenciones. El empleador actúa como retenedor del IRPF: retiene el porcentaje pactado cada mes e ingresa el importe a Hacienda a través del Modelo 111 (trimestral) y el resumen anual Modelo 190 (enero del año siguiente). Si no haces el ingreso en plazo, la AEAT aplica recargos e intereses de demora.

Cotizacion a la Seguridad Social. Cada mes el empleador debe presentar las liquidaciones de cotizaciones a través del Sistema RED (Remisión Electrónica de Documentos). El plazo general de ingreso es hasta el último día del mes siguiente al de devengo. Un retraso en el pago puede generar recargos del 10 % si se produce antes de la reclamación, o del 20 % si ya hay deuda notificada.

Preguntas frecuentes sobre la plantilla nomina

¿Puedo usar esta plantilla de nomina para cualquier sector?

La plantilla recoge la estructura general de una nomina valida en Espana. Sin embargo, cada convenio colectivo puede introducir complementos específicos o pagas adicionales. Adapta los conceptos de devengo a los que marca tu convenio y, ante duda sobre la aplicacion correcta de la normativa sectorial, consulta con un asesor laboral.

¿La plantilla de nomina esta actualizada con los tipos de cotizacion 2026?

Si, hemos actualizado los porcentajes de cotizacion a la Seguridad Social, el tipo del MEI y las referencias al SMI 2026. Aun así, te recomendamos verificar los tipos en la web oficial de la Seguridad Social antes de procesar las nominas, ya que los porcentajes pueden cambiar con nueva normativa publicada en el BOE.

¿Como calculo el porcentaje de IRPF que debo aplicar en la nomina?

La forma más precisa es usar el simulador de retenciones de la AEAT disponible en su sede electronica. Necesitas conocer el salario bruto anual estimado del trabajador, su situacion personal y familiar (Modelo 145) y si tiene otros pagadores. El resultado es el tipo de retención a aplicar mensualmente. Si el trabajador cambia de situacion (matrimonio, nuevo hijo, compra de vivienda anterior a 2013), puede solicitar un nuevo calculo durante el año.

¿Que ocurre si me equivoco en la nomina?

Si la empresa paga de más, puede descontarlo en nominas futuras, pero necesita el acuerdo del trabajador o autorización judicial. Si paga de menos, está obligada a abonar la diferencia, y el trabajador puede reclamarlo ante el SMAC o en via judicial. Un error reiterado en la nomina puede considerarse infraccion laboral grave y conllevar sancion de la Inspeccion de Trabajo.

¿Con cuantos dias de antelacion debo entregar la nomina?

La ley no fija un plazo específico de antelacion para la entrega de la nomina, solo exige que se entregue en el momento del pago. Lo habitual segun los convenios es que el salario se abone entre el día 25 del mes y el día 5 del mes siguiente, y la nomina se entrega simultáneamente. Consulta tu convenio colectivo para conocer la fecha exacta aplicable a tu empresa.

¿Puedo hacer la nomina yo mismo sin software de nominas?

Para una empresa con pocos trabajadores y una estructura retributiva sencilla, una plantilla en Excel puede ser suficiente. Para empresas con más de 5-10 trabajadores, convenios complejos o retribucion variable, es recomendable usar un programa de nominas (A3Nom, Nominaplus, Sage, Meta4 u otros) o externalizar la gestion a una gestoría. El coste de un error en nominas suele superar con creces el coste del software o del servicio externo.

¿Que diferencia hay entre finiquito y nomina?

La nomina es el documento mensual de salario ordinario. El finiquito es el documento de liquidacion de la relacion laboral al extinguirse el contrato. El finiquito incluye la nomina del ultimo mes trabajado, la parte proporcional de pagas extras no percibidas, los dias de vacaciones no disfrutados y, si corresponde, la indemnizacion por despido o fin de contrato temporal. Son documentos distintos que se firman por separado.

¿La nomina en PDF tiene la misma validez legal que la nomina firmada en papel?

Si el trabajador ha dado su consentimiento expreso para recibir la nomina en formato electronico (habitualmente mediante una clausula en el contrato o un acuerdo especifico), la nomina en PDF o en cualquier formato electronico tiene plena validez legal. Si el trabajador no ha dado ese consentimiento, la empresa debe entregar la nomina en papel. Guarda siempre confirmacion de envio (acuse de recibo del email, firma digital, etc.).

¿Que es el liquido a percibir y como se calcula?

El liquido a percibir (o salario neto) es la cantidad que realmente ingresa el trabajador en su cuenta bancaria. Se calcula restando al total de devengos brutos las deducciones por cotizacion a la Seguridad Social del trabajador y la retención a cuenta del IRPF. Si hay anticipos u otras deducciones pactadas, también se restan.

¿Puedo descargar la plantilla de nomina en formato PDF?

Nuestra plantilla principal está en formato Excel (.xlsx) para que puedas editar los datos y que los calculos sean automaticos. Una vez que hayas rellenado la nomina con los datos del trabajador, puedes guardarla o imprimirla como PDF desde el menu Archivo → Guardar como o Imprimir → Guardar en PDF, segun tu version de Excel o sistema operativo.

¿Cuantas veces al ano debo entregar nominas?

La ley exige una nomina por cada periodo de liquidacion. Lo habitual es una nomina mensual, aunque algunos convenios establecen pagos quincenales o semanales en sectores como la hosteleria o la construccion. Si las pagas extras se abonan por separado, debes emitir una nomina específica para cada paga extra en el mes correspondiente.

¿Que debo comprobar en mi nomina cada mes?

Verifica al menos estos cinco puntos: (1) que el salario base coincide con el del convenio o tu contrato, (2) que los complementos que te corresponden están todos incluidos, (3) que el porcentaje de IRPF no ha variado sin motivo aparente, (4) que la base de cotizacion no es inferior al mínimo de tu grupo de cotizacion y (5) que el liquido a percibir cuadra con el ingreso real en tu cuenta. Si detectas una discrepancia, comunícala al departamento de Recursos Humanos o a tu responsable con prontitud.

Preguntas sobre el modelo de nomina para autónomos con empleados

Un autónomo con empleados tiene las mismas obligaciones de emisión de nominas que cualquier empresa: debe generar el recibo de salario mensual, ingresarlo en cuenta, retener el IRPF (Modelo 111 trimestral) y pagar la cotizacion a la Seguridad Social a traves del Sistema RED. La única diferencia es que en el encabezado de la nomina como empresa aparecerán los datos del autónomo (nombre y apellidos o nombre comercial, NIF, numero de empresa en la Seguridad Social).

Si eres autónomo con uno o dos empleados, nuestra plantilla de nomina en Excel te permite gestionar las nominas mensuales sin necesidad de contratar software adicional. Eso sí, para el Sistema RED y la transmision de datos a la Seguridad Social seguirás necesitando los servicios de una gestoría o el acceso directo al sistema RED que ofrece la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS).

Aviso legal importante

La información de esta pagina tiene carácter informativo y orientativo. Las bases de cotización, tipos de IRPF y normativa laboral pueden cambiar con nuevas leyes, reales decretos o instrucciones de la AEAT y la Seguridad Social. Para elaborar nominas con carácter oficial, especialmente en situaciones complejas (ERTEs, incapacidades, contratos especiales, pluriempleo), consulta siempre con un asesor laboral o gestor colegiado. PlantillaGratis.es no asume responsabilidad por nominas elaboradas con errores derivados de la aplicacion incorrecta de la normativa vigente.

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