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Una plantilla de factura gratis es un documento editable —disponible en Word, Excel o PDF— que ya incluye todos los campos obligatorios según la normativa española: número de factura, datos del emisor y receptor, descripción del servicio, base imponible, tipo de IVA y total. Solo tienes que rellenarla con tus datos y la del cliente, y enviarla. Es completamente válida ante Hacienda siempre que contenga los datos exigidos por el Real Decreto 1619/2012.
Por qué necesitas una plantilla de factura gratis y no una de pago
Hay miles de programas de facturación en el mercado, algunos con suscripciones que rondan los 10 € mensuales. Para un autónomo que emite dos o tres facturas al mes, ese gasto no se justifica. Una plantilla de factura gratis en Excel o Word cumple exactamente la misma función legal: es un documento que acredita una operación económica, recoge el IVA correspondiente y sirve tanto para el modelo 303 trimestral como para la contabilidad ordinaria.
La diferencia entre una plantilla gratuita y un software de facturación está en la automatización: el software numera las facturas solo, genera informes anuales y, en algunos casos, se conecta con tu banco. Pero si tu volumen es pequeño o empiezas, una plantilla descargable te ahorra dinero sin renunciar a la legalidad. Además, puedes tener varias versiones personalizadas para distintos clientes o proyectos.
"Llevo cinco años como diseñadora freelance y nunca he pagado un programa de facturación. Un Excel bien montado, con las fórmulas de IVA e IRPF, me funciona perfectamente. Lo único importante es no saltarte nunca la numeración correlativa."
Qué formato elegir: Word, Excel o PDF
La elección del formato depende de cómo trabajas y qué haces con la factura después. Aquí tienes una comparativa directa:
| Formato | Ventajas principales | Inconvenientes | Ideal para |
|---|---|---|---|
| Word (.docx) | Fácil de editar y personalizar visualmente. Acepta logos, colores y tablas. Muchos conocen Word. | Sin cálculos automáticos. Hay que sumar a mano o con calculadora. | Servicios simples, freelancers con pocas líneas de detalle. |
| Excel (.xlsx) | Fórmulas automáticas para IVA, IRPF y totales. Histórico de facturas en pestañas. Más rápido si emites varias al mes. | Requiere conocimientos básicos de Excel para modificar las fórmulas. | Autónomos con actividad regular, servicios recurrentes, control de cobros. |
| PDF rellenable | Formato universal, se ve igual en cualquier dispositivo. Perfecto para enviar por email. | Menos flexible para modificar el diseño. Necesitas Adobe Acrobat o similar para los campos. | Envío profesional a clientes, archivado a largo plazo. |
| Google Sheets / Docs | Gratuito online, acceso desde cualquier dispositivo, colaboración en tiempo real. | Requiere cuenta Google. No recomendable si manejas datos muy sensibles del cliente. | Trabajadores remotos, autónomos sin Office instalado. |
La recomendación práctica: si solo emites facturas de tanto en tanto, descarga la plantilla en Word y listo. Si tu actividad es más frecuente, la plantilla en Excel con fórmulas automáticas te ahorra tiempo y errores aritméticos. El PDF lo usas para el envío final, exportándolo desde Word o Excel antes de mandarlo al cliente.
Tipos de plantillas de factura gratis según el uso
No todas las facturas son iguales. Existen modelos específicos según el tipo de operación, el sector o si eres empresa o autónomo. Aquí describimos los más descargados:
1. Plantilla de factura para autónomo (con IRPF)
Es el modelo más solicitado en España. Incluye la retención de IRPF —generalmente el 15 % para actividades profesionales, o el 7 % para nuevos autónomos en sus primeros tres años— además del IVA habitual. Si cobras más de 3.000 € al año a un mismo pagador, este debe consignar la retención en su modelo 190 anual. La plantilla te calcula la base imponible, el IVA (21 %), la retención y el líquido a percibir de forma automática si está en Excel.
2. Plantilla de factura sin IVA (exenta)
Determinadas actividades están exentas de IVA por la Ley del IVA: enseñanza reglada, asistencia sanitaria, servicios financieros, arrendamiento de vivienda habitual o algunas operaciones de seguros. Si tu actividad está exenta, tu factura debe indicar expresamente el artículo legal que ampara la exención. Estas plantillas incluyen el campo "Exento de IVA según el artículo XX de la LIVA".
3. Plantilla de factura para servicios generales
El modelo más sencillo: nombre del servicio, horas o unidades, precio unitario, IVA al 21 % y total. Funciona para consultores, diseñadores, programadores, fotógrafos, traductores y casi cualquier profesional de servicios. Admite varias líneas para desglosar distintos conceptos en una misma factura.
4. Plantilla de factura para obras y reformas
Este modelo incluye una tabla ampliada con partidas de obra: materiales, mano de obra, maquinaria y desplazamientos. El IVA en obras de rehabilitación de vivienda habitual puede ser del 10 % en lugar del 21 %, lo que supone un ahorro notable. La plantilla diferencia bases imponibles con distintos tipos de IVA en la misma factura.
5. Plantilla de factura proforma
No es una factura oficial: es un documento previo que informa al cliente del coste antes de confirmar el pedido. No genera obligación de IVA ni se numera en la serie de facturas definitivas. Se usa mucho en exportación o cuando el cliente necesita aprobación interna antes de comprometerse.
6. Plantilla de factura rectificativa
Cuando emites una factura con datos erróneos (importe incorrecto, NIF equivocado, IVA mal aplicado) no puedes borrarla ni modificarla. Debes emitir una factura rectificativa que haga referencia explícita a la factura original que corrige. Este modelo ya incluye los campos "Factura que rectifica" y "Motivo de la rectificación".
7. Plantilla de factura para alquiler
Si alquilas un local comercial u otro inmueble como actividad económica, debes emitir factura con IVA (21 %). El alquiler de vivienda habitual está exento. Esta plantilla incluye la referencia catastral y el periodo de arrendamiento al que corresponde.
ADSENSE_IN_ARTICLECómo rellenar una plantilla de factura paso a paso
Muchas personas descargan la plantilla y se quedan paradas ante el primer campo. Aquí tienes una guía de relleno campo por campo para que no te quede ninguna duda:
- Número y serie: La numeración debe ser correlativa y sin huecos dentro de cada serie. Puedes usar distintas series (A, B, C) para distintos tipos de clientes o de operaciones, pero dentro de cada serie la secuencia no puede romperse. Ejemplo: 2026-A-001, 2026-A-002... Si salteras del 003 al 005, Hacienda puede considerarlo irregularidad.
- Fecha de expedición: La fecha en que emites la factura. Debe coincidir con el momento de la operación o, como máximo, el día 16 del mes siguiente al de la prestación del servicio o la entrega del bien.
- Tus datos (emisor): Nombre completo o razón social, NIF/CIF, domicilio fiscal. Si eres autónomo, tu nombre, tu DNI/NIE y tu dirección. Si tienes empresa, la razón social y el CIF.
- Datos del cliente (receptor): Nombre o razón social, NIF/CIF y domicilio. Para una factura simplificada a un particular no siempre es obligatorio, pero si supera 400 €, sí.
- Descripción del servicio o bien: Sé específico. "Consultoría de marketing digital — marzo 2026" es mejor que "servicios". Cuanto más descriptivo, menos riesgos ante una inspección.
- Base imponible: El precio neto sin IVA. Si cobras 1.000 € por el servicio, la base imponible es 1.000 €.
- Tipo de IVA: 21 % en servicios profesionales estándar. 10 % en alimentos preparados, hostelería, vivienda nueva. 4 % en libros, medicamentos y alimentos básicos. 0 % en exportaciones o algunos intracomunitarios.
- Cuota de IVA: Base imponible × tipo de IVA. En el ejemplo: 1.000 × 0,21 = 210 €.
- Retención de IRPF (si aplica): Solo para autónomos que facturan a empresas o profesionales. El porcentaje habitual es el 15 % (7 % para nuevos autónomos los primeros 3 años). Siguiendo el ejemplo: 1.000 × 0,15 = 150 €.
- Total a pagar: Base + IVA – IRPF. Siguiendo el ejemplo: 1.000 + 210 – 150 = 1.060 €.
- Forma de pago: No es obligatoria legalmente, pero es muy recomendable indicar si es transferencia (con IBAN), cobro en efectivo o domiciliación. También puedes indicar el plazo: "Pago a 30 días desde la fecha de factura".
Consejo práctico sobre la numeración: antes de empezar el año, decide qué formato usarás. Una buena opción es año-número: 2026-001, 2026-002... Así evitas confusiones al revisar facturas antiguas. Algunos optan por incluir el mes: 2026-06-001. Cualquier formato es válido siempre que sea secuencial y único.
Requisitos legales obligatorios en una factura española (2026)
La normativa de referencia es el Real Decreto 1619/2012. Estos son los datos mínimos que debe tener toda factura completa para ser válida ante la Agencia Tributaria:
- Número y serie: La numeracion debe ser correlativa dentro de cada serie. No se admiten saltos.
- Fecha de expedición: Y fecha de operacion si es distinta.
- NIF y datos del expedidor: Nombre completo o razon social, domicilio fiscal.
- NIF y datos del destinatario: Obligatorio en operaciones B2B y cuando el destinatario lo exija.
- Descripcion de las operaciones: Detalle suficiente para identificar los bienes o servicios.
- Tipo impositivo: Porcentaje de IVA aplicado (21%, 10% o 4%).
- Cuota tributaria: Importe del IVA resultante.
- Importe total: Base imponible mas IVA.
- Retencion de IRPF: Si aplica (obligatorio para autónomos profesionales).
Tipos de IVA en España (2026)
Tipo general
Aplicable a la mayoria de productos y servicios profesionales.
Tipo reducido
Alimentos, transporte, hosteleria, vivienda nueva, entre otros.
Tipo superreducido
Pan, leche, frutas, libros, medicamentos y protesis.
Comparativa: plantilla gratuita vs. software de facturación (2026)
Esta es una pregunta que muchos autónomos se hacen al empezar. La respuesta honesta depende del volumen de trabajo y del tiempo que dediques a la gestión:
| Característica | Plantilla gratis (Word/Excel) | Software básico (Factura Directa, Holded...) | Software avanzado (Contasimple Pro...) |
|---|---|---|---|
| Coste mensual (2026) | 0 € | ~9–15 €/mes | ~20–40 €/mes |
| Numeración automática | Manual | Automática | Automática |
| Modelos 303/349 integrados | No | Parcial | Sí |
| Cumple Ley Crea y Crece (factura electrónica 2026) | No directamente | Depende del plan | Sí |
| Tiempo por factura | ~5–10 min | ~2–3 min | ~1–2 min |
| Facturas mensuales recomendadas | 1–15 | 5–50 | 50+ |
| Curva de aprendizaje | Casi ninguna | Baja-media | Media-alta |
Conclusión práctica: si emites menos de 15 facturas al mes, una plantilla gratis en Excel bien configurada te da todo lo que necesitas. El salto a software tiene sentido cuando el tiempo de gestión se convierte en un problema, o cuando necesitas integración con contabilidad o con presentación de modelos tributarios.
Factura simplificada vs. factura completa: cuándo usar cada una
La normativa permite emitir facturas simplificadas (el antiguo ticket) en operaciones de hasta 400 euros (o 3.000 euros en determinados sectores como comercio minorista, hosteleria y transporte). La factura simplificada no requiere los datos del destinatario, pero si debe incluir NIF del emisor, descripcion de la operacion, tipo de IVA y total.
Sin embargo, si el cliente lo solicita o se trata de una operacion intracomunitaria, es obligatorio emitir factura completa con todos los datos del destinatario. En la práctica, entre profesionales y empresas siempre se emite factura completa: el receptor necesita los datos para deducirse el IVA soportado.
Plazos para emitir y conservar facturas
Las facturas deben emitirse en el momento de la operacion o, como maximo, antes del dia 16 del mes siguiente. En el caso de operaciones intracomunitarias, el plazo se extiende hasta el dia 15 del mes siguiente a la entrega del bien o la prestacion del servicio.
En cuanto a la conservacion, la Ley General Tributaria obliga a guardar las facturas durante un minimo de 4 años, plazo durante el cual Hacienda puede realizar una inspeccion. Además, el Código de Comercio exige conservar la documentación contable durante 6 años en determinados supuestos. Guarda siempre una copia digital en la nube además del archivo local.
La factura electrónica obligatoria en 2026: lo que debes saber
La Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, establece la obligatoriedad de la factura electrónica entre empresas y autónomos (B2B). El calendario de implantación previsto sitúa la obligatoriedad para grandes empresas (facturación superior a 8 millones de euros) en 2025, y para el resto de pymes y autónomos en 2026, aunque el reglamento de desarrollo técnico todavía está en proceso de aprobación definitiva a fecha de redacción de este texto.
Aviso importante: La factura electrónica obligatoria no es simplemente un PDF enviado por email. Requiere un formato estructurado (XML o JSON) con firma electrónica cualificada. Una plantilla de Word o Excel exportada a PDF no cumple este requisito. Si tu cliente es una gran empresa que ya exige factura electrónica, necesitarás usar una plataforma habilitada (como Facturae, o los conectores de Peppol). Para operaciones con la Administración Pública, la obligatoriedad ya existe desde 2015 a través de FACe. Te recomendamos consultar con tu asesor fiscal la situación exacta para tu actividad.
Para la gran mayoría de autónomos que facturan a otros autónomos o a pymes pequeñas, las plantillas gratuitas en Excel o Word siguen siendo perfectamente válidas durante el periodo de transición. Comprueba siempre con tu cliente si ya exige formato estructurado.
Errores frecuentes al usar una plantilla de factura gratis
Tener la plantilla es la parte fácil. Los problemas vienen al rellenarla. Estos son los errores más habituales y cómo evitarlos:
Error 1: Romper la numeración correlativa
Si borras una factura errónea y la renumeras, dejas un hueco en la serie. La solución correcta es emitir una factura rectificativa que anule la anterior. Nunca borres facturas emitidas.
Error 2: Aplicar el IVA incorrecto
El IVA del 10 % no aplica a todos los alimentos ni el 21 % a todos los servicios. Un fotógrafo de bodas aplica 21 %; un fotógrafo que vende fotografías artísticas puede aplicar 10 %. Confirma siempre el tipo con tu asesor si tienes dudas.
Error 3: Olvidar la retención de IRPF
Si eres autónomo en actividades profesionales (epígrafes del grupo 2 o 3 del IAE) y facturas a empresas, debes incluir la retención. Si no la pones, el cliente la retendrá igualmente y tú tendrás un descuadre en tu contabilidad.
Error 4: Descripción vaga del servicio
"Servicios varios" o "trabajos de asesoría" pueden generar problemas ante una inspección. Detalla qué hiciste, para qué proyecto y en qué periodo.
Error 5: No guardar copia
Envías la factura por email y no guardas copia. Si el cliente borra el correo o tú cambias de dispositivo, puedes perder el histórico. Guarda siempre una copia en PDF en una carpeta organizada por año y cliente, o en la nube.
Obligación de facturar y quién está exento
En España, todo empresario o profesional está obligado a emitir factura por las operaciones que realice en el desarrollo de su actividad económica. Esta obligación está regulada por el Real Decreto 1619/2012, conocido como el Reglamento de Facturación, que establece los requisitos formales y de contenido que debe cumplir toda factura.
La obligación de facturar se extiende a las entregas de bienes y prestaciones de servicios, incluidas las operaciones exentas de IVA. Solo quedan exentas de esta obligación determinadas operaciones del régimen especial de agricultura, ganadería y pesca, y algunas operaciones del régimen simplificado de IVA. Los autónomos en módulos también tienen obligaciones específicas que pueden diferir de las del régimen general.
Los particulares que venden bienes de segunda mano de forma ocasional no están obligados a emitir factura, pero sí deben poder acreditar la operación si Hacienda lo requiere. Si la venta se convierte en actividad habitual, pasa a considerarse actividad económica y entonces sí surge la obligación de darse de alta y facturar.
Descarga tus plantillas de factura gratis por formato
Para facilitarte el proceso de facturacion, hemos preparado plantillas en los formatos mas utilizados: Excel, Word y PDF. Todas cumplen con los requisitos legales y estan listas para personalizar con los datos de tu empresa o actividad profesional.
Factura Excel
Con calculos automaticos de IVA e IRPF
Factura Word
Edicion visual directa, facil de personalizar
Factura PDF
Rellenable directamente e imprimible
Cómo personalizar tu plantilla de factura gratis con tu marca
Una factura es también una tarjeta de visita. Que sea gratuita no significa que deba ser fea o genérica. Aquí tienes los elementos de marca que puedes añadir sin coste y que dan una imagen más profesional:
Logo de la empresa o tu nombre comercial
En Word, inserta tu logo en la esquina superior izquierda o derecha. Usa una imagen PNG con fondo transparente para un resultado limpio. El tamaño recomendado es entre 3 y 5 cm de ancho para que no ocupe demasiado espacio y no distorsione la maquetación.
Colores corporativos
Puedes cambiar el color de cabecera y de los títulos de las columnas para que coincidan con los colores de tu marca. En Word, usa "Estilos" para cambiar el color de forma homogénea en toda la plantilla. En Excel, selecciona las celdas del encabezado y cambia el relleno.
Condiciones de pago y política de devoluciones
Al pie de la factura puedes incluir un pequeño bloque de texto con tus condiciones: plazo de pago, intereses de demora (el tipo legal de interés de demora para 2026 es el 4,0625 % según el BOE), y si tienes política de revisión o devoluciones. Esto evita malentendidos y protege tu posición ante impagos.
IBAN y datos de pago destacados
Muchos autónomos ponen el número de cuenta en letra pequeña al final y luego tienen que recordárselo al cliente. Ponlo en un recuadro destacado, con tipografía ligeramente mayor, junto al importe total. Si usas Bizum también para cobros a clientes, inclúyelo igualmente.
Preguntas frecuentes sobre plantillas de factura gratis
¿Qué debe llevar una plantilla de factura gratis para ser legal en España?
Debe incluir: número y serie correlativa, fecha de expedición, NIF y datos completos del emisor, NIF y datos del receptor (en B2B), descripción detallada del servicio o bien, base imponible, tipo de IVA, cuota de IVA e importe total. Si eres autónomo profesional facturando a empresas, también la retención de IRPF (15 % o 7 % nuevos autónomos). Ningún requisito hace referencia al formato del archivo, así que Word, Excel o PDF son igualmente válidos.
¿La plantilla de factura en Word o Excel es igual de válida que el PDF?
Sí. El formato del archivo no afecta a la validez legal de una factura en España. Lo que determina la validez son los datos obligatorios que contiene y que la factura quede conservada de forma que garantice su integridad e inalterabilidad durante al menos 4 años. En la práctica, envía siempre al cliente el PDF (exportado desde Word o Excel) para que no pueda modificar los importes, y guarda el archivo editable para ti.
¿Puedo usar una plantilla de factura gratis si soy autónomo?
Por supuesto. Una plantilla de factura gratis en Word o Excel es perfectamente válida para autónomos. Solo tienes que asegurarte de incluir tu NIF, los datos del cliente, la descripción del servicio, el IVA correspondiente y la retención de IRPF si aplica. No hay ninguna norma que obligue a usar un software de pago para facturar.
¿Cómo descargo la plantilla de factura gratis sin registrarme?
En PlantillaGratis.es tienes hasta 3 descargas gratuitas sin necesidad de crear una cuenta. Haz clic en el botón "Descargar Plantilla" y el archivo se descarga directamente a tu dispositivo. Si quieres acceder a todas las plantillas sin límite de descargas, puedes activar el plan premium desde solo 1,99 €.
¿Necesito incluir el IRPF si facturo a un particular?
No. La retención de IRPF solo aplica cuando el cliente es una empresa o un profesional que ejerce una actividad económica. Si facturas a un particular (consumidor final), no debes incluir retención de IRPF. La factura tendrá base imponible + IVA = total, sin ninguna retención.
¿Qué es una factura rectificativa y cuándo tengo que emitirla?
Debes emitirla cuando la factura original tiene un error: importe incorrecto, NIF equivocado, tipo de IVA mal aplicado, o cuando hay que devolver o bonificar una parte del servicio. La factura rectificativa debe mencionar explícitamente el número y fecha de la factura que corrige, e indicar el motivo de la rectificación. Se numera en la misma serie o en una serie específica de rectificativas (por ejemplo, la serie "R").
¿Tengo que registrarme en Hacienda antes de emitir mi primera factura?
Si realizas actividad económica de forma habitual, debes darte de alta en el censo de empresarios de la AEAT (modelo 036 o 037) y, si eres persona física, también en el RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos). Emitir facturas sin estar dado de alta constituye una infracción tributaria. Si tienes dudas sobre si tu actividad es ocasional u habitual, consulta con un asesor antes de emitir facturas.
¿Puedo cobrar en efectivo y emitir factura?
Sí, pero con un límite: la Ley 7/2012 contra el fraude fiscal prohíbe los pagos en efectivo por importe igual o superior a 1.000 euros cuando alguna de las partes actúa como empresario o profesional. Para particulares entre sí, el límite es de 10.000 euros. Por encima de esos importes, el pago debe hacerse por transferencia, tarjeta u otro medio que deje trazabilidad bancaria.
¿Qué diferencia hay entre esta página y la de "plantilla-factura" para autónomos?
La página de plantilla de factura para autónomos se centra en los modelos específicos con IRPF y en las particularidades del régimen de autónomos. Esta página cubre la gama completa de plantillas gratis: todos los formatos (Word, Excel, PDF), todos los tipos (servicios, obras, alquiler, proforma, rectificativa) y todos los usuarios, desde el particular que factura ocasionalmente hasta el pequeño empresario que gestiona varias series.
¿Puedo usar la misma plantilla de factura para distintos clientes?
Sí, con matices. La plantilla es el esqueleto; cada vez que la uses para un cliente nuevo, rellenas los campos con sus datos y cambias el número de factura. Lo práctico es tener una carpeta por cliente con las facturas emitidas a ese cliente, numeradas de forma que se identifiquen fácilmente. En Excel, lo más cómodo es tener una hoja-maestra como plantilla y duplicarla cada vez que emites una nueva.
¿Las plantillas de factura gratis de PlantillaGratis.es incluyen fórmulas de IVA?
Las plantillas en Excel incluyen fórmulas automáticas para calcular el IVA (21 %, 10 % o 4 %), la retención de IRPF y el total a pagar. Solo tienes que introducir la base imponible y el tipo de IVA, y el resto se calcula solo. Las plantillas en Word son estáticas: incluyen los campos pero los cálculos hay que hacerlos manualmente o con calculadora.
¿Qué pasa si me olvido de incluir algún dato obligatorio en la factura?
Una factura incompleta no es válida ante Hacienda y el receptor no puede deducirse el IVA soportado. Si te das cuenta del error, debes emitir una factura rectificativa. Las sanciones por incumplimiento van desde 150 € por factura incompleta hasta el 1 % del importe de las facturas emitidas sin los requisitos formales mínimos, con un mínimo de 300 € y un máximo de 6.000 € por trimestre, según el artículo 201 de la Ley General Tributaria. Usa siempre una plantilla que ya tenga todos los campos estructurados para evitar olvidos.
Dónde guardar tus facturas: organización y archivo
Una vez que tienes tu plantilla de factura gratis y empiezas a emitir, la organización del archivo es igual de importante que el propio documento. Hacienda puede pedir las facturas de hasta 4 años atrás, así que más vale tener un sistema claro desde el principio.
La estructura de carpetas recomendada para autónomos con volumen bajo-medio es muy sencilla:
Estructura recomendada de carpetas:
📁 Facturas/
📁 2026/
📁 Emitidas/ (las que tú has emitido a clientes)
📄 2026-001_ClienteA_enero.pdf
📄 2026-002_ClienteB_enero.pdf
📁 Recibidas/ (las que te han emitido a ti tus proveedores)
📁 Rectificativas/
📁 2025/
📁 Emitidas/
📁 Recibidas/
Guarda siempre el PDF (que envías al cliente) y el archivo editable (Word o Excel, para posibles correcciones). Haz una copia de seguridad mensual en la nube: Google Drive, OneDrive o Dropbox funcionan perfectamente y son gratuitos hasta cierta capacidad. Si usas un NAS doméstico o un disco externo, mejor todavía.
Recursos oficiales de referencia
Recursos oficiales
- BOE - Reglamento de facturacion — Texto legal del Real Decreto 1619/2012 de obligaciones de facturacion
- Agencia Tributaria - IVA — Informacion oficial sobre el Impuesto sobre el Valor Anadido
- Agencia Tributaria - Facturacion — Normativa oficial sobre facturacion y registro del IVA
- BOE - Ley Crea y Crece — Ley 18/2022 que regula la factura electrónica obligatoria B2B