Plantilla Factura Autónomo: Modelos Con y Sin IVA

Qué tiene de especial la factura del autónomo frente a la factura genérica

Una factura es una factura, dirás. Pero la del autónomo tiene particularidades que no aparecen en una factura de empresa SL o SA, y que si las ignoras te pueden generar problemas en la declaración trimestral o en una inspección. Estas son las diferencias concretas:

• La retención de IRPF. Las sociedades mercantiles no aplican IRPF en sus facturas porque tributan por Impuesto de Sociedades. El autónomo que presta servicios profesionales a empresas o a otros profesionales sí debe añadir esa retención, que actúa como pago a cuenta de su IRPF anual.
• El NIF personal. En las plantillas genéricas se habla de "CIF de la empresa". El autónomo usa su DNI o NIE como identificación fiscal, no un CIF de sociedad.
• El régimen de módulos. Algunos autónomos tributan en estimación objetiva (módulos). Aunque siguen emitiendo facturas, hay restricciones en cuanto a quién pueden facturar sin perder ese régimen.
• La exención de IVA por actividad profesional. Un médico o un maestro de clases particulares pueden estar exentos de IVA. Una empresa nunca está exenta por razón de actividad de la misma manera.
• El recargo de equivalencia. Comerciantes minoristas que sean personas físicas (autónomos) pueden estar en este régimen especial.

"La plantilla de factura autónomo que usas debe tener una línea específica para la retención de IRPF. Si usas una plantilla de empresa genérica sin ese campo, acabas calculando el total a mano y te arriesgas a errores que luego cuadran mal en el modelo 130 o 303."

Esto es lo que hace que nuestra plantilla de factura para autónomos sea distinta a la plantilla de factura genérica del sitio: incluye los campos específicos de IRPF, permite marcar si la actividad está exenta de IVA, y calcula automáticamente el neto a cobrar después de aplicar ambos impuestos.

Qué campos debe incluir obligatoriamente una factura de autónomo en 2026

El Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012) establece los datos mínimos que debe contener cualquier factura completa. Para el autónomo, esta lista es la siguiente:

1. Número y serie de factura. Debe ser correlativo dentro de cada año natural. Puedes usar series distintas (A, B, C) si tienes varios tipos de operaciones, pero dentro de cada serie el orden debe ser estricto. Si cancelas una factura, no la borras: emites una factura rectificativa.
2. Fecha de expedición. El día en que emites la factura. Si cobras antes de emitir la factura, la fecha debe ser la del cobro o anterior a él.
3. Fecha de operación. Solo es obligatoria si es distinta a la fecha de expedición. Si prestas un servicio en marzo y facturas en abril, debes indicar que la operación fue en marzo.
4. Nombre y apellidos (o razón social) del emisor. Si eres autónomo, tu nombre completo como figura en el DNI o en la declaración censal.
5. NIF del emisor. Tu número de DNI con la letra. O NIE si eres extranjero.
6. Domicilio fiscal del emisor. El que tienes dado de alta en Hacienda.
7. Datos del destinatario. Nombre o razón social, NIF y domicilio del cliente. Si es un particular y la factura no supera los 400 euros (IVA incluido), puedes emitir factura simplificada y no necesitas sus datos.
8. Descripción de los bienes o servicios. Lo suficientemente detallada como para identificar la operación. "Servicios de consultoría" puede ser demasiado vago; mejor "Consultoría estratégica para plan de negocio — mes de marzo 2026".
9. Base imponible. El importe antes de impuestos, por tipo de IVA aplicado.
10. Tipo impositivo de IVA y cuota tributaria. El porcentaje (21%, 10% o 4%) y el importe resultante.
11. Retención de IRPF (si procede). El porcentaje (15% o 7%) y el importe.
12. Total de la factura. La cantidad final que paga el cliente: base + IVA - IRPF.

Todos estos campos están en la plantilla descargable. Los campos de IVA e IRPF calculan solos cuando introduces la base imponible y los tipos aplicables.

Cómo calcular el IVA y el IRPF en la factura del autónomo paso a paso

El cálculo de una factura con IVA e IRPF sigue siempre el mismo orden: primero se calcula el IVA sobre la base imponible, y el IRPF también se calcula sobre la base imponible (no sobre el total con IVA). Aquí tienes los tres escenarios más habituales:

Escenario 1: Autónomo profesional que factura a empresa (el más habitual)

Escenario 2: Autónomo nuevo (retención reducida del 7%)

Escenario 3: Autónomo que factura a particulares

"Muchos autónomos confunden el IRPF de la factura con el pago fraccionado del modelo 130. Son cosas distintas: el IRPF de la factura lo retiene y paga tu cliente. El modelo 130 lo pagas tú cuando facturas a particulares que no te retienen."

La plantilla en Excel descargable hace todos estos cálculos de forma automática. Introduces la base imponible y seleccionas el tipo de IVA e IRPF aplicable, y el total se actualiza solo. En la versión Word, las fórmulas no funcionan, pero los campos están claramente señalados para que los rellenes manualmente.

Tipos de IVA aplicables según la actividad del autónomo

No todas las actividades de autónomo tributan al 21% de IVA. Dependiendo de lo que vendas o del servicio que prestes, el tipo puede ser diferente. Aquí tienes una tabla con los tipos más habituales para autónomos en 2026:

Si tu actividad está exenta de IVA, la factura debe indicar expresamente el artículo de la Ley del IVA que ampara esa exención. Por ejemplo: "Operación exenta de IVA en virtud del artículo 20.Uno.3.º de la Ley 37/1992". Sin esa mención, Hacienda puede entender que simplemente olvidaste cobrar el IVA.

Ante cualquier duda sobre qué tipo de IVA corresponde a tu actividad concreta, consulta con tu asesor fiscal. La aplicación incorrecta del tipo de IVA puede derivar en una liquidación con recargo de demora.

Plantilla factura autónomo en Word vs. en Excel: cuál elegir

Ambos formatos tienen ventajas distintas. La elección depende de tu volumen de facturación y de cómo gestiones tu administración:

Si facturas entre 1 y 5 veces al mes, la plantilla en Word es suficiente. Si superas las 10 facturas mensuales o quieres tener un libro de facturas emitidas listo para entregar a tu gestor en Excel, te conviene más la plantilla en Excel con la pestaña de registro incluida.

En cualquier caso, guarda siempre una copia en PDF de cada factura enviada y archívala durante al menos 4 años, que es el plazo de prescripción tributaria en España.

Verifactu 2026: qué cambia para los autónomos y qué debes saber

La normativa Verifactu (Real Decreto 1007/2023) obliga a determinados contribuyentes a usar sistemas informáticos de facturación que remitan cada factura a la Agencia Tributaria en tiempo real. Esta normativa tiene dos efectos sobre los autónomos en 2026:

1. Obligación de uso de software certificado. Si emites facturas con un programa informático (un software de facturación, no Word ni Excel manual), a partir de julio de 2025 ese programa debe estar adaptado a la especificación Verifactu. La Agencia Tributaria ha publicado la lista de especificaciones técnicas que deben cumplir estos programas.
2. Las plantillas Word/Excel NO están afectadas directamente. Verifactu regula los sistemas informáticos de facturación, no los documentos creados manualmente. Si sigues creando tus facturas en Word o Excel y las envías por email como PDF, no estás obligado a usar un sistema Verifactu. Sin embargo, si en algún momento decides usar un programa de facturación, ese programa sí debe cumplir la normativa.

"En 2026, un autónomo que emite 5 facturas al mes en Word no tiene que preocuparse por Verifactu. Quien sí debe revisar su situación es el autónomo que usa un programa de facturación desactualizado: si ese programa no está certificado para Verifactu, puede recibir sanciones."

El incumplimiento de Verifactu por parte de los proveedores de software está penado con multas de hasta 50.000 euros por cada ejercicio. Pero esas multas van dirigidas al fabricante del software, no al autónomo usuario, salvo que el autónomo haya manipulado el sistema para eliminar o alterar registros de facturas.

Si tienes dudas sobre si tu programa de facturación cumple con Verifactu, consulta con el proveedor del software o con tu asesor fiscal antes de continuar usándolo.

Errores frecuentes al rellenar una factura de autónomo (y cómo corregirlos)

Estos son los fallos más habituales que cometen los autónomos al emitir facturas, especialmente los que acaban de darse de alta:

Plazos de conservación y obligaciones de archivo de facturas

El autónomo está obligado a conservar las facturas emitidas y recibidas durante un mínimo de 4 años contados desde el último día del periodo de declaración en que debió ejercitarse el derecho de deducción. En la práctica, lo más prudente es guardar todas las facturas de los últimos 6 años, porque el plazo de prescripción del IRPF es de 4 años pero el de la inspección puede extenderse en determinadas circunstancias.

Puedes conservar las facturas en papel o en formato digital, siempre que el formato digital garantice la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad. Un PDF firmado digitalmente o enviado desde tu email corporativo con evidencia de fecha cumple estos requisitos en la práctica. Lo que no es aceptable es una imagen de baja resolución o un archivo que pueda haberse modificado sin dejar rastro.

Organiza tus facturas por año y trimestre desde el primer día. Una carpeta por año con subcarpetas por trimestre, y dentro de cada trimestre las facturas numeradas correlativas, te facilitará enormemente la vida cuando tu gestor o Hacienda te las pida.

Factura rectificativa del autónomo: cuándo y cómo emitirla

Una factura rectificativa sirve para corregir datos erróneos en una factura ya emitida o para anularla completamente. Como autónomo, emites una factura rectificativa cuando:

• Te das cuenta de que pusiste mal el NIF del cliente o el tuyo.
• El importe es incorrecto (facturaste de más o de menos).
• El cliente devuelve el servicio o parte de él y tienes que reducir el importe.
• Aplicaste un tipo de IVA incorrecto.
• La descripción de los servicios era incorrecta y puede generar problemas fiscales.

La factura rectificativa debe hacer referencia explícita a la factura original que corrige: número y fecha de esa factura original, y el motivo de la rectificación. El número de la factura rectificativa sigue siendo correlativo en tu serie de facturas. No puedes eliminar la factura original de tu registro; ambas deben coexistir.

"Si ya has declarado el IVA de una factura errónea en tu modelo 303 trimestral, debes incluir la rectificación en el próximo modelo 303 (o presentar una declaración complementaria si ya pasó el trimestre correspondiente). Esto lo gestiona mejor un asesor fiscal."

Modelos de declaración relacionados con las facturas del autónomo

Emitir facturas es solo el primer paso. Como autónomo, las facturas que emites se traducen en obligaciones de declaración periódica. Los modelos principales que debes conocer en 2026 son:

Llevar un buen registro de las facturas emitidas y recibidas en tu plantilla Excel te facilita rellenar estos modelos con rapidez. Si tienes gestor o asesor fiscal, él lo hace por ti, pero necesita que le entregues el registro de facturas ordenado.

Factura simplificada: cuándo puede usarla el autónomo

La factura simplificada es la versión reducida de la factura completa. Es lo que antiguamente se llamaba "tique". Como autónomo, puedes emitir factura simplificada cuando:

• El importe total de la operación no supera los 400 euros (IVA incluido), y el destinatario es un consumidor final (particular).
• O cuando el importe no supera los 3.000 euros (IVA incluido) y la operación se da en determinados sectores autorizados por la normativa: comercio minorista, hostelería, aparcamientos, autopistas de peaje, entre otros.

En la factura simplificada no es obligatorio incluir los datos del destinatario (nombre, NIF, domicilio). Pero si el cliente lo pide, por ejemplo porque necesita deducirse el IVA, debes emitir una factura completa o completar la simplificada con esos datos.

Importante: la factura simplificada no sirve para que el destinatario se deduzca el IVA salvo que contenga sus datos completos. Por eso, si tu cliente es una empresa o un autónomo que quiere deducir el IVA, emite siempre factura completa.

Preguntas frecuentes sobre la factura del autónomo