En mi experiencia, alguien me pidió una plantilla lista para usar y le dije que la tenía a mano. Ahora puedes obtenerla al instante y adaptarla a tu estilo.
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Mira, puedes bajar sin coste alguno una plantilla de factura proforma en Word; es ideal para presupuestos, importaciones y trámites bancarios.
El otro día un cliente me preguntó por qué necesitaba una factura proforma antes de cerrar el trato; la verdad es que se trata de un documento preliminar que funciona como presupuesto formal y sirve para trámites de importación o exportación, para solicitar financiación bancaria mediante créditos documentarios, o para que el cliente dé su visto bueno al pedido antes de ejecutarlo. Mira, no tiene validez fiscal ni contable.
El otro día un cliente me preguntó por qué la proforma no se paga al instante; en mi experiencia, la proforma sirve solo como un borrador que permite al comprador comprobar todos los datos antes de cerrar el pedido. No genera obligación de pago, no se registra en los libros de facturas, no devenga IVA y no reemplaza a la factura comercial.
El otro día alguien me preguntó cómo montar una proforma y, la verdad es que, debes incluir el título 'FACTURA PROFORMA' bien visible, la fecha de emisión, un número de referencia, los datos del emisor y del receptor, una descripción clara de los productos o servicios, precios unitarios, cantidades, condiciones de pago propuestas, la validez de la oferta y, si es una operación internacional, los Incoterms.
El otro día alguien me preguntó cómo encontraba una plantilla lista para usar; te cuento que esta es profesional, editable y ya está preparada para ti.
Ver todas las plantillasEn mi experiencia, el otro día un cliente me preguntó cómo presentar una propuesta formal y le expliqué que la factura proforma era la solución perfecta. Si estás iniciando relaciones con clientes internacionales o simplemente buscas cotizar tus servicios de forma profesional, descubre cómo esta herramienta puede convertirse en tu aliada. Fíjate, al principio me costó hallar una plantilla que encajara con mis requisitos, pero cuando la hallé, todo dio un giro positivo.
El otro día un cliente me preguntó cómo funcionaba una factura proforma. En mi experiencia, es un documento que sirve para cotizar servicios o productos antes de cerrar la venta. Te permite dejar claros los términos y condiciones, como el precio, la cantidad y la descripción del artículo o servicio. Con ello, evitas confusiones y te aseguras de que tú y tu cliente estén alineados.
El otro día un colega me comentó que necesitaba un logo urgente para su startup, y le mostré cómo una factura proforma le facilitó la cotización y definió los plazos del proyecto. Si trabajas como diseñador gráfico y tu cliente requiere un nuevo logotipo, puedes usar una factura proforma para presentar tu presupuesto y dejar claros los términos. En mi experiencia, cuando exportas productos y envías una cotización a un comprador extranjero, la proforma incluye todos los datos que le permiten decidir con seguridad. Además, como freelancer de consultoría, la proforma te ayuda a describir el alcance del trabajo y a puntualizar los honorarios de forma transparente.
En mi experiencia, una vez envié una factura sin la fecha y el cliente quedó muy confundido.
El otro día un cliente me preguntó cuál era la diferencia entre ambos documentos; le expliqué que la factura proforma funciona como una cotización o estimación de los servicios o productos. En cambio, la factura real es el documento definitivo que sirve para cobrar el pago. Fíjate, la proforma no implica obligación de pago, mientras que la real sí lo hace.
El otro día un cliente me preguntó cómo podía cambiar el diseño. La verdad es que basta con descargar la versión editable que ofrecemos y, después, modificar los campos y la disposición según lo que necesites.
El otro día un colega me preguntó si podía usarla con cualquier cliente; la respuesta es sí, la plantilla se adapta a todo tipo de clientes y transacciones, siempre que la ajustes a tus requerimientos.
En mi experiencia, la mejor fuente está en nuestra web, donde tienes guías y recursos, o bien puedes contactarnos y recibir ayuda personalizada.
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La proforma es solo el primer paso. Si emites varias al mes, automatizar el proceso con un formulario inteligente te quita el trabajo repetitivo de encima.
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Una factura proforma es un documento comercial que el vendedor emite antes de que se produzca la venta definitiva. Tiene el aspecto de una factura real —incluye precios, cantidades, descripción del producto o servicio y datos de las partes—, pero su naturaleza jurídica es completamente diferente: no es una factura en sentido fiscal, sino una oferta formal vinculante durante el período que el propio documento indica.
La palabra "proforma" proviene del latín pro forma, que significa "por la forma" o "como mera formalidad". Eso describe bien su función: es un documento que adopta la forma de una factura para satisfacer un trámite concreto —aduanero, bancario, de aprobación interna— sin que implique ninguna operación contable.
"Una factura proforma es, en la práctica, una promesa de venta documentada. Describe con precisión lo que se va a comprar, a qué precio y en qué condiciones, pero hasta que el cliente la acepta y se emite la factura definitiva, no existe obligación de pago ni deuda contabilizable."
En el día a día de una empresa o autónomo, la factura proforma tiene usos muy concretos:
La confusión entre ambas es la más frecuente cuando alguien empieza a trabajar con clientes extranjeros o a facturar como autónomo. Aquí tienes las diferencias más relevantes, de forma directa:
| Característica | Factura proforma | Factura definitiva |
|---|---|---|
| Obligación de pago | No genera deuda exigible | Sí, es exigible legalmente |
| Registro contable | No se contabiliza | Obligatorio en libros de IVA |
| IVA | Informativo, no se declara | Se declara en el modelo 303 |
| Numeración | Referencia interna libre | Serie correlativa y sin saltos (RD 1619/2012) |
| Validez fiscal | Ninguna ante Hacienda | Plena |
| Momento de emisión | Antes de la venta | Tras la entrega o prestación |
| Uso en aduanas | Muy habitual, requerido frecuentemente | Se exige tras confirmar la operación |
| Plazo de validez | El que indique el emisor (típico: 15-30 días) | Sin caducidad, rige la prescripción fiscal (4 años) |
Muchos autónomos y pequeños empresarios usan los tres términos de forma intercambiable, pero no son lo mismo. Conocer sus matices te ayuda a emitir el documento correcto en cada momento:
| Documento | Quién lo emite | Carácter | Uso principal |
|---|---|---|---|
| Presupuesto | Vendedor | Oferta informal o formal | Dar precio antes de acordar condiciones |
| Factura proforma | Vendedor | Oferta con formato de factura | Trámites bancarios, aduaneros, aprobación interna |
| Pedido / orden de compra | Comprador | Aceptación formal de la oferta | Confirmar que el comprador acepta y encarga |
| Factura comercial | Vendedor | Documento fiscal definitivo | Cobrar, contabilizar, declarar IVA |
La secuencia lógica en una operación internacional suele ser: presupuesto → proforma → pedido → factura comercial → albarán de entrega. En operaciones nacionales sencillas, la proforma puede omitirse y pasar directamente de presupuesto a factura.
Aquí tienes los contextos en los que la proforma tiene más sentido. Si te encuadras en alguno de ellos, emitirla es la práctica más profesional:
Es el uso más extendido. La aduana española (AEAT-Aduanas) y las aduanas de destino aceptan la proforma como documento de valoración cuando todavía no existe la factura definitiva. Para envíos de muestra, reparaciones en garantía o envíos de baja cuantía, la proforma es el documento estándar. Su contenido debe ajustarse a los requisitos del Código Aduanero de la Unión (CAU) y, si el importe supera 1.000 € o el peso neto supera 1.000 kg, puede requerirse una declaración en aduana completa.
En el comercio internacional, el banco del comprador exige la proforma para abrir el crédito documentario. El importe de la LC suele ser un porcentaje del valor de la proforma (entre el 100% y el 110% para cubrir posibles ajustes). Si la proforma contiene errores, el banco rechaza la LC o pide modificación, lo que puede retrasar la operación semanas.
Cuando una empresa pide un préstamo al ICO o a un banco para financiar la compra de maquinaria, vehículos industriales o equipos informáticos, la entidad financiera pide la proforma del proveedor como justificante de la inversión. El importe del préstamo suele estar limitado al valor de la proforma.
En empresas con procesos de compra formalizados, el departamento financiero o de dirección debe aprobar gastos por encima de cierto umbral (por ejemplo, 3.000 € en muchas pymes). La proforma sirve de soporte para esa aprobación antes de hacer el pedido al proveedor.
En reformas, obras, servicios de consultoría, eventos o proyectos de software a medida, la proforma recoge con detalle el alcance y el precio antes de firmar el contrato. No tiene valor contractual por sí sola, pero sirve de referencia para redactar el contrato posterior.
Para exponer muestras en una feria comercial fuera de la UE (por ejemplo, en China o México), el organizador y la aduana del país de destino piden una proforma que declare el valor de las muestras. Si el valor declarado es "sin valor comercial", la mayoría de países permiten la entrada temporaria sin pagar aranceles.
En servicios de formación, consultoría o software vendidos a empresas de ciertos países emergentes, el comprador puede necesitar una proforma para obtener un permiso de transferencia de divisas o para justificar el gasto ante su propio banco central.
A diferencia de la factura fiscal, la proforma no tiene un formato legalmente impuesto en España. Pero hay un conjunto de campos que cualquier destinatario —banco, aduana, empresa compradora— va a exigir. Aquí los tienes:
Si tu proforma va a servir para abrir una carta de crédito, revísala antes de enviarla con lupa. Un error en el nombre de la empresa, una dirección incorrecta o una discrepancia entre el Incoterm de la proforma y el del contrato puede hacer que el banco rechace la documentación y bloquee el pago días o semanas.
Tanto Word como Excel son válidos para crear y gestionar facturas proforma. La elección depende de tu volumen de trabajo y del uso que vayas a dar al documento:
Word es la mejor opción cuando la proforma tiene un uso principalmente documental: se envía por email o se imprime, el destinatario no necesita manipular los datos y el diseño visual importa (membrete, logotipo, colores corporativos). Nuestra plantilla gratuita en Word incluye todos los campos descritos arriba, con un diseño limpio que puedes personalizar en minutos.
Excel encaja mejor cuando emites muchas proformas, los precios cambian con frecuencia, o necesitas calcular descuentos, divisas y totales automáticamente. Con una hoja bien montada puedes tener un mini-sistema de cotizaciones donde solo cambias la cantidad y el precio unitario y el total se calcula solo. También es útil si luego exportas los datos a un sistema de gestión o ERP.
Si ya usas herramientas como Holded, Contasimple, Billin, Quipu o Factorial, la mayoría permiten emitir proformas directamente desde la plataforma y convertirlas en facturas definitivas con un clic. Esto elimina la posibilidad de errores al copiar datos y mantiene el historial centralizado. En 2026 los planes de entrada de estas herramientas parten de 0 € (versión gratuita limitada) hasta unos 15-25 €/mes para autónomos con necesidades básicas.
Con la plantilla descargada, el proceso es directo. Aquí tienes los pasos en detalle para que la primera vez no se te pase nada por alto:
Antes de abrir el documento, ten claro para qué sirve esta proforma concreta: ¿es para una importación, una LC, una aprobación interna, un presupuesto formal? Eso determina qué campos debes rellenar con más detalle. Para aduanas, necesitas el código arancelario y el país de origen. Para una LC, necesitas los datos bancarios completos.
Rellena tu nombre o razón social, NIF/CIF, dirección completa (calle, número, código postal, ciudad, provincia, país), teléfono y email de contacto. Si tienes logotipo, añádelo en la esquina superior. Esto no solo es estético: un banco o una aduana pueden rechazar un documento sin membrete claro.
Copia los datos del comprador tal como figuren en su documentación oficial. Si es una empresa extranjera, incluye su número de identificación fiscal local, no el NIF español. Un error aquí puede hacer que la LC quede bloqueada.
Asigna un número de referencia único. Lleva un registro interno para no repetir referencias. Pon la fecha de emisión y la fecha límite de validez de la oferta.
Sé preciso. En lugar de escribir "servicios de consultoría", escribe "20 horas de consultoría en optimización de procesos de producción, enero-febrero 2026". En lugar de "camisetas", escribe "100 unidades Camiseta Unisex Ref. CM-2026, talla M, color negro". La precisión evita reclamaciones y malentendidos.
Indica el precio unitario sin IVA, la cantidad, el subtotal por línea y el total neto. Luego añade el IVA aplicable (en 2026, tipo general 21%, tipo reducido 10%, tipo superreducido 4%) y el total con IVA. Si la operación está exenta o es intracomunitaria, indícalo expresamente ("exento IVA art. 20 LIVA" o "operación intracomunitaria art. 25 LIVA").
Incluye las condiciones de pago acordadas, el Incoterm si aplica, el plazo de entrega y cualquier otro acuerdo relevante. Firma el documento —manuscrita o digital— y envíalo en PDF para evitar que el destinatario modifique los datos.
Este punto genera mucha confusión, así que vamos al detalle. La factura proforma no devenga IVA. Esto significa que cuando la emites, no tienes que declarar ese IVA en el modelo 303 ni incluirla en tus libros registro de facturas emitidas. El IVA que aparece en la proforma es simplemente informativo: le dice al comprador cuánto va a pagar en total una vez se confirme la operación.
El IVA se devenga en el momento en que se produce el hecho imponible: la entrega del bien o la prestación del servicio. En ese momento emites la factura definitiva, que sí entra en el circuito fiscal normal.
Hay un matiz importante: si cobras un anticipo antes de entregar el bien o prestar el servicio, ese pago anticipado sí devenga IVA en el momento de cobrarlo. En ese caso, debes emitir una factura por el anticipo (no una proforma) y declarar el IVA correspondiente.
En el comercio exterior, la proforma es casi tan importante como la propia factura comercial. Aquí tienes los puntos clave:
Cuando exportas mercancías fuera de la UE, la aduana española puede pedirte la proforma si la operación es una muestra, una reparación bajo garantía o un envío de prueba sin valor comercial. En estos casos, la proforma debe incluir la leyenda "SIN VALOR COMERCIAL" o "MUESTRAS SIN VALOR COMERCIAL" y un valor declarado (aunque sea simbólico, como 1 €) para que la aduana pueda clasificarla.
Si la exportación es definitiva y tiene valor comercial, la proforma acompaña al proceso de apertura del crédito documentario o a la solicitud de licencia de exportación (en bienes de doble uso, armamento o productos regulados).
Un proveedor extranjero te envía la proforma antes de que confirmes el pedido. Con ella puedes: solicitar financiación al banco, obtener la aprobación interna de compra, y preparar la documentación de la declaración en aduana. Cuando la mercancía llega y se emite la factura definitiva, esa es la que presentas en aduana para el despacho. Si hay discrepancias entre la proforma y la factura definitiva (por ejemplo, el precio varió), debes poder justificarlas.
Los Incoterms (International Commercial Terms) definen quién asume el coste y el riesgo del transporte en cada fase de la operación. En 2026 siguen vigentes los Incoterms 2020 de la ICC. Los más usados en el comercio con España son:
El Incoterm que uses en la proforma afecta al precio total y a quién se imputan los costes de transporte, seguro y aranceles. Una proforma con EXW y otra con DDP para el mismo pedido pueden tener precios totales muy distintos. Asegúrate de que el Incoterm sea coherente con lo que has negociado.
La plantilla en Word es el formato más extendido por su facilidad de uso, pero no es el único disponible. Aquí tienes un resumen de los formatos más habituales en 2026:
| Formato | Ventajas | Inconvenientes | Mejor para |
|---|---|---|---|
| Word (.docx) | Fácil de editar, diseño flexible, compatible con todas las versiones | Sin cálculos automáticos, puede deformarse en versiones antiguas | Autónomos, pequeñas empresas, pocas proformas al mes |
| Excel (.xlsx) | Cálculos automáticos, fácil de reutilizar con distintos clientes | Menos atractivo visualmente, datos pueden editarse por error | Empresas con volumen medio, catálogos de precios variables |
| PDF (desde Word/Excel) | No editable, aspecto profesional, compatible con cualquier dispositivo | Necesitas editar en Word/Excel antes de exportar | Envío final al cliente o banco |
| Software de facturación online | Automatización, historial, conversión directa a factura definitiva | Coste mensual, curva de aprendizaje, dependencia del proveedor | Empresas con más de 10 proformas al mes o varios empleados |
| Google Docs / Sheets | Gratuito, colaborativo en tiempo real, accesible desde cualquier sitio | Requiere cuenta Google, diseño más limitado | Equipos pequeños con trabajo remoto |
Después de analizar casos reales, estos son los fallos que más se repiten y que pueden hacer que una proforma sea rechazada o genere problemas:
El error más básico: emitir la proforma con la numeración de la serie de facturas definitivas. Si lo hace tu software de gestión sin que te des cuenta, puedes tener un "hueco" en la numeración correlativa cuando luego emitas la factura real, lo que puede llamar la atención en una revisión fiscal.
Sin fecha de caducidad, la proforma queda abierta indefinidamente. Si los precios suben o las condiciones cambian, el comprador podría argumentar que tiene derecho al precio de la proforma original, aunque hayan pasado meses.
Un precio global sin desglose por partidas dificulta la valoración aduanera y puede hacer que la aduana asigne un valor de oficio más alto. Siempre desglosa: precio unitario × cantidad = subtotal, luego descuentos, gastos de transporte (si aplica), IVA y total.
Un NIF erróneo, una dirección desactualizada o el nombre de la empresa mal escrito puede hacer que el banco rechace la LC o que la aduana pida correcciones. Comprueba los datos con el cliente antes de emitir.
Sin Incoterm, la aduana y el banco no saben quién asume el coste de flete y seguro, lo que dificulta el cálculo del valor en aduana (VDA) y puede retrasar el despacho.
Si cobras un anticipo basado en la proforma, recuerda que debes emitir una factura definitiva por ese anticipo. La proforma no es válida como justificante de cobro desde el punto de vista fiscal.
Marina es diseñadora web autónoma en Valencia. Un cliente de México le encarga el diseño de un e-commerce por 4.500 €. Para que su cliente pueda justificar el gasto ante su banco mexicano y obtener el permiso de transferencia de divisas, Marina emite una proforma con los siguientes datos:
Con esa proforma, el cliente obtiene la autorización de su banco, transfiere el anticipo y Marina emite dos facturas definitivas: una por los 1.800 € del anticipo y otra por los 2.700 € restantes al entregar el proyecto.
La empresa "ZapatosPro S.L." quiere importar 500 pares de zapatos de un proveedor en Vietnam. El proveedor envía una proforma en inglés por valor de 8.750 USD (17,50 USD/par) con Incoterm FOB Ho Chi Minh City. ZapatosPro necesita la proforma para: (a) solicitar un seguro de transporte marítimo, (b) obtener financiación del banco para pagar al proveedor, y (c) preparar la declaración de importación en aduana española una vez la mercancía llegue al puerto de Valencia. La factura definitiva se emitirá cuando la mercancía haya sido inspeccionada y las cantidades verificadas.
"En el comercio de importación, la proforma del proveedor y la factura definitiva nunca van a coincidir al céntimo, porque el peso real de la mercancía varía, puede haber roturas en tránsito, o el tipo de cambio fluctúa. Por eso la aduana acepta ambos documentos y pide explicaciones solo cuando la diferencia supera un porcentaje significativo del valor declarado."
Más allá de los campos técnicos, hay algunos hábitos que marcan la diferencia entre una proforma que genera confianza y una que pone en duda tu profesionalidad:
