Ejemplo de factura: cómo es una factura bien hecha en 2026 (con desglose campo por campo)

Mira, te lo digo sin rodeos: la mayoría de ejemplos de factura que circulan por internet son de hace tres o cuatro años, cuando Verifactu era una idea sobre la mesa. Si copias uno de esos sin actualizar, tu factura puede pasar la primera mirada del cliente pero no la inspección de Hacienda. Y la diferencia entre las dos cosas puede costar caro.

Hace poco un autónomo me enseñó la factura que llevaba dos años usando como plantilla. Bonita, profesional, con su logo. Le faltaba el tipo impositivo desglosado y la base imponible separada. Le revisaron tres trimestres y le tocó rectificar ochenta y siete facturas. Una semana de trabajo perdida por copiar un ejemplo desactualizado de Google.

Lo que vas a aprender en este artículo

Estructura visual de una factura bien hecha

Una factura profesional no es un Word con datos pegados. Es un documento con jerarquía visual clara. Si tu cliente abre el PDF y le cuesta encontrar el total, ya has perdido. Si Hacienda lo audita y tiene que rebuscar el NIF del destinatario, peor.

Bloque superior: la cabecera

Bloque medio: el cliente y los conceptos

Bloque inferior: cifras y condiciones

"Una factura bien diseñada se lee en cinco segundos. Sabes quién factura a quién, por cuánto, cuándo y cómo te lo cobran. Si necesitas más, está mal montada."

Ejemplo 1: factura de autónomo profesional

Imagina que eres consultor independiente. Has facturado a una empresa por un servicio de asesoramiento. Así debe verse tu factura:

Datos del emisor

Número y fechas

Datos del cliente

Concepto

Cálculos

Forma de pago

Identificador Verifactu

Ejemplo 2: factura de empresa (sociedad limitada)

Ahora cambia el emisor. La empresa Servicios Digitales Hispania SL factura a otra empresa por un proyecto web.

Datos del emisor

Número y fechas

Datos del cliente

Conceptos

Cálculos

Diferencia clave con el ejemplo anterior: aquí no hay retención de IRPF porque las sociedades no la aplican en sus facturas. Tributan por el Impuesto sobre Sociedades, no por IRPF.

Factura impresa sobre escritorio junto a calculadora y bolígrafo

Ejemplo 3: factura simplificada (antes "tique")

Esta es la que emites cuando la operación es pequeña y no necesitas todos los datos del cliente. Aplica en operaciones menores de cuatrocientos euros (con IVA incluido) o hasta tres mil en sectores como hostelería, taxis, peluquería.

Estructura mínima

Ejemplo real

Imagina una peluquería que cobra a un cliente:

Observa: no aparecen los datos del cliente. Es lo que diferencia la factura simplificada de la ordinaria. Si el cliente la quiere para deducir, te pedirá que la conviertas en ordinaria añadiendo sus datos.

Factura simplificada en hostelería: un ejemplo más detallado

En un restaurante o bar, la factura simplificada puede tener múltiples líneas con distintos tipos de IVA. Es uno de los casos más habituales en España:

En este caso hay dos tipos de IVA en la misma factura simplificada. Lo correcto es desglosar cada tipo por separado, indicando la base imponible correspondiente a cada uno y la cuota de IVA. El sistema de caja registradora o TPV de hostelería lo hace automáticamente si está bien configurado.

Ejemplo 4: factura rectificativa

Imagina que emitiste la factura A2026/045 con un error en el importe (puso 1.200 € en vez de 1.500 €). Tienes que emitir una rectificativa, no modificar la original. Así se hace:

Cabecera

Datos del emisor y receptor

Los mismos que la original.

Cuerpo de la rectificación

La factura rectificativa puede expresarse de dos formas: rectificando solo la diferencia (como en el ejemplo) o anulando totalmente la original y emitiendo una nueva por el importe correcto. Ambas son válidas, depende de tu sistema.

Cuándo es obligatorio emitir factura rectificativa

No siempre que se devuelve dinero hay que rectificar. Pero en estos casos la rectificativa es la única salida legal:

"Muchos autónomos intentan modificar la factura original cuando hay un error. Eso no existe: la factura ya emitida es inmutable. La rectificativa es la vía reglamentaria y hay que emitirla aunque el error sea de céntimos."

Criterio general de la AEAT, Reglamento de facturación, RD 1619/2012

Tabla comparativa: tipos de factura en 2026

Tipo Cuándo se usa Datos del cliente Importe máximo Validez fiscal
Ordinaria Operación entre empresas/profesionales Completos obligatorios Sin límite Plena
Simplificada Particulares o pequeño importe Opcionales 400 € (3.000 € en sectores específicos) Plena
Rectificativa Corregir factura anterior Igual que la original Según rectificación Plena, sustituye o modifica original
Proforma Presupuesto formal pre-venta Opcionales Sin límite Ninguna (no es factura real)
Recapitulativa Agrupa varias operaciones del mes Completos Sin límite Plena

Ejemplo 5: factura intracomunitaria

Facturas a una empresa con NIF-IVA en otro país de la Unión Europea. Eres consultor en España y prestas servicios a una empresa con sede en Portugal.

Diferencias clave

Ejemplo de cuerpo

"El error más típico en facturas intracomunitarias es no verificar el NIF-IVA en VIES. Si emites sin IVA a un cliente que no tiene NIF-IVA válido, Hacienda te exigirá el IVA repercutido. Y no se lo puedes cobrar al cliente porque ya no aceptará."

Ejemplo 6: factura a cliente fuera de la Unión Europea

Si tu cliente está en EE.UU., México, Argentina o cualquier país no comunitario, la lógica cambia. No hay operación intracomunitaria: se aplica la exención por exportación de servicios (artículo 69 de la LIVA) o de bienes (artículos 21 y 22). La factura va sin IVA pero con una mención diferente:

Aquí no tienes que declarar en el modelo 349 (ese es solo para operaciones intracomunitarias). Sí debes guardar prueba de que tu cliente está fuera de la UE (contrato, correo corporativo con dominio extranjero, etc.) por si Hacienda te pide justificación de la exención.

Todos los campos obligatorios campo por campo

El artículo 6 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) lista los datos obligatorios para una factura ordinaria. Los repaso aquí con explicación práctica de qué poner exactamente:

Número y serie

La numeración debe ser correlativa y sin saltos dentro de cada serie. Puedes tener varias series (por ejemplo, serie A para servicios y serie B para ventas de producto). Lo que no puedes es repetir un número dentro de la misma serie ni dejar huecos deliberados. Si anulas una factura, el número queda marcado como anulado y no se reutiliza.

Formato habitual: 2026/001, A-2026-001, F2026001. No hay un formato oficial obligatorio, solo que sea único, correlativo y que permita identificar el ejercicio.

Fecha de expedición

La fecha en que emites el documento. No es la fecha en que se firmó el contrato ni la fecha en que cobras. Si prestas un servicio el día 5 y emites la factura el día 10, la fecha de expedición es el día 10.

Fecha de operación (cuando difiere de la expedición)

Si el servicio se prestó el día 5 pero facturas el día 10, debes indicar ambas fechas. Si coinciden, con una sola fecha basta. En contratos de tracto sucesivo (servicios recurrentes mensuales, alquiler, mantenimiento), la fecha de operación suele ser el último día del periodo facturado.

Datos del emisor

Nombre completo (si eres persona física) o razón social (si eres persona jurídica). NIF obligatorio. Domicilio fiscal completo: calle, número, planta, puerta, código postal, municipio y provincia. No hace falta el teléfono ni el correo (son datos opcionales aunque recomendables).

Datos del destinatario

Los mismos: nombre o razón social, NIF o CIF, domicilio fiscal. Si tu cliente es extranjero, su número de identificación fiscal del país de origen y el NIF-IVA comunitario si lo tiene. Si facturas a un particular que no te da su NIF, en factura simplificada puedes omitirlo, pero en factura ordinaria no.

Descripción de los bienes o servicios

Tiene que identificar qué se ha vendido o prestado. "Servicios varios" no vale. "Trabajos realizados" tampoco. Lo mínimo exigible es que cualquier persona que lea la factura entienda a qué corresponde el cobro. Cuanto más detallado, mejor para el cliente y para ti en caso de disputa.

Base imponible y cuota de IVA

Separadas obligatoriamente. La base imponible es el importe antes de IVA. La cuota es el resultado de aplicar el tipo a esa base. Tienen que figurar por tipos impositivos si hay más de uno. No vale poner solo el total con IVA incluido en una factura ordinaria.

Tipo impositivo aplicado

El porcentaje (4%, 10%, 21% o 0% si es exento). En 2026 los tipos generales del IVA en España son: superreducido 4%, reducido 10%, general 21%. Hay exenciones específicas (servicios médicos, educación, seguros) que no llevan IVA y donde debes indicar el artículo de la ley que ampara la exención.

Importe total

La suma de base imponible más cuota de IVA menos retención de IRPF si aplica. El total a pagar por el cliente. En letra grande, visible, sin ambigüedad.

Campo Factura ordinaria Factura simplificada Factura rectificativa
Número y serie Obligatorio Obligatorio Obligatorio (serie R o equivalente)
Fecha de expedición Obligatorio Obligatorio Obligatorio
Datos del emisor (NIF+domicilio) Obligatorio Obligatorio Obligatorio
Datos del destinatario (NIF+domicilio) Obligatorio Opcional Obligatorio
Descripción de la operación Obligatorio Simplificada Original + rectificación
Base imponible desglosada Obligatorio Opcional (IVA incluido) Obligatorio
Tipo impositivo IVA Obligatorio Obligatorio Obligatorio
Cuota IVA en € Obligatorio Opcional Obligatorio
Referencia a factura original No aplica No aplica Obligatorio
Motivo de la rectificación No aplica No aplica Obligatorio

Retención de IRPF en la factura del autónomo: cómo funciona

Si eres autónomo en estimación directa y facturas a empresas o profesionales (no a particulares), debes aplicar retención de IRPF sobre tu factura. El cliente te paga menos, retiene ese porcentaje y lo ingresa a Hacienda trimestralmente en tu nombre mediante el modelo 111.

Tipos de retención en 2026

Cómo afecta al total de la factura

Ejemplo: base imponible de 1.000 €, IVA al 21%, retención de IRPF al 15%.

Ojo: la retención se calcula siempre sobre la base imponible, nunca sobre el total con IVA. Es un error muy común en autónomos que empiezan.

Cuándo no se aplica retención

No aplicas retención de IRPF cuando:

"Si tienes dudas sobre si debes aplicar retención en una factura concreta, consulta con tu gestor o asesor fiscal antes de emitirla. Una retención mal aplicada puede complicarte la declaración anual y generar diferencias en los modelos trimestrales que Hacienda cruzará automáticamente."

Lo que diferencia una factura profesional de una hecha "como se pueda"

Tipografía y alineación coherentes

Una factura con cinco tipos de letra diferentes, números desalineados y márgenes irregulares grita "amateur". No es solo estética: transmite confianza al cliente y muestra orden contable.

Cifras con formato consistente

Decimales con coma o punto, pero el mismo en toda la factura. Símbolo de euro siempre en el mismo lado. Cantidades alineadas a la derecha en columnas numéricas. Parece tontería, marca diferencia.

Logo bien insertado

Si tu logo aparece pixelado, deformado o demasiado grande, devalúa el documento. Una factura es comunicación visual de tu marca. Cuídala.

Conceptos detallados

"Trabajos realizados" no es descripción válida. Tu cliente y Hacienda tienen derecho a saber qué se ha facturado. "Diseño de identidad corporativa: logo, paleta cromática y manual de marca" es lo que hay que poner.

Texto legal al pie

Si trabajas con datos personales, añade nota de tratamiento RGPD. Si tienes condiciones específicas de pago (intereses por demora, gastos de devolución), también van al pie en letra pequeña pero legible.

Formato PDF protegido

Envía siempre en PDF, no en Word ni Excel editables. El PDF que genera tu software de facturación (o que exportas desde la plantilla) garantiza que el cliente no puede modificarlo sin dejar rastro. Si el cliente tiene que imprimirlo para pagarlo en ventanilla, el PDF se imprime igual en cualquier impresora.

Numeración de página en documentos largos

Si tu factura tiene varias páginas (contratos con muchos conceptos, anexos descriptivos), numera cada página y deja claro en cuál está el total. "Página 1 de 2" en el pie de página es suficiente y evita confusiones si alguien imprime solo la primera hoja.

Cómo se ve una factura con Verifactu activo

A partir de la implantación del sistema, la factura tradicional se enriquece con elementos nuevos:

Si emites con plantilla Word o Excel, no vas a poder generar el hash automáticamente. Necesitas software certificado para Verifactu cuando entres en el ámbito obligatorio.

¿A quién afecta Verifactu en 2026?

El despliegue es gradual. En 2026 están obligadas las grandes empresas (volumen de operaciones superior a 6 millones de euros anuales) y las que ya están en el Suministro Inmediato de Información (SII). Para pymes y autónomos la obligación se va extendiendo por bloques, con plazos que la AEAT va confirmando por circular. Conviene que consultes la última actualización en la sede electrónica de la AEAT antes de invertir en un software específico.

Software de facturación compatible con Verifactu

En 2026 hay varias opciones en el mercado para pymes y autónomos:

Si tu volumen de facturación es bajo (menos de cincuenta facturas al mes), una plantilla bien construida en Excel o Word puede ser suficiente por ahora. Cuando entres en el ámbito obligatorio de Verifactu, tendrás que migrar a software certificado.

Plazos y obligaciones: cuándo emitir, cuándo pagar, cuánto conservar

El ciclo de la factura no termina cuando la envías. Hay plazos legales que hay que cumplir en cada fase.

Plazo para emitir la factura

La regla general es que debes emitir la factura antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido la operación. En la práctica esto significa que si prestas un servicio el 30 de junio, tienes hasta el 16 de julio para emitir la factura.

Excepción: en operaciones con empresarios o profesionales en las que el destinatario actúa como tal, el plazo puede ampliarse hasta el último día del mes de la operación si así lo acordáis. Pero la norma general es el día 16 del mes siguiente, y es más seguro ceñirte a eso.

Plazo para el pago

Aquí entra la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad, modificada en 2013. Los plazos máximos legales en España en 2026 son:

Puedes fijar un plazo inferior (30 días, 15 días, al contado) en tus condiciones comerciales. No puedes fijar uno superior a 60 días salvo excepciones muy concretas y con acuerdo expreso. Si el cliente no paga en plazo, tienes derecho a cobrar intereses de demora (tipo de interés legal del dinero más ocho puntos porcentuales, aproximadamente 11,5% en 2026).

Plazo para conservar las facturas

El Reglamento de facturación establece que debes conservar las facturas durante al menos cuatro años desde la fecha de emisión. Sin embargo, el plazo de prescripción de Hacienda para revisar tu declaración es también de cuatro años, pero la prescripción del Impuesto sobre Sociedades puede extenderse a diez años en ciertos casos (bases imponibles negativas). Por eso el consejo práctico de cualquier asesor es conservar durante seis o siete años como mínimo.

Las facturas pueden conservarse en formato digital siempre que garantices su legibilidad, integridad (no pueden modificarse) y que son accesibles durante todo el periodo de conservación. Un PDF en Dropbox o Google Drive con copia de seguridad en disco duro local cumple con esas condiciones.

Errores en ejemplos de factura que llevan años circulando

Antes de llegar a las preguntas frecuentes, conviene repasar los errores más comunes que aparecen en facturas copiadas de internet:

Preguntas frecuentes sobre ejemplos de factura

¿Una factura tiene que ir firmada?

No es obligatoria la firma manuscrita en la mayoría de operaciones. La factura electrónica estructurada (Facturae XML) sí requiere firma electrónica. El PDF tradicional, no. Tu nombre y NIF en la cabecera tienen valor identificativo suficiente.

¿Puedo emitir factura sin tener IBAN propio?

Sí. La cuenta bancaria es información para el cliente, no requisito legal. Si pagas en efectivo o por otra vía, simplemente lo indicas. Lo que sí es recomendable es indicar la forma de pago para evitar reclamaciones posteriores.

¿Qué pasa si me equivoco al numerar?

Anula la factura mediante rectificativa que indique el motivo (error en numeración). Emite la siguiente con el número correcto. No saltes números porque te apetezca. Hacienda revisa que la numeración sea correlativa sin huecos.

¿La factura simplificada vale para deducir IVA del cliente?

Solo si incluye datos suficientes del destinatario (NIF y nombre). Si el cliente quiere deducir, te pedirá que la conviertas en ordinaria añadiendo su NIF y nombre completo. Sin esos datos, la factura simplificada no sirve para deducción del IVA soportado.

¿Es legal facturar en moneda extranjera?

Sí, pero debes indicar el tipo de cambio aplicado a euros. La base imponible y la cuota de IVA deben aparecer también en euros para que el cliente pueda deducirlas y tú puedas declararlas en tus modelos trimestrales.

¿Cuánto tiempo tengo para emitir factura desde la operación?

Hasta el día dieciséis del mes siguiente al de la operación (regla general). En empresas y operaciones entre profesionales, debe emitirse antes de esa fecha. Si te pasas del plazo sin causa justificada, puedes recibir una sanción formal aunque la factura sea correcta en contenido.

¿Puedo enviar la factura por correo electrónico?

Sí, es lo habitual. El cliente debe consentir tácitamente o expresamente recibir factura en formato electrónico. En la práctica, enviar PDF por correo está plenamente aceptado. Si el cliente te pide factura electrónica estructurada (XML Facturae), es otra historia y necesitas software específico.

¿Necesito conservar las facturas en papel?

No es obligatorio. Puedes conservar solo en formato electrónico siempre que garantices integridad, legibilidad y acceso durante el periodo de conservación (mínimo cuatro años, recomendado seis o siete). Un backup en la nube más otro en disco local es suficiente.

¿Cómo se hace una factura a un autónomo desde una empresa?

Igual que cualquier factura ordinaria. Incluyes todos los datos del autónomo como destinatario (nombre, NIF, domicilio). La diferencia es que el autónomo te aplicará retención de IRPF en su factura, pero eso es asunto del emisor (él), no tuyo como receptor. Tú como empresa deberás ingresar esa retención en el modelo 111.

¿Puedo hacer una factura proforma y luego convertirla en real?

Sí. La proforma es un documento previo sin valor fiscal que sirve para que el cliente apruebe el presupuesto. Cuando confirma, emites la factura real con el mismo contenido. La factura real debe llevar su propio número en la serie de facturas (no heredas la numeración de la proforma, que no existe a efectos contables).

¿Qué diferencia hay entre una factura y un recibo?

La factura acredita la venta o prestación del servicio y tiene validez fiscal plena. El recibo acredita que se ha cobrado un determinado importe. En muchas operaciones se emite primero la factura y luego el recibo de pago, aunque en la práctica para servicios pequeños el mismo documento hace las veces de ambos si indica la forma de pago y la fecha en que se abona.

¿Qué campos lleva una factura de alquiler?

La factura de alquiler de local comercial o de vivienda para actividad económica sigue la misma estructura que cualquier factura ordinaria. El arrendador aplica IVA del 21% si es un local comercial, o exención si es vivienda. Añade también la retención de IRPF si corresponde (19% en arrendamientos de inmuebles). Indica el periodo de arrendamiento al que corresponde el cobro (por ejemplo, "mes de junio de 2026").

Errores en ejemplos de factura que llevan años circulando

Poner "IVA: 21%" sin desglosar la cuota

Mal. El IVA debe aparecer en cifra concreta, no solo como porcentaje. Ejemplo correcto: "IVA 21%: 210,00 €" sobre una base de mil.

Confundir "fecha de factura" con "fecha de operación"

Si prestas un servicio el día diez y facturas el quince, las dos fechas deben aparecer. No las mezcles.

Olvidar la mención del régimen especial

Si trabajas en recargo de equivalencia, en régimen simplificado, en agricultura, ganadería y pesca, o en otros regímenes especiales del IVA, debes mencionarlo explícitamente en la factura. Es obligatorio.

Usar "RE" sin saber qué es

El recargo de equivalencia (uno coma cuatro, cinco coma dos, cero coma cinco o uno coma setenta y cinco por ciento según tipo) lo aplican mayoristas que venden a minoristas en régimen de equivalencia. Si no lo eres, no lo pongas. Si lo eres, no te lo saltes.

Mi consejo final sobre los ejemplos de factura

No copies ejemplos viejos sin actualizarlos. La normativa cambia, los formatos evolucionan, los requisitos se endurecen. Lo que era válido en dos mil veinte puede no serlo en dos mil veintiséis, sobre todo con Verifactu encima de la mesa.

Mi recomendación práctica: descarga una plantilla actualizada, personalízala con tu logo y datos, revisa que tiene todos los campos obligatorios que te he ido listando y úsala. Si tu volumen crece, plantéate software de facturación. Y si una factura te genera duda, no la envíes hasta haberla revisado contra esta guía.

Una buena factura habla de ti antes de que tú abras la boca con el cliente. Cuídala.

Descarga el ejemplo de factura actualizado a 2026 y empieza a emitir con la tranquilidad de estar cumpliendo todo lo que toca.

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