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Qué debe incluir una factura en España en 2026
La normativa española es clara: una factura válida debe contener una serie de datos obligatorios sin excepción. Si falta alguno, Hacienda puede impugnar la factura y tú perderías el derecho a deducir el IVA o el gasto correspondiente. Así que antes de enviar una factura, asegúrate de que tiene todo esto:
- Número y serie de factura: correlativo y sin saltos. Una vez asignado un número, no puede modificarse.
- Fecha de expedición.
- Nombre y apellidos o razón social del emisor + NIF/NIE/CIF.
- Nombre y apellidos o razón social del receptor + NIF si es empresa o profesional.
- Descripción de los bienes o servicios con suficiente detalle.
- Base imponible, tipo de IVA aplicado e importe del IVA por separado.
- Retención de IRPF si aplica (generalmente 15% para autónomos, 7% en los primeros años de actividad).
- Total a pagar.
Diferencias entre factura simple, proforma y rectificativa
Factura ordinaria: la que emites cuando terminas un trabajo o entregues un producto. Tiene número de factura correlativo y es el documento definitivo que debes incluir en tu declaración trimestral de IVA.
Factura proforma: un presupuesto formal que parece una factura pero no tiene validez fiscal. Se usa para que el cliente sepa exactamente cuánto va a pagar antes de confirmar el trabajo. No tiene número de factura oficial y no se incluye en las liquidaciones de IVA.
Factura rectificativa: se emite cuando hay un error en una factura ya emitida o cuando hay que aplicar un descuento o devolución posterior. Debe hacer referencia expresa a la factura original que corrige.
Cómo gestionar tus facturas de forma eficiente como autónomo
Una plantilla de Excel bien organizada puede ser suficiente si facturas pocas veces al mes. Pero si tu volumen crece, el tiempo que ahorras con una solución de facturación automatizada se rentabiliza rápidamente.
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IVA en facturas de autónomos: tipos vigentes en 2026
- IVA general: 21% — para la mayoría de servicios profesionales (consultoría, marketing, diseño, programación, etc.).
- IVA reducido: 10% — hostelería, restauración, transporte de viajeros, algunas obras de rehabilitación.
- IVA superreducido: 4% — libros, prensa, medicamentos, alimentos de primera necesidad.
- Exento de IVA: servicios educativos, sanitarios (con condiciones), financieros, seguros. Si prestas servicios a clientes de otros países de la UE con NIF europeo, también puedes emitir sin IVA (inversión del sujeto pasivo).
Cómo elegir la plantilla de factura adecuada según tu actividad
No existe una única plantilla de factura válida para todos los casos. El modelo que necesitas depende de tu tipo de actividad, de quién es tu cliente y de qué situación fiscal aplica. A continuación te explico cuándo usar cada uno de los seis modelos que hemos incluido en esta página, con los detalles concretos que cambian en cada situación.
Factura simple: para servicios sin retención ni IVA complejo
La plantilla de factura simple es el modelo más básico y directo. Está pensada para situaciones en las que cobras por un servicio o producto, aplicas IVA al 21% y no tienes retención de IRPF porque tu cliente es un particular o una empresa que no retiene. Por ejemplo: si vendes artesanía, haces fotografías a particulares, impartes talleres de formación no reglada o vendes productos en ferias y mercados.
Esta plantilla incluye los campos mínimos exigidos por el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012): número, fecha, datos del emisor y receptor, descripción del servicio, base imponible, tipo de IVA e importe total. No lleva línea de IRPF porque no aplica en estos casos.
Factura con IVA e IRPF: la más habitual para profesionales
Si eres autónomo que presta servicios a empresas o a otros autónomos —diseñador, programador, consultor, copywriter, abogado, arquitecto, traductor— esta es tu plantilla de referencia. Incluye el desglose completo de base imponible, IVA al 21% y retención de IRPF. El resultado es el importe neto que el cliente debe transferirte: base + IVA - retención.
El tipo de retención habitual es el 15%, pero si llevas menos de tres años en tu actividad y cumples los requisitos, puedes aplicar el 7% reducido. Recuerda que esta reducción hay que comunicarla al cliente y que Hacienda puede pedirte justificación. Consulta con tu asesor antes de cambiar el porcentaje.
Factura proforma: para presupuestos formales antes del encargo
La factura proforma tiene apariencia de factura pero no genera ninguna obligación fiscal. Su función es ofrecer al cliente un documento formal con el precio exacto, condiciones de pago y descripción del trabajo, de modo que pueda aprobarlo internamente o conseguir financiación antes de confirmar el encargo. Se usa mucho en exportación, importación y servicios de alto valor.
Lo más importante al usar esta plantilla: incluye siempre el texto "FACTURA PROFORMA — No válida a efectos fiscales" en un lugar visible. Nunca le asignes un número de factura oficial. Cuando el cliente confirme el trabajo, emite la factura ordinaria correspondiente con su número correlativo.
Factura rectificativa: para corregir errores o aplicar abonos
Si has emitido una factura con datos erróneos (importe equivocado, NIF incorrecto, descripción errónea) o necesitas devolver dinero a un cliente, tienes que emitir una factura rectificativa. Esta plantilla incluye el campo de referencia a la factura original, que es obligatorio según la normativa.
La factura rectificativa tiene su propio número correlativo dentro de una serie diferente (habitualmente la serie "R"). Puedes rectificar por sustitución —emitiéndola completa con los datos correctos— o por diferencia —indicando solo el importe que corrige a la factura original. La primera opción es más clara y reduce confusiones con tu gestor.
Factura internacional: operaciones intracomunitarias y exportaciones
Cuando facturas a un cliente en otro país de la Unión Europea que tiene NIF intracomunitario registrado en el VIES (el registro europeo de operadores), la operación está exenta de IVA por inversión del sujeto pasivo. La plantilla de factura internacional incluye los campos adicionales necesarios: NIF intracomunitario del cliente (empieza por el código de país, ej. DE para Alemania, FR para Francia), la mención obligatoria "Exento de IVA — Art. 25 de la Ley del IVA" y el importe en euros o en la divisa acordada.
Si facturas fuera de la UE (exportación), la operación también está exenta, pero el tratamiento es diferente. En ese caso indica "Exportación — Art. 21 de la Ley del IVA". Te recomendamos confirmar con tu asesor el tratamiento correcto según el tipo de bien o servicio y el país de destino.
Plantilla de presupuesto: antes de convertirse en factura
El presupuesto no es una factura ni tiene valor fiscal, pero es el documento que da inicio a la relación comercial. Una plantilla de presupuesto bien hecha recoge el alcance del trabajo, el precio desglosado, las condiciones de pago, el plazo de ejecución y la validez de la oferta. Cuando el cliente lo aprueba —idealmente por escrito—, emites la factura con los mismos datos.
Para proyectos de más de 6.000 €, la aceptación del presupuesto por escrito (email incluido) puede protegerte legalmente si hay disputas posteriores. Inclúyelo siempre en tu flujo de trabajo.
Verifactu 2026: qué cambia en la facturación electrónica y cómo afecta a las plantillas
Verifactu: lo que tienes que saber antes de finales de 2026
La Ley Antifraude (Ley 11/2021) obliga a utilizar sistemas de facturación que garanticen la integridad e inmutabilidad de cada factura emitida. El reglamento Verifactu desarrolla esta obligación. Su despliegue está en marcha y afecta principalmente a quienes usan software de facturación comercial, no a quienes rellenan plantillas manualmente.
- Grandes empresas con ingresos superiores a 6 millones €/año: obligadas desde enero de 2024.
- Resto de empresas y autónomos: plazo hasta el 1 de julio de 2025 para adaptar su software (prorrogado en algunos sectores; verifica en la AEAT).
- Si usas plantillas de Word o Excel y no tienes software de facturación, técnicamente no estás obligado a Verifactu, pero sí a conservar tus facturas durante al menos 4 años (plazo de prescripción general) y hasta 10 años si hay activos amortizables.
- Si el volumen de tu negocio crece, considera adoptar un software homologado antes de alcanzar los umbrales que te hagan obligatoria la adaptación.
La facturación electrónica B2B también avanza: el proyecto de Ley Crea y Crece, aprobado en 2022, contempla la obligatoriedad de la factura electrónica entre empresas y autónomos cuando los desarrollos técnicos estén listos. A día de hoy (junio 2026) el reglamento técnico definitivo sigue pendiente de publicación. Mientras tanto, la factura en PDF enviada por correo electrónico sigue siendo válida si el receptor la consiente, lo que es habitual en la práctica.
"Una plantilla de Excel o Word es perfectamente válida a efectos legales en España en 2026, siempre que contenga los datos obligatorios del Reglamento de Facturación. La obligatoriedad de software específico depende del volumen de negocio y del tipo de cliente." — Interpretación del Reglamento de Facturación (RD 1619/2012) y Ley Antifraude 11/2021
Plantillas de factura por sector: qué modelo usar en cada caso
A continuación te muestro las combinaciones más habituales según el tipo de actividad. No es una lista exhaustiva ni sustituye el consejo de un asesor fiscal, pero cubre los casos más frecuentes entre autónomos en España.
Freelance digital (diseño, programación, marketing)
Usa la plantilla con IVA 21% + IRPF 15% (o 7% si eres nuevo autónomo). Si facturas a clientes de la UE con NIF intracomunitario, usa la plantilla internacional sin IVA. El IRPF solo aplica en facturas a empresas y autónomos españoles, nunca a clientes extranjeros.
Hostelería y restauración
El IVA general de los servicios de restauración es el 10% desde 2016. Las bebidas alcohólicas tributan al 21%. Si tu establecimiento ofrece ambos conceptos en la misma factura, desglosa las líneas con sus tipos correspondientes. No aplica retención de IRPF en facturas a particulares.
Profesionales sanitarios (médicos, fisioterapeutas, psicólogos)
Los servicios médicos y sanitarios están exentos de IVA cuando cumplen los requisitos del artículo 20 de la LIVA. Esta exención es objetiva (depende del servicio, no del profesional). Consulta con tu gestor qué servicios concretos están exentos en tu caso. La factura debe indicar "Exento IVA — Art. 20.Uno.3.º LIVA".
Docentes y formadores
La formación reglada oficial está exenta de IVA. La formación no reglada (cursos privados, talleres, clases particulares) tributa al 21% con carácter general. Si impartes formación bonificada a través de FUNDAE, hay condiciones específicas. El IRPF aplica si facturas a empresas en España.
Artesanos y vendedores en ferias
Si vendes a particulares, no tienes obligación de emitir factura a menos que el cliente la solicite. En ese caso usa la plantilla simple sin retención de IRPF. Si estás en régimen de recargo de equivalencia (compras productos para revender), no cobras IVA separado: el proveedor ya lo incluye en tu precio de compra.
Constructores y reformistas
Las obras de reforma en viviendas habituales aplican IVA al 10%. Las obras nuevas, al 21%. Las obras de rehabilitación con determinados requisitos también pueden tributar al 10%. Consulta siempre con tu gestor en proyectos de obra porque las condiciones exactas dependen del tipo de trabajo y del uso del inmueble.
Comparativa de formatos: Excel vs. Word vs. PDF para tus facturas
Los tres formatos tienen sus ventajas. El formato que elijas depende de cómo trabajas y de qué espera tu cliente. Aquí tienes las diferencias prácticas:
| Criterio | Excel (.xlsx) | Word (.docx) | |
|---|---|---|---|
| Cálculo automático | Sí — fórmulas para IVA, IRPF y total | No — debes calcular a mano | No (si es estático) |
| Facilidad de edición | Alta si sabes moverte por celdas | Muy alta — igual que escribir texto | Baja — necesitas Adobe Acrobat o similar |
| Aspecto profesional | Bueno con maquetación adecuada | Muy bueno — control total del diseño | Excelente — aspecto final igual al diseño |
| Envío al cliente | Exporta a PDF antes de enviar | Exporta a PDF antes de enviar | Listo para enviar directamente |
| Riesgo de modificación | El cliente puede modificar el original | El cliente puede modificar el original | Muy bajo si está protegido |
| Registro de facturas | Fácil — añades filas al libro de facturas | Complicado — un archivo por factura | Complicado — un archivo por factura |
| Ideal para | Autónomos que gestionan su propio libro de facturas | Facturas puntuales con mucho texto descriptivo | Envío final al cliente tras generar desde Excel/Word |
La recomendación práctica para la mayoría de autónomos: trabaja en Excel para calcular y registrar, convierte a PDF antes de enviar al cliente. Así tienes lo mejor de ambos mundos.
Estructura de una factura completa: campo por campo
Para que no haya dudas, aquí tienes el desglose de todos los campos con una explicación de qué poner exactamente en cada uno:
| Campo | Qué poner | Obligatorio |
|---|---|---|
| Número de factura | Serie + número correlativo. Ej: "2026-001", "F2026/0045". Nunca puede repetirse. | Sí |
| Fecha de expedición | Fecha en que emites la factura. Debe ser igual o posterior a la fecha de la operación. | Sí |
| Fecha de operación | Fecha en que se prestó el servicio o entregó el bien, si es diferente a la expedición. | Si difiere de la expedición |
| Datos del emisor | Nombre completo o razón social, NIF/CIF, dirección fiscal completa. | Sí |
| Datos del receptor | Nombre completo o razón social, NIF/CIF. Sin NIF si es un particular que no lo solicita explícitamente. | Sí (NIF del receptor solo si es empresa o profesional) |
| Descripción | Detalla el servicio o producto con suficiente precisión. "Servicios de diseño" es demasiado vago. "Diseño de identidad corporativa para el proyecto X — 40 horas" es correcto. | Sí |
| Base imponible | El precio del servicio antes de aplicar impuestos. Puede haber varias bases si hay distintos tipos de IVA. | Sí |
| Tipo de IVA | 4%, 10% o 21% según el tipo de bien o servicio. O "Exento" con referencia legal. | Sí |
| Cuota de IVA | El resultado de aplicar el porcentaje a la base. Ej: 1.000 € × 21% = 210 €. | Sí |
| Retención IRPF | 7% o 15% aplicado sobre la base imponible, no sobre el total con IVA. Ej: 1.000 € × 15% = 150 €. | Solo si aplica (servicios profesionales a empresas/autónomos) |
| Total a pagar | Base + IVA - Retención. Es lo que el cliente transfiere al autónomo. | Sí |
| Forma y plazo de pago | No es obligatorio por ley pero es muy recomendable: transferencia bancaria, número de cuenta IBAN, plazo (30 días, etc.). | Recomendado |
Numeración de facturas: la serie correlativa que no puede tener huecos
Uno de los errores más frecuentes entre autónomos es gestionar mal la numeración de facturas. La ley exige que sea correlativa dentro de cada ejercicio fiscal, sin saltos ni repeticiones. Si emites la factura número 15 y el siguiente número que usas es el 18, Hacienda puede interpretar que hubo facturas no declaradas y abrir una inspección.
Lo más habitual es usar el año como prefijo: F2026-001, F2026-002, etc. Cuando empieces el año siguiente, la serie puede resetear: F2027-001. También puedes usar series separadas por tipo de actividad o por tipo de cliente: "A" para personas físicas y "B" para empresas, o "I" para facturas intracomunitarias.
Si anulaas una factura por error (algo que en teoría no se puede hacer: las facturas deben corregirse con rectificativas, no eliminarse), lo correcto es emitir la factura rectificativa correspondiente, no borrar el número. En la práctica, si llevas el libro de facturas en Excel, nunca elimines filas: marca la factura como anulada y emite la rectificativa en la misma tabla.
"La ausencia de correlatividad en la numeración de facturas es uno de los indicios que más llama la atención en una comprobación tributaria. Una serie sin huecos y bien documentada es la primera línea de defensa ante cualquier requerimiento de Hacienda." — Criterio habitual en asesorías fiscales especializadas en autónomos
Cuánto tiempo tienes que conservar las facturas
La normativa española establece varios plazos de conservación dependiendo del tipo de documento y de para qué sirva. Aquí tienes los más relevantes para autónomos:
- 4 años: plazo general de prescripción fiscal. A efectos del IRPF e IVA, Hacienda puede revisar hasta 4 años atrás. Debes conservar todas las facturas emitidas y recibidas durante este período.
- 5 años: plazo del Código de Comercio para libros de contabilidad y facturas con efectos mercantiles.
- 10 años: si tienes activos amortizables (maquinaria, ordenadores, vehículos), conserva las facturas de compra durante todo el período de amortización más los 4 años de prescripción fiscal.
- Sin límite definido: para documentos que acrediten derechos o propiedades (contratos de compra de inmuebles, por ejemplo) conviene conservarlos indefinidamente.
Las facturas en formato electrónico (PDF enviado por correo) tienen exactamente el mismo valor legal que el papel, siempre que el receptor las acepte, lo que ocurre de forma implícita cuando se utiliza el correo electrónico sin objeción. Guárdalas en una carpeta organizada por año y trimestre, con copia de seguridad en la nube.
Preguntas frecuentes sobre plantillas de factura
"La plantilla de factura más eficiente es la que tu cliente entiende a la primera y la que tú puedes rellenar en menos de tres minutos. El formato importa menos que la claridad y la completitud de los datos." — Buenas prácticas de gestión para autónomos
Cómo organizar tu archivo de facturas sin volverte loco
Muchos autónomos pierden tiempo buscando facturas cuando llega el trimestre o cuando el gestor las pide. Con una estructura sencilla de carpetas y un libro de registro en Excel, puedes tener todo bajo control en menos de diez minutos de trabajo semanal.
La estructura recomendada para tu almacenamiento de facturas:
- Carpeta principal: "Facturas 2026"
- Subcarpetas por trimestre: "T1 enero-marzo", "T2 abril-junio", etc.
- Dentro de cada trimestre: "Emitidas" y "Recibidas"
- Nombre de archivo: "F2026-045_NombreCliente_1000EUR.pdf"
Además del archivo de facturas individuales, mantén un libro de registro en Excel con una fila por factura: número, fecha, cliente, base imponible, IVA, IRPF, total cobrado, fecha de cobro y estado (pendiente/cobrada/rectificada). Este libro es lo que necesitarás para rellenar el modelo 303 de IVA y el modelo 130 de pagos fraccionados de IRPF cada trimestre.
Si quieres evitar tener que hacer esto manualmente, existen herramientas online gratuitas o de bajo coste específicas para autónomos españoles que automatizan el libro de facturas y los modelos trimestrales. Antes de contratar cualquier servicio de pago, compara al menos tres opciones y verifica que están actualizadas con los cambios normativos de 2026.