Modelo de factura en 2026: qué debe llevar, tipos y cómo rellenarlo

Un modelo de factura completa es válido en España cuando recoge el número (y la serie, si usas series); la fecha de expedición; nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio del que emite y del que recibe; la descripción de la operación con su base imponible; el tipo de IVA aplicado y la cuota repercutida por separado; la fecha de la operación cuando no coincide con la de expedición; y la mención legal que toque si la operación va exenta, con inversión del sujeto pasivo o dentro de un régimen especial. Ese listado sale del artículo 6 del Real Decreto 1619/2012, el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Lo demás (logo, colores, IBAN, condiciones de pago, notas de agradecimiento) suma para tu imagen, pero no decide si el documento sirve ante Hacienda.

Antes de seguir, una advertencia que te conviene leer: esto es una guía divulgativa, no asesoramiento fiscal personalizado. La normativa tributaria tiene muchos matices según tu actividad, tu régimen y tu comunidad autónoma, y una respuesta genérica puede no encajar en tu caso. Contrasta siempre con la sede electrónica de la Agencia Tributaria y, si vas a tomar una decisión con dinero de por medio (aplicar una exención, dejar de repercutir IVA, cambiar tu tipo de retención), consulta antes con una asesoría o un gestor colegiado. Un error de criterio repetido durante un año de facturación cuesta bastante más que una consulta.

Esta guía te lleva por el modelo campo a campo: los tipos de factura, los casos de IVA y de retención que cambian el total, tres ejemplos con los números resueltos, los plazos de expedición y conservación, las particularidades de Canarias, Ceuta y Melilla y el estado real de Verifactu y de la factura electrónica. Si lo que buscas es la plantilla lista para rellenar, la tienes en la plantilla de factura para autónomos; aquí te explicamos qué poner en cada casilla y por qué.

Lo que vas a encontrar en esta guía

• Qué es un modelo de factura y qué datos exige el artículo 6 del Real Decreto 1619/2012
• Cómo rellenar la plantilla casilla a casilla, con ejemplos de cálculo de IVA y retención
• Diferencias entre factura completa, simplificada, rectificativa, proforma y albarán
• Qué mención poner cuando la factura va sin IVA: exención, inversión del sujeto pasivo, clientes de la UE y exportaciones
• Qué cambia si facturas desde Canarias, Ceuta o Melilla
• Plazos de expedición, envío, cobro y conservación
• Qué formato elegir (Word, Excel, PDF o programa) y cómo adaptar el modelo a tu sector
• Dónde están Verifactu, la factura electrónica entre empresas y FACe
• Una lista de comprobación antes de enviar cada factura y las preguntas frecuentes

Qué es un modelo de factura y por qué deberías cuidarlo

Un modelo de factura es la plantilla base que usas para emitir todas tus facturas. Es la estructura, el diseño, los campos que llevará cada documento que mandes a un cliente. Algunos lo llaman "formato de factura", otros "plantilla". El concepto es el mismo: un documento maestro a partir del cual generas las facturas concretas.

¿Por qué importa? Por tres razones. La primera, legal: si tu modelo no incluye todos los campos obligatorios, todas las facturas que salgan de él nacen defectuosas y tu cliente puede tener problemas para deducirse el gasto. La segunda, operativa: un buen modelo te ahorra tiempo (cálculos automáticos, numeración correlativa, datos pregrabados). La tercera, de imagen: la factura es uno de los pocos documentos que tus clientes leen con atención (porque tienen que pagar). Si la abren y se encuentran algo cutre, queda en su cabeza. Si la abren y ven algo limpio y bien presentado, también.

Una plantilla no hace válida una factura: la hace válida su contenido. Word, Excel o un programa son solo el soporte; lo que se comprueba es que estén todos los datos del artículo 6 del Reglamento de facturación y que la numeración sea correlativa.

Campos obligatorios de un modelo de factura en España (2026)

Te lo dejamos como lista chequeable. Los bloques de identificación, datos de la factura, detalle, cálculos y menciones salen del artículo 6 del Real Decreto 1619/2012 para la factura completa; el último bloque es recomendable, no obligatorio.

Identificación del emisor

• Nombre y apellidos completos o razón social (no vale solo "Juan": tiene que figurar el nombre completo tal como consta en Hacienda)
• NIF, o NIF-IVA si la operación es intracomunitaria
• Domicilio: calle, número, código postal, localidad y provincia

Identificación del destinatario

• Nombre y apellidos o razón social del cliente, con la forma jurídica si es una sociedad
• NIF del cliente, o su NIF-IVA si es una empresa de otro país de la UE
• Domicilio del cliente

Si el cliente es un particular que no quiere darte sus datos, la alternativa legal no es dejar casillas en blanco: es emitir factura simplificada cuando el importe y la actividad lo permiten.

Datos identificativos de la factura

• Número de factura (correlativo, sin saltos dentro de la misma serie)
• Serie (si usas varias, por ejemplo A, B y R para rectificativas)
• Fecha de expedición
• Fecha de la operación, si es distinta de la de expedición

Detalle de la operación

• Descripción de los bienes o servicios, con los datos necesarios para calcular la base imponible
• Cantidad y precio unitario sin impuesto
• Descuentos o rebajas que no estén incluidos en ese precio unitario

Cálculos fiscales

• Base imponible
• Tipo de IVA aplicado (21 %, 10 % o 4 %)
• Cuota de IVA repercutida, consignada por separado
• Retención de IRPF si procede: 15 % con carácter general y 7 % en el año de alta y los dos siguientes para profesionales que empiezan. No es un requisito del reglamento de facturación, pero si tu cliente tiene que retener, debe figurar para que el total cuadre
• Total a pagar

Menciones especiales, solo cuando proceden

• La exención aplicada, con referencia al artículo de la Ley del IVA o de la Directiva que la ampara
• "Facturación por el destinatario", si la factura la expide tu cliente en tu nombre
• "Inversión del sujeto pasivo"
• "Régimen especial del criterio de caja"
• "Régimen especial de los bienes usados", "de objetos de arte" o "de antigüedades y objetos de colección"
• "Régimen especial de las agencias de viajes"

Información de pago (recomendable)

• Forma de pago (transferencia, domiciliación, tarjeta, efectivo dentro del límite legal)
• Fecha de vencimiento
• IBAN si cobras por transferencia

Estos últimos datos no los exige el reglamento, pero reducen los retrasos de cobro. Si falta alguno de los obligatorios, la factura es defectuosa: tu cliente puede ver rechazada la deducción del IVA o del gasto, y tú te expones a las sanciones por incumplir las obligaciones de facturación del artículo 201 de la Ley General Tributaria, que tienes resumidas más abajo. La guía de datos obligatorios en una factura desarrolla cada punto.

Campo a campo: cómo rellenar la plantilla sin fallar

Vamos por la plantilla en el mismo orden en que la vas a rellenar. Si sigues esta secuencia, no te dejas nada.

1. Cabecera: la palabra "Factura" y el número

Escribe la palabra "Factura" de forma visible. Justo debajo, el número. La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie y sin huecos: si emites la 2026/014, la siguiente es la 2026/015, aunque la 014 se la mandes a un cliente que luego no te paga. Un hueco en la serie llama la atención en cualquier comprobación, porque sugiere que hay una factura emitida y no declarada. Si te equivocas al numerar, no borres: emite rectificativa.

2. Series: cuándo necesitas más de una

Con una sola serie te vale para casi todo. Necesitas series separadas de forma obligatoria en algunos supuestos concretos: las facturas rectificativas (típicamente serie R), las que expide el destinatario por acuerdo de autofacturación, las expedidas por un tercero en tu nombre y las emitidas por sucursales o establecimientos con facturación separada. Y las puedes usar de forma voluntaria para ordenar tu negocio: serie A para consultoría, serie B para formación, serie E para exportación. Cada serie lleva su propio contador correlativo.

3. Fechas: expedición y operación

Son dos casillas distintas y mucha gente las confunde. La fecha de expedición es el día en que creas el documento. La fecha de operación es el día en que entregaste el bien o terminaste el servicio. Solo tienes que indicar la segunda si es diferente de la primera, pero como casi siempre lo es, ponla siempre y te olvidas del problema. De la fecha de operación depende el trimestre en que se declara el IVA, así que una fecha mal puesta te descuadra el modelo 303.

4. Datos de las dos partes

Tuyos: nombre y apellidos completos o razón social exacta tal como figura en el registro, NIF y domicilio fiscal completo. Del cliente: lo mismo. Si el cliente es una sociedad, la razón social con su forma jurídica ("Comercial Aranda, S.L.", no "Comercial Aranda"). Si es un particular, pide igualmente nombre, apellidos, NIF y domicilio; si no quiere darlos y el importe y la actividad lo permiten, la vía es la factura simplificada. Si es una empresa de otro país de la UE, necesitas su NIF-IVA y comprobarlo en el censo VIES antes de emitir, no después.

5. Conceptos: describe de verdad

"Servicios profesionales" es la descripción que más problemas causa. Hacienda puede rechazar la deducción del gasto a tu cliente por descripción insuficiente, y entonces tu cliente te llama a ti. Describe qué, cuánto y cuándo: "Redacción de 12 artículos SEO de 1.500 palabras para el blog corporativo, entregados entre el 1 y el 30 de junio de 2026". Cuesta treinta segundos más y evita conversaciones incómodas.

6. Base imponible, IVA, retención y total

El orden de cálculo es siempre el mismo: sumas los conceptos y obtienes la base imponible; sobre la base aplicas el IVA y lo sumas; sobre la misma base aplicas la retención de IRPF si procede y la restas. La retención nunca se calcula sobre el total con IVA. Ejemplo con cifras redondas: base 1.000 €, IVA 21 % = 210 €, retención 15 % = 150 €, total a cobrar 1.060 €. Ese es el importe que te entra en el banco; los 150 € los ingresa tu cliente en tu nombre y te los descuenta en la renta.

7. Pie: pago, plazo y menciones legales

IBAN, forma de pago y plazo. Sobre el plazo, ojo: la Ley 3/2004 fija un máximo de 60 días naturales entre empresas, y la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público marca 30 días para las Administraciones públicas. Si una empresa cliente te impone 90 días, ese pacto no es válido. Y si la operación lleva alguna particularidad (exención, inversión del sujeto pasivo, régimen especial de bienes usados, criterio de caja), la mención va aquí, escrita con todas las letras.

La retención se calcula siempre sobre la base imponible, nunca sobre el total con IVA. Si en tu hoja la fórmula de la retención apunta a la celda del total, todas tus facturas saldrán mal por la misma diferencia.

Tipos de modelo de factura según el caso

No existe un solo modelo de factura. Dependiendo de la operación, la cuantía y el tipo de cliente, tendrás que usar uno u otro. Estos son los cuatro modelos que más se usan:

Factura ordinaria o completa

Es la que vale para casi todo. Lleva todos los datos del emisor y del receptor, descripción detallada, IVA, IRPF si aplica, y total. Se usa para operaciones entre empresas, entre autónomos, o cuando el importe supera los 400 euros.

Factura simplificada

Es la versión "ligera" de la factura. Sustituye al antiguo ticket. La puedes emitir cuando el importe no supera 400 euros (IVA incluido) o, en las actividades que enumera el artículo 4 del Reglamento de facturación (comercio minorista, hostelería, transporte de personas y peluquerías, entre otras), hasta 3.000 euros. No requiere los datos del cliente, lo que la hace más rápida de emitir. Tienes casos resueltos en el modelo de factura simplificada con ejemplo.

Factura rectificativa

Se emite para corregir errores en una factura ya emitida o para reflejar devoluciones, descuentos posteriores, anulaciones. Debe llevar numeración propia (habitualmente serie R) y hacer referencia clara a la factura original que rectifica. Lo desarrollamos en la guía de la factura rectificativa.

Factura proforma

No es una factura real, es un presupuesto formal. No tiene efectos fiscales: no se contabiliza, no genera obligación de IVA. Se usa para que el cliente confirme una oferta antes del trabajo. Cuando el trabajo se ejecuta, se emite la factura definitiva. Tienes ejemplos en el modelo de factura proforma.

Factura simplificada: los límites de 400 € y 3.000 €

La factura simplificada sustituyó al viejo ticket en 2013 y tiene dos umbrales que conviene tener claros. El general: puedes emitirla cuando el importe total, con IVA incluido, no supera los 400 €. El ampliado: llega hasta 3.000 €, IVA incluido, en una lista tasada de actividades que recoge el artículo 4 del Reglamento de facturación. Entre ellas están las ventas al por menor, las ventas o servicios a domicilio, el transporte de personas, la hostelería y la restauración, las salas de baile y discotecas, las peluquerías e institutos de belleza, el uso de instalaciones deportivas, el revelado de fotografías, los aparcamientos, las tintorerías y lavanderías y los peajes de autopista.

Contenido mínimo de una simplificada: número y serie, fecha de expedición, fecha de operación si es distinta, NIF y nombre del emisor, descripción de lo vendido, tipo impositivo y la expresión "IVA incluido" o la cuota desglosada, y el total. No hace falta identificar al cliente. Si vendes en mostrador, puedes partir de la plantilla de factura simplificada.

Aquí llega el detalle que resuelve la mitad de las discusiones en un mostrador: si el cliente quiere deducirse el IVA, la simplificada normal no le sirve. Necesita una simplificada cualificada, que añade el NIF y el domicilio del destinatario y la cuota de IVA repercutida por separado. Por eso, cuando alguien te dice "ponme factura con mis datos", lo que te está pidiendo es exactamente eso. Y hay operaciones donde no puedes usar simplificada de ninguna manera: entregas intracomunitarias, ventas a distancia, exportaciones y operaciones con inversión del sujeto pasivo.

Rectificativa, anulación, proforma y albarán: cuatro documentos que la gente mezcla

Factura rectificativa

Es el único mecanismo legal para corregir una factura ya emitida. La regula el artículo 15 del Reglamento de facturación y procede cuando falta un dato obligatorio, cuando el importe está mal calculado, cuando hay una devolución o un descuento posterior y cuando la operación queda sin efecto. Debe identificar la factura original que rectifica, explicar el motivo y expresar la rectificación, bien indicando el importe corregido, bien indicando la diferencia. Puedes emitirla mientras no hayan pasado cuatro años desde el devengo del impuesto, y un solo documento puede rectificar varias facturas siempre que las identifique todas. Si necesitas el formato, parte de la plantilla de factura rectificativa.

La anulación que no existe

No hay ninguna figura llamada "factura anulada" en la normativa. Borrar una factura del programa, cambiarle el importe o reutilizar su número son prácticas que te colocan en terreno sancionable. Si una operación se cae entera, emites una rectificativa por el total, con importe negativo o dejando la base a cero, y ese documento queda en tu registro para siempre. Un número de factura emitido no vuelve a usarse jamás.

Proforma

Documento informativo con aspecto de factura que sirve para que el cliente vea el importe antes de comprometerse, o para gestiones aduaneras. No devenga IVA, no se contabiliza, no se registra y no permite deducir nada. Ponle la palabra "PROFORMA" bien grande y numérala en una serie propia que no se mezcle con la fiscal. Cuando el cliente acepta y la operación se ejecuta, emites la factura de verdad.

Albarán

Justifica la entrega de mercancía o la prestación de un servicio, con firma del receptor. Es una prueba excelente de que el trabajo se hizo, y por eso conviene guardarlo, pero no es una factura ni sustituye a ninguna. Muchos negocios entregan con albarán durante el mes y luego emiten una factura recapitulativa mensual: es una práctica correcta y legal. Las diferencias con el recibo las tienes en factura, albarán y recibo.

Cuándo llevas IVA y cuándo no

Esta es la parte donde más gente se equivoca, porque no basta con saber tu tipo: hay que saber qué frase escribir cuando no repercutes. Una factura sin IVA y sin mención justificativa es una factura incompleta, y quien la recibe puede tener problemas para deducir el gasto.

Los tres tipos vigentes

En 2026 siguen en vigor el tipo general del 21 %, el reducido del 10 % y el superreducido del 4 %. La rebaja temporal que llevó los alimentos básicos al 0 % y al 5 % terminó y esos productos volvieron a sus tipos habituales del 4 % y el 10 %. Si tu plantilla todavía tiene un desplegable con el 5 % o el 0 % heredado de aquella época, quítalo: es una fuente de errores. Para los cálculos paso a paso tienes la guía de cómo calcular el IVA en tus facturas.

Exenciones

El artículo 20 de la Ley del IVA recoge las exenciones interiores: asistencia sanitaria prestada por profesionales médicos, educación reglada, operaciones de seguro, determinadas operaciones financieras, segundas entregas de edificaciones. Si estás en alguna, tu factura no lleva IVA pero sí lleva la mención "Operación exenta de IVA conforme al artículo 20 de la Ley 37/1992". Y una advertencia práctica: la exención sanitaria cubre el diagnóstico y el tratamiento, no los servicios estéticos sin finalidad terapéutica. Si haces ambas cosas, separa los conceptos en la factura.

Inversión del sujeto pasivo

Hay operaciones en las que el IVA lo declara quien recibe la factura, no quien la emite. Las más habituales: ejecuciones de obra para la construcción o rehabilitación de edificaciones y la urbanización de terrenos entre empresarios, entregas de chatarra y residuos, oro de inversión y entregas de teléfonos móviles, consolas, ordenadores portátiles y tabletas cuando el cliente es revendedor o, si no lo es, cuando el importe total de la factura supera 10.000 € sin IVA. Tu factura sale con base imponible, sin cuota de IVA y con la mención "Inversión del sujeto pasivo (artículo 84.Uno.2.º de la Ley 37/1992)".

Clientes en la Unión Europea y fuera

Si vendes bienes a una empresa de otro Estado miembro y esa empresa tiene NIF-IVA válido en VIES, la entrega va exenta. Si prestas servicios a una empresa de otro Estado miembro, la regla general es que la operación no se localiza en España y factura sin IVA con inversión del sujeto pasivo. Para ambas cosas necesitas estar dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios mediante el modelo 036 y presentar el modelo 349. Si el cliente europeo es un particular, no hay exención que valga: repercutes IVA español, salvo en los servicios digitales y en las ventas a distancia por encima del umbral comunitario, donde entran las reglas de la ventanilla única. Las ventas a países fuera de la UE van exentas como exportación (artículo 21 de la Ley del IVA), y conviene guardar el DUA de aduanas junto a la copia de la factura.

Canarias, Ceuta y Melilla: el modelo peninsular no sirve tal cual

El IVA no se aplica en Canarias, Ceuta ni Melilla. Si tu negocio está en Canarias, tus facturas llevan IGIC (Impuesto General Indirecto Canario), con su propia escala de tipos y sus propias exenciones, y el tipo general del IGIC es bastante más bajo que el 21 % del IVA. En Ceuta y Melilla se aplica el IPSI (Impuesto sobre la Producción, los Servicios y la Importación), cuyos tipos fijan las ordenanzas de cada ciudad. Una plantilla con la casilla "IVA 21 %" fija produce facturas mal hechas en esos territorios.

Tres ajustes prácticos

• Cambia la etiqueta y los tipos del impuesto antes de emitir la primera factura. No basta con escribir el porcentaje correcto en una casilla que dice "IVA".
• Venta de bienes desde la península a un cliente canario: a efectos del IVA se trata como una exportación, así que tu factura sale sin IVA español y con la mención de exención correspondiente; el IGIC y los trámites de importación corren por cuenta del destino.
• Servicios: tienen reglas de localización propias que no siempre siguen la lógica de los bienes. Antes de facturar el primer servicio a un cliente de Canarias, Ceuta o Melilla, confirma con tu asesor dónde tributa.

Los tipos del IGIC y del IPSI cambian con cierta frecuencia: consúltalos en la web de la Agencia Tributaria Canaria o en las ordenanzas fiscales de Ceuta y Melilla en lugar de copiarlos de una plantilla antigua.

Retención de IRPF y recargo de equivalencia: lo que cambia el total

La retención de IRPF solo aparece cuando eres profesional (epígrafes de la sección segunda del IAE, básicamente) y facturas a otro empresario, profesional o sociedad establecido en España. Si facturas a un particular, no retienes. Si facturas a un cliente extranjero, tampoco. Y si tu actividad es empresarial (sección primera: comercio, hostelería, transporte), la retención no pinta nada en tu factura.

El tipo general es el 15 %. Los autónomos que se dan de alta por primera vez pueden aplicar el 7 % en el año de inicio de la actividad y en los dos siguientes, siempre que no hubieran ejercido actividad profesional en el año anterior al alta. Es una opción, no una obligación: si prefieres el 15 % desde el primer día para no llevarte un susto en la declaración de la renta, puedes hacerlo.

El recargo de equivalencia es otra cosa distinta y funciona al revés: no lo pones tú en tus facturas de venta, lo pone tu proveedor en las que tú recibes si eres comerciante minorista persona física que vende a particulares sin transformar el producto. A cambio, no presentas declaraciones de IVA. Si tienes proveedores que no te lo aplican, avísales: eres tú quien tiene la obligación de comunicar que estás en ese régimen.

Tres ejemplos de factura rellenada, con los números

Los datos de las partes son inventados y solo sirven para ver cómo cuadra cada casilla. Los tipos de IVA y de retención son los generales; si tu actividad tiene otro tipo, cambia la línea correspondiente.

Ejemplo 1: profesional que factura a una empresa española

Una diseñadora gráfica que lleva varios años de alta factura a una sociedad un proyecto de identidad visual. Como es profesional y el cliente es una empresa establecida en España, la factura lleva IVA del 21 % y retención del 15 %.

La diseñadora recibe 1.590 €. Los 315 € de IVA los ingresa ella en su modelo 303 del trimestre; los 225 € de retención los ingresa la sociedad en su nombre a través del modelo 111, y ella se los descuenta en su declaración de la renta.

Ejemplo 2: el mismo trabajo para un particular

Si el cliente es una persona que no actúa como empresario ni profesional, desaparece la retención, porque un particular no está obligado a retener. La factura queda en base 1.500 €, IVA 315 € y total 1.815 €. Y si la diseñadora estuviera en su año de alta y hubiera optado por el 7 %, en el ejemplo 1 la retención bajaría a 105 € y el total subiría a 1.710 €; en el ejemplo 2 no cambiaría nada.

Ejemplo 3: servicio a una empresa de otro país de la UE

Mismo proyecto para una empresa con sede en Portugal y NIF-IVA válido en VIES. El servicio se entiende prestado en el país del cliente, así que la factura sale sin IVA español, y tampoco lleva retención porque el cliente no está establecido en España.

La operación se declara en el modelo 303 y en el 349, y necesitas estar dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios. Guarda la consulta a VIES con su fecha junto a la copia de la factura. Tienes el formato preparado en la plantilla de factura intracomunitaria.

Plazos de expedición, envío y conservación

Los plazos son de los pocos puntos donde la norma no deja margen de interpretación, y aun así se incumplen a diario.

Sobre la conservación, el criterio más prudente es guardar todo seis años, no cuatro. El plazo tributario general son cuatro años, pero el Código de Comercio te pide seis para la documentación mercantil, y una comprobación de bases imponibles negativas o de deducciones pendientes puede estirar mucho más el asunto. El almacenamiento digital vale, siempre que garantices legibilidad, autenticidad del origen e integridad del contenido durante todo el periodo. Una carpeta en la nube con copia local es una solución razonable si cumple esos tres requisitos; un pendrive suelto en un cajón, no. Y además de guardarlas, tienes que anotarlas: lo explicamos en el libro registro de facturas.

Diseño visual: cómo debe verse un buen modelo de factura

Aquí entramos en terreno más subjetivo, pero hay reglas que se cumplen siempre. Una buena factura, visualmente:

Tiene espacio en blanco

No la satures de información. Deja respiración. Los márgenes deben ser amplios (al menos 2 cm a cada lado). Si embutes todo el contenido contra los bordes, queda agobiante.

Usa una tipografía limpia

Arial, Calibri, Helvetica. Tamaño 10 o 11 para el texto general, 14-16 para titulares (como "FACTURA" o tu nombre de empresa). Olvídate de Comic Sans, Times New Roman muy pequeñito o fuentes raras. Que se lea bien.

Tiene jerarquía visual clara

El número de factura y la fecha deben verse a primera vista. Tus datos arriba a la izquierda (o derecha, con logo). Los datos del cliente debajo. La tabla de conceptos en el centro. El total bien destacado abajo, con un cuadro o un color de fondo.

Incluye tu identidad de marca

Logo (si lo tienes), colores corporativos en titulares o líneas separadoras, tipografía coherente con tu web o tus tarjetas. Si no tienes marca todavía, basta con que sea consistente: misma fuente, mismo estilo, mismas líneas.

Cabe en un folio A4

Muchas facturas estarían bien si no se desbordaran a una segunda página por dos líneas tontas. Configura los márgenes y el área de impresión para que entre en un A4 limpio. Si necesitas más espacio (por muchos conceptos), entonces sí, dos páginas, pero numera "1 de 2" y "2 de 2".

Word, Excel, PDF editable o programa: qué formato de modelo elegir

No hay un formato mejor que los demás; hay uno que encaja con tu volumen y con tu forma de trabajar. Esta tabla resume las diferencias prácticas, sin puntuaciones: cuál te sirve depende de cuántas facturas emites al mes y de si estás obligado a usar un sistema informático adaptado al reglamento de sistemas de facturación.

Si empiezas y facturas poco, una hoja de cálculo bien montada es la opción más equilibrada. Tienes la plantilla de factura para autónomos y una guía específica de la plantilla de factura en Excel. Si buscas un acabado más cuidado, puedes rehacer el diseño en una herramienta gráfica y mantener los cálculos en la hoja. Y cuando el volumen crezca o te toque cumplir Verifactu, el paso natural es un programa de facturación: más abajo tienes qué comprobar antes de contratarlo.

Modelos de factura adaptados a tu sector

No es lo mismo facturar como abogado que como electricista. Estas son las particularidades de cinco perfiles habituales:

Modelo de factura para freelance creativo (diseñador, redactor, fotógrafo)

Énfasis en la descripción detallada del trabajo (no vale poner "diseño gráfico", pon "Diseño identidad visual completa: logo + manual de marca + papelería"), la retención de IRPF del 15 % (o del 7 % en tus primeros años) y, si cedes derechos de propiedad intelectual, una referencia al presupuesto o contrato donde se fija qué se cede y con qué alcance. Diseño limpio, profesional, con espacio para incluir miniaturas del trabajo si quieres.

Modelo de factura para profesional sanitario

La mayoría de servicios sanitarios están exentos de IVA. Tu modelo debe indicar claramente la exención y el artículo de la ley que la justifica (normalmente, el artículo 20.Uno.3.º de la Ley 37/1992, que cubre la asistencia a personas físicas prestada por profesionales médicos y sanitarios). Incluye datos de tu colegio profesional si corresponde, y si tu actividad incluye prestaciones tanto sanitarias como no sanitarias (estética, por ejemplo), separa unas de otras.

Modelo de factura para transportistas

Incluye matrícula del vehículo si aplica, kilometraje, origen y destino del trayecto, fecha de prestación del servicio. El IVA suele ser 10% para transporte de viajeros y 21% para mercancías. Tener un modelo específico te ahorra olvidos.

Modelo de factura para comercio minorista

Habitualmente factura simplificada por importe inferior a 400 euros. Tu modelo debe permitir emisión rápida, con tres o cuatro líneas como mucho, código de producto y referencia. Si vendes a profesionales que necesitan factura completa, ten también un segundo modelo más detallado. Y si estás en recargo de equivalencia, recuerda que el recargo lo soportas en las facturas de tus proveedores; no lo repercutes en las tuyas.

Modelo de factura para empresa de servicios técnicos (informática, fontanería, electricidad)

Separa material y mano de obra: te facilita justificar el tipo de IVA aplicado. Incluye número de presupuesto referenciado, fecha de la intervención, y firma del cliente si la operación incluye una visita. El tipo general es el 21 % para ambas partidas, pero las obras de renovación y reparación de una vivienda encargadas por un particular pueden ir al 10 % si se cumplen los requisitos del artículo 91 de la Ley del IVA (entre ellos, que la construcción tenga al menos dos años y que los materiales aportados no superen el 40 % de la base imponible). Si trabajas como subcontrata en una obra de construcción o rehabilitación, revisa si procede la inversión del sujeto pasivo.

Errores típicos en modelos de factura (y cómo no caer en ellos)

No incluir el régimen de IVA cuando hay exención o tipo reducido

Si aplicas exención de IVA, tienes que justificarla en la factura (mencionando el artículo de la ley). Si aplicas un tipo reducido (4% o 10%), también conviene indicar a qué corresponde. Las facturas sin esta información son una bandera roja para Hacienda.

Numeración no correlativa

Saltar números (del 23 al 25), repetir números, o emitir el mismo número en dos series distintas. Cualquiera de estos errores te genera problemas. Hacienda cruza datos con las facturas que tus clientes declaran (modelo 347, etc.), y si hay descuadres, te llaman.

Olvidar la fecha de operación

Mucha gente solo pone la fecha de emisión. Si la fecha del servicio o entrega es distinta, hay que indicarla aparte. Esto es importante para el devengo del IVA y para que tu cliente pueda contabilizar correctamente.

Modificar facturas ya emitidas

Una factura emitida es inalterable. Si hay error, emite una rectificativa. Modificar la original (cambiar fecha, importe o concepto) no está permitido y, si se detecta, puede acabar en sanción.

Usar plantillas traducidas sin revisar

La factura puede expedirse en cualquier lengua, aunque la Agencia Tributaria puede pedirte una traducción al castellano u otra lengua oficial cuando la necesite para comprobarla (artículo 12 del Reglamento de facturación). El problema real de las plantillas traducidas de modelos anglosajones son los conceptos: un "subtotal" que no distingue la base imponible, un "tax" que mezcla tipo y cuota o casillas de impuestos que aquí no existen. Usa la terminología española y separa base imponible, tipo y cuota.

No guardar copia de las facturas emitidas

La ley te obliga a guardar las facturas que emites durante al menos cuatro años (mejor seis). En formato digital vale, pero deben ser legibles e inalterables. No es suficiente con haber enviado el PDF al cliente: tú también tienes que conservarlo. Y no en cualquier sitio, en un sistema fiable y con copias de seguridad.

Errores que hacen que Hacienda no admita el gasto

Cambio de perspectiva: hasta ahora hemos hablado de las facturas que emites. Estos son los fallos que hacen que las facturas que recibes no te sirvan para deducir, que es donde se pierde dinero de verdad.

Tique en lugar de factura completa

Una factura simplificada sin tu NIF y sin la cuota desglosada no permite deducir el IVA soportado. El artículo 97 de la Ley del IVA es claro: el documento justificativo del derecho a deducir es la factura original completa. Ese tique de la gasolinera o de la ferretería, tal cual, no vale.

Gasto sin correlación con los ingresos

Para que un gasto sea deducible tiene que estar vinculado a la actividad, registrado en tus libros, justificado con factura e imputado al ejercicio correcto. Los cuatro requisitos a la vez. El que más se incumple es el primero, y ahí entran las comidas, la ropa, el móvil y el coche. Los gastos de uso mixto son terreno resbaladizo y cada situación se valora por separado: antes de deducirte algo dudoso de forma sistemática, pregunta a tu asesor.

Datos identificativos mal copiados

Un NIF con un dígito cambiado o una razón social incompleta convierte la factura en defectuosa. Se arregla pidiendo una rectificativa al proveedor, pero si lo descubres dos años después en plena comprobación, quizá ese proveedor ya no exista.

Pagos en efectivo por encima del límite

La Ley 11/2021 rebajó a 1.000 € el límite para pagos en efectivo en operaciones en las que al menos una parte actúa como empresario o profesional. Por encima de esa cifra hay que pagar por medio bancario, y el incumplimiento sanciona a las dos partes con el 25 % del importe pagado en efectivo.

Facturas de proveedores que no declaran

Hacienda cruza tu declaración con la del emisor. Si el proveedor no ha declarado esa factura, te llega un requerimiento. Comprobar que quien te factura está dado de alta en el censo, con NIF operativo, es un minuto bien invertido cuando se trata de un importe alto o de un proveedor nuevo.

Sanciones que puedes esperar

El artículo 201 de la Ley General Tributaria sanciona con el 1 % del importe de las operaciones afectadas las facturas que incumplen los requisitos del reglamento; con el 2 %, no expedirlas o no conservarlas; y con el 75 %, expedir facturas con datos falsos o falseados. Cuando no se puede conocer el importe de las operaciones, la multa se fija en una cantidad por cada factura afectada. Además, el artículo 201 bis sanciona fabricar, comercializar o tener programas de facturación que permitan llevar contabilidades paralelas o alterar registros, con multas de hasta 150.000 € por ejercicio para quien los produce y de 50.000 € por ejercicio para quien los usa. Si te llega un requerimiento, habla con tu asesor antes de contestar.

Cómo personalizar tu modelo sin volverte loco

Personalizar no significa rediseñar desde cero. Significa adaptar una plantilla base a tu identidad. Aquí van los cinco cambios que más impacto tienen con menos esfuerzo:

Cambiar la fuente

Pasa de la fuente por defecto a una más alineada con tu marca. Si vendes algo serio (asesoría, consultoría), Garamond o Cambria dan más empaque. Si vendes algo moderno (diseño, marketing), Open Sans o Lato funcionan mejor. Cinco minutos de cambio que se nota mucho.

Añadir tu logo

Aunque sea sencillo. Un logo en la esquina superior izquierda o derecha hace que la factura deje de parecer una plantilla genérica.

Definir un color de acento

Usa un solo color (el de tu marca) para titulares, líneas separadoras y el cuadro del total. Nada de tres colores distintos. Uno solo, aplicado con criterio.

Reordenar bloques si tiene sentido

La mayoría de plantillas ponen tus datos arriba a la izquierda y los del cliente arriba a la derecha. A veces, invertir el orden o cambiar la disposición visual mejora la lectura. Prueba y mira cómo queda en PDF.

Añadir un mensaje personal o nota

Un pequeño "Gracias por confiar en nuestros servicios" al pie de la factura suaviza el tono. No es obligatorio, pero queda bien. Especialmente si tienes relación cercana con tus clientes.

Factura electrónica, Verifactu y Ley Crea y Crece: dónde estamos

Hay dos reformas distintas en marcha y se confunden constantemente. Conviene separarlas.

Verifactu y el Real Decreto 1007/2023

Regula cómo tienen que ser los programas de facturación: registros encadenados e inalterables, huella o "hash" de cada factura, registro de eventos, código QR impreso en cada factura y, en la modalidad Verifactu, envío automático de los registros a la Agencia Tributaria. El calendario de obligación para los usuarios se ha movido más de una vez: el Real Decreto 254/2025 lo situó a lo largo de 2026 y un aplazamiento posterior lo volvió a desplazar. El calendario vigente apunta a 2027, con fechas distintas para las sociedades y para el resto de contribuyentes, autónomos incluidos. Precisamente porque ha cambiado varias veces, no planifiques con un titular: confirma las fechas en la sede electrónica de la Agencia Tributaria y con tu asesor antes de cambiar de sistema.

¿Qué significa esto para tu plantilla de Excel o de Word? Que sigue siendo válida para diseñar, calcular y presentar tu factura. Cuando la obligación te sea exigible, si emites con un sistema informático, ese sistema tendrá que cumplir el reglamento, y una hoja de cálculo suelta no lo hace por sí misma. Según la norma, quedan fuera quienes llevan los libros registro a través del Suministro Inmediato de Información, quienes están sujetos a los sistemas propios de los territorios forales y quienes facturan de forma manual, sin ningún programa. Hay muchos casos grises (facturación esporádica, alquileres, actividades exentas, facturas hechas en una hoja de cálculo e impresas) y son justo el tipo de pregunta que conviene resolver con tu gestor antes que por intuición.

Verifactu regula el programa con el que emites las facturas; la Ley Crea y Crece, el formato en que se intercambian entre empresas. Son obligaciones distintas, con calendarios distintos: si las confundes, acabarás tomando decisiones sobre el sistema equivocado.

Ley 18/2022, Crea y Crece

Esta va de otra cosa: obliga a que las facturas entre empresas y profesionales sean electrónicas, en formato estructurado y con información sobre el estado de pago. El objetivo declarado es reducir la morosidad. La ley está aprobada desde 2022, pero su aplicación depende de un reglamento de desarrollo, y los plazos se cuentan desde que ese reglamento se aprueba: el esquema previsto es de un año para las empresas que facturan más de ocho millones de euros y de dos años para las demás. Antes de dar nada por hecho, comprueba en el BOE si el reglamento ya se ha publicado y desde cuándo corre cada plazo, y pregunta a tu asesor cómo te afecta.

Facturas a las Administraciones públicas

Esta vía ya lleva años funcionando. La Ley 25/2013 obliga a determinados proveedores de las Administraciones públicas, entre ellos las sociedades anónimas y limitadas, a expedir factura electrónica en formato Facturae firmada y a presentarla por FACe o por el punto general de entrada de la administración correspondiente. Cada administración puede excluir de esa obligación las facturas de hasta 5.000 €. Si eres autónomo persona física, revisa las instrucciones de la administración a la que facturas: la ley no te incluye expresamente entre los obligados, pero el canal electrónico está abierto a cualquier proveedor.

Cuándo cambiar de modelo de factura

Tu modelo no es para toda la vida. Hay momentos en los que toca actualizarlo:

Cuando cambias de actividad

Si pasas de ser autónomo individual a tener una sociedad limitada, tu modelo cambia: nuevo CIF, nueva razón social, posiblemente nuevo logo, distinta serie de numeración. Aprovecha y dale un repaso completo.

Cuando cambia la normativa

Cada vez que el Reglamento de facturación se modifica, revisa que tu modelo siga cumpliendo. Los dos cambios que conviene vigilar ahora son Verifactu, cuya obligación se ha aplazado y apunta a 2027, y la factura electrónica obligatoria entre empresas de la Ley Crea y Crece.

Cuando creces y necesitas más complejidad

Si empiezas a facturar a clientes internacionales, a aplicar varios tipos de IVA, a llevar varias series, o a tener líneas de negocio distintas, tu modelo simple se queda corto. Toca evolucionarlo.

Cuando recibes feedback de un cliente

Si un cliente te pide repetidamente añadir cierto dato (número de pedido, referencia interna, identificador especial), incorpóralo a tu modelo permanente. Te ahorrará añadirlo a mano cada vez.

Cuando empiezas a usar un programa nuevo

Cuando migras de Excel a un programa de facturación, el modelo cambia. Los programas tienen plantillas propias. Revisa que la nueva plantilla incluya todos los datos que llevabas en la anterior.

Si pasas a un programa de facturación: qué comprobar antes de contratarlo

Aquí no encontrarás una tabla de precios de programas: las tarifas, los planes y los límites de facturas cambian a menudo y una tabla desfasada te llevaría a comparar mal. Sí tienes los criterios que conviene comprobar en la web oficial de cada proveedor y en sus condiciones antes de migrar.

Antes de migrar, haz una prueba con los datos de un mes normal: numera, rectifica una factura, emite una intracomunitaria y exporta el resultado. En una tarde sabes si el programa encaja contigo.

Lista de comprobación antes de enviar cada factura

Un repaso de un minuto antes de enviar evita la mayoría de rectificativas:

1. El número es el siguiente de la serie correcta y no hay huecos desde la última factura.
2. La fecha de expedición es la de hoy y la de operación, la del trabajo o la entrega.
3. Tu NIF y el del cliente están copiados de un documento, no de memoria. Si el cliente es de otro país de la UE, has consultado VIES.
4. La razón social del cliente incluye la forma jurídica.
5. El concepto describe qué, cuánto y cuándo.
6. El tipo de IVA (o de IGIC o IPSI) corresponde a la operación, o figura la mención que justifica que no lo lleve.
7. La retención solo aparece si eres profesional y el cliente es empresa o profesional establecido en España, y se calcula sobre la base.
8. La suma cuadra: base más impuesto menos retención igual a total.
9. El IBAN y el vencimiento son correctos.
10. Has guardado tu copia donde conservas las demás, con el mismo criterio de nombre de archivo.

Cómo montar tu modelo de factura en una tarde

La factura es de los pocos documentos que tu cliente lee con atención, porque tiene que pagarla, y acaba archivada durante años en su contabilidad. No hace falta contratar a nadie para que esté bien: basta con dedicar un par de horas a dejar la plantilla cerrada y revisada, y a partir de ahí cada factura sale en minutos.

1. Parte de una plantilla que ya tenga los campos obligatorios. Puedes usar la plantilla de factura para autónomos o crear la tuya desde cero: la ley no impone ningún diseño.
2. Rellena tus datos fijos una sola vez: nombre o razón social, NIF, domicilio, IBAN y, si procede, la mención de régimen especial que siempre te afecte.
3. Prueba las fórmulas con un caso como los de los ejemplos resueltos: base, impuesto, retención y total tienen que cuadrar al céntimo.
4. Ajusta el aspecto: tu logo si lo tienes, un color de acento y una tipografía legible, sin salirte del A4.
5. Guárdala como plantilla (en Excel, formato .xltx; en Word, .dotx) para que cada factura nueva parta de una copia limpia y no pises la anterior.
6. Fija tu rutina de numeración y archivo: en qué serie va cada factura, dónde se guarda y con qué nombre de archivo.

El modelo es la mitad del trabajo; la otra mitad es la costumbre. Facturar el mismo día en que terminas el trabajo, o como mucho esa semana, te evita olvidos, descuadres de trimestre y cobros que se retrasan sin motivo. Cuando el volumen crezca o te sea exigible un sistema adaptado a Verifactu, pasarás a un programa; hasta entonces, una plantilla bien montada cumple su función.

Preguntas frecuentes sobre el modelo de factura