Factura Simplificada: Modelo, Ejemplo y Cuando Puedes Usarla Legalmente

¿Alguna vez te has parado a pensar cuántos papeles innecesarios se generan solo por tener que emitir una factura? Yo sí. Recuerdo una vez, hace años, cuando empezaba mi pequeño negocio de artesanía. Cada vez que vendía algo, sacaba la libreta, el bolígrafo, y a emborronar. A veces me equivocaba y tenía que empezar otra. ¡Un desperdicio de tiempo y de hojas que me ponía de los nervios! Fue entonces cuando descubrí la plantilla de recibo y, más adelante, la maravilla de la factura simplificada. Pensaba que era algo solo para grandes empresas, pero ¡qué equivocado estaba! Es una herramienta genial para autónomos y pequeños negocios que buscan agilidad sin perder la formalidad. Y lo mejor de todo, te ahorra quebraderos de cabeza y ese sentimiento de "no sé si lo estoy haciendo bien".

¿Cuándo puedes decir adiós a la factura completa y hola a la simplificada?

La vida del autónomo o del pequeño empresario está llena de decisiones rápidas, y emitir facturas no debería ser una carga. La factura simplificada es tu aliada cuando la operación no requiere todos los detalles de una factura completa. Piensa en esa venta rápida en tu tienda de barrio, en el servicio de fontanería que te ha pedido un vecino, o en el café que te tomaste con un cliente y que él te paga al momento. No es necesario que pongas el NIF del comprador si no te lo pide, ni el desglose de la base y la cuota si la operación es sencilla. Yo lo veo clarísimo: mientras el importe total no pase de 400 € con IVA, o de 3.000 € con IVA si tu actividad está en la lista del artículo 4.2 del RD 1619/2012, la simplificada es la opción más lógica. Evita complicaciones innecesarias y céntrate en lo que de verdad importa: tu negocio. Si te lías con el tema del IVA y su cálculo, te recomiendo echar un vistazo a cómo calcular IVA de forma sencilla.

¿Qué datos son imprescindibles en tu factura simplificada modelo?

Aunque sea "simplificada", no quiere decir que te puedas saltar lo importante. Imagina que te llega un cliente exigente que quiere justificar un gasto. Si tu factura simplificada no tiene los datos clave, te pondrá en un aprieto. Lo primero y más obvio: tus datos fiscales. Nombre o razón social, NIF y dirección. Del cliente, en cambio, la ley no te exige nada: aquí viene la gran diferencia frente a la factura completa. Solo tendrás que identificarlo (NIF y domicilio) cuando te lo pida por escrito o de palabra porque es empresario o profesional y quiere deducirse el IVA, o porque siendo particular necesita justificar un derecho de naturaleza tributaria. No te olvides de la fecha de expedición y, por supuesto, de una numeración correlativa dentro de su serie. Piensa en ello como un código de barras para cada transacción; te ayuda a ti a tenerlo todo ordenado y al cliente a identificar qué ha pagado. También tienes que dejar claro el tipo de IVA aplicado, o incluir la expresión "IVA incluido" si prefieres no desglosarlo. Por eso, tener un buen modelo a mano es oro.

Ejemplo de factura simplificada: ¡Ponlo en práctica ya!

A veces, la teoría aburre. Pongamos un caso real. Ana regenta una pequeña cafetería en el centro de Madrid. Un cliente habitual, Juan, le compra cada día un café con leche y una tostada. El total son cuatro euros con cincuenta céntimos. Ana, en lugar de emitirle una factura completa cada día, ¿qué hace? Utiliza su plantilla de factura simplificada. En ella, pone: "Cafetería El Buen Aroma", su NIF, su dirección. Luego, los datos de Juan: "Juan García" y su NIF (si Juan se lo da, si no, basta con el nombre). La fecha: hoy. La descripción: "Café con leche y tostada". El importe total: cuatro euros con cincuenta céntimos. ¿Ves qué fácil? No hace falta complicarse la vida. Si Ana sirviera un catering de dos mil euros a una empresa vecina que quiere deducirse el IVA, tendría que emitir una factura completa (o, como mínimo, una simplificada cualificada con el NIF y el domicilio del cliente y la cuota separada), pero para el día a día la simplificada es la reina. Es la que te permite ser ágil y no perder tiempo en trámites que no aportan valor a esa transacción concreta. Si, por el contrario, buscas la máxima digitalización, te interesará conocer la factura electronica.

¿Factura Simplificada vs. Factura Completa? La tabla comparativa definitiva

Para que no te líes, he preparado una pequeña tabla. A veces, ver las cosas lado a lado te aclara mucho. No es lo mismo una cosa que otra, y saber cuándo usar cada una te ahorra problemas. He visto a muchos autónomos, sobre todo al principio, dudar entre si esto va aquí o allá. Mi consejo es: si dudas, siempre puedes hacer la completa, pero si cumples los requisitos de la simplificada, ¡adelante! Es más ágil y te quitas papeleo. No te compliques la vida donde no hace falta. La agilidad es clave para un negocio pequeño.

Los errores más comunes al usar la factura simplificada (y cómo evitarlos)

A pesar de que la factura simplificada parece sencilla, hay trampas. Una de las más frecuentes es pensar que puedes poner cualquier cosa. ¡Error! El fisco está ahí y no se le escapa nada. Por ejemplo, si tu cliente es otra empresa y te pide una factura para deducirse el IVA, y tú le das una simplificada, te vas a meter en un lío. Esa factura no le servirá. Ojo también con los límites de importe. Si te pasas de los 400 € (o de los 3.000 € cuando tu actividad esté en la lista del artículo 4.2), estás obligado a emitir una factura completa. Yo he visto a gente que por no querer complicarse, emitía facturas simplificadas por importes que las superaban, y luego venían las inspecciones. Un caso que recuerdo fue una pequeña empresa de catering que hacía eventos grandes. Emitían facturas simplificadas para todos sus clientes, ¡incluso para empresas! La multa que les cayó fue considerable. Mi consejo: conoce bien las normativas y, si tienes dudas, consulta. Más vale prevenir que curar, sobre todo cuando se trata de Hacienda. Usar una buena plantilla te ayuda a no olvidar ningún campo obligatorio.

Qué dice la ley: el artículo 4 del RD 1619/2012, palabra por palabra

La factura simplificada nació el 1 de enero de 2013 con la entrada en vigor del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que aprobó el vigente Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Aquel texto derogó el RD 1496/2003 y, de paso, jubiló el concepto de "tique" o "vale". Desde entonces, en España solo existen dos documentos válidos para documentar una venta: la factura completa (u ordinaria) y la factura simplificada. Lo que antes llamabas tique de caja hoy es, jurídicamente, una factura simplificada, con todo lo que eso implica en obligaciones de numeración, registro y conservación.

El artículo 4 marca los tres supuestos en los que puedes emitirla. El primero, el general: cuando el importe de la operación no exceda de 400 euros, Impuesto sobre el Valor Añadido incluido. El segundo, cuando debas expedir una factura rectificativa: da igual el importe, la rectificativa de una simplificada sigue siendo simplificada. Y el tercero, el que más juego da al pequeño comercio y a la hostelería: cuando el importe no supere los 3.000 euros, IVA incluido, y la operación pertenezca a una de las actividades que el propio artículo 4.2 enumera de forma cerrada. Fuera de esa lista no hay 3.000 euros que valgan: el techo es 400.

Hay un cuarto camino, menos transitado: el artículo 4.3 permite que el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Tributaria autorice, previa solicitud motivada, la expedición de facturas simplificadas en otros supuestos cuando las prácticas comerciales o administrativas del sector, o las condiciones técnicas de emisión, dificulten consignar todas las menciones de una factura completa. Esa autorización es individual, se pide por escrito y la AEAT puede revocarla. Si tu negocio factura miles de operaciones pequeñas fuera de la lista del 4.2, merece la pena estudiarla con tu asesor.

"El tique desapareció del ordenamiento en 2013. Lo que sale de tu TPV es una factura, aunque quepa en la palma de la mano, y como factura hay que numerarla, registrarla y guardarla."

Los dos límites que lo deciden todo: 400 € y 3.000 €

Casi todas las dudas que me llegan por correo se resuelven con esta distinción. El límite por defecto para cualquier actividad económica es de 400 € con IVA. El límite ampliado de 3.000 € con IVA solo se aplica a las operaciones que el artículo 4.2 enumera, que son las que antes daban derecho a emitir tique. Mira si la tuya está en la lista antes de dar por buena la cifra alta.

Fíjate en el detalle que más se escapa: los límites son por operación y con el IVA ya sumado, no por cliente ni por día. Si vendes a un mismo cliente tres veces en la misma jornada por 150 € cada vez, cada entrega es una operación distinta y cada una puede llevar su simplificada. Lo que no puedes hacer es trocear artificialmente una única operación de 1.200 € en tres facturas de 400 € para no salirte del límite; eso es un fraccionamiento artificial y la Inspección lo detecta enseguida al cruzar albaranes, cobros y contratos.

También conviene tener claro que estos importes no se han movido desde 2013. Trece años después, con la inflación acumulada que hemos vivido, un techo de 400 € da mucho menos margen que entonces: un servicio técnico o una reparación mecánica se plantan ahí con facilidad. Revisa tus tickets medios y, si rozas el límite con frecuencia, plantéate emitir factura completa por defecto y olvidarte del problema.

Contenido obligatorio según el artículo 7: la checklist que no puedes saltarte

El artículo 7 del RD 1619/2012 fija el contenido mínimo. Es corto y conviene leerlo entero al menos una vez en la vida, porque cada campo que falte convierte tu documento en una factura defectuosa. Te lo traduzco a lenguaje llano y te lo dejo en tabla para que lo uses como lista de verificación cuando montes tu plantilla.

Hay una regla adicional del artículo 7 que se pasa por alto: cuando en la misma factura simplificada aparecen operaciones a tipos distintos de IVA, tienes que especificar por separado la parte de base y de cuota correspondiente a cada tipo. Es el caso clásico del bar que sirve un menú al 10 % y vende una botella de vino para llevar al 21 %, o del supermercado que mezcla pan al 4 % con productos de limpieza al 21 %. Tu TPV debe reflejar esa separación, no un total ciego.

Factura simplificada cualificada: la versión que sí permite deducir el IVA

Este es el concepto que más malentendidos genera y el que más dinero cuesta cuando se ignora. El artículo 7.2 dice que, cuando el destinatario de la operación sea empresario o profesional y así lo exija, o cuando siendo particular necesite el documento para ejercer cualquier derecho de naturaleza tributaria, la factura simplificada debe incorporar además el NIF y el domicilio del destinatario y la cuota repercutida consignada de forma separada. A ese documento, la práctica profesional lo llama factura simplificada cualificada, y es el único formato reducido que da derecho a la deducción del IVA soportado.

Traducido a tu mostrador: si un cliente te dice "ponme el NIF de la empresa", no le estás haciendo un favor, estás cumpliendo una obligación reglamentaria. Y si tu software no permite añadir NIF, domicilio y cuota separada a un ticket, tienes un problema de herramienta, no de ley. La consecuencia práctica es directa: sin esos tres datos, tu cliente no puede deducirse el IVA de esa compra, y si lo hace, la Inspección se lo regularizará con intereses de demora.

"Un ticket de parking de 12 € con el NIF de la empresa y la cuota de IVA separada es deducible. El mismo ticket sin esos datos es un papel bonito que no rebaja la declaración de nadie."

Ojo con la otra cara: aunque emitas la cualificada, el cliente solo podrá deducirse el IVA si el gasto está afecto a su actividad y no cae en las exclusiones del artículo 96 de la Ley 37/1992 del IVA, que deja fuera cosas como atenciones a clientes, joyas o espectáculos. Que el documento esté bien no convierte un gasto personal en deducible. Ante cualquier duda sobre la deducibilidad de un gasto concreto, consulta con tu asesor fiscal antes de incluirlo en el modelo 303.

Operaciones en las que la ley te prohíbe la factura simplificada

El apartado 4 del artículo 4 cierra la puerta a la simplificada en una serie de operaciones, sin importar lo pequeño que sea el importe. Aquí no hay margen de interpretación: si tu operación entra en alguno de estos grupos, factura completa y punto.

Entregas intracomunitarias de bienes

Si vendes mercancía a un empresario identificado en otro Estado miembro y la operación queda exenta por el artículo 25 de la Ley del IVA, necesitas factura completa con el NIF-IVA del comprador, la mención de la exención y el resto de menciones del artículo 6. Además tendrás que declararla en el modelo 349. Antes de emitirla, verifica el NIF-IVA del cliente en el censo VIES; si no está dado de alta, la exención no se sostiene.

Ventas a distancia y comercio electrónico transfronterizo

Las entregas a consumidores finales de otros países de la Unión que tributan en destino quedan también fuera. Si superas el umbral común de 10.000 € anuales de ventas a distancia intracomunitarias y prestaciones de servicios digitales, o renuncias a él, repercutes el IVA del país del comprador y sueles gestionarlo por la ventanilla única (regímenes OSS/IOSS). Ese escenario pide factura completa y un control fino de los tipos de cada país.

Operaciones localizadas fuera de la Unión Europea

Cuando por las reglas de localización de los artículos 68 a 70 de la Ley del IVA la operación se entiende realizada fuera del territorio comunitario, tampoco cabe la simplificada. Es el caso del consultor español que factura a una empresa de Estados Unidos o del exportador que vende a un cliente de Marruecos.

Inversión del sujeto pasivo

Si quien liquida el IVA es el destinatario y no tú (los supuestos del artículo 84.Uno.2.º de la Ley del IVA, como ciertas ejecuciones de obra inmobiliaria entre empresas, la entrega de chatarra o determinados productos electrónicos), la factura debe ser completa y llevar la mención expresa "inversión del sujeto pasivo", sin repercutir cuota. Aquí es donde más veo confundirse a los autónomos de la construcción: nada de tickets, factura completa siempre.

A esta lista añade dos casos que, sin estar prohibidos por el artículo 4.4, en la práctica te obligan a la factura completa: cuando el cliente la exige (siempre puede hacerlo) y cuando la operación excede el límite aplicable. Y si trabajas con la Administración, olvídate del formato reducido: la factura a las administraciones públicas debe ser electrónica en formato Facturae y presentarse por el punto general de entrada FACe, con los códigos DIR3 del órgano gestor, la unidad tramitadora y la oficina contable.

Modelo de factura simplificada rellenado: ejemplo con números reales

Te dejo un ejemplo completo para que veas cómo queda cada campo. Imagina un taller de reparación de bicicletas en Valencia que cobra 96,80 € por una puesta a punto a un cliente particular. La operación no llega a 400 €, así que la simplificada vale para cualquier actividad; en este caso, además, sería venta al por menor con servicio incluido.

¿De dónde salen esos 80,00 € y 16,80 €? Del cálculo inverso que tienes que dominar si trabajas con precios finales redondeados. Para separar la base de un total con IVA incluido, divides el total entre 1 más el tipo: 96,80 / 1,21 = 80,00 €. La cuota es la diferencia: 96,80 − 80,00 = 16,80 €. Con el 10 % divides entre 1,10 y con el 4 % entre 1,04. Ese es el motivo por el que muchos precios de carta terminan en cifras raras: el que redondea el total acaba con una base con tres decimales que hay que ajustar.

Un segundo ejemplo, esta vez de hostelería con dos tipos mezclados. Un restaurante sirve una comida de 145,00 € y vende, además, dos botellas de vino para llevar por 44,00 €. El servicio de restauración va al 10 % y la venta de la botella para consumo fuera del local va al 21 %. La factura simplificada tiene que reflejar los dos bloques por separado: 145,00 € al 10 % (base 131,82 € y cuota 13,18 €) y 44,00 € al 21 % (base 36,36 € y cuota 7,64 €), con un total de 189,00 €. Como la actividad es hostelería, el límite aplicable es 3.000 €, así que no hay problema de importe.

Si quieres una versión editable, en nuestra sección de plantillas de factura tienes modelos en Word y Excel con las fórmulas del IVA ya montadas y los campos del artículo 7 colocados en el orden correcto. Cambias el logotipo, tus datos fiscales y la serie, y en cinco minutos tienes tu talonario digital listo.

Numeración, series, plazos y conservación: la parte aburrida que te salva en una inspección

Series separadas para no mezclar churras con merinas

El artículo 6.1.a) del Reglamento exige numeración correlativa dentro de cada serie, y el artículo 11 permite establecer series distintas cuando existan razones que lo justifiquen. Mi recomendación práctica, después de ver decenas de contabilidades desordenadas: usa una serie propia para las simplificadas (por ejemplo SIM-2026-XXXX), otra para las completas (FAC-2026-XXXX) y otra para las rectificativas (REC-2026-XXXX). Ganas claridad en el libro registro, evitas saltos de numeración y, si algún día tienes que justificar una serie ante Hacienda, la explicación cabe en una frase.

Hay dos casos en los que la ley obliga directamente a series separadas: las facturas rectificativas y las expedidas por el destinatario o por un tercero en nombre del emisor. Fuera de eso, la decisión es tuya, pero una vez elegida hay que mantenerla: empezar el año con una serie y cambiarla en mayo sin motivo es la clase de detalle que llama la atención en una comprobación.

Cuándo hay que expedirla

Si el cliente es un particular, la factura simplificada se expide en el momento de realizar la operación. Si el destinatario es empresario o profesional actuando como tal, el plazo se amplía hasta el día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el IVA. En operaciones de tracto sucesivo (una cuota mensual de gimnasio, un mantenimiento periódico) la regla se aplica al periodo que se factura. Guardar el orden cronológico entre número y fecha es obligatorio: una factura 0150 con fecha anterior a la 0149 es una incidencia que hay que corregir.

Cómo se corrige una simplificada mal emitida

Nunca la borres ni la rompas. El artículo 15 obliga a expedir una factura rectificativa cuando la original no cumple algún requisito, cuando se ha determinado mal la cuota o cuando cambian las circunstancias que fijaron el importe (una devolución, un descuento posterior, una anulación). La rectificativa debe llevar su propia serie, referenciar la factura corregida y expresar la rectificación, bien indicando el importe corregido, bien el nuevo importe total. Si emitiste una simplificada donde tocaba una completa, lo limpio es rectificar la simplificada y expedir a continuación la factura completa correcta.

Cuántos años hay que guardarlas

Aquí conviven dos plazos. El fiscal: cuatro años, que es el periodo de prescripción del artículo 66 de la Ley General Tributaria, contados desde el fin del plazo de presentación de la declaración correspondiente. Y el mercantil: seis años desde el último asiento, según el artículo 30 del Código de Comercio, para libros, correspondencia y justificantes del negocio. Con bienes de inversión el plazo se estira, porque el periodo de regularización del IVA alcanza cuatro años para bienes muebles y nueve para inmuebles. Regla sencilla: guarda todo diez años y duermes tranquilo.

Las copias pueden conservarse en papel o en formato electrónico, siempre que se garantice la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad. La digitalización certificada con software homologado te permite destruir el papel; el escaneo casero, no. Y si tu TPV imprime en papel térmico, haz una copia digital el mismo mes: a los dos años ese papel es un rectángulo en blanco y perderás el soporte del gasto.

"El papel térmico se borra antes de que prescriba tu obligación de conservarlo. Escanea los tickets el mismo mes en que los recibes; es el gasto de tiempo más rentable que vas a hacer en todo el año."

Cómo se registran en los libros y en el modelo 303

Una factura simplificada tributa exactamente igual que una completa: repercutes el IVA, lo ingresas y lo declaras. Lo que cambia es la comodidad del registro. El artículo 63.4 del Reglamento del IVA permite anotar un asiento resumen global de las facturas simplificadas expedidas en la misma fecha y numeradas correlativamente, haciendo constar los números inicial y final y el importe total conjunto, siempre que ese importe no supere los 6.000 € con el IVA excluido. Es la fórmula que utiliza cualquier comercio con cientos de tickets diarios: un apunte por día y tipo impositivo, no doscientos.

En el modelo 303 esas ventas van al bloque de IVA devengado, repartidas por tipo (21 %, 10 % o 4 %), y en el resumen anual del modelo 390 si estás obligado a presentarlo. Si tributas en recargo de equivalencia como comerciante minorista, recuerda que no presentas 303 por esas ventas, pero tus proveedores sí tienen que repercutirte el recargo correspondiente: 5,2 % para el tipo general, 1,4 % para el reducido, 0,5 % para el superreducido y 1,75 % en el tabaco. Y si estás en el régimen especial del criterio de caja, la factura debe llevar la mención expresa de ese régimen, también en su versión simplificada.

Para el libro registro de facturas expedidas, la anotación mínima incluye número y serie, fecha de expedición, fecha de operación, identificación del destinatario cuando conste, base imponible, tipo aplicado y cuota. En las simplificadas sin destinatario identificado ese campo queda vacío, y no pasa nada: lo importante es que la suma de los asientos cuadre con lo declarado.

Verifactu y el sistema informático de facturación en 2026

Este es el cambio grande de los últimos años y afecta de lleno a quien emite simplificadas en volumen. La Ley 11/2021 de medidas antifraude introdujo el apartado j) en el artículo 29.2 de la Ley General Tributaria y prohibió el software de doble uso, ese que permitía llevar una caja para Hacienda y otra para el cajón. El desarrollo llegó con el Real Decreto 1007/2023, que aprobó el Reglamento de requisitos de los sistemas y programas informáticos de facturación, y con la Orden HAC/1177/2024, que fijó las especificaciones técnicas.

El calendario, tras la modificación introducida por el Real Decreto 254/2025, quedó así: los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades debían tener sus sistemas adaptados desde el 1 de enero de 2026, y el resto de obligados, autónomos incluidos, desde el 1 de julio de 2026. Los productores y comercializadores de software tuvieron un plazo previo para ofrecer productos conformes. Como los plazos han sufrido varias prórrogas desde 2023, confirma con tu asesor la fecha que te aplica antes de dar nada por hecho.

Qué cambia en tu factura simplificada

En la práctica, tres cosas. La primera: cada factura, completa o simplificada, genera un registro de facturación encadenado con huella o hash que impide modificarla sin dejar rastro. La segunda: la factura debe incorporar un código QR que permite al cliente verificarla o comunicarla a la Agencia Tributaria. La tercera: si eliges la modalidad de remisión voluntaria, el documento lleva además la mención "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT" o la expresión VERI*FACTU, y los registros viajan a Hacienda en tiempo real.

Quienes ya están en el Suministro Inmediato de Información (SII) quedan fuera de esta obligación, porque su información ya llega a la AEAT por otra vía. Si llevas tu facturación en una hoja de cálculo o con una plantilla de Word, ojo: ese uso sigue siendo válido para documentar la operación, pero no constituye por sí mismo un sistema informático de facturación conforme cuando estás obligado a Verifactu. La combinación habitual en negocios pequeños es usar la plantilla para el diseño y un programa homologado para la emisión y el registro.

Conviene no confundir Verifactu con la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales que introdujo la Ley 18/2022 (Crea y Crece). Son dos obligaciones distintas, con calendarios distintos: la primera se refiere al software que emite, la segunda al formato estructurado en que se intercambian las facturas B2B y a la comunicación de los estados de pago. La factura simplificada, por su naturaleza de operación pequeña y mayoritariamente con consumidor final, tiene un encaje particular en ese segundo bloque; revisa el estado del desarrollo reglamentario con tu asesor si facturas de forma habitual a otras empresas.

Qué te puede costar hacerlo mal: régimen sancionador

Las obligaciones de facturación tienen su propio artículo sancionador, el 201 de la Ley General Tributaria. Merece la pena conocer las cifras, porque una mala costumbre repetida durante un ejercicio completo multiplica el daño.

Traduzcamos el 1 % a números del día a día. Un bar que factura 180.000 € al año emitiendo simplificadas sin el tipo impositivo indicado se expone a 1.800 € de sanción por ese ejercicio, más los recargos e intereses que procedan si además hubo cuotas mal liquidadas. No es una ruina, pero es dinero que te llevas a casa por rellenar bien una casilla. Y las sanciones del artículo 201 bis, pensadas para el software opaco, juegan en otra liga: 50.000 € por ejercicio a quien use un programa no conforme.

La otra cara de la moneda es que la normativa premia la buena fe. Las sanciones del artículo 201 admiten reducciones por conformidad y por pronto pago, y una regularización voluntaria antes de recibir requerimiento suele sustituir la sanción por un recargo por declaración extemporánea. Si detectas que llevas meses emitiendo mal, lo barato es corregir tú antes de que te corrijan.

Casos prácticos por sector: cómo lo resuelvo yo

Bar y restaurante

Límite de 3.000 € por estar en la lista del artículo 4.2. El ticket de caja normal es una factura simplificada perfecta siempre que lleve número, fecha, tus datos, la descripción y el tipo de IVA. El problema clásico llega con la comida de empresa: el comensal pide "factura" y tu TPV no permite añadir el NIF. Solución: configura una función de factura simplificada cualificada en el propio terminal, o ten preparada una plantilla de factura completa para esos casos. Cuidado con la mezcla de tipos entre consumo en local (10 %) y productos para llevar que tributen al 21 %.

Comercio minorista

También 3.000 €. Si estás en recargo de equivalencia no repercutes recargo a tus clientes finales ni presentas modelo 303 por esas ventas, pero sigues obligado a expedir y conservar las facturas simplificadas. El error habitual aquí es no separar los tipos cuando el ticket mezcla productos al 21 % con alimentos al 4 %.

Autónomo de servicios profesionales

Diseñador, programador, traductor, consultor: tu actividad no está en la lista del 4.2, así que el techo es de 400 € con IVA. En la práctica, casi todas tus facturas van a superar esa cifra, y además tu cliente suele ser empresa y necesita deducirse el IVA y practicarte la retención de IRPF (el tipo general del 15 %, o el 7 % durante el año de inicio de actividad y los dos siguientes). Mi consejo directo: emite siempre factura completa y no te compliques con la simplificada.

Taxi, VTC y transporte de personas

Actividad expresamente incluida, límite de 3.000 €. El recibo que entrega el taxímetro es una factura simplificada si contiene los datos del artículo 7. Para clientes de empresa que quieren deducirse el IVA del trayecto, necesitas la versión cualificada con NIF, domicilio y cuota separada; muchos conductores llevan un talonario aparte solo para eso.

Reformas y construcción

Aquí me pongo pesado a propósito. Si trabajas para un particular y el importe es pequeño, la simplificada vale, aunque tu actividad no está en la lista y el techo es de 400 €. Si trabajas para una empresa promotora o contratista principal en una ejecución de obra de urbanización o construcción de edificaciones, se aplica la inversión del sujeto pasivo del artículo 84.Uno.2.º de la Ley del IVA: factura completa, sin repercutir IVA y con la mención expresa. Un error aquí desmonta la liquidación de las dos partes.

Alquiler de local o vivienda

El arrendamiento no aparece en la lista del artículo 4.2, así que rige el límite de 400 €. Como cualquier alquiler mensual con IVA lo supera enseguida, y como el arrendatario empresario necesita la factura completa para deducirse el IVA y justificar la retención del 19 % en arrendamientos de inmuebles urbanos, la respuesta práctica vuelve a ser la misma: factura completa.

Recibo, albarán, factura proforma y factura simplificada: cada papel en su sitio

Mezclar estos documentos es el origen de la mitad de los sustos contables que veo. Ninguno sustituye a otro y solo uno de ellos sirve para justificar un gasto ante Hacienda.

El recibo es el que más confusión genera porque parece una factura pequeña, y no lo es: solo acredita el pago. Si necesitas los dos documentos, emite la factura simplificada y, aparte, un recibo que remita a su número. La proforma, por su parte, ni se numera en la serie de facturas ni se registra en los libros ni devenga IVA; es una oferta con pinta de factura, y ponerla en la contabilidad es un error de manual.

Cómo rellenar tu modelo paso a paso en menos de dos minutos

Este es el flujo que le doy a cualquiera que empieza. Sigue el orden y no te dejarás nada.

Paso 1: comprueba que puedes emitirla

Mira el importe total con IVA y tu actividad. Si pasa de 400 € y tu actividad no está en la lista del artículo 4.2, cierra la plantilla y abre la de factura completa. Si el cliente ya te ha dicho que necesita deducirse el IVA, salta directamente a la cualificada.

Paso 2: asigna número y serie

Toma el siguiente número de tu serie de simplificadas. Nunca reutilices uno anulado: si anulas, se rectifica, no se recicla.

Paso 3: pon tus datos fiscales completos

Nombre o razón social exacto del censo, NIF y domicilio fiscal. Añadir teléfono, correo y web es opcional, y ayuda al cliente a localizarte.

Paso 4: describe lo que has vendido

Basta con identificar el tipo de bien o servicio, pero cuanto más claro, mejor. "Servicios varios" es la descripción que más regularizaciones provoca; "mantenimiento mensual de equipos informáticos, julio 2026" no genera dudas a nadie.

Paso 5: aplica el IVA correcto

Indica el tipo (21 %, 10 % o 4 %) o la mención "IVA incluido". Si hay varios tipos, sepáralos en líneas distintas con su base y su cuota. Si la operación está exenta o no sujeta, indica el precepto que lo ampara.

Paso 6: cierra el total y la forma de pago

El importe total es obligatorio. La forma de pago y el número de cuenta no lo son, pero incluirlos acorta los plazos de cobro. Recuerda que la Ley 3/2004 de morosidad fija en 30 días el plazo general de pago entre empresas, ampliable a 60 por acuerdo.

Paso 7: guarda, registra y archiva

Exporta a PDF, anota en el libro registro de facturas expedidas y archiva por año y serie. Un archivo mensual en la nube con la nomenclatura SIM-2026-0148.pdf te ahorrará horas cuando llegue la declaración.

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar una factura simplificada para un cliente que es autónomo?

Sí, siempre que respetes el límite aplicable (400 € con IVA con carácter general, o 3.000 € en las actividades del artículo 4.2) y el autónomo no te pida una factura completa. Si te pide deducirse el IVA, tendrás que añadirle el NIF, el domicilio y la cuota repercutida por separado, que es lo que convierte el documento en una factura simplificada cualificada.

¿Qué hago si el cliente pide una factura completa y la operación es pequeña?

Emitírsela. El derecho del destinatario a exigir factura completa no depende del importe: si la pide, estás obligado a expedirla con todas las menciones del artículo 6 del RD 1619/2012. Negarte te expone a la sanción del artículo 201 de la Ley General Tributaria.

¿Es opcional el desglose del IVA en la factura simplificada?

El desglose de base y cuota es opcional, pero el tipo impositivo aplicado sí es obligatorio, o en su defecto la expresión "IVA incluido". Y deja de ser opcional en cuanto el destinatario exija el desglose para deducirse el impuesto. Si en la misma factura hay varios tipos, tienes que separar la parte que corresponde a cada uno.

¿Es obligatoria la numeración correlativa en las facturas simplificadas?

Sí. La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie, sin huecos ni repeticiones, y lo habitual es reiniciarla cada ejercicio. Puedes tener series distintas para simplificadas, completas y rectificativas, siempre que dentro de cada una el orden se respete.

¿Cuál es el límite exacto de la factura simplificada, 400 € o 3.000 €?

Los dos, según la actividad. Con carácter general, 400 € IVA incluido. El techo sube a 3.000 € IVA incluido solo en las operaciones listadas en el artículo 4.2 del RD 1619/2012: ventas al por menor, ventas o servicios a domicilio del consumidor, transporte de personas, hostelería y restauración, salas de baile y discotecas, peluquerías e institutos de belleza, instalaciones deportivas, revelado de fotografías y estudios fotográficos, aparcamientos, tintorerías y lavanderías, y autopistas de peaje. Además, las facturas rectificativas pueden ser simplificadas con independencia del importe.

¿Un ticket de compra es lo mismo que una factura simplificada?

Desde 2013 sí, siempre que el ticket contenga los datos del artículo 7. La figura del tique desapareció con el RD 1619/2012. Un resguardo de datáfono, en cambio, no es una factura: acredita el cobro con tarjeta, nada más.

¿Puedo deducirme el IVA de una factura simplificada que me han dado?

Solo si es cualificada, es decir, si incluye tu NIF, tu domicilio y la cuota de IVA consignada por separado. Un ticket anónimo de restaurante o de gasolinera no da derecho a deducción, por mucho que el gasto esté afecto a tu actividad. Y aun teniendo el documento correcto, el gasto tiene que superar los requisitos de deducibilidad del artículo 96 de la Ley del IVA.

¿Se puede emitir una factura simplificada a una empresa de otro país de la Unión Europea?

No en las entregas intracomunitarias exentas del artículo 25 de la Ley del IVA ni en las operaciones que se entiendan realizadas fuera del territorio de aplicación del impuesto. En esos casos toca factura completa, con NIF-IVA validado en VIES y las menciones que correspondan, además de la declaración recapitulativa en el modelo 349.

¿Cómo se anula o corrige una factura simplificada mal emitida?

Con una factura rectificativa según el artículo 15 del Reglamento, en serie específica, referenciando el documento original y expresando la rectificación. No se borra, no se rompe y no se reutiliza su número. Si además cambia la cuota declarada, habrá que reflejarlo en la autoliquidación del periodo que corresponda.

¿Cuánto tiempo tengo que conservar las facturas simplificadas?

Cuatro años por el plazo de prescripción tributaria del artículo 66 de la Ley General Tributaria y seis por el artículo 30 del Código de Comercio. Con bienes de inversión, el plazo de regularización llega a cuatro años en muebles y nueve en inmuebles. Lo práctico es guardarlas diez años en formato digital legible.

¿Puedo hacer facturas simplificadas en Word o Excel en 2026?

Para diseñar y rellenar el documento, sí. Otra cosa es el registro: si estás dentro del ámbito del Reglamento de sistemas informáticos de facturación (RD 1007/2023), la emisión debe hacerse con un programa conforme que genere los registros encadenados y el código QR. Muchos negocios pequeños combinan la plantilla para el formato con un programa homologado para emitir y registrar.

¿Hay que numerar las facturas simplificadas en la misma serie que las completas?

No hace falta y no lo recomiendo. Una serie propia para las simplificadas te ordena el libro registro, facilita el asiento resumen global del artículo 63.4 del Reglamento del IVA y hace mucho más rápida cualquier comprobación posterior.

¿Puedo emitir una factura simplificada si estoy en recargo de equivalencia?

Sí. El recargo de equivalencia afecta a cómo tributas tú frente a tus proveedores, no al documento que entregas a tu cliente final. Sigues obligado a expedir factura simplificada y a conservarla, aunque no presentes autoliquidaciones de IVA por esas ventas.

¿Y si mi cliente me pide la factura una semana después de la compra?

Puedes expedírsela, con la fecha real de expedición y haciendo constar la fecha de la operación, que es anterior. Si ya le entregaste una simplificada y ahora necesita la completa, lo correcto es rectificar la simplificada y emitir la factura completa referenciándola, para que la misma venta no quede documentada dos veces.

Conclusión: la simplificada es una herramienta, no un atajo

Después de años ayudando a autónomos y micronegocios con su papeleo, mi resumen es este: la factura simplificada resuelve muy bien el día a día del comercio, la hostelería y los servicios de mostrador, y resuelve muy mal la relación con clientes empresa. Aprende de memoria los dos límites, ten a mano una plantilla de factura completa por si acaso y configura tu sistema para poder añadir el NIF del cliente en cualquier momento. Con eso cubres el 95 % de las situaciones que te vas a encontrar.

Este artículo recoge la normativa vigente a fecha de la última actualización y busca darte un mapa claro, pero cada negocio tiene sus particularidades, y las fechas de aplicación de las obligaciones de facturación electrónica y de sistemas informáticos han cambiado varias veces. Antes de tomar una decisión con impacto fiscal, contrasta tu caso concreto con un asesor fiscal o consulta directamente la sede electrónica de la Agencia Tributaria.