Presupuesto para Autónomos: Plantilla Profesional

Qué es exactamente un presupuesto para autónomos (y qué no es)

Trabajo con autónomos desde hace años y el error que más dinero cuesta no está en el precio: está en confundir documentos. Un presupuesto, una proforma y una factura se parecen visualmente, pero tienen efectos jurídicos y fiscales distintos.

El presupuesto es una oferta. Tú propones, el cliente decide. Mientras no lo acepte, no hay contrato ni devengo de impuestos. Cuando lo acepta por escrito —un correo con un "conforme" vale— ese documento se convierte en el acuerdo que regula la relación. Por eso el texto que metes en las condiciones importa tanto: es lo que un juez leería si la cosa se tuerce.

La proforma es un documento con aspecto de factura que se emite antes del cobro, normalmente para que el cliente tramite un pago interno o una aduana. Tampoco devenga IVA, pero se parece más a una factura definitiva porque suele ir ligada a una operación ya cerrada. La factura, en cambio, sí es un documento fiscal: obliga a declarar el IVA repercutido en el modelo 303 del trimestre correspondiente y forma parte de tus libros registro.

Cuándo estás obligado a entregar presupuesto

La regla general del Real Decreto Legislativo 1/2007 (texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios) dice que, en servicios prestados a particulares, el consumidor tiene derecho a un presupuesto previo por escrito si lo solicita. Algunas comunidades autónomas endurecen esa obligación en sectores concretos —talleres de reparación de vehículos, reparación de electrodomésticos, obras en vivienda— y exigen presupuesto firmado antes de tocar nada, con sanciones que en varias regiones arrancan en torno a los 300 € y escalan según la gravedad.

En trabajos entre profesionales (B2B) no hay obligación legal general, pero la práctica manda: sin presupuesto aceptado tienes poco que reclamar si el cliente discute el alcance. Mi consejo es simple: presupuesto siempre, aunque sean 90 €.

Un presupuesto no es papeleo. Es el único documento que demuestra qué acordasteis antes de que la memoria de las dos partes empiece a reescribir la historia.

Los 14 campos que debe llevar tu plantilla de presupuesto

La plantilla que descargas arriba ya trae estos bloques maquetados, pero conviene que sepas por qué está cada uno. Si montas el tuyo desde cero en Word o Excel, usa esta lista como control de calidad.

1. Encabezado con tu marca: logotipo, nombre comercial y una línea que diga qué haces. Es lo primero que ve quien decide.
2. Tus datos fiscales: nombre y apellidos (o denominación), NIF, domicilio fiscal completo, teléfono y correo. Sin NIF el documento pierde seriedad.
3. Datos del cliente: razón social o nombre, NIF/CIF, dirección y persona de contacto. Pídelos antes de redactar, no después.
4. Número de presupuesto: serie correlativa propia, del tipo PRE-2026-014. Facilita el seguimiento y evita duplicados.
5. Fecha de emisión.
6. Validez de la oferta: 15, 30 o 60 días. Sin caducidad, un cliente puede aceptar en noviembre un precio que calculaste en marzo.
7. Resumen del proyecto: dos o tres frases que demuestren que has entendido el problema. Sube la tasa de aceptación más que cualquier floritura de diseño.
8. Desglose de partidas: concepto, cantidad, unidad de medida (hora, jornada, página, m², unidad), precio unitario e importe.
9. Exclusiones: qué NO está incluido. Este apartado te ahorra discusiones.
10. Base imponible, IVA y retención de IRPF desglosados en líneas separadas.
11. Total a pagar destacado en negrita y tamaño mayor.
12. Condiciones de pago: anticipo, hitos, método (transferencia, Bizum, domiciliación) y plazo en días.
13. Plazo de ejecución con fecha de inicio condicionada al anticipo, no a la firma.
14. Espacio de aceptación: línea para firma, fecha y sello del cliente.

Errores de formato que restan credibilidad

He revisado cientos de presupuestos de freelancers y los fallos se repiten: importes sin símbolo de moneda, decimales inconsistentes (12,5 € junto a 340,00 €), tipografías mezcladas, tablas descuadradas al exportar a PDF y archivos llamados "presupuesto final definitivo v3.docx". Exporta siempre a PDF con un nombre limpio: Presupuesto-PRE-2026-014-NombreCliente.pdf.

Cómo calcular tu tarifa como autónomo en 2026

Aquí es donde la mayoría se equivoca. Poner precio "lo que cobra la competencia" es una forma rápida de trabajar mucho y ganar poco. El método que uso parte de tus costes reales y termina en una tarifa hora mínima viable.

Paso 1: suma tus costes fijos anuales

Cuota de la Seguridad Social, gestoría, seguros (responsabilidad civil, salud privada si la tienes), software y suscripciones, teléfono e internet, coworking o parte proporcional de la vivienda, formación, banco, dominio y hosting, material. En 2026 la cotización del RETA sigue el sistema de tramos por rendimientos netos: los tramos inferiores rondan los 200-230 €/mes y los superiores superan los 590 €/mes. Un autónomo con rendimientos medios paga en el entorno de 300-400 €/mes, unos 4.200 € al año solo de cuota.

Paso 2: calcula tus horas facturables reales

Un año tiene unas 1.800 horas laborables si trabajas 40 horas semanales con 30 días de vacaciones. De ahí descuenta administración, prospección comercial, formación, propuestas no aceptadas y días muertos. La mayoría de autónomos factura entre el 55 % y el 65 % de su tiempo. Trabaja con 1.100 horas facturables al año como cifra realista si eres solo tú.

Paso 3: aplica la fórmula

Tarifa hora mínima = (costes fijos anuales + salario objetivo bruto + colchón de impuestos) ÷ horas facturables. El colchón de impuestos suele situarse entre el 20 % y el 30 % del beneficio, según tu tipo marginal de IRPF.

Fíjate en algo incómodo: para llevarte 30.000 € netos necesitas facturar más de 46.000 €. Cuando un cliente te regatea 200 €, no te está quitando 200 € de beneficio: te está quitando cuatro o cinco horas de trabajo pagado.

Precio por hora frente a precio cerrado

La tarifa hora sirve para calcular internamente. Lo que enseñas al cliente casi siempre debería ser un precio cerrado por entregable. Cobrar por horas castiga tu eficiencia: cuanto mejor eres, menos cobras. Calcula las horas, aplica tu tarifa, añade un 20 % de colchón por imprevistos y presenta un único número por fase.

IVA, IRPF y retenciones: cómo cuadrar las cifras del presupuesto

Un presupuesto mal calculado fiscalmente genera desconfianza y, si el cliente lo acepta, te obliga a comerte la diferencia. Estas son las reglas vigentes en 2026 en España.

IVA repercutido

El tipo general es el 21 %. El reducido del 10 % aplica a hostelería, transporte de viajeros o determinadas obras de renovación en vivienda, y el superreducido del 4 % a pan, libros o medicamentos. Están exentos, entre otros, la formación reglada, la asistencia sanitaria y ciertos servicios de mediación de seguros. Si aplicas exención, cita el artículo 20 de la Ley 37/1992 en el propio presupuesto.

Retención de IRPF

Si facturas a una empresa, a otro profesional o a una entidad obligada a retener, debes aplicar una retención del 15 % sobre la base imponible. Los autónomos recién dados de alta pueden aplicar el 7 % durante el año de alta y los dos siguientes. Cuando el cliente es un particular, no hay retención. Este punto confunde a mucha gente: la retención no es un gasto tuyo, es un adelanto de tu IRPF que el cliente ingresa en Hacienda en tu nombre.

Presenta siempre el total con las tres líneas visibles. Un cliente que ve "1.500 € + IVA" y luego recibe una factura de 1.815 € se siente engañado aunque el cálculo sea correcto.

Operaciones intracomunitarias

Para no repercutir IVA a un cliente de otro país de la UE necesitas estar dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (modelo 036) y comprobar su NIF-IVA en el censo VIES. Guarda la captura de la validación: es la prueba que te pedirán en una comprobación. Esas operaciones se declaran en el modelo 349.

Word, Excel, PDF o software: qué formato conviene a cada autónomo

La plantilla de esta página está en .docx porque es el formato que más gente puede editar sin instalar nada raro. Pero no siempre es la mejor opción.

Mi recomendación práctica: empieza con la plantilla gratuita y pásate a software cuando superes los 8-10 presupuestos mensuales o cuando pierdas la pista de cuáles están pendientes de respuesta. Antes de eso, la suscripción es un gasto que no rentabilizas.

Envía siempre PDF, nunca el archivo editable

Mandar un .docx abierto permite que el cliente cambie cifras, aunque sea sin mala intención, y complica demostrar qué versión se aceptó. Exporta a PDF y, si el importe es alto, protege el documento contra edición.

Condiciones y cláusulas que protegen tu cobro

Las cláusulas no están para asustar al cliente. Están para que las dos partes sepan qué pasa cuando algo se sale del guion, que es siempre.

Anticipo y calendario de pagos

Para proyectos de más de 1.000 € pide un anticipo del 30-50 % antes de empezar. Redacta la frase con claridad: "El plazo de ejecución comienza a contar desde la recepción del anticipo". Sin esa coletilla, el reloj empieza a correr con la firma y tú acabas trabajando sin haber cobrado nada.

Plazo de pago y morosidad

La Ley 3/2004, modificada por la Ley 15/2010, fija un plazo máximo de pago de 30 días naturales por defecto y hasta 60 días si hay pacto expreso entre empresas. Superado el plazo, tienes derecho a intereses de demora sin necesidad de reclamación previa: el tipo aplicable es el del Banco Central Europeo para operaciones de financiación más ocho puntos porcentuales, publicado semestralmente en el BOE. Además puedes reclamar 40 € fijos en concepto de costes de cobro.

Incluye esta cláusula literal en tu plantilla y menciónala si el cliente se retrasa. No hace falta amenazar: basta con recordar que existe.

Alcance, revisiones y cambios

Define cuántas rondas de revisión incluye el precio (dos suele ser razonable) y qué cuesta cada ronda adicional. Añade una cláusula de ampliación de alcance: "Cualquier trabajo no descrito en el apartado de partidas se presupuestará por separado antes de ejecutarse". Esa frase evita el 80 % de los conflictos de los freelancers creativos.

Propiedad intelectual

La cesión de derechos se produce con el pago íntegro, no con la entrega. Escríbelo. Si el trabajo incluye código, diseño o textos, especifica si la cesión es en exclusiva y para qué usos y territorios.

Protección de datos

Si vas a tratar datos personales del cliente o de sus usuarios, menciona que firmaréis un contrato de encargado del tratamiento conforme al RGPD y a la Ley Orgánica 3/2018. Da imagen de profesionalidad y te ahorra un trámite posterior.

Las condiciones que nadie lee son las que te salvan el año cuando un proyecto se complica. Escríbelas cortas, en lenguaje llano y en la misma página del total.

Presentación: cómo conseguir que te acepten más presupuestos

El diseño influye menos de lo que crees; la estructura del mensaje, muchísimo. Estas son las palancas que mejor funcionan.

Ofrece tres opciones, no una

Presenta un paquete básico, uno recomendado y uno ampliado. La mayoría elige el del medio, y tú controlas cuál es. Un presupuesto único obliga al cliente a decidir "sí o no"; tres opciones le llevan a decidir "cuál".

Traduce el precio a resultado

En lugar de "Diseño web: 1.800 €", escribe "Web de 6 páginas optimizada para captar solicitudes de presupuesto, con formulario y medición: 1.800 €". El importe no cambia, la percepción sí.

Envíalo rápido y con contexto

Los datos de mercado que manejamos apuntan a que las propuestas enviadas en las primeras 24 horas tras la conversación se aceptan mucho más que las que llegan a los cinco días. Envíalo por correo con un mensaje corto que resuma el problema, el precio total y una pregunta concreta: "¿Te encaja empezar el día 12?".

Haz seguimiento sin pedir perdón

Dos toques: uno a los tres días laborables y otro una semana después, recordando la fecha de caducidad de la oferta. Si no hay respuesta, cierra con un correo educado que deje la puerta abierta. Perseguir más allá de eso desgasta y no convierte.

Del presupuesto a la factura: Verifactu y facturación electrónica en 2026

2026 es el año en el que la normativa antifraude aterriza de verdad en el día a día del autónomo. Conviene que lo tengas en el radar cuando elijas cómo montar tus documentos.

El Reglamento Verifactu (Real Decreto 1007/2023, con las modificaciones posteriores que retrasaron el calendario) obliga a que los programas de facturación generen registros encadenados e inalterables, con código QR en la factura y, opcionalmente, remisión automática a la Agencia Tributaria. Las sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades entran el 1 de enero de 2026 y el resto de obligados, entre ellos los autónomos que tributan en IRPF, el 1 de julio de 2026. Quedan fuera quienes ya están en el Suministro Inmediato de Información (SII).

Por otro lado, la Ley 18/2022 "Crea y Crece" impone la factura electrónica obligatoria en todas las operaciones entre empresas y profesionales. Su aplicación depende del reglamento de desarrollo y de un periodo de adaptación: las empresas con facturación superior a ocho millones de euros entran primero y el resto, incluidos los autónomos, dispone de un plazo adicional que se cuenta desde la publicación del reglamento.

¿Afecta esto al presupuesto? De forma directa, no: el presupuesto no es un documento con transcendencia tributaria. De forma indirecta, mucho. Si tu flujo de trabajo consiste en editar un Word y guardarlo como PDF, ese mismo flujo ya no te vale para las facturas. Lo razonable es elegir ya una herramienta que convierta el presupuesto aceptado en factura conforme a la norma, sin recalcular nada a mano.

Qué hacer hoy para no correr después

• Numera tus presupuestos y tus facturas en series distintas y correlativas.
• Archiva los PDF aceptados junto al correo de conformidad del cliente, en la misma carpeta.
• Comprueba que tu programa de facturación anuncia compatibilidad con Verifactu; si usas hojas de cálculo, ve buscando alternativa.
• Consulta con tu gestoría el calendario que te aplica según tu forma jurídica y tu volumen.

Este apartado tiene efectos fiscales y sancionadores, así que trátalo con prudencia: la información aquí es orientativa y el calendario ha cambiado varias veces. Antes de tomar decisiones, contrasta con tu asesor fiscal o con la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

Ejemplos de presupuesto por sector

La estructura es la misma, pero cada oficio tiene sus particularidades. Estos son los ajustes que aplico según el tipo de actividad.

Diseño gráfico y desarrollo web

Trabaja por fases (descubrimiento, diseño, maquetación, pruebas, entrega) y asigna precio a cada una. Detalla el número de propuestas iniciales y de revisiones. Excluye explícitamente el coste de dominio, hosting, licencias de tipografías y fotografía de stock, o inclúyelos como partida aparte con su importe real.

Reformas, instalaciones y oficios

Mide en unidades físicas: m² de alicatado, ml de rodapié, ud de punto de luz. Añade una partida de "imprevistos de obra" del 5-10 % y explica que solo se factura si se ejecuta. Indica si la retirada de escombros y el alquiler de contenedor van incluidos, porque es el conflicto clásico.

Consultoría, formación y servicios profesionales

Vende paquetes de horas o de sesiones con caducidad. Especifica si los desplazamientos y las dietas se facturan aparte y con qué criterio (por ejemplo, 0,26 €/km, el importe exento de IRPF vigente). Si la formación está exenta de IVA, indícalo con la referencia legal.

Fotografía, vídeo y creación de contenido

Separa siempre honorarios de producción (jornada de rodaje, edición) de la cesión de derechos de uso, que se cobra según medio, territorio y duración. Es la partida que más margen aporta y la que más se olvida.

Traducción y redacción

Precio por palabra o por página normalizada, con recargo por urgencia y por formato complejo. Fija un mínimo de encargo para que los trabajos pequeños no te salgan a pérdida.

Preguntas frecuentes sobre el presupuesto para autónomos

Checklist final antes de enviar

Repasa estos ocho puntos en menos de un minuto y evitarás casi todos los errores caros.

• Nombre y NIF del cliente correctos y bien escritos.
• Suma de partidas cuadrada con el total (revísala aunque uses fórmulas).
• Tipo de IVA correcto y retención aplicada solo si procede.
• Fecha de caducidad de la oferta visible.
• Apartado de exclusiones redactado.
• Condiciones de pago con anticipo, hitos y plazo en días.
• Archivo exportado a PDF con nombre limpio.
• Correo de envío con resumen breve y una pregunta concreta que invite a responder.

Descarga la plantilla desde el botón del principio, sustituye los textos de ejemplo por los tuyos y guarda una copia maestra sin datos de cliente. A partir de ahí, cada presupuesto nuevo te llevará diez minutos en lugar de una hora. Si quieres completar el circuito documental, echa un vistazo a la plantilla de factura proforma, a la factura rectificativa para cuando haya que corregir un importe y a la factura electrónica, que será tu formato habitual en los próximos meses.

Contenido informativo elaborado por el equipo editorial de PlantillaGratis.es a partir de normativa española vigente en 2026. No sustituye al asesoramiento fiscal, contable o jurídico personalizado. Antes de tomar decisiones con efectos económicos, consulta con tu gestoría o con un profesional colegiado.