Plantilla de Factura para Pintores 2026

Qué debe llevar la factura de un pintor para que Hacienda no te la discuta

El contenido mínimo de cualquier factura española está en el artículo 6 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). No es una lista negociable ni depende del gremio: un pintor, un electricista y un abogado comparten los mismos campos obligatorios. Lo que cambia en tu caso es cómo describes el trabajo, porque de esa descripción depende que el inspector acepte o no el tipo reducido de IVA que has aplicado.

Los campos obligatorios, uno a uno

• Número y, si la usas, serie. La numeración tiene que ser correlativa dentro de cada serie y no puede tener huecos. Si anulas una factura, no la borres: emite una rectificativa.
• Fecha de expedición y, cuando sea distinta, fecha de la operación. En obras que duran tres semanas conviene poner ambas: la de finalización de los trabajos y la del día en que emites el documento.
• Tus datos: nombre y apellidos (o razón social si tienes sociedad), NIF y domicilio fiscal completo.
• Datos del destinatario: nombre, NIF y domicilio. Si el cliente es un particular y la factura no llega a 400 €, puedes emitir factura simplificada sin sus datos, pero él necesitará la completa para deducirse el gasto o para justificar la reforma.
• Descripción de las operaciones con todos los datos necesarios para determinar la base imponible.
• Tipo impositivo aplicado y cuota de IVA desglosada por separado.
• Base imponible y total a pagar.
• Cuando aplique: la mención legal correspondiente (inversión del sujeto pasivo, exención, régimen especial del criterio de caja).

La descripción: donde se ganan o se pierden las inspecciones

Una línea que diga «Trabajos de pintura … 1.800 €» es una factura pobre y, cuando aplicas el 10 %, directamente peligrosa. La Agencia Tributaria necesita poder reconstruir dos cosas: qué se pintó y cuánto pesan los materiales dentro del precio. La plantilla que descargas arriba trae columnas separadas para superficie, precio por metro cuadrado y materiales, precisamente para que ese desglose salga solo.

Una descripción que aguanta cualquier revisión se parece a esto: «Pintado de paredes y techos de vivienda sita en calle X (superficie tratada 168 m²): lijado y masillado de imperfecciones, imprimación fijadora al agua, dos manos de pintura plástica mate lavable blanca. Incluye protección de suelos, mobiliario y carpintería, y retirada de residuos. Materiales aportados por el prestador: 30 L de pintura plástica y 10 L de imprimación (valor 214 €)».

Cuando un cliente discute una factura de pintura casi nunca discute el precio total: discute que no entiende qué ha pagado. Un desglose de cuatro líneas con metros y manos de pintura elimina el 80 % de las reclamaciones antes de que existan.

Numeración, series y plazos de emisión

Puedes llevar una sola serie (2026-001, 2026-002…) o separar series por tipo de cliente: por ejemplo, serie P para particulares y serie E para empresas y comunidades. Lo que no puedes hacer es saltarte números ni reutilizarlos al año siguiente sin distinguirlos. El plazo para expedir la factura es el momento de la operación si el cliente es particular, o antes del día 16 del mes siguiente cuando el destinatario es empresario o profesional. Guarda copia de todo durante cuatro años por prescripción fiscal, aunque el Código de Comercio te obliga a seis; en la práctica, guarda seis y quedas cubierto.

IVA al 10 % o al 21 %: la decisión que más rectificativas provoca

Aquí se concentran casi todos los errores del gremio. El tipo reducido del 10 % para obras de renovación y reparación en viviendas viene del artículo 91.Uno.2.10.º de la Ley del IVA, y exige que se cumplan los cuatro requisitos a la vez. Si falla uno, el tipo correcto es el 21 %, y quien responde ante Hacienda por la diferencia eres tú, no el cliente.

Los cuatro requisitos del tipo reducido

• Quién encarga: una persona física que use la vivienda para uso particular, o una comunidad de propietarios. Si te contrata una promotora, una constructora o un arrendador que explota el inmueble como negocio, se cae el 10 %.
• Qué inmueble: una vivienda, no un local, no un garaje aislado, no una nave. Los anexos (trastero, plaza de garaje hasta dos unidades) van con la vivienda si se transmiten con ella.
• Antigüedad: la construcción o rehabilitación debe haber terminado hace más de dos años.
• Materiales: el coste de los materiales que aportas tú no puede superar el 40 % de la base imponible de la operación.

La regla del 40 %, con números

Este es el punto donde más gente se equivoca, porque el 40 % se calcula sobre la base imponible total, no sobre el beneficio ni sobre el precio de compra de la pintura en el almacén. Un ejemplo: presupuestas 1.500 € por pintar un piso de 90 m² y compras 260 € de pintura, imprimación y cintas. 260 / 1.500 = 17,3 %. Estás muy por debajo del límite, así que el 10 % es correcto.

El caso contrario también existe: te encargan pintar solo la fachada de un chalet con una pintura elastomérica cara, presupuestas 2.100 € y los materiales suben a 980 €. 980 / 2.100 = 46,7 %. Pasas del 40 %, así que toda la operación tributa al 21 %. Un truco legítimo y habitual: que el cliente compre él la pintura en el almacén y tú factures solo la mano de obra. La base baja, el porcentaje de materiales aportados por ti se desploma y el 10 % vuelve a ser aplicable. Deja constancia en el presupuesto de que los materiales son por cuenta del cliente.

Inversión del sujeto pasivo: el caso de las subcontratas

Si trabajas como subcontratista dentro de una ejecución de obra de construcción o rehabilitación de edificaciones, y quien te contrata es el promotor o el contratista principal, se aplica la inversión del sujeto pasivo. Tu factura sale sin IVA, con la mención «Operación con inversión del sujeto pasivo, art. 84.Uno.2.º f) de la Ley 37/1992», y es el destinatario quien autoliquida el impuesto. Ojo: no vale para cualquier trabajo. Pintar el despacho de una empresa no es ejecución de obra de construcción; repintar una promoción completa dentro del contrato de obra, sí. Cuando tengas dudas, pide al contratista que te confirme por escrito que la operación forma parte de la obra, y guarda ese correo.

¿Lleva retención de IRPF la factura de un pintor?

La respuesta corta es que normalmente no. La retención del 15 % (7 % durante el año de alta y los dos siguientes) se aplica sobre rendimientos de actividades profesionales, las de la sección segunda de las tarifas del IAE: arquitectos, abogados, diseñadores, formadores. La pintura de edificios es actividad empresarial y se da de alta en el epígrafe 505.6 de la sección primera. Por eso las facturas de pintor a empresas salen con IVA pero sin descontar IRPF.

Hubo un supuesto con retención del 1 % para determinados epígrafes de construcción en estimación objetiva, pero esos epígrafes quedaron fuera del sistema de módulos y hoy los pintores tributan en estimación directa. Resultado práctico: tu IRPF lo pagas tú trimestralmente con el modelo 130, no te lo adelanta el cliente.

El modelo 130 y los pagos fraccionados

Al no llevar retención tus facturas, presentas el modelo 130 cada trimestre e ingresas el 20 % del rendimiento neto acumulado del año (ingresos menos gastos deducibles, menos lo ya pagado en trimestres anteriores). Los plazos son los mismos que los del IVA: del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y del 1 al 30 de enero para el cuarto trimestre. Si la mayoría de tu facturación fuera a empresas y llevara retención, podrías quedar exento del 130; con el epígrafe 505.6 eso no pasa, así que aparta ese 20 % en cuanto cobres cada factura y te ahorrarás sustos en enero.

Precios de referencia 2026 para presupuestar y facturar

Una factura sale bien cuando el presupuesto salió bien. Estos son rangos de mercado que se están viendo en España durante 2026, con material incluido y mano de obra, para trabajos residenciales de tamaño medio. Varían bastante entre provincias: Madrid, Barcelona, País Vasco y Baleares suelen ir un 15-25 % por encima de la media, y el interior peninsular por debajo.

Qué te cuesta el material en 2026

Para calcular ese 40 % necesitas tener los costes frescos. Un bote de 15 litros de plástica mate de gama media ronda los 45-90 € según marca; la imprimación fijadora al agua de 5 litros, entre 30 y 48 €; el esmalte al agua de 750 ml, de 18 a 28 €; la pintura elastomérica de fachada de 15 litros puede irse a 130-190 €. Sumando cintas, plásticos, rodillos y masilla, un piso de 80 m² se lleva entre 180 y 320 € de material. Con esos números, en trabajos de interior estándar el 40 % nunca se roza siquiera.

Del presupuesto a la factura sin sorpresas

Usa el mismo desglose en presupuesto y en factura, con idénticos conceptos y en el mismo orden. Cuando el cliente compara los dos documentos y ve las mismas siete líneas, paga sin discutir. Si durante la obra aparecen trabajos extra (una humedad, una pared que pide tres manos), documenta el sobrecoste por escrito antes de ejecutarlo, aunque sea por mensajería instantánea, y luego llévalo a la factura como línea separada con la etiqueta «trabajo adicional aprobado el día X». Tienes un modelo compatible en nuestra plantilla de presupuesto para autónomos.

Verifactu en 2026: qué cambia para el pintor autónomo

El Reglamento de sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023, con la modificación posterior que retrasó el calendario) obliga a que el programa con el que emitas facturas genere un registro de facturación encadenado, íntegro e inalterable, con huella digital y código QR en la factura. Las sociedades entraron el 1 de enero de 2026 y el resto de contribuyentes, incluidos los autónomos en estimación directa, el 1 de julio de 2026. Si emites facturas hoy, ya te aplica.

Entonces, ¿sigue valiendo una plantilla de Word o Excel?

Vale, pero para lo que vale. La plantilla es perfecta para preparar presupuestos, para tener el modelo de desglose delante, para pasarle al cliente un borrador antes de emitir y para archivar copia. Lo que ya no puedes hacer es emitir la factura definitiva desde un documento suelto que puedas editar después sin dejar rastro: eso es lo que el reglamento persigue. La secuencia razonable en 2026 es preparar con la plantilla y emitir con un programa adaptado, que además te genera el QR y la remisión a la Agencia Tributaria si eliges la modalidad Verifactu.

Verifactu o «no verificable»: las dos modalidades

Puedes elegir enviar cada registro a la Agencia Tributaria en el momento (modalidad Verifactu, con menos obligaciones de conservación por tu parte) o quedarte con un sistema no verificable que guarde los registros firmados electrónicamente en tu equipo, sujeto a requisitos de conservación y disponibilidad más estrictos. Para un autónomo sin departamento de informática, la primera opción da menos trabajo. Un detalle que tranquiliza: las facturas siguen viéndose como siempre para el cliente; lo único visible que cambia es el QR y la leyenda del sistema.

Y la factura electrónica obligatoria entre empresas

Es un asunto distinto de Verifactu, aunque se mezclen constantemente. Viene de la Ley 18/2022 («Crea y Crece») y obligará a intercambiar facturas en formato estructurado en las relaciones entre empresas y autónomos, con entrada escalonada según facturación una vez se publique su reglamento de desarrollo. Mientras tanto, si facturas a la Administración pública sigues usando FACe con formato Facturae firmado, como hasta ahora. Conviene que revises el calendario definitivo cuando salga publicado, porque el orden de entrada depende del volumen de facturación de cada empresa.

Cómo rellenar la plantilla paso a paso

Versión Word: para presupuestos y facturas puntuales

Abre el archivo, sustituye la cabecera por tus datos (nombre, NIF, dirección, teléfono, correo y, si tienes, logotipo a 300 ppp) y guarda ese documento como plantilla base con otro nombre. A partir de ahí, cada factura es un «Guardar como» con el número correspondiente. Rellena primero la tabla de conceptos, después el tipo de IVA y deja el total para el final. Si vas a mandarla por correo, exporta siempre a PDF: evita que el cliente reciba un documento editable y que se desmonte el formato si abre el archivo en otro equipo.

Versión Excel: para quien factura varias obras al mes

La hoja de cálculo trae las fórmulas de base imponible, cuota e importe total ya montadas. Escribe metros y precio unitario y el resto se calcula solo. Dos ajustes que merecen los cinco minutos: crea una celda con el porcentaje de materiales sobre la base (materiales dividido entre base imponible) para vigilar el umbral del 40 % de un vistazo, y otra pestaña con el listado de facturas emitidas, que es la semilla de tu libro registro de facturas expedidas. Con eso, cuando llegue el trimestre, el 303 se rellena en diez minutos.

Envío, cobro y archivo

Manda el PDF con un asunto que el cliente pueda buscar después: «Factura 2026-041 · Pintura vivienda calle Mayor 14». En el cuerpo del correo repite el importe, la fecha de vencimiento y el número de cuenta. Archiva por año y trimestre en una carpeta sincronizada en la nube, con copia local. Cuatro años son muchos meses de facturas y los discos duros se estropean siempre en el peor momento.

Cuatro facturas de pintor resueltas

1. Piso de particular, pintura completa

Vivienda de 1998, 95 m² útiles, paredes y techos. Base imponible 1.420 €, materiales aportados 245 € (17,2 % de la base). IVA al 10 % = 142 €. Total 1.562 €. Sin retención. En la descripción se detallan superficie tratada, imprimación, dos manos de plástica mate y protección de mobiliario. Es el caso más frecuente y el más sencillo.

2. Comunidad de propietarios, portal y escaleras

La factura se emite a nombre de la comunidad, con su CIF (empieza por H) y la dirección del edificio. Al tratarse de mantenimiento y reparación de zonas comunes de un edificio de viviendas con más de dos años, el 10 % es aplicable si los materiales no pasan del 40 %. Base 3.800 €, IVA 380 €, total 4.180 €, sin retención. Pide siempre el acta o el correo del administrador aprobando el presupuesto: las comunidades cambian de presidente y las facturas huérfanas de aprobación tardan meses en cobrarse.

3. Subcontrata para una constructora

Pintado de 14 viviendas dentro de una rehabilitación integral, contratado por el contratista principal. Factura sin IVA con la mención de inversión del sujeto pasivo. Base 18.600 €, total 18.600 €. En el modelo 303 declaras esa base en la casilla de operaciones con inversión del sujeto pasivo; no la olvides, porque su ausencia es un descuadre que la Agencia Tributaria detecta al cruzar con la declaración del cliente.

4. Oficina de una empresa

Repintado de 260 m² de oficinas. No es vivienda, así que el tipo es el 21 % sin discusión posible. Base 2.900 €, IVA 609 €, total 3.509 €. Tampoco hay retención, porque sigues siendo actividad empresarial. Si el trabajo se hace fuera del horario laboral del cliente, factura el recargo nocturno o de fin de semana como línea aparte: se acepta mejor cuando se ve.

La diferencia entre un pintor que cobra a 30 días y otro que persigue facturas seis meses no está en el precio ni en la calidad del acabado: está en si el presupuesto firmado, el parte de trabajo y la factura dicen exactamente lo mismo.

Errores de facturación que salen caros

El régimen sancionador de facturación está en el artículo 201 de la Ley General Tributaria y no es simbólico. Estos son los fallos que más veces hemos visto en facturas del gremio y lo que arriesgas con cada uno.

Cómo se hace una rectificativa bien

Una rectificativa debe identificar la factura original (número y fecha), explicar el motivo y reflejar la corrección, sea del importe completo o solo de la diferencia. Usa serie propia para localizarlas rápido. El plazo general para rectificar es de cuatro años desde el devengo, y si la rectificación reduce el IVA repercutido deberás poder acreditar que el cliente conoce la modificación.

Cobros, anticipos y morosidad

La Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad fija 30 días naturales desde la entrega o prestación del servicio como plazo por defecto de pago, ampliable a 60 días como máximo cuando ambas partes lo pactan expresamente. Cualquier cláusula que pretenda 90 o 120 días entre empresas es nula. Si el cliente empresa se retrasa, tienes derecho al interés de demora (el tipo de referencia del Banco Central Europeo más ocho puntos porcentuales) y a una compensación fija de 40 € por costes de cobro, sin necesidad de reclamarlo previamente.

Anticipos: factúralos, no los apuntes en una libreta

Es habitual pedir entre un 30 % y un 40 % al aceptar el presupuesto para cubrir materiales. Ese cobro anticipado devenga IVA en el momento en que entra el dinero, así que emite factura de anticipo con su número, su base y su cuota. Después, en la factura final, resta el anticipo ya facturado y refleja solo el importe pendiente. Hacerlo al revés (cobrar sin factura y regularizar al final) genera descuadres en el 303 que son fáciles de detectar.

Cuando el cliente no paga

Primero, reclamación por escrito con acuse (burofax o correo con confirmación). Si no funciona, para deudas dinerarias líquidas y documentadas existe el procedimiento monitorio, que se inicia con un formulario y sin abogado ni procurador por debajo de 2.000 €. Además, si la factura lleva impagada más de seis meses (un año si facturaste más de 6.010.121,04 € el año anterior) puedes recuperar el IVA repercutido modificando la base imponible, con requisitos de plazo y comunicación estrictos. Cuando el importe es alto, este trámite compensa: hablamos de recuperar el 10 % o el 21 % de un dinero que no has cobrado.

Calendario fiscal del pintor autónomo

Facturar bien es la mitad del trabajo; presentar a tiempo es la otra mitad. Este es el circuito anual de un pintor en estimación directa simplificada, sin trabajadores a cargo.

• Modelo 303 (IVA): trimestral, del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y del 1 al 30 de enero. El de enero cierra el cuarto trimestre.
• Modelo 390: resumen anual de IVA, en enero, salvo que estés exonerado por presentar el 303 con el detalle correspondiente.
• Modelo 130 (IRPF): mismos plazos que el 303, ingresando el 20 % del rendimiento neto acumulado.
• Declaración de la Renta: de abril a junio del año siguiente, con el rendimiento de la actividad ya calculado.
• Modelo 347: en febrero, para operaciones con un mismo cliente o proveedor por encima de 3.005,06 € al año, cuando corresponda presentarlo.
• Cuota de autónomos: el sistema de cotización por ingresos reales mueve la cuota mensual, aproximadamente, entre los 200 € del tramo más bajo y algo menos de 600 € en los tramos altos. Revisa tu previsión de rendimientos y ajústala hasta seis veces al año si tu facturación cambia mucho entre temporadas.
• Alta y modificaciones censales: modelo 036 (el 037 desapareció), epígrafe IAE 505.6 para pintura y revestimiento de edificios.

Dos gastos que muchos pintores olvidan deducir: el seguro de responsabilidad civil, que ronda los 150-350 € al año para coberturas de 300.000 €, y la formación de prevención de riesgos laborales del convenio de la construcción, que además te abre la puerta a obras donde la piden en el acceso. Ambos son deducibles y ambos evitan disgustos mayores.