Cómo elegir Excel: qué versión, qué plan y cuándo no lo necesitas

Qué estás eligiendo en realidad cuando eliges Excel

La pregunta "cómo elegir Excel" suele esconder otra cosa. Casi nadie duda entre Excel y no-Excel: lo que la gente busca es cómo conseguirlo sin pagar de más, qué versión le corresponde y si puede apañarse con algo gratuito. Antes de meternos en comparativas, conviene separar bien las piezas, porque mucha confusión viene de mezclarlas.

Excel es el programa. Microsoft 365 es el modelo de suscripción que, entre otras cosas, te da acceso a ese programa. Office es el nombre histórico del paquete que todavía se usa para las licencias de compra única. Y Excel para la web es la versión que corre en el navegador, con una parte de las funciones. Cuando alguien dice "he comprado Excel", puede referirse a cualquiera de estas cuatro cosas, y las diferencias entre ellas no son de precio, son de funcionamiento.

Las cuatro formas de tener Excel

• Suscripción a Microsoft 365 (planes Personal, Familiar o de empresa): aplicación de escritorio completa, actualizaciones continuas, almacenamiento en la nube y uso en varios dispositivos mientras pagues.
• Licencia perpetua de Office (las ediciones de compra única, tipo Hogar y Estudiantes): la instalas una vez en un equipo y es tuya, con la versión y las funciones del año en que la compraste.
• Excel para la web: gratuito, sin instalar nada, con una cuenta Microsoft. Abre y edita hojas .xlsx en el navegador.
• Apps móviles para Android y iOS, con edición limitada en cuentas gratuitas y funciones completas atadas a la suscripción.

Elegir mal aquí sale caro de dos maneras: pagando una suscripción que no aprovechas, o comprando una licencia barata que se queda coja justo cuando la necesitas para algo serio. Vamos por partes.

La pregunta útil no es "¿cuál es mejor?", sino "¿qué es lo más avanzado que voy a hacer con una hoja de cálculo este año?". Si la respuesta cabe en sumas, filtros y un gráfico de barras, cualquier opción gratuita te vale. Si aparecen macros, tablas dinámicas con varias fuentes o consultas a bases de datos, entras en terreno de Excel de escritorio.

Microsoft 365 por suscripción frente a Office de compra única

Este es el cruce donde más gente se atasca. Microsoft empuja claramente hacia la suscripción, pero la licencia perpetua sigue existiendo y sigue vendiéndose. La decisión no debería tomarse por ideología ("no quiero pagar todos los meses") sino mirando tres diferencias concretas: actualizaciones, nube y dispositivos.

Actualizaciones: la diferencia que más se nota con los años

Con la suscripción, Excel recibe funciones nuevas de forma continua. Las novedades de los últimos años han cambiado bastante la forma de escribir fórmulas: BUSCARX en lugar de las combinaciones de BUSCARV con COINCIDIR, las matrices dinámicas que derraman resultados por varias celdas sin tener que confirmar con la combinación de teclas de siempre, funciones como FILTRAR, ORDENAR o UNICOS, y las más recientes de tipo LET y LAMBDA para escribir cálculos legibles. Todo eso llega por actualización.

Con la licencia perpetua no llega nada de eso. Tu Excel se queda con el juego de funciones del año en que compraste, recibe parches de seguridad durante el periodo de soporte que Microsoft haya fijado para esa edición, y punto. Esto no es un problema si trabajas siempre igual. Se convierte en un problema el día que alguien te manda un archivo con una fórmula que tu versión no reconoce y te aparece un error extraño en la celda.

Almacenamiento en la nube y copias de seguridad

La suscripción incluye un espacio de OneDrive amplio por usuario (del orden de un terabyte por persona; confirma la cifra vigente en la página del plan). Eso no es solo espacio: es guardado automático, historial de versiones y recuperación cuando alguien machaca el archivo bueno. Si alguna vez has perdido dos horas de trabajo por un cierre sin guardar, entenderás por qué esta parte pesa más de lo que parece en el papel.

La licencia perpetua no incluye ese espacio. Puedes usar la cuenta gratuita de OneDrive, que es mucho más pequeña, o montarte tus propias copias. Es perfectamente viable, pero es trabajo tuyo.

Número de dispositivos y sesiones simultáneas

La compra única va ligada a un equipo. Instalar y desinstalar para pasarla a otro ordenador es posible en algunos casos, pero es un trámite y tiene condiciones. La suscripción permite tener el paquete instalado en varios dispositivos —ordenador, portátil, tablet, móvil— con un límite de sesiones activas a la vez. Ese límite lo ha ido moviendo Microsoft con el tiempo, así que compruébalo en la ficha del plan antes de contar con él.

Cuándo la licencia perpetua sigue teniendo sentido

Hay escenarios claros donde comprar una vez es lo razonable: un ordenador de sobremesa que no se mueve, un uso estable que lleva años sin cambiar, un entorno sin conexión permanente, o una política interna que prohíbe suscripciones recurrentes. También cuando la alternativa real es no tener nada. Si vas a usar Excel de escritorio durante muchos años sin necesitar novedades, el gasto total puede quedar por debajo del de la suscripción.

Lo que no tiene sentido es comprar una licencia perpetua "para ahorrar" y acabar pagando aparte un servicio de almacenamiento, otro de correo y una herramienta de colaboración. Ahí la suma se te va, y encima con cuatro proveedores distintos.

Suscripción frente a licencia perpetua: diferencias reales, sin cifras de precio

Aspecto	Microsoft 365 (suscripción)	Office de compra única
Modelo de pago	Recurrente, mensual o anual. Si dejas de pagar, las aplicaciones pasan a modo de solo lectura	Un solo pago. La licencia sigue siendo tuya de forma indefinida
Funciones nuevas	Llegan de forma continua sin coste adicional	Congeladas en la versión comprada
Parches de seguridad	Mientras la suscripción esté activa	Durante el ciclo de soporte de esa edición, con fecha de fin
Almacenamiento en la nube	Espacio amplio por usuario, con historial de versiones	No incluido; solo la cuenta gratuita si la usas
Dispositivos	Instalación en varios equipos, con límite de sesiones simultáneas	Ligada a un equipo
Usuarios que comparte	El plan familiar reparte entre varias personas con cuentas independientes	Un usuario
Funciona sin conexión	Sí, con comprobaciones periódicas de licencia	Sí
Encaja mejor con	Uso diario, varios dispositivos, trabajo compartido	Un ordenador fijo, uso estable, sin necesidad de novedades

Dónde mirar los precios: no te voy a dar cifras porque cambian por país, por promoción y por si pagas mensual o anual, y una guía con precios viejos es peor que una sin precios. Consúltalos en la página oficial de Microsoft para España y compáralos con lo que ofrecen los distribuidores autorizados. Si te interesa el desglose de dónde se compra cada edición, tenemos una guía aparte sobre dónde comprar Excel.

Excel para la web: gratuito con cuenta Microsoft, y sus límites

Esta es la opción que más gente desconoce y la que resuelve la mayoría de los casos domésticos. Con una cuenta Microsoft gratuita entras al portal de Office en el navegador y tienes Excel funcionando: hojas nuevas, apertura de archivos .xlsx, edición, guardado automático en OneDrive y uso compartido con enlace. Sin instalar nada, sin pagar y sin trucos raros.

Lo que sí puedes hacer

• Crear, abrir y editar hojas de cálculo .xlsx conservando el formato.
• Fórmulas comunes: matemáticas, lógicas, de texto, de fecha y de búsqueda.
• Tablas, filtros, ordenación y formato condicional básico.
• Gráficos de los tipos habituales.
• Tablas dinámicas sencillas a partir de datos de la propia hoja.
• Coedición en tiempo real con otras personas, viendo el cursor de cada una.
• Comentarios, historial de versiones y recuperación de estados anteriores.
• Descarga del archivo en .xlsx o en PDF cuando lo necesites en local.

Lo que se queda fuera

• Macros VBA: abre archivos .xlsm y conserva el código, pero no lo ejecuta ni te deja editarlo. Es el límite duro más importante.
• Power Query y Power Pivot: la conexión a fuentes externas, la transformación de datos y el modelo de datos con relaciones son de escritorio.
• Complementos COM y buena parte de los complementos del mercado.
• Herramientas de análisis avanzado como Solver o el paquete de análisis estadístico.
• Archivos muy grandes: hay un tope de tamaño para editar en el navegador y, cuando lo pasas, te obliga a abrir en la aplicación de escritorio.
• Trabajo sin conexión: aunque hay modos de trabajo con conectividad intermitente, la versión web depende de la red.
• Control fino de impresión, algunos formatos de gráfico y ciertas opciones de seguridad del libro.

Para quien lleva las cuentas de casa, prepara un presupuesto o rellena una plantilla, esto no es una limitación. Puedes coger cualquiera de nuestras plantillas de Excel, subirla a OneDrive y trabajarla entera en el navegador. Si quieres ver el flujo completo, en cómo usar Excel lo explicamos paso a paso.

Regla práctica: si nunca has grabado una macro ni has abierto la pestaña de Datos para conectarte a una fuente externa, Excel para la web te cubre. El día que necesites cualquiera de esas dos cosas, sabrás que ha llegado el momento de la versión de escritorio.

La app móvil: para qué sirve de verdad

Microsoft ha ido unificando sus aplicaciones móviles en una sola app que incluye Excel, Word y PowerPoint. En pantallas pequeñas permite editar con una cuenta gratuita; en dispositivos de pantalla grande, la edición pasa a depender de una suscripción activa. Estas condiciones las ha cambiado varias veces, así que mira la ficha de la app en la tienda antes de dar nada por hecho.

Dicho lo cual, mi consejo es que no elijas nada pensando en el móvil. Una hoja de cálculo en una pantalla de seis pulgadas sirve para consultar, para marcar una casilla, para meter un gasto suelto o para enseñarle un total a alguien. Para construir, no. Si tu plan es "trabajo con el móvil y me ahorro el ordenador", la experiencia te va a decepcionar en la primera tabla de veinte columnas. La app es un complemento excelente y una herramienta principal mediocre.

Donde sí brilla el móvil es en la captura: la función de fotografiar una tabla impresa y convertirla en datos ahorra bastante teclear. Y en revisar cambios de un archivo compartido cuando estás fuera.

Personal, Familiar, empresa y descuento educativo

Si te decantas por la suscripción, queda elegir plan. Aquí la diferencia no está en Excel, que es el mismo, sino en cuántas personas lo van a usar y en qué servicios llevan asociados.

Personal frente a Familiar

El plan Personal es de una cuenta: tú, tu almacenamiento, tus instalaciones. El Familiar reparte la suscripción entre varias personas, habitualmente hasta seis, y cada una entra con su propia cuenta Microsoft. Esto último es lo que la gente no siempre entiende: no compartís un usuario, cada cual tiene el suyo con su espacio en la nube separado y sus documentos privados. Nadie ve los archivos de nadie.

Si en casa lo va a usar más de una persona, el Familiar sale mejor por cabeza casi siempre. Y "familia" es una etiqueta comercial: las personas con las que compartes no tienen por qué convivir contigo, aunque sí conviene revisar las condiciones del plan antes de repartirlo entre gente ajena a tu hogar.

Los planes de empresa

Los planes de negocio cambian el enfoque. Lo que compras ahí no es Excel, es una infraestructura: correo profesional con tu dominio, almacenamiento compartido de equipo, gestión de identidades, políticas de seguridad, control de a quién se le comparte qué y capacidad de recuperar la cuenta de alguien que se va de la empresa. Hay ediciones sin aplicaciones de escritorio (solo web y móvil) y ediciones con ellas, y esa es la primera pregunta a resolver.

Un autónomo que trabaja solo y no necesita correo con dominio propio no gana gran cosa con un plan de empresa frente a uno personal. Una pyme con cinco empleados, con facturas y datos de clientes de por medio, sí: la parte de administración de cuentas y de copias vale lo que cuesta el día que alguien pierde el portátil.

El descuento educativo

Microsoft mantiene un programa para el ámbito académico por el que estudiantes y docentes de centros elegibles acceden al paquete con su cuenta institucional, en algunos casos sin coste. La elegibilidad no la decides tú, la decide el acuerdo del centro. Antes de pagar nada, haz dos cosas: comprueba tu correo académico en la página de educación de Microsoft y pregunta en la secretaría o en el servicio de informática de tu centro. Es habitual que la licencia esté disponible y el alumnado no lo sepa.

Ojo con una cosa: la licencia educativa está atada a tu condición de estudiante o docente. Cuando terminas los estudios y el centro desactiva la cuenta, el acceso se cae. Antes de que llegue ese día, descarga tus archivos de la nube institucional.

Qué plan encaja con qué situación (sin importes: consulta los vigentes en Microsoft)

Situación	Opción que suele encajar	Por qué
Una persona, uso diario, varios dispositivos	Microsoft 365 Personal	Escritorio completo, nube y movilidad sin pagar por plazas que no usas
Convivientes o familia con dos o más usuarios	Microsoft 365 Familiar	Cuentas y almacenamiento independientes, coste por persona más bajo
Estudiante o docente de centro elegible	Licencia educativa del centro	Acceso con la cuenta institucional, a menudo sin coste
Autónomo sin equipo ni dominio propio	Plan personal o licencia perpetua	Las funciones de administración de empresa no aportan nada aquí
Pyme con empleados y datos de clientes	Plan de empresa con aplicaciones de escritorio	Correo con dominio, control de cuentas, copias y políticas de seguridad
Uso ocasional, hojas sencillas	Excel para la web o LibreOffice Calc	Cubre el caso sin ningún gasto
Un solo ordenador fijo, uso estable durante años	Office de compra única	Gasto cerrado, sin dependencia de una cuota

Alternativas gratuitas reales: Sheets, LibreOffice, WPS y Numbers

Hay vida fuera de Excel, y en muchos casos es una vida perfectamente cómoda. Estas cuatro son alternativas de verdad, no sucedáneos, y cada una gana en un terreno distinto. Si quieres el panorama ampliado, lo desarrollamos en alternativas a Excel.

Google Sheets

Funciona en el navegador con una cuenta de Google. Su gran baza es la colaboración: varias personas editando a la vez con un historial de cambios que registra quién tocó cada celda es algo que resuelve mejor que nadie. Tiene funciones propias muy útiles, como IMPORTRANGE para traer datos de otra hoja o GOOGLEFINANCE para cotizaciones, y se automatiza con Apps Script en JavaScript en lugar de VBA.

Sus límites: hay un tope de celdas por documento (del orden de diez millones, comprueba el vigente) que se alcanza antes de lo que crees si arrastras fórmulas por columnas enteras; con archivos pesados va notablemente más lento que una aplicación de escritorio; y algunas cosas de Excel no tienen equivalente directo, sobre todo en el terreno del modelo de datos y las tablas dinámicas complejas. Para trabajo compartido y volumen medio, es una elección muy sólida.

LibreOffice Calc

Es la alternativa que más se parece a Excel en el papel de "programa instalado en mi ordenador". Es software libre, gratuito, funciona en Windows, macOS y Linux, no pide cuenta ni conexión, y aguanta el mismo número de filas por hoja que .xlsx. La cobertura de funciones es amplísima y abre archivos de Excel razonablemente bien.

Sus fricciones: la interfaz es distinta y a quien viene de la cinta de opciones le cuesta un par de semanas; su lenguaje de macros es LibreOffice Basic, con una compatibilidad con VBA parcial que no cubre proyectos complejos; y las funciones más recientes de Excel, en particular las matrices dinámicas, van con retraso. Si tu uso es hacer hojas tú solo, sin macros heredadas, Calc te da el noventa por ciento de la experiencia sin pagar.

WPS Office

Es el que visualmente más se parece a Microsoft Office, hasta el punto de que la curva de aprendizaje es casi cero. Su fidelidad al abrir .xlsx es buena y tiene versiones para todos los sistemas, incluido móvil. La versión gratuita incluye publicidad y reserva algunas funciones para la de pago, y el soporte de VBA no está disponible en todas las ediciones.

Hay una consideración adicional que conviene tener presente en un entorno profesional: es un producto de una empresa china y conviene revisar su política de privacidad y de tratamiento de datos si vas a manejar información de clientes bajo el RGPD. No es una acusación, es diligencia normal con cualquier proveedor.

Numbers

La hoja de cálculo de Apple, gratuita en Mac, iPad y iPhone. Su filosofía es distinta: en lugar de una cuadrícula infinita, trabaja con lienzos donde colocas tablas como objetos, junto con textos e imágenes. Para documentos bonitos y presentables es una maravilla, y en iPad con lápiz es muy agradable.

Para trabajo de datos serio, no. Exporta a .xlsx, pero el resultado suele necesitar retoques porque el modelo de tablas como objetos no traduce limpiamente a la cuadrícula de Excel. No tiene macros. Si estás en el mundo Apple y tus hojas son sencillas y visuales, encaja; si intercambias archivos con gente que usa Excel a diario, te va a dar trabajo extra.

Alternativas a Excel: en qué gana cada una y dónde se queda corta

Herramienta	Coste	Dónde gana	Dónde se queda corta	Automatización
Excel de escritorio	Suscripción o compra única	Potencia de cálculo, tablas dinámicas, Power Query, complementos	Es la única opción de pago obligatorio de la lista	VBA, Office Scripts, Power Query
Excel para la web	Gratis con cuenta Microsoft	Compatibilidad total con .xlsx sin instalar nada	Sin macros, sin Power Query, tope de tamaño de archivo	Office Scripts (limitado)
Google Sheets	Gratis con cuenta Google	Colaboración simultánea e historial por celda	Tope de celdas, lentitud con archivos grandes	Apps Script (JavaScript)
LibreOffice Calc	Gratis, software libre	Programa instalado, sin conexión, sin cuenta, sin límites artificiales	Interfaz distinta, matrices dinámicas con retraso	LibreOffice Basic, VBA parcial
WPS Office	Gratis con anuncios, versión de pago	Interfaz casi idéntica a Office, buena fidelidad de .xlsx	Publicidad, funciones de pago, VBA no en todas las ediciones	Depende de la edición
Numbers	Gratis en dispositivos Apple	Documentos visuales, uso con lápiz en iPad	Sin macros, exportación a .xlsx que requiere retoques	Atajos de Apple

Qué se rompe al migrar fuera de Excel

Aquí es donde se decide de verdad si puedes ahorrarte la suscripción. La compatibilidad se anuncia siempre como total y nunca lo es. Estas son las seis cosas que se rompen, por orden de gravedad.

1. Macros VBA

Es la ruptura total. Ni Google Sheets ni LibreOffice Calc ejecutan VBA. Sheets usa Apps Script, un lenguaje distinto, y Calc usa su propio Basic con una capa de compatibilidad que sirve para macros sencillas y se atraganta con proyectos que manipulen formularios, referencias a bibliotecas externas o el objeto de aplicación de Excel. Si heredaste un archivo con macros de un compañero que ya no está en la empresa, dalo por atado a Excel de escritorio hasta que alguien lo reescriba. Sobre este terreno tenemos una guía específica de automatizar tareas en Excel con macros.

2. Tablas dinámicas complejas y modelo de datos

Una tabla dinámica sencilla, con una sola tabla de origen, sobrevive a la migración con retoques. Lo que no sobrevive es lo que viene con Power Pivot: relaciones entre varias tablas, medidas escritas en DAX, columnas calculadas del modelo, jerarquías, segmentadores conectados a varias dinámicas y escalas de tiempo. Nada de eso tiene equivalente fuera de Excel. Si te suena a chino, tranquilo, no lo estás usando; si te suena familiar, ya sabes que estás anclado. En nuestra guía de tablas dinámicas verás dónde empieza la parte que no viaja.

3. Formato condicional

Las reglas básicas (mayor que, texto que contiene, escalas de color) pasan bien. Se pierden o se degradan las reglas basadas en fórmulas encadenadas, los conjuntos de iconos personalizados, las barras de datos con configuración fina y el orden de prioridad entre reglas cuando hay muchas superpuestas. El síntoma típico tras migrar es una hoja que se ve casi igual pero con los colores en las celdas equivocadas, que es peor que si no se viera nada: te lo crees.

4. Matrices dinámicas y funciones recientes

Las fórmulas que derraman resultados por varias celdas y el operador de rango derramado son relativamente recientes. Google Sheets tiene equivalentes propios y ha ido incorporando compatibilidad con las funciones nuevas de Excel; LibreOffice Calc va por detrás en esta área. Al abrir el archivo en un programa que no las conoce, esas celdas se convierten en errores de nombre o quedan como valores fijos, que es la trampa: parecen bien hasta que cambias un dato y no se recalculan.

5. Complementos y conexiones a datos

Power Query, las conexiones a bases de datos, las consultas web y cualquier complemento que hayas instalado desde la tienda o desde un proveedor externo se quedan en Excel. Si tu hoja se actualiza sola desde un sistema de la empresa, esa cañería es de Excel y no se muda.

6. Detalles que dan la lata

• Contraseñas de libro y hoja: los mecanismos de protección no son intercambiables entre programas.
• Formularios y controles ActiveX: no existen fuera de Excel para Windows.
• Impresión: saltos de página, escalado y áreas de impresión se recolocan casi siempre.
• Gráficos combinados con dos ejes y formatos finos: sobreviven, pero feos.
• Nombres definidos con ámbito de hoja y referencias tridimensionales entre pestañas: dan errores intermitentes.
• Formatos de número personalizados con más de dos secciones: se simplifican.

Prueba antes de decidir: coge tu archivo más complicado, no el más grande, el más complicado, y ábrelo en la alternativa que estés valorando. En quince minutos sabrás más que leyendo comparativas durante una tarde. Y hazlo sobre una copia, nunca sobre el original.

Compatibilidad de ficheros: .xlsx, .xls, .csv y .ods

Cuando eliges herramienta, también estás eligiendo formato de archivo. Y el formato es lo que te va a atar o a liberar dentro de cinco años.

.xlsx, el estándar de facto

Es el formato de Excel desde 2007, basado en XML comprimido y publicado como norma abierta. Admite 1.048.576 filas y 16.384 columnas por hoja, guarda fórmulas, formatos, gráficos y varias pestañas, y lo abren prácticamente todos los programas de hoja de cálculo. Es el formato en el que deberías guardar por defecto y en el que deberías enviar archivos a terceros. Si dudas, .xlsx.

.xls, el veterano que conviene jubilar

Es el formato binario antiguo, anterior a 2007. Se queda en 65.536 filas y 256 columnas, y por su naturaleza binaria es un vector clásico de macros maliciosas, así que muchas políticas de seguridad corporativas y varios servicios de correo lo bloquean directamente. Si te llega uno, ábrelo y guárdalo como .xlsx. Si alguien te lo pide en .xls, pregunta por qué: casi siempre es un sistema viejo que nadie ha querido tocar.

.csv, el que más problemas da y el más útil

Un .csv es texto plano con valores separados. No guarda fórmulas, ni formatos, ni gráficos, ni varias hojas: solo datos. Precisamente por eso es el formato universal de intercambio entre programas, bancos, tiendas y bases de datos. Y precisamente por eso da tantos disgustos:

• El separador: en la configuración regional española, Excel espera punto y coma, porque la coma es el separador decimal. Muchos programas exportan con coma. Resultado: todo en una sola columna.
• La codificación: si el archivo es UTF-8 sin marca de orden de bytes, las tildes y las eñes salen como símbolos raros. Es el problema más frecuente con exportaciones de sistemas web.
• Los ceros a la izquierda: códigos postales, referencias de producto y números de cuenta pierden el cero inicial si Excel los interpreta como número. Un 08001 se convierte en 8001.
• Las fechas: un 03/04/2026 se lee como 3 de abril o como 4 de marzo según la configuración, y lo peor es que no da error, da un dato equivocado.
• Los números largos: los identificadores de más de quince dígitos se redondean o pasan a notación científica.

La solución no es abrir el .csv con doble clic. Es entrar en Datos, Obtener datos, Desde texto o CSV, y en el asistente indicar la codificación, el separador y el tipo de cada columna, marcando como texto todo lo que sea un código y no un número con el que vayas a operar. Este hábito ahorra más horas al año que cualquier atajo de teclado.

.ods, el formato abierto

Es el formato nativo de LibreOffice Calc, basado en el estándar OpenDocument y usado por bastantes administraciones públicas por su condición de norma abierta. Excel lo abre y lo guarda, con pérdidas en las partes más específicas de cada programa. Si trabajas con la Administración, comprueba en las bases de la convocatoria o en la sede electrónica qué formato admiten: hay procedimientos que piden .ods y otros que piden .xlsx, y enviarlo mal cuesta un requerimiento.

Regla práctica de intercambio

• Para trabajar y archivar: .xlsx.
• Para intercambiar datos entre programas: .csv UTF-8, documentando el separador que has usado.
• Para entregar algo que no se debe tocar: PDF.
• Para la Administración: lo que pida el pliego, normalmente .ods o .xlsx.
• Para archivos con macros: .xlsm, y avisa al destinatario de que las lleva.

Árbol de decisión por perfil

Vamos a lo concreto. Estos son los cuatro perfiles que más preguntan, con una recomendación que puedes seguir hoy.

Estudiante

Primer paso, antes que nada: comprueba si tu centro tiene licencia educativa. Entra con tu correo académico en la página de educación de Microsoft y pregunta en secretaría. Si la tienes, ya está, no compres nada y aprovéchala mientras dure.

Si no la tienes, la combinación de Excel para la web con Google Sheets cubre cualquier trabajo de clase sin gastar un euro. Los trabajos en grupo se llevan mejor en Sheets por la coedición. Y si tu grado tiene asignaturas de estadística, econometría o finanzas donde se pidan macros o el Solver, ahí sí necesitarás Excel de escritorio: mira antes si el aula de informática ya lo tiene instalado, que suele ser el caso.

Uso doméstico ocasional

Cuentas de casa, listas de la compra, control de gastos del viaje, presupuesto de la reforma. No pagues nada. Excel para la web con la cuenta gratuita sobra, y si prefieres tenerlo instalado sin depender de internet, LibreOffice Calc. Coge una plantilla de presupuesto familiar o una de control de gastos, ábrela y a funcionar.

El único motivo real para pagar una suscripción en un hogar es que además quieras el terabyte de nube por persona para fotos y copias, y Word y PowerPoint para los deberes de los críos. Si esa es la situación, el plan familiar tiene sentido; si no, no.

Autónomo

Aquí depende de qué hagas. Un autónomo que lleva su control de ingresos y gastos, prepara presupuestos y hace seguimiento de clientes está perfectamente servido con Excel de escritorio en su plan personal, o incluso con LibreOffice Calc si no intercambia archivos complicados. Nuestras plantillas de CRM en Excel y de flujo de caja están pensadas justo para este caso.

Un aviso importante sobre facturación, que en este sitio nos toca de cerca: la normativa española sobre sistemas informáticos de facturación exige requisitos de integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, y una hoja de cálculo por sí sola no los cumple. El calendario de aplicación y las obligaciones concretas dependen de tu situación y han cambiado varias veces. Usa las plantillas para presupuestar, controlar y preparar, y consulta con tu asesoría qué programa de facturación te corresponde a ti. No te fíes de lo que digan los foros, ni de esta guía: pregunta a tu asesor.

Pyme

Con empleados, la conversación deja de ser sobre Excel. Necesitas cuentas gestionadas, correo con tu dominio, almacenamiento compartido con permisos y capacidad de recuperar el trabajo de alguien que se marcha o que pierde el portátil. Eso es un plan de empresa, y la decisión importante es si contratas la edición con aplicaciones de escritorio o la que se queda en web y móvil.

Contrata escritorio para quien manipule datos de verdad (administración, contabilidad, quien monte informes) y la edición web para quien solo consulte y rellene. Mezclar ediciones dentro de la misma empresa está permitido y ahorra bastante. Y planteáte en serio si esa hoja de cálculo de veinte pestañas que usan seis personas a la vez no debería ser ya una base de datos o una herramienta de gestión: cuando varias personas editan el mismo libro, Excel deja de ser la solución y pasa a ser el problema.

Uso intensivo de datos

Analistas, gente de finanzas, quien manda informes cada semana. Excel de escritorio por suscripción, sin dudarlo, por Power Query y el modelo de datos. Es el perfil donde las funciones nuevas se notan de verdad y donde quedarse en una licencia congelada cuesta horas. Si tus archivos empiezan a tardar en abrir, la señal no es que necesites un ordenador mejor: es que necesitas mover los datos a otro sitio y dejar Excel para la capa de presentación. En cómo crear un dashboard en Excel tienes el enfoque de separar datos y presentación.

Las licencias de Office "baratas" de terceros

Buscas "Office barato" y aparecen tiendas y anuncios de segunda mano vendiendo claves por una fracción del precio oficial, con entrega inmediata por correo electrónico. Es tentador y hay que explicar bien por qué no es buena idea.

Esas claves suelen ser de dos tipos. Las OEM son licencias que el fabricante instala en un equipo nuevo y que están ligadas a ese hardware concreto: no están pensadas para venderse sueltas ni para instalarse en otro ordenador. Las de volumen son las que Microsoft concede a empresas, universidades y administraciones para desplegar en muchos puestos bajo un contrato, y su cesión individual queda fuera de ese contrato.

Qué te puede pasar en la práctica:

• La clave activa al principio y deja de funcionar semanas o meses después, cuando Microsoft detecta el uso irregular y la revoca. Excel pasa a modo de solo lectura y tus archivos quedan ahí, mirándote.
• No hay soporte: si algo falla, Microsoft no te atiende porque tu licencia no consta a tu nombre.
• No hay actualizaciones de versión y, en algunos casos, ni siquiera parches.
• Reclamar es difícil: muchos vendedores están fuera de la UE, y aunque como consumidor tienes derechos frente al vendedor por producto no conforme, ejecutarlos contra una tienda sin domicilio en España es un vía crucis.
• En algunos casos lo que te venden no es una clave, sino un instalador modificado. Ahí el riesgo ya no es legal, es de seguridad en tu equipo.

La jurisprudencia europea admite la reventa de licencias de software usadas bajo condiciones estrictas, y hay revendedores serios que trabajan dentro de ese marco. Pero distinguir a uno serio de un intermediario que revende claves de volumen troceadas requiere más criterio del que tiene la mayoría de compradores. Si lo que buscas es no gastar, la respuesta honesta no es una clave de dudoso origen: es Excel para la web o LibreOffice Calc, que son gratis, legales y no se apagan nunca.

Una licencia que se puede desactivar a distancia no es un ahorro, es un alquiler sin contrato. Si el precio de una clave está muy por debajo de lo que cuesta la licencia oficial, la diferencia no la está poniendo el vendedor por generosidad: la estás poniendo tú en forma de riesgo.

Cuándo no necesitas Excel

Un artículo honesto sobre cómo elegir Excel tiene que incluir los casos en los que la respuesta es "ninguno". Hay cuatro bastante habituales.

Cuando lo que necesitas es recoger datos, no calcularlos. Si tu problema es que varias personas te manden información, un formulario que vuelca las respuestas en una hoja es mejor que pasarse un archivo por correo. Google Forms o Microsoft Forms lo resuelven gratis, y la hoja resultante ya la trabajas donde quieras.

Cuando lo que necesitas es una base de datos. Si tienes varias tablas relacionadas entre sí, muchos registros y varias personas editando a la vez, la hoja de cálculo se ha quedado pequeña, por muchas pestañas que le añadas. Los síntomas son inconfundibles: archivos que tardan en abrir, versiones con nombres como "definitivo_v3_bueno" y datos que se contradicen entre pestañas.

Cuando existe un programa específico para eso. Contabilidad, facturación, nóminas, gestión de proyectos con dependencias, control de almacén con lectura de códigos. Todos tienen herramientas hechas a medida que además cumplen requisitos legales que una hoja no cumple. Excel es un cuchillo suizo maravilloso y hay tareas para las que quieres una llave inglesa.

Cuando solo vas a leer. Si alguien te manda una hoja para que la consultes, el visor web gratuito o incluso el propio cliente de correo te la enseña. No hace falta instalar nada.

Errores comunes al elegir y cómo evitarlos

Pagar por lo que ya tienes gratis

Es el error número uno. Mucha gente contrata una suscripción sin saber que Excel para la web existe y le habría bastado. Antes de pagar, prueba dos semanas con la versión gratuita y anota cada vez que te topes con un muro. Si no anotas nada, ya tienes la respuesta.

Elegir por el precio de hoy sin mirar el de los tres próximos años

La suscripción se paga en cuotas pequeñas y por eso parece barata; la licencia perpetua se paga de golpe y por eso parece cara. Haz el cálculo a tres o cinco años con los precios que veas hoy en la página oficial, y súmale lo que pagarías aparte por almacenamiento en la nube si te fueras a la compra única.

No comprobar la compatibilidad con quien intercambias archivos

Si tu gestoría, tu cliente o tu jefe trabajan con Excel de escritorio y usan macros, tu decisión ya está tomada, aunque a ti Sheets te encante. La compatibilidad no la decides solo tú.

Ignorar las copias de seguridad

Da igual la versión que elijas: si el archivo vive solo en tu disco duro, un día lo pierdes. La suscripción trae esta parte resuelta; con cualquier otra opción, monta tú un sistema de copias, aunque sea una carpeta sincronizada. El historial de versiones es la función que menos se valora antes de necesitarla y la que más se agradece después.

Confundir "sé usar Excel" con "sé sumar celdas"

El salto de productividad no está en la versión que compres, está en aprender cuatro cosas: tablas estructuradas, BUSCARX o su equivalente, tablas dinámicas y validación de datos. Con eso resuelto, casi cualquier versión te sirve. Sin eso, la versión más cara del mundo no cambia nada. Si estás empezando, cómo funciona Excel y crear hojas de cálculo profesionales son buenos puntos de partida.

Empezar de cero cada vez

Hacer una hoja desde una página en blanco es tirar el tiempo cuando ya existe una plantilla que hace el noventa por ciento. Para saber cuál te conviene, hemos escrito una guía sobre cómo elegir una plantilla de Excel, y el catálogo entero está en la sección de plantillas Excel.

Cómo decidir en una semana sin gastar nada

Si has llegado hasta aquí y sigues dudando, haz esto en lugar de seguir leyendo comparativas.

1. Día 1. Crea una cuenta Microsoft gratuita, si no la tienes, y entra a Excel para la web. Sube tus tres archivos más usados.
2. Día 2. Trabaja con ellos como trabajarías normalmente. Cada vez que algo no se pueda hacer, apúntalo en una nota. Sin excepciones, aunque sea una tontería.
3. Día 3. Instala LibreOffice Calc y abre los mismos tres archivos. Mira qué se descoloca y si te importa.
4. Día 4. Sube uno a Google Drive y ábrelo con Sheets. Comparte el enlace con alguien y editad a la vez cinco minutos.
5. Día 5. Comprueba si tienes licencia educativa o de empresa disponible. Es la comprobación con mejor relación entre esfuerzo y ahorro de toda la lista.
6. Día 6. Si tu lista de la nota está vacía o tiene una sola línea, no pagues. Si tiene tres o más y aparecen palabras como macro, Power Query o dinámica, activa la prueba gratuita de Microsoft 365 y confirma que resuelve justo eso.
7. Día 7. Decide, consulta los precios oficiales vigentes en ese momento y contrata el plan que corresponda a tu número de usuarios. Y anótate en el calendario la fecha de renovación, para revisarlo el año que viene en lugar de renovar en automático sin pensar.

Este método tiene una ventaja sobre cualquier comparativa, incluida esta: prueba tus archivos, no los de otro. La decisión correcta para ti depende de lo que tú haces, y eso solo lo sabes tú.

Preguntas frecuentes sobre cómo elegir Excel

¿Existe un Excel gratis y legal?

Sí: Excel para la web es gratuito con una cuenta Microsoft y funciona en el navegador. No ejecuta macros VBA, no incluye los complementos de escritorio y necesita conexión, pero abre y edita .xlsx respetando el formato. Es la vía legal y sin coste para quien usa hojas sencillas.

¿Merece la pena la licencia de Office de compra única frente a la suscripción?

Depende del uso. La compra única fija el gasto y funciona sin conexión, pero se queda en la versión que compraste: no recibe funciones nuevas y su soporte tiene fecha de caducidad. La suscripción añade actualizaciones continuas, almacenamiento en la nube y uso en varios dispositivos. Si abres Excel a diario y trabajas en más de un equipo, la suscripción compensa; si es un ordenador fijo y un uso estable, la licencia perpetua sigue siendo razonable.

¿Puedo usar Excel en el móvil sin pagar?

La app de Microsoft para móvil permite abrir y editar hojas con una cuenta gratuita en pantallas pequeñas. Las funciones avanzadas y la edición en dispositivos de pantalla grande dependen de tener una suscripción activa. Las condiciones cambian con el tiempo, así que confírmalas en la ficha de la app antes de contar con ello.

¿Qué se rompe si paso mis archivos de Excel a Google Sheets o LibreOffice Calc?

Lo primero, las macros VBA: no se ejecutan en ninguna de las dos. Después, el modelo de datos de Power Pivot, las consultas de Power Query, los complementos, parte del formato condicional con reglas encadenadas, los segmentadores y escalas de tiempo de tablas dinámicas, y las fórmulas de matriz dinámica más recientes. El texto, los números, los formatos básicos y las fórmulas comunes viajan bien.

¿Es seguro comprar claves de Office baratas por internet?

No es recomendable. La mayoría de esas claves de dos dígitos de euro son licencias OEM ligadas a un equipo concreto o claves de volumen pensadas para empresas y centros educativos, revendidas fuera de su ámbito. Pueden activarse y dejar de funcionar meses después, sin soporte ni derecho a reclamar la activación. Compra en Microsoft o en distribuidores autorizados.

¿Cuál es la diferencia entre el plan Personal y el Familiar de Microsoft 365?

El Personal es para una sola cuenta. El Familiar reparte la suscripción entre varias personas (habitualmente hasta seis), cada una con su propia cuenta Microsoft, su almacenamiento en la nube independiente y sus propias instalaciones. Nadie ve los archivos de los demás. Si en casa lo va a usar más de una persona, el Familiar sale mejor por cabeza.

¿Hay descuento de Excel para estudiantes?

Sí. Microsoft mantiene un programa educativo por el que alumnado y profesorado de centros elegibles acceden a Office con la cuenta institucional, a veces sin coste. La elegibilidad la marca el centro, no tú: comprueba tu correo académico en la página de educación de Microsoft y pregunta en secretaría o en el servicio de informática antes de pagar nada.

¿Cuántas filas aguanta un archivo .xlsx?

El formato .xlsx admite 1.048.576 filas y 16.384 columnas por hoja. El antiguo .xls se queda en 65.536 filas y 256 columnas. Llegar al límite de .xlsx suele ser la señal de que el problema ya no es la hoja de cálculo, sino que necesitas una base de datos.

¿Por qué se descuadran mis CSV al abrirlos en Excel?

Por dos motivos casi siempre. El separador: en la configuración española Excel espera punto y coma, y muchos programas exportan con coma. Y la codificación: si el archivo es UTF-8 sin marca de orden de bytes, las tildes y las eñes salen rotas. La solución es no abrirlo con doble clic, sino importarlo con Datos, Obtener datos, Desde texto o CSV, indicando separador y codificación.

¿Puedo llevar mi contabilidad o mi facturación solo con Excel?

Para control interno de ingresos y gastos, sí. Para emitir facturas hay que ir con cuidado: la normativa española de sistemas informáticos de facturación exige requisitos de integridad, trazabilidad e inalterabilidad que una hoja de cálculo por sí sola no cumple, y el calendario de aplicación depende de tu situación. Usa las plantillas para presupuestar y controlar, y consulta con tu asesoría qué programa de facturación te corresponde.

¿Excel para la web abre archivos con macros?

Abre archivos .xlsm y conserva el código, pero no lo ejecuta ni te deja editarlo. Si tu trabajo depende de macros, necesitas la versión de escritorio de Windows o Mac, teniendo en cuenta que el soporte de VBA en Mac también tiene diferencias respecto al de Windows.

¿Qué alternativa gratuita se parece más a Excel de escritorio?

LibreOffice Calc, porque es una aplicación instalada, funciona sin conexión, gestiona archivos grandes y tiene una cobertura de funciones muy amplia. Google Sheets gana en colaboración simultánea y en trabajo desde cualquier equipo, y WPS Office es el que visualmente más se parece a la cinta de opciones de Microsoft.

Conclusión: elige por lo que haces, no por lo que crees que harás

La trampa de estas decisiones es que compramos para la persona que nos gustaría ser. Contratamos el plan completo porque algún día haremos ese dashboard impresionante, y luego pasamos tres años sumando columnas. Mira lo que has hecho con una hoja de cálculo en los últimos seis meses, no lo que planeas hacer, y elige para eso.

El resumen, en cuatro líneas. Si tu uso es doméstico u ocasional, Excel para la web o LibreOffice Calc y no gastes nada. Si es un uso diario en varios dispositivos, suscripción, con el plan familiar si sois más de uno. Si es un ordenador fijo con un trabajo que no cambia, la licencia perpetua sigue siendo defendible. Y si aparecen macros, Power Query o tablas dinámicas con varias fuentes, ya no hay debate: Excel de escritorio.

Sea cual sea tu elección, empieza por una plantilla bien hecha en lugar de por una hoja en blanco. En nuestra sección de plantillas de Excel tienes modelos listos para presupuestos, control de gastos, inventarios, seguimiento de proyectos y facturación interna, todos en .xlsx, y por tanto abribles también en Sheets, en Calc y en Excel para la web.