CRM Excel: Gestión de Clientes sin costo

Guía completa de la plantilla CRM Excel: campos, fórmulas, embudo de ventas y RGPD

Respuesta directa: una plantilla CRM en Excel es un libro de cálculo con tres tablas enlazadas —clientes, oportunidades e interacciones— que sustituye a un CRM de pago mientras gestionas menos de 500 contactos y trabajáis dos o tres personas. Con XLOOKUP (o BUSCARV en versiones antiguas), tablas dinámicas y segmentación de datos consigues pipeline, previsión ponderada, ranking de clientes y alertas de seguimiento sin pagar los 14 a 165 € por usuario y mes que cuestan las suites comerciales en 2026. El límite no es técnico, es operativo: cuando dos personas editan el mismo archivo a la vez, o cuando necesitas trazar automáticamente los correos, la hoja se queda corta.

Debajo tienes la guía larga: qué campos usar y cuáles sobran, cómo montar el embudo con probabilidades reales, las fórmulas exactas que van en cada columna, cómo comparar el coste frente a HubSpot, Pipedrive, Zoho o Holded, y qué obligaciones de protección de datos asumes en cuanto guardas el teléfono de un cliente en una hoja de cálculo. Está escrito para autónomos y pymes españolas, con ejemplos que puedes copiar y pegar tal cual.

Cómo está montada la plantilla: hojas, tablas y campos

La plantilla se apoya en cuatro hojas. Separarlas es lo que evita el desastre clásico de la hoja única con 60 columnas donde nadie encuentra nada. Cada hoja contiene una tabla de Excel con nombre propio (Insertar → Tabla, o Ctrl+T), porque las tablas crecen solas cuando añades filas y las fórmulas se propagan sin arrastrar.

Hoja 1: Clientes

Es tu maestro de cuentas. Una fila por empresa o particular, nunca una fila por pedido. El campo que manda es el identificador: crea una columna ID_Cliente con formato CLI-0001, CLI-0002 y así sucesivamente. Ese código es la clave que enlaza todo lo demás; sin él acabarás buscando por nombre y descubrirás que tienes «Talleres Pérez SL», «Talleres Perez, S.L.» y «T. Pérez» como tres clientes distintos.

Hoja 2: Oportunidades

Una fila por negociación abierta, no por cliente. Un mismo cliente puede tener tres presupuestos vivos y cada uno va en su fila, con su importe, su etapa y su fecha de cierre prevista. Aquí es donde vive el embudo.

Hoja 3: Interacciones

El registro cronológico: llamada, email, visita, demo, reclamación. Una fila por contacto real con el cliente. Esta hoja crece rápido y es la que después alimenta el informe de actividad comercial. Si tienes que elegir qué dejar de rellenar por falta de tiempo, no dejes esta: el histórico de conversaciones es lo que un CRM de pago te cobra por guardar.

Hoja 4: Panel y listas auxiliares

Aquí van las tablas dinámicas, los gráficos y una zona de listas cerradas (etapas, fuentes de captación, sectores, comerciales) que alimentan la validación de datos. Nunca escribas la etapa a mano: elígela de una lista desplegable. Esa disciplina es la diferencia entre un panel que cuadra y uno que se rompe porque alguien escribió «Negociacion» sin tilde.

Un CRM no falla por falta de campos, falla por exceso. Si una columna no cambia una decisión comercial, bórrala: cada campo inútil es una excusa más para no actualizar la hoja.

El embudo de ventas dentro de Excel: etapas, probabilidades y previsión

El embudo (o pipeline) es la razón por la que esta plantilla se llama CRM y no «agenda de contactos». Un embudo bien montado responde a tres preguntas en diez segundos: cuánto dinero tengo vivo, cuánto voy a cerrar de verdad este mes y qué oportunidad lleva demasiado tiempo parada.

Las seis etapas que funcionan en una pyme

Con más de seis etapas nadie las usa bien. Con menos de cuatro no puedes medir dónde se atasca la venta. El reparto que mejor funciona en negocios B2B pequeños en España es este:

1. Prospecto (10 %). Sabes que existe y encaja con tu cliente ideal, pero aún no has hablado con él.
2. Contactado (20 %). Has conseguido una primera conversación y hay interés declarado.
3. Cualificado (40 %). Tienes confirmados presupuesto, necesidad, plazo y que hablas con quien decide.
4. Propuesta enviada (60 %). Hay un documento con precio encima de la mesa.
5. Negociación (80 %). Se discuten condiciones, plazos o descuento; el sí es probable.
6. Ganada (100 %) / Perdida (0 %). Cierre con motivo registrado.

Las probabilidades no son adorno. Multiplicadas por el importe te dan el valor ponderado, que es lo que de verdad deberías presupuestar. Si tienes 60.000 € en el embudo repartidos como 20.000 € en prospectos, 15.000 € en propuestas y 25.000 € en negociación, tu previsión ponderada no son 60.000 €: son 2.000 + 9.000 + 20.000 = 31.000 €. Esa cifra es la que llevas al banco, no la otra.

Motivos de pérdida: el campo que más rentabilidad da

Añade una columna Motivo de pérdida con lista cerrada: precio, plazo, competencia, sin presupuesto, no responde, producto no encaja. Tres meses de registro y verás patrones que cambian tu forma de vender. Cuando la mitad de las pérdidas son «no responde», tu problema no es el precio: es el seguimiento.

Antigüedad de la oportunidad y alertas de enfriamiento

Una oportunidad que lleva 45 días sin movimiento suele estar muerta aunque figure abierta. Con una columna de días desde la última interacción y un formato condicional en rojo tienes el mismo aviso que te cobraría un CRM de pago. La fórmula va en el siguiente bloque.

Fórmulas de Excel que hacen el trabajo pesado

Aquí está el músculo de la plantilla. Las fórmulas están escritas con nombres de función en castellano, que es como aparecen en la mayoría de instalaciones de Microsoft 365 en España; entre paréntesis tienes el equivalente en inglés por si tu Excel está en ese idioma.

Traer datos del cliente a la hoja de oportunidades

La versión moderna, disponible en Microsoft 365 y Excel 2021 en adelante, es BUSCARX (XLOOKUP). Busca el ID de cliente en la tabla Clientes y devuelve el nombre:

=BUSCARX([@ID_Cliente]; Clientes[ID_Cliente]; Clientes[Nombre]; "Sin asignar"; 0)

Ventajas frente a BUSCARV: no dependes del número de columna, puedes buscar hacia la izquierda y controlas el mensaje cuando no hay coincidencia con el cuarto argumento. Si trabajas con Excel 2016 o 2019, la alternativa clásica sigue siendo válida:

=SI.ERROR(BUSCARV([@ID_Cliente]; Clientes[#Todo]; 2; FALSO); "Sin asignar")

Y si prefieres el combo que nunca se rompe al insertar columnas, INDICE + COINCIDIR (INDEX + MATCH):

=INDICE(Clientes[Nombre]; COINCIDIR([@ID_Cliente]; Clientes[ID_Cliente]; 0))

Probabilidad automática según la etapa

No dejes que cada comercial ponga la probabilidad a ojo. Crea una tabla auxiliar Etapas con dos columnas (Etapa y Probabilidad) y recupérala:

=BUSCARX([@Etapa]; Etapas[Etapa]; Etapas[Probabilidad]; 0)

El valor ponderado es entonces una multiplicación limpia:

=[@Importe]*[@Probabilidad]

Previsión del mes en curso

SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS) filtra por varias condiciones a la vez. Esta suma el valor ponderado de todo lo que se prevé cerrar dentro del mes actual y sigue abierto:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Oportunidades[Valor_Ponderado]; Oportunidades[Fecha_Cierre]; ">="&FIN.MES(HOY();-1)+1; Oportunidades[Fecha_Cierre]; "<="&FIN.MES(HOY();0); Oportunidades[Etapa]; "<>Perdida")

Número de oportunidades por comercial y etapa

=CONTAR.SI.CONJUNTO(Oportunidades[Comercial]; $A5; Oportunidades[Etapa]; B$4)

Con esa fórmula copiada en una matriz de comerciales por etapas tienes un embudo cruzado sin tocar una tabla dinámica.

Días sin contacto y alerta de enfriamiento

Primero, la última fecha de interacción de cada cliente con MAX.SI.CONJUNTO (MAXIFS):

=MAX.SI.CONJUNTO(Interacciones[Fecha]; Interacciones[ID_Cliente]; [@ID_Cliente])

Después, los días transcurridos y el semáforo:

=SI([@Ultima_Interaccion]=0; "Nunca contactado"; HOY()-[@Ultima_Interaccion])

Aplica formato condicional a esa columna: verde por debajo de 15 días, ámbar entre 15 y 30, rojo por encima de 30. Regla de Excel: Inicio → Formato condicional → Nueva regla → Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan → Valor de celda mayor que 30.

Antigüedad del cliente y ciclo de venta

SIFECHA (DATEDIF) es una función poco documentada pero perfecta para calcular antigüedad en meses:

=SIFECHA([@Fecha_Alta]; HOY(); "m")

Y el ciclo medio de venta, en días, para las operaciones ganadas:

=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(Oportunidades[Dias_Ciclo]; Oportunidades[Etapa]; "Ganada")

Evitar duplicados antes de que aparezcan

En la columna de email, Datos → Validación de datos → Personalizada:

=CONTAR.SI(Clientes[Email]; [@Email])<=1

Excel rechazará el segundo registro con el mismo correo. Un duplicado que no entra vale por diez limpiezas posteriores.

Listas desplegables dependientes

Si quieres que al elegir provincia se filtren las ciudades, usa nombres definidos y esta validación:

=INDIRECTO(SUSTITUIR($D2;" ";"_"))

La función SUSTITUIR (SUBSTITUTE) resuelve el problema de los nombres con espacios, que Excel no admite en rangos con nombre.

Ranking de clientes por facturación

=JERARQUIA.EQV([@Facturacion_Anual]; Clientes[Facturacion_Anual]; 0)

Combinado con FILTRAR (FILTER) en Microsoft 365 obtienes un top 10 dinámico sin ordenar la tabla:

=ORDENAR(FILTRAR(Clientes[[Nombre]:[Facturacion_Anual]]; Clientes[Estado]="Activo"); 2; -1)

Tablas dinámicas y segmentación: el panel en quince minutos

Con las tres tablas rellenas, el informe se monta prácticamente solo. Selecciona la tabla Oportunidades, pulsa Insertar → Tabla dinámica y llévala a la hoja Panel. Después arrastra los campos así:

• Embudo por etapa: Etapa en Filas, Importe en Valores (suma) y Recuento de ID_Oportunidad como segundo valor. Ordena las etapas manualmente arrastrándolas para que respeten el orden del proceso, no el alfabético.
• Previsión por mes: Fecha_Cierre en Filas (Excel la agrupa por meses con clic derecho → Agrupar) y Valor_Ponderado en Valores.
• Rendimiento por comercial: Comercial en Filas, Etapa en Columnas, Importe en Valores.
• Origen que más vende: Fuente de captación en Filas, importe ganado en Valores. Aquí descubrirás si el dinero de publicidad está bien puesto.

La segmentación de datos (Insertar → Segmentación de datos) es lo que convierte ese informe estático en algo parecido a un CRM real. Añade segmentaciones de Comercial, Provincia, Sector y Etapa, y conéctalas a todas las tablas dinámicas a la vez desde Segmentación → Conexiones de informe. Con dos clics filtras el panel entero. La escala de tiempo (Timeline) hace lo mismo con las fechas y permite pasar de trimestre a mes con un deslizador.

Truco poco conocido: si actualizas datos a menudo, marca en Opciones de tabla dinámica la casilla «Actualizar al abrir el archivo». Y si trabajas con varias fuentes (por ejemplo, un export de tu tienda online), pasa por Power Query (Datos → Obtener datos) para limpiar y combinar antes de cargar. Power Query recuerda cada paso de limpieza y lo repite cuando llega el fichero del mes siguiente, algo que ahorra horas.

La tabla dinámica no es un extra decorativo: es el motor de informes que justifica no pagar 49 € al mes por usuario. Diez minutos de configuración compensan un año de suscripción.

Los KPI comerciales que deberías mirar cada lunes

Un panel con veinte gráficos no se mira. Uno con seis números sí. Estos son los que aportan información accionable en una pyme:

Tasa de conversión por etapa

Oportunidades que pasan de una etapa a la siguiente dividido entre las que entraron. Si de propuesta a negociación conviertes el 30 %, tu problema está en el precio o en la propuesta, no en la captación.

Ciclo medio de venta

Días entre la creación de la oportunidad y el cierre ganado. En servicios B2B españoles de ticket medio es habitual moverse entre 30 y 90 días. Conocer el tuyo te dice cuándo dejar de insistir.

Ticket medio y valor del cliente

Importe ganado dividido entre operaciones ganadas. Súbelo un 10 % y tu cuenta de resultados lo nota más que captar un 10 % más de leads, porque captar cuesta dinero y subir precio no.

Coste de adquisición (CAC) y valor de vida (LTV)

Divide tu gasto comercial y de marketing del trimestre entre los clientes nuevos conseguidos. Compáralo con lo que te deja un cliente durante toda la relación. Si el LTV no es al menos tres veces el CAC, tienes un problema de modelo, no de plantilla.

Cobertura del pipeline

Valor total del embudo dividido entre el objetivo del periodo. Por debajo de 3 veces el objetivo, difícilmente llegarás. Es el indicador que más rápido anticipa un mal trimestre.

CRM en Excel frente a CRM de pago en 2026: números sobre la mesa

La comparación honesta no es «gratis contra caro», es «cuánto tiempo me cuesta mantener la hoja frente a cuánto pago por que me lo mantengan». Los precios de lista publicados por los fabricantes a mediados de 2026 para el plan de entrada y el plan intermedio, en facturación anual y sin IVA, se mueven en estos rangos. Confirma siempre la tarifa en la web del fabricante antes de contratar, porque cambian varias veces al año y muchas incluyen descuentos temporales o límites de contactos.

Lee la tabla con cabeza. Un Pipedrive intermedio para tres comerciales ronda los 1.200 € al año. Si mantener la hoja te cuesta dos horas semanales y valoras tu hora en 30 €, la hoja te cuesta unos 3.100 € anuales en tiempo. El CRM de pago sale más barato en cuanto el equipo pasa de dos personas y el volumen de operaciones supera las veinte al mes. Por debajo de eso, la plantilla gana con claridad.

Hay una trampa habitual en las tarifas: los planes de entrada suelen excluir automatización de correo, informes personalizados o permisos por usuario, que es justo lo que motiva la migración. Antes de contratar, comprueba que la función que buscas está en el plan que vas a pagar y no dos escalones más arriba. También revisa el límite de contactos de marketing, porque en algunas suites el precio se dispara al superar los 1.000 o 2.000 registros.

Cuándo dejar Excel: cinco señales objetivas

1. Dos personas editan a la vez y se pisan. La coautoría de Excel en OneDrive ayuda, pero con tablas grandes y fórmulas matriciales acaba dando conflictos de versión.
2. El archivo tarda más de cinco segundos en abrir. Suele pasar a partir de 20.000 filas con fórmulas volátiles como HOY(), INDIRECTO o DESREF.
3. Necesitas trazar correos automáticamente. Registrar a mano cada email es la tarea que primero se abandona.
4. Hay más de tres comerciales con objetivos individuales. Los permisos por usuario en Excel no existen de forma seria.
5. Un cliente te pide su información y tardas media hora en reunirla. Eso ya es un riesgo de cumplimiento, no solo una molestia.

Si migras, exporta cada hoja a CSV con codificación UTF-8 (Archivo → Guardar como → CSV UTF-8) y respeta el orden de importación: primero clientes, después oportunidades, al final interacciones. Casi todos los CRM importan por email o por un identificador externo; mantener tu columna ID_Cliente en la importación te ahorrará reconstruir relaciones a mano.

RGPD: qué asumes al guardar datos de clientes en una hoja de cálculo

Aquí conviene ser claro, porque mucha gente cree que el Reglamento General de Protección de Datos solo aplica a plataformas grandes. No es así: en cuanto guardas el nombre, el teléfono o el email de una persona física —incluido un autónomo o la persona de contacto de una empresa— eres responsable del tratamiento, uses Excel, un cuaderno o Salesforce. La herramienta cambia; las obligaciones, no. Lo que sigue es orientación general basada en el Reglamento (UE) 2016/679 y la LOPDGDD 3/2018; para tu caso concreto, consulta con un asesor especializado en protección de datos, porque las sanciones por infracción grave llegan hasta 20 millones de euros o el 4 % de la facturación global.

1. Ten clara tu base jurídica

Cada dato que guardas necesita una justificación legal (artículo 6 del RGPD). Para clientes con contrato, la base suele ser la ejecución del contrato. Para gestionar leads B2B existentes, el interés legítimo puede servir si documentas la ponderación. Para enviar comunicaciones comerciales por email a particulares, en España necesitas consentimiento previo salvo la excepción de productos similares a una compra anterior (artículo 21 de la LSSI). Por eso la plantilla incluye las columnas de consentimiento y fecha: sin fecha no puedes demostrar nada.

2. Minimiza los datos

El artículo 5 exige guardar solo lo necesario para la finalidad declarada. La fecha de nacimiento de un cliente, su estado civil o notas del tipo «va justo de dinero» son datos que casi nunca puedes justificar y que, si hay incidente, se convierten en un problema. Escribe en el campo de notas solo lo que dirías delante del cliente.

3. Registro de actividades de tratamiento

El artículo 30 obliga a llevar un registro de tratamientos. La AEPD ofrece la herramienta gratuita Facilita RGPD, pensada para pymes de bajo riesgo, que genera la documentación básica en pocos minutos. Un CRM en Excel entra normalmente en ese perfil de tratamiento sencillo, siempre que no manejes datos de categorías especiales (salud, ideología, biometría).

4. Seguridad del archivo

Un .xlsx con 800 clientes en una carpeta compartida sin control es un incidente esperando su turno. Medidas mínimas y realistas:

• Cifra el libro con contraseña (Archivo → Información → Proteger libro → Cifrar con contraseña). Excel usa AES de 256 bits en los formatos modernos.
• Guarda el archivo en OneDrive o Google Drive con permisos nominales, nunca con enlace público «cualquiera con el enlace».
• Activa el historial de versiones para poder recuperar el archivo tras un borrado o un cifrado por ransomware.
• Cifra el disco del portátil con BitLocker. Un portátil robado con el CRM dentro es una brecha notificable.
• Prohíbe copias en memorias USB sin cifrar y en cuentas de correo personales.

5. Plazos de conservación

Los datos no se guardan «para siempre». Fija un plazo: por ejemplo, leads no convertidos a los 24 meses de la última interacción, y clientes durante los años que exija la normativa fiscal y mercantil (los libros y facturas tienen sus propios plazos, generalmente cuatro años a efectos tributarios y seis en el ámbito mercantil). La columna Estado y la de última interacción te permiten filtrar y depurar en dos minutos cada semestre.

6. Derechos de las personas

Tienes un mes para responder a una solicitud de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación o portabilidad. Con la plantilla bien montada, atender un derecho de acceso es aplicar un filtro por ID_Cliente en las tres hojas y exportar el resultado. Sin identificador único, es una búsqueda manual con riesgo de dejarte registros fuera.

7. Encargados del tratamiento y terceros

Si el archivo vive en OneDrive, Google Drive o Dropbox, ese proveedor es encargado del tratamiento y necesitas su contrato de encargo (artículo 28), que las grandes plataformas publican en sus condiciones para empresas. Lo mismo aplica si tu gestoría accede a la hoja: hace falta acuerdo por escrito. Y si compartes la lista con una herramienta de email marketing, revisa dónde se alojan los datos y qué garantías ofrece para transferencias internacionales.

8. Brechas de seguridad

Si pierdes el control de los datos —envío del archivo al destinatario equivocado, robo del equipo, acceso no autorizado— y hay riesgo para los afectados, dispones de 72 horas para notificarlo a la AEPD desde que tienes conocimiento. Un registro interno de incidentes, aunque sea otra pestaña del propio libro, te salva de improvisar en el peor momento.

La pregunta que hay que hacerse no es si Excel cumple el RGPD, porque una herramienta no cumple ni incumple nada. La pregunta es si tu forma de usarla deja rastro suficiente para demostrar que cumples.

Mantenimiento: la parte que decide si la plantilla sobrevive

El 80 % de los CRM caseros muere a los tres meses por falta de rutina, no por falta de funciones. Estas cuatro costumbres marcan la diferencia:

Actualización diaria de cinco minutos

Al final del día, registra las interacciones de la jornada y mueve las etapas que hayan cambiado. Cinco minutos diarios pesan menos que una hora el viernes, que nunca llega.

Revisión semanal del embudo

Los lunes, filtra las oportunidades con más de 30 días sin contacto y decide: reactivar o cerrar como perdida. Un embudo lleno de zombis da previsiones falsas.

Limpieza trimestral

Quita duplicados (Datos → Quitar duplicados sobre email y NIF), corrige mayúsculas con NOMPROPIO, normaliza teléfonos y elimina espacios sobrantes con ESPACIOS (TRIM). Aprovecha para depurar registros fuera de plazo.

Copias de seguridad en tres sitios

La regla 3-2-1 sigue vigente: tres copias, en dos soportes distintos, una fuera de la oficina. La nube cuenta como una, pero no como las tres.

Automatizaciones sin escribir una macro

Puedes ganar bastante sin tocar VBA. Con Microsoft Forms conectado a un libro de Excel en OneDrive, cada formulario web que rellene un cliente aterriza como fila nueva en tu hoja. Con Power Automate puedes disparar un correo cuando una oportunidad pasa a la etapa Ganada o generar un aviso en Teams si el importe supera un umbral. Y con Power Query combinas el export de tu tienda o tu programa de facturación con la hoja de clientes sin copiar y pegar.

Si te animas con las macros, dos advertencias prácticas: guarda el archivo como .xlsm, porque un .xlsx pierde el código sin avisar, y ten en cuenta que muchos correos corporativos bloquean los adjuntos con macros. Para la mayoría de pymes, las funciones nativas cubren de sobra lo necesario.

Combinar correspondencia para campañas

La hoja Clientes sirve directamente como origen de datos en Word (Correspondencia → Seleccionar destinatarios → Usar una lista existente) para mandar presupuestos personalizados o cartas. Filtra antes por consentimiento comercial: mandar publicidad a quien no lo autorizó es de las reclamaciones más frecuentes ante la AEPD.

Preguntas frecuentes sobre la plantilla CRM en Excel

¿Cuántos clientes aguanta una plantilla CRM en Excel?

Técnicamente la hoja admite 1.048.576 filas, pero el límite práctico está mucho antes. Con fórmulas de búsqueda en cada fila, la experiencia se degrada a partir de 15.000-20.000 registros. Para una gestión cómoda, sitúa el techo en 500 clientes y 1.000 oportunidades abiertas.

¿Puedo usar la plantilla en Google Sheets?

Sí. Sube el .xlsx a Drive y ábrelo con Hojas de cálculo de Google. La mayoría de fórmulas se traducen sola (BUSCARV es VLOOKUP, XLOOKUP existe desde 2022 en Sheets). Las tablas dinámicas se recrean sin problema y la ventaja es la edición simultánea real. Pierdes la segmentación de datos avanzada y algunas opciones de formato condicional.

¿Funciona en Excel para Mac y en el móvil?

En Mac funciona igual salvo algún atajo de teclado. En la app móvil puedes consultar y editar celdas, pero olvídate de trabajar cómodo con tablas dinámicas en una pantalla de seis pulgadas. Para uso en calle, lo práctico es consultar desde el móvil y actualizar desde el ordenador.

¿Cómo comparto el CRM con mi equipo sin que se pisen?

Guárdalo en OneDrive o SharePoint y usa la coautoría, que permite edición simultánea. Protege con contraseña las hojas de fórmulas (Revisar → Proteger hoja) dejando editables solo las columnas de entrada de datos. Si sois más de tres personas escribiendo a diario, considera el salto a un CRM en la nube.

¿Qué diferencia hay entre BUSCARV y BUSCARX?

BUSCARV solo busca hacia la derecha y depende del número de columna, así que se rompe si insertas una columna nueva. BUSCARX busca en cualquier dirección, admite valor por defecto cuando no encuentra nada y no se rompe al reordenar. Si tu Excel es 2021 o Microsoft 365, usa BUSCARX; si es anterior, BUSCARV con SI.ERROR.

¿La plantilla lleva macros o virus?

El archivo es un .xlsx sin macros. Ese formato no puede ejecutar código VBA, lo que reduce el riesgo a cero por diseño. Si tu antivirus corporativo bloquea la descarga, suele ser una política genérica sobre ficheros de Office; comprueba el archivo con tu equipo de sistemas.

¿Cómo calculo la previsión de ventas del trimestre?

Suma el valor ponderado (importe × probabilidad) de las oportunidades con fecha de cierre dentro del trimestre y etapa distinta de Perdida. Esa cifra suele quedarse entre un 10 % y un 20 % por debajo de lo que dice el comercial optimista, y bastante más cerca de la realidad.

¿Puedo enlazar la plantilla con mis facturas?

Sí, mediante el ID_Cliente. Si usas también nuestra plantilla de factura automática, un BUSCARX contra la hoja Clientes rellena razón social, NIF y dirección al teclear el código. Es la forma más rápida de evitar errores de datos fiscales en facturas.

¿Qué hago con los clientes que llevan años sin comprar?

Márcalos como Inactivos, guarda el motivo y fija una fecha de depuración. Conservar indefinidamente datos de alguien con quien no tienes relación choca con el principio de limitación del plazo de conservación. Antes de borrar, comprueba si necesitas mantener la información por obligaciones fiscales.

¿Necesito registrar mi fichero de clientes en la AEPD?

Desde la entrada en vigor del RGPD en 2018 desapareció la inscripción de ficheros. Ahora la obligación es interna: llevar el registro de actividades de tratamiento del artículo 30 y poder acreditarlo si te lo piden. La herramienta gratuita Facilita RGPD de la AEPD te ayuda a generarlo si tu tratamiento es de bajo riesgo.

¿Cuál es el CRM de pago más barato si decido migrar?

En 2026, los planes de entrada más económicos rondan los 9-15 € por usuario y mes en facturación anual (Freshsales, Zoho, monday, Pipedrive), y HubSpot mantiene un plan gratuito con límites de funciones. Bitrix24 y Odoo cobran por paquete o por app, lo que puede salir mejor si sois varios usuarios. Confirma precios y límites antes de contratar, porque cambian con frecuencia.

¿Cómo evito que mis comerciales se lleven la base de datos?

Con Excel, la protección técnica es limitada: quien puede abrir el archivo puede copiarlo. Lo que sí puedes hacer es firmar acuerdos de confidencialidad, limitar el acceso por carpetas y registrar quién descarga qué. Si la cartera es un activo importante del negocio, esa es otra razón de peso para pasar a un CRM con permisos y auditoría.

¿Sirve esta plantilla para un e-commerce?

Sirve para la parte de clientes recurrentes y B2B, pero no para el flujo transaccional de una tienda con cientos de pedidos diarios. Ahí necesitas que el CRM se conecte con la plataforma. Lo que sí funciona bien es usar la hoja para tus 50 clientes mayoristas mientras la tienda gestiona el retail.

¿Puedo añadir un campo de puntuación de leads?

Sí, y es de lo más rentable. Crea una columna con una puntuación de 0 a 100 combinando criterios: tamaño de empresa, encaje del producto, urgencia y presupuesto confirmado. Con SI.CONJUNTO (IFS) o una suma ponderada de cuatro columnas auxiliares tienes un lead scoring casero que ordena tu agenda del día.