Software homologado Verifactu: opciones gratis y de pago

La AEAT pondrá a disposición un portal web gratuito en el que los autónomos con pocas facturas (indicativamente menos de 100 al mes) podran emitir directamente. Es la opcion mas barata pero menos completa. Alternativas gratis incluyen ContaSOL basic y algun módulo gratuito de Odoo.

Para autónomos activos con 50-500 facturas/mes. Quipu (9,95€/mes) y Contasimple (9€/mes) son los dos más populares en el micro-segmento autonomo. Anfix (13€/mes) está mas orientado a asesorias.

Para PYMES con procesos complejos (multidivisa, stock, CRM, multi-usuario). Holded desde 29€/mes; Sage 50cloud desde 40€/mes; Odoo Enterprise desde 24€/usuario/mes.

Para compañías medianas y grandes. Precios a medida (miles de euros/año). Todos los grandes fabricantes están adaptando sus módulos fiscales a Verifactu.

Pide al fabricante la declaración responsable de cumplimiento del Reglamento (Real Decreto 1007/2023), referida a la versión concreta del producto que vas a usar. No la emite la AEAT: la firma el productor del software y responde de ella. Si no la tienen o no te la enseñan, sospecha.

Respuesta directa: un software homologado Verifactu es un programa de facturación que cumple el Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 (modificado por el Real Decreto 254/2025) y las especificaciones técnicas de la Orden HAC/1177/2024. Ese programa genera, por cada factura, un registro de facturación firmado y encadenado mediante huella (hash), imprime un código QR en la factura y —si trabaja en modo Verifactu— remite ese registro a la Agencia Tributaria de forma inmediata. La Agencia no expide un sello de aprobación producto a producto: quien responde de que el programa cumple es el fabricante o comercializador, mediante una declaración responsable visible en el propio software y en su documentación. Las fechas límite son el 1 de enero de 2026 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2026 para autónomos y demás obligados.

Esa es la parte que casi ningún comparador explica bien. Se habla de «lista oficial de software homologado» como si existiera un registro público donde buscas tu programa y ves un tick verde. No funciona así. El modelo español se apoya en la responsabilidad del productor: el fabricante declara que su sistema cumple los requisitos y asume las consecuencias si miente. Para ti, eso cambia la pregunta. Ya no es «¿está mi programa en la lista?», sino «¿me entrega el fabricante la declaración responsable por escrito y veo el QR y el registro en mis facturas?».

Conviene separar tres conceptos que en las páginas comerciales aparecen mezclados a propósito. Primero, sistema informático de facturación (SIF): cualquier programa, aplicación o conjunto de herramientas con el que expides facturas, incluido un TPV de tienda o un módulo dentro de un ERP. Segundo, sistema Verifactu: el SIF que además envía cada registro a la sede electrónica de la Agencia según se emite. Tercero, sistema no verificable (modo local): el que cumple el Reglamento pero conserva los registros en tu equipo sin remitirlos, y que por eso exige firma electrónica cualificada, registro de eventos más exigente y capacidad de entrega a requerimiento. Ambos modos son legales. El primero te quita trabajo; el segundo te da autonomía si tu conexión falla o si no quieres remitir a diario.

Si un comercial te dice que su producto «está homologado por Hacienda» y no te enseña la declaración responsable ni te muestra el QR en una factura de prueba, tienes delante una promesa, no un cumplimiento.

Los requisitos que el Reglamento exige a tu programa

El Reglamento habla de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Traducido a lo que verás en pantalla, tu software tiene que hacer siete cosas concretas:

• Generar un registro de facturación de alta por cada factura emitida, con los datos del emisor, el destinatario cuando proceda, la base, el tipo y la cuota de IVA, y la fecha y hora exactas de generación.
• Generar un registro de anulación cuando una factura se anula, en lugar de borrarla. En un sistema conforme no existe la tecla «eliminar factura»: existe «anular», y deja rastro.
• Encadenar los registros mediante huella. Cada registro incorpora la huella del anterior, de modo que si alguien altera una factura antigua la cadena se rompe y se detecta.
• Firmar electrónicamente los registros cuando el sistema trabaja en modo no verificable. En modo Verifactu la firma no es obligatoria porque la remisión inmediata cumple esa función.
• Incorporar un código QR a la factura, con la leyenda «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU» cuando corresponda, para que el receptor pueda cotejarla.
• Llevar un registro de eventos que anote arranques, paradas, cambios de configuración, exportaciones y anomalías detectadas.
• Permitir la exportación de todos los registros en un formato legible y estandarizado, para entregarlos a la Administración si te los pide.

Fíjate en el detalle que más problemas está dando en la práctica: la imposibilidad de borrar. Muchos autónomos trabajan con una hoja de cálculo o con un programa antiguo donde corrigen una factura de hace tres semanas sin dejar huella. Ese hábito se acaba. A partir de la fecha de aplicación, la corrección se hace con factura rectificativa o con registro de anulación, y las dos operaciones quedan grabadas. No es un capricho normativo: es exactamente el comportamiento que la Ley 11/2021 quiso perseguir cuando prohibió el software de doble uso.

Quién queda fuera de la obligación

No todo el mundo tiene que cambiar de programa. Quedan al margen quienes ya llevan sus libros registro a través de la sede electrónica mediante el Suministro Inmediato de Información (SII), es decir, grandes empresas, inscritos en el REDEME y grupos de IVA. Tampoco aplica en los territorios forales del País Vasco y Navarra, que tienen sus propios sistemas (TicketBAI y Batuz), aunque quien factura en ambos territorios acaba necesitando un software que soporte los dos mundos. Y hay supuestos excluidos por el tipo de operación o por autorización expresa de la Agencia. Si crees estar en alguno de estos casos, confírmalo con tu asesor fiscal antes de decidir que no te afecta: equivocarte aquí sale caro.

El calendario se ha movido varias veces desde que se publicó el Reglamento en diciembre de 2023, y esa es la razón de que circulen fechas contradictorias por foros y grupos de WhatsApp. El Real Decreto 254/2025 fijó el escalonado que hoy está vigente y que te resumo sin adornos.

Dos matices que cambian decisiones. El primero: si eres autónomo y tu fecha es julio de 2026, no esperes a junio para elegir programa. Las migraciones de datos, la formación del equipo y el ajuste de series de facturación tardan semanas, y los soportes técnicos de los fabricantes se saturan justo antes de cada corte. El segundo: si tu sociedad ya debía estar operativa desde enero de 2026 y todavía factura con una hoja de cálculo, tu prioridad no es comparar precios, es regularizar cuanto antes con tu asesor y documentar la fecha en que cambiaste de sistema.

Verifactu y factura electrónica no son lo mismo

Aquí se pierde mucha gente. Verifactu regula cómo se genera y se conserva el registro de una factura, y persigue el fraude. La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales, que viene de la Ley 18/2022 (Crea y Crece), regula en qué formato se intercambia la factura entre emisor y receptor y persigue la morosidad. Son dos obligaciones distintas, con calendarios distintos, que acabarán conviviendo. La consecuencia práctica al elegir software es que te interesa un programa que tenga hoja de ruta para las dos cosas, no solo para una. Preguntar al comercial «¿y cuando llegue la factura electrónica B2B, qué?» separa a los fabricantes serios de los que han parcheado un QR y poco más.

Qué pasa si emites pocas facturas al año

La obligación no depende del volumen. Un autónomo que emite tres facturas al mes está tan obligado como una empresa que emite tres mil, con la única diferencia de que su solución puede ser mucho más simple y barata. Para ese perfil, la aplicación gratuita que la Agencia Tributaria pone a disposición en su sede electrónica resuelve el trámite sin coste. Está pensada para volúmenes bajos y para quien no necesita presupuestos, control de cobros ni contabilidad integrada. Si tu actividad cabe ahí, ahorrarte entre 100 y 150 euros al año es una decisión razonable.

Los precios que verás abajo son tarifas de referencia consultadas en 2026 para el plan de entrada de cada fabricante, sin IVA y con facturación anual, que suele ser la modalidad más barata. Cambian con promociones y con el número de usuarios, así que úsalos para ordenar candidatos, no como presupuesto cerrado. Antes de contratar, pide precio por escrito y confirma que la funcionalidad de registro de facturación viene incluida en el plan que te ofrecen y no como módulo aparte.

Ninguna de estas herramientas es «la mejor» en abstracto. La mejor es la que cubre tu proceso real de trabajo con el menor número de pasos manuales. Un fotógrafo que emite doce facturas al mes y cobra por transferencia no gana nada pagando una suite con inventario; una tienda con doscientas referencias y dos empleados sí nota la diferencia el primer mes.

La factura del software casi nunca es el gasto grande. El gasto grande es el tiempo que pierdes peleándote con un programa que no encaja con cómo trabajas.

No necesitas ser informático para hacer una verificación decente. Necesitas media hora, una prueba gratuita y esta lista de comprobaciones. Hazlas en este orden y descartarás en un rato a los candidatos flojos.

1. Pide la declaración responsable por escrito

Es el documento en el que el fabricante certifica que su sistema cumple el Reglamento. Debe estar accesible desde el propio programa o en su web, identificar la versión concreta del producto y estar firmado por la empresa productora. Si te contestan con un PDF de marketing lleno de logotipos y ninguna referencia al Real Decreto 1007/2023, no es lo que has pedido. Guarda ese documento: si algún día te preguntan por tu sistema, tu defensa empieza ahí.

2. Emite una factura de prueba y mírala

Una factura conforme lleva un código QR y la leyenda correspondiente. Escanea ese QR con el móvil: debe llevarte al servicio de cotejo de la sede electrónica de la Agencia. Si el QR es decorativo, apunta a la web del fabricante o directamente no aparece, el programa no está listo. Comprueba también que la factura muestra numeración correlativa y fecha y hora de expedición.

3. Intenta borrar esa factura

Es la prueba del algodón. Un sistema conforme no te dejará eliminarla sin dejar rastro: te ofrecerá anularla o rectificarla, y el registro de anulación quedará grabado. Si el programa borra la factura y desaparece del listado como si nunca hubiera existido, estás usando software que la Ley 11/2021 considera de doble uso.

4. Busca el registro de eventos y la exportación

Entra en la configuración y localiza dos cosas: el histórico de eventos del sistema y la opción de exportar los registros de facturación. Si el fabricante no sabe decirte dónde están, mala señal. Esa exportación es la que tendrás que entregar si la Administración te la reclama.

5. Pregunta por el modo de trabajo

Pregunta si el programa opera como sistema Verifactu (remitiendo cada registro a la Agencia) o como sistema no verificable (conservándolos localmente con firma electrónica), y si puedes elegir. Muchos fabricantes ofrecen los dos modos y dejan la elección en un interruptor de configuración. Elegir remisión inmediata te ahorra obligaciones de conservación y te libra de la firma; elegir el modo local te da margen si trabajas sin conexión estable. Ninguna de las dos opciones te exime de conservar tus facturas conforme a la normativa mercantil y tributaria.

6. Comprueba el soporte y la continuidad

La normativa seguirá afinándose durante 2026 y 2027. Te interesa un proveedor que publique novedades, que tenga documentación en español y que responda a un correo en menos de 48 horas. Un producto barato que deja de actualizarse en 2027 te obligará a migrar otra vez, y las migraciones cuestan más que la diferencia de precio.

Cinco errores caros al elegir software

Confundir «compatible» con «adaptado». Hay webs que anuncian «compatible con Verifactu» cuando lo que quieren decir es «tenemos previsto adaptarnos». Exige la versión concreta del producto que ya cumple y la fecha desde la que lo hace.

Elegir por precio de entrada. El plan de 7 euros suele limitar el número de facturas, de contactos o de usuarios. Calcula el coste con tu volumen real de un año, no con el del primer mes de promoción.

Olvidar el TPV. Si vendes en tienda física, tu terminal punto de venta también es un sistema informático de facturación y también tiene que cumplir. Cambiar el programa de facturación de la oficina y dejar el TPV antiguo te deja a medias.

No hablar con la asesoría. Si tu gestor trabaja con una plataforma concreta y tú eliges otra sin avisar, alguien acabará picando datos a mano cada trimestre. Esa conversación de diez minutos ahorra horas al año.

Dejarlo para el último mes. En las semanas previas a cada corte, los soportes técnicos se colapsan y las migraciones se hacen con prisas. Cambiar de sistema en temporada tranquila cuesta la mitad de esfuerzo.

Autónomo con menos de 20 facturas al mes

La aplicación gratuita de la Agencia te resuelve la obligación sin gastar un euro. Tiene sentido si emites facturas sencillas, con pocos conceptos, y llevas el control de cobros con el extracto del banco. Si además quieres presupuestos, recordatorios de impago y tus modelos trimestrales en el mismo sitio, un plan de gama baja alrededor de 9-12 euros al mes se paga solo con dos horas de administración que dejas de hacer.

Autónomo con gastos y muchos tickets

Aquí gana la herramienta que digitaliza gastos con la cámara del móvil y concilia con el banco. La diferencia entre pagar 10 o 14 euros al mes es irrelevante comparada con el tiempo que ahorras si dejas de meter tickets a mano cada trimestre. Fíjate en el límite de documentos del plan y en si la conexión bancaria está incluida.

Pyme de 3 a 15 personas

Necesitas usuarios con permisos distintos, series de facturación por línea de negocio y algún control de inventario o de proyectos. Es el terreno de las suites de gama media-alta. Calcula el precio con el número real de usuarios: muchos fabricantes cobran por asiento y el presupuesto se dispara al añadir la cuarta persona. Pide una demo con tus propios datos, no con los de ejemplo del comercial.

Comercio con TPV

Tu prioridad es que el terminal de tienda genere el registro de facturación en el momento del cobro, sin ralentizar la cola. Habla con el fabricante de tu TPV antes que con nadie: si tu terminal es antiguo, puede que la actualización exija cambiar el equipo, y eso es una inversión que conviene planificar con meses de margen.

Empresa con desarrollo propio

Si facturas desde una aplicación hecha a medida, tu empresa pasa a ser productora de su propio sistema informático de facturación y asume la declaración responsable. Es la situación más delicada de todas. Necesitarás documentar el cumplimiento de cada requisito, mantener el registro de eventos y estar al día de los cambios en las especificaciones técnicas. Muchas empresas en esta situación optan por delegar la parte reguladora en un servicio especializado que se encarga del encadenado, la firma y la remisión. Consúltalo con tu asesor fiscal y con tu equipo técnico antes de decidir.

Cómo migrar sin sustos, paso a paso

Paso 1: fija tu fecha de corte. Elige el primer día de un trimestre natural. Cerrar un periodo entero en el sistema antiguo y abrir el siguiente en el nuevo evita cuadres imposibles.

Paso 2: exporta todo lo que tengas. Facturas emitidas y recibidas, clientes, productos y saldos pendientes. Guarda una copia en un formato abierto (CSV o XLSX) fuera del programa antiguo, y conserva también los PDF originales de las facturas ya emitidas.

Paso 3: configura series y numeración. Si arrancas serie nueva, documenta por qué y desde qué número. Una serie que salta o se solapa es de las incidencias que más preguntas genera en una revisión.

Paso 4: haz facturas de prueba reales. Con un cliente real, con IVA real y con retención si te aplica. Revisa el QR, la numeración y el registro generado. Después anula esa prueba y comprueba que el sistema deja constancia.

Paso 5: forma a quien factura. Si en tu empresa emiten facturas tres personas, las tres tienen que saber que ya no se borra nada y cómo se hace una rectificativa. La mayoría de los problemas de los primeros meses no son técnicos, son de hábitos.

Paso 6: guarda el expediente. Declaración responsable, contrato con el proveedor, fecha de puesta en marcha y copia de la exportación del sistema anterior. Es tu carpeta de tranquilidad.

Qué te juegas si no cumples

El régimen sancionador vive en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, introducido por la Ley 11/2021 de medidas antifraude. La tenencia de sistemas o programas que no cumplan las especificaciones puede sancionarse con 50.000 euros por ejercicio para el usuario. Para fabricantes y comercializadores que produzcan o vendan sistemas que permitan llevar contabilidades distintas o alterar registros, la sanción llega a 150.000 euros por ejercicio y tipo de programa.

La sanción no castiga solo usar un programa manipulado: castiga tenerlo. Por eso conviene poder demostrar, con papeles, qué sistema usas y desde cuándo.

Más allá de la multa, hay un riesgo silencioso: perder la trazabilidad de tu facturación en mitad de una comprobación. Si tus registros no cuadran con lo declarado y no puedes reconstruir el histórico, la conversación con la Administración se complica. Un sistema conforme, bien configurado desde el principio, es también un seguro documental. Cualquier decisión con consecuencias fiscales conviene contrastarla con tu asesor antes de aplicarla.