Que es una Factura Proforma y Cuando Usarla: Guia con Plantillas

La factura proforma es un documento comercial muy utilizado en el ámbito de los negocios que, sin embargo, genera muchas dudas entre profesionales y autónomos. A diferencia de una factura ordinaria, la proforma no tiene valor contable ni fiscal, pero cumple funciones muy concretas en las relaciones comerciales. En esta guía te explicamos qué es exactamente, cuándo debes usarla y cómo crearla de forma profesional.

Trabajo con documentación comercial de pymes y autónomos desde hace años, y la proforma es de los papeles que más malentendidos provoca: unos la emiten con la numeración buena y acaban declarando ingresos que no existen, otros la usan como si fuera un contrato blindado y se llevan un disgusto cuando el cliente se echa atrás. A lo largo de esta guía verás el documento por dentro, campo a campo, con los casos en los que de verdad aporta algo y los casos en los que estás usando la herramienta equivocada.

Aviso: este artículo es información general sobre documentación mercantil y no sustituye el criterio de un asesor fiscal. Antes de tomar decisiones sobre facturación, IVA, aduanas o justificación de subvenciones, contrasta tu caso concreto con un profesional colegiado o con la Agencia Tributaria.

Que es una factura proforma y para que sirve

Una factura proforma es un documento preliminar que detalla las condiciones de una futura venta o prestacion de servicios. Funciona como una oferta formal o compromiso comercial del vendedor hacia el comprador. A diferencia de la factura comercial definitiva, la proforma no genera ninguna obligacion de pago ni tiene efectos fiscales. No se registra en la contabilidad ni sirve para justificar gastos ante Hacienda.

Su principal utilidad es informativa: permite al comprador conocer con exactitud el precio, las condiciones de entrega, los impuestos aplicables y los plazos antes de cerrar la operacion. Es especialmente habitual en operaciones de comercio internacional, donde sirve como documento base para tramites aduaneros, solicitudes de creditos documentarios o licencias de importacion.

De dónde viene el nombre y qué significa "pro forma"

La expresión latina pro forma significa "para la forma" o "por cumplir la formalidad". Un documento pro forma es, literalmente, un documento que tiene la apariencia y la estructura de otro pero que no produce sus efectos jurídicos. Por eso hablamos también de balances pro forma o de cuentas pro forma en operaciones societarias: simulan un resultado sin ser el resultado oficial. Aplicado a la facturación, la traducción práctica es sencilla: parece una factura, se lee como una factura, tiene el mismo diseño que tu factura, pero no lo es a efectos legales.

Esa aparente contradicción es justo lo que le da valor comercial. Cuando envías un presupuesto en un documento de texto, el cliente lo percibe como una propuesta abierta. Cuando le envías una proforma con tu logotipo, tu NIF, las líneas desglosadas, el IVA calculado y un total en negrita, el mensaje cambia: esto es lo que vas a pagar exactamente si dices que sí. En negociaciones con departamentos de compras, con comités de dirección o con administraciones públicas, esa concreción acelera decisiones.

Qué hace y qué no hace una proforma

Conviene separar bien las dos columnas porque casi todos los problemas nacen de mezclarlas. La proforma sí fija tu oferta por escrito con un nivel de detalle idéntico al de una factura, sirve de base documental para trámites de terceros (bancos, aduanas, aseguradoras, organismos que conceden ayudas), permite al comprador reservar presupuesto interno y provisionar el gasto, y funciona como prueba de la voluntad negociadora de ambas partes si más adelante hay una discrepancia sobre lo pactado.

La proforma no devenga IVA, no genera un derecho de cobro exigible, no se contabiliza, no se declara en el modelo 303 ni en el 390, no se incluye en el modelo 347 de operaciones con terceros, no permite al cliente deducirse el gasto ni el IVA soportado, y no interrumpe ningún plazo de prescripción tributaria. Si tu cliente te pide "la proforma para deducírsela", está pidiendo algo que no existe: necesita la factura completa.

La proforma es un compromiso comercial, no un título de crédito. Si necesitas que el cliente esté obligado a pagar, lo que quieres no es una proforma: es un contrato firmado, un pedido aceptado o una factura emitida.

Quién usa proformas en España

El perfil más obvio es el exportador, pero el uso real está mucho más extendido. Las empresas de maquinaria y bienes de equipo la emiten para que el cliente tramite financiación o leasing. Las consultoras y agencias la usan como presupuesto formal cuando el cliente es una empresa grande con procedimiento de compras. Los talleres y proveedores industriales la envían para que el departamento de compras genere el pedido interno. Los profesionales que trabajan con administraciones la aportan como oferta en expedientes de contrato menor. Y prácticamente cualquier autónomo que cobre por adelantado la utiliza para documentar el anticipo antes de que exista factura.

También hay un uso creciente en comercio electrónico entre empresas: cuando un comprador extranjero quiere pagar por transferencia en lugar de con tarjeta, la proforma es el documento que le permite justificar la transferencia ante su banco y ante su departamento contable.

Proforma y factura ordinaria: la diferencia en una línea

La distinción se resume en cinco palabras: la proforma informa, la factura obliga. La factura ordinaria devenga IVA, entra en la serie numérica oficial, se anota en el libro registro y respalda la deducción del gasto; la proforma no hace nada de eso.

Si lo que buscas es el cuadro comparativo completo, con el detalle de qué cambia en la contabilidad, en el IVA y en la validez frente a terceros, lo tienes desarrollado en la guía diferencias entre factura proforma y factura normal. Aquí nos centramos en el otro lado del asunto: qué es la proforma, para qué sirve y cómo se hace bien. Y si lo que necesitas son los requisitos legales del documento definitivo, revisa los datos obligatorios de una factura, bastante más estrictos.

Qué dice la normativa española sobre la factura proforma

Aquí hay que ser preciso, porque circula mucha información confusa: la factura proforma no está regulada como tal en la normativa española de facturación. El Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, define qué es una factura, qué menciones debe contener y cuándo hay obligación de expedirla. La proforma queda fuera de ese perímetro, y esa ausencia es precisamente su definición legal: al no reunir los requisitos del artículo 6 del reglamento, no es una factura y no produce sus efectos.

De ahí se derivan tres consecuencias prácticas que conviene tener claras:

• No hay formato obligatorio. Como no está regulada, puedes diseñarla como quieras. Eso da libertad, pero también significa que nadie te va a avisar si la haces mal.
• No genera obligaciones tributarias por sí misma. Emitir una proforma no crea devengo de IVA. El devengo se rige por el artículo 75 de la Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido: en las entregas de bienes, cuando se ponen a disposición del comprador; en las prestaciones de servicios, cuando se prestan. Y el apartado dos de ese mismo artículo añade la regla que más afecta a este documento: en los pagos anticipados anteriores a la operación, el IVA se devenga en el momento del cobro y por el importe efectivamente percibido.
• No puede sustituir a la factura. Si has entregado el bien o prestado el servicio y el destinatario es empresario o profesional, tienes obligación de expedir factura. Mandar una proforma y quedarte ahí no cumple esa obligación.

Cómo le afectan la factura electrónica y el sistema Verifactu

El panorama de la facturación en España está cambiando en dos frentes a la vez, y en ambos la proforma queda en un lugar cómodo. Por un lado, la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas, conocida como Ley Crea y Crece, establece la obligación de factura electrónica en las operaciones entre empresas y profesionales, con entrada en vigor escalonada supeditada al desarrollo reglamentario. Por otro, el Real Decreto 1007/2023 aprueba el reglamento de los sistemas informáticos de facturación, el marco que da lugar al conocido como Verifactu, con requisitos de integridad, trazabilidad, inalterabilidad y conservación de los registros de facturación, y con un calendario de aplicación diferenciado para sociedades y para el resto de obligados.

Las dos normas hablan de facturas. La proforma, al no serlo, no entra en el registro de facturación ni necesita huella ni encadenamiento ni código QR. Ahora bien, hay un matiz operativo importante: muchos programas de facturación generan las proformas dentro del mismo entorno que las facturas reales. Cuando actualices tu software para adaptarlo a estos requisitos, comprueba que la herramienta separa con claridad los dos flujos y que una proforma no puede convertirse en registro de facturación por error. Como los plazos concretos han sufrido ajustes y pueden variar según el tipo de obligado, confirma tu calendario exacto con tu asesor antes de cambiar de programa.

Regla de oro: si el documento no cumple el artículo 6 del Reglamento de facturación, no es factura. Y si no es factura, ni tú declaras por él ni tu cliente se deduce nada con él.

¿Hay que conservar las proformas?

La obligación legal de conservación de cuatro años que impone la normativa tributaria general se refiere a facturas y justificantes con trascendencia fiscal. La proforma no entra ahí. Aun así, guárdalas. Son la prueba escrita de qué ofreciste, a qué precio y con qué condiciones, y en una discrepancia comercial ese rastro vale mucho. Un archivo por año con las proformas en PDF, nombradas con el número de referencia y el cliente, resuelve el problema sin coste. En operaciones de exportación, además, la proforma suele formar parte del expediente aduanero, y ahí sí te la pueden reclamar.

Cuando usar una factura proforma

Existen varios escenarios en los que emitir una factura proforma resulta no solo util sino practicamente imprescindible:

• Operaciones de comercio exterior: es obligatoria para despachos aduaneros y tramites de importacion/exportacion.
• Solicitud de financiacion: los bancos pueden requerirla como base para abrir un credito documentario.
• Presupuestos formales: cuando un cliente solicita una cotizacion detallada con apariencia de factura.
• Anticipos: antes de emitir la factura definitiva, permite detallar las condiciones del anticipo solicitado.
• Muestras de producto: para enviar muestras comerciales al extranjero con un valor declarado.

En muchos de estos casos, la factura proforma complementa al presupuesto, ofreciendo un nivel de detalle y formalidad superior.

Exportación y aduanas: el uso donde la proforma es casi obligatoria

Cuando envías mercancía fuera de la Unión Europea, la aduana necesita saber qué contiene el bulto y cuánto vale antes de que exista una factura comercial definitiva. Ese hueco lo cubre la proforma. Sirve para que el importador solicite licencias previas, para que su banco emita el crédito documentario, para que la agencia de aduanas prepare la declaración y para calcular una estimación de derechos arancelarios e impuestos en destino.

El valor en aduana se determina conforme al Código Aduanero de la Unión, el Reglamento (UE) 952/2013, tomando como referencia principal el valor de transacción. Por eso la cifra que pongas en la proforma tiene consecuencias reales: si la infravaloras para que el cliente pague menos aranceles, estás exponiéndolo a una regularización y a una sanción, y exponiéndote tú a un problema de credibilidad con tu transitario.

Una proforma de exportación bien hecha incluye, además de los campos habituales, estos elementos:

• Código arancelario (TARIC) de cada línea de producto, a ocho o diez dígitos. Es lo primero que mira el despachante.
• País de origen de la mercancía, que no siempre coincide con el país desde el que expides.
• Incoterm 2020 con el lugar geográfico exacto: no basta con poner FOB, hay que poner FOB Valencia. Los términos de la Cámara de Comercio Internacional definen quién paga transporte, seguro y despacho, y dónde se transmite el riesgo.
• Peso neto y peso bruto, número de bultos y tipo de embalaje.
• Medio de transporte previsto y puerto o aeropuerto de salida y de llegada.
• Divisa de la operación y, si procede, el tipo de cambio de referencia utilizado.
• Condiciones de pago: transferencia anticipada, crédito documentario irrevocable, remesa documentaria.

Un caso particular son las muestras comerciales. Aunque las envíes sin cobrar, la aduana exige un valor declarado, y la fórmula habitual es emitir una proforma con la mención de que se trata de muestras sin valor comercial y que el valor indicado es únicamente a efectos aduaneros. La normativa comunitaria contempla franquicias para muestras de valor insignificante en el Reglamento (CE) 1186/2009, aunque las condiciones son restrictivas y conviene revisarlas caso por caso con tu agente de aduanas.

Subvenciones y ayudas públicas: las tres ofertas

Este uso es menos conocido y resuelve muchos expedientes. La Ley 38/2003 General de Subvenciones establece en su artículo 31.3 que, cuando el importe del gasto subvencionable supere las cuantías del contrato menor previstas en la legislación de contratos del sector público, el beneficiario tiene que solicitar como mínimo tres ofertas de proveedores diferentes, con carácter previo a contraer el compromiso. Y si no elige la más económica, tiene que justificar la elección en una memoria.

Esas tres ofertas se materializan casi siempre en tres proformas. Son el documento que el técnico que revisa el expediente quiere ver: comparable línea a línea, con precios desglosados, fechas y validez. Un presupuesto informal en el cuerpo de un correo no suele aguantar esa revisión.

Si eres el proveedor, esto te interesa por partida doble: emitir una proforma limpia y bien estructurada te convierte en el candidato fácil de aprobar. Si eres el beneficiario de la ayuda, pide siempre proformas y no presupuestos sueltos, cuida que las tres describan objetos comparables y guarda las tres, también las descartadas. Programas de digitalización, ayudas autonómicas a la inversión y planes de eficiencia energética funcionan con este mismo esquema documental. Los umbrales del contrato menor y los requisitos concretos de cada convocatoria cambian, así que revisa las bases reguladoras de tu ayuda antes de mover un euro.

Anticipos y pagos por adelantado

Aquí está el error más caro que veo repetido. Un cliente te pide documento para pagarte el 50% por adelantado, le mandas una proforma, cobras, y crees que ya está. No lo está. Como decíamos antes, el artículo 75.Dos de la Ley del IVA establece que en los pagos anticipados anteriores a la realización del hecho imponible el impuesto se devenga en el momento del cobro y sobre el importe percibido. Traducido: el día que entra el dinero en tu cuenta nace la obligación de repercutir e ingresar el IVA de ese anticipo, y eso exige factura, no proforma.

El flujo correcto es este: envías la proforma para que el cliente tramite el pago; cuando el pago se recibe, emites factura de anticipo con su número de serie oficial, su base imponible y su cuota; al finalizar la operación emites la factura final por el total y restas el anticipo ya facturado, o bien facturas solo la parte pendiente haciendo referencia expresa a la factura de anticipo anterior. Confirma con tu asesor cuál de las dos fórmulas encaja mejor con tu contabilidad, porque ambas se usan.

Si has cobrado, ya no estás en fase de proforma. El dinero en la cuenta es la línea que separa el documento informativo del documento fiscal.

Otros escenarios habituales

Fuera de los tres grandes casos, la proforma resuelve situaciones muy concretas del día a día. Cuando un cliente corporativo necesita generar un número de pedido interno antes de que puedas facturar, la proforma le da el documento que su ERP necesita. Cuando participas en un concurso privado y te piden oferta económica en formato cerrado, la proforma transmite seriedad. Cuando trabajas con un cliente nuevo y quieres dejar por escrito el alcance antes de empezar, funciona como pequeño acuerdo previo. Y cuando gestionas un seguro de transporte, la aseguradora suele pedirla para fijar el capital asegurado.

También es útil en el sector inmobiliario y en el de servicios profesionales para reservas: una proforma con las condiciones de la reserva, el importe y la fecha límite evita discusiones sobre qué se acordó exactamente.

Que datos debe incluir una factura proforma

Aunque no es un documento fiscal, la factura proforma debe contener informacion suficiente para que el comprador tenga claridad total sobre la operacion:

• Indicacion "FACTURA PROFORMA": de forma clara y visible en la cabecera.
• Datos del emisor: nombre o razon social, NIF/CIF, direccion y datos de contacto.
• Datos del destinatario: nombre, direccion, y en operaciones internacionales, numero de identificacion fiscal del pais.
• Numero de referencia: un codigo unico para identificar la proforma (distinto de la serie de facturacion oficial).
• Fecha de emision y periodo de validez: la proforma suele tener una fecha de caducidad tras la cual las condiciones pueden cambiar.
• Descripcion detallada: productos o servicios, cantidades, precios unitarios y totales.
• Impuestos: IVA u otros impuestos aplicables, desglosados.
• Condiciones: forma de pago, plazos de entrega, incoterms en caso de operaciones internacionales.

Tabla de campos: qué poner en cada uno y por qué

Esta es la estructura que uso como referencia cuando reviso la documentación comercial de un cliente. La columna de la derecha explica qué se rompe si el campo falta.

La nota aclaratoria del final parece un detalle menor y es lo que más problemas evita. Ponla en pie de página, en cursiva, con cuerpo pequeño pero legible. Cuesta diez segundos y te ahorra la llamada del contable del cliente preguntando por qué esa factura no cuadra con nada.

Campos que no debe llevar nunca

Tan importante como lo que se pone es lo que se quita. Una proforma no debe incluir el número de la serie oficial de facturación, porque rompe la correlación numérica que exige el reglamento y deja un hueco imposible de explicar en una comprobación. Tampoco debe incluir menciones propias de la factura definitiva como "operación exenta conforme al artículo..." presentadas como hecho consumado, ni referencias a inversión del sujeto pasivo redactadas como si la operación ya se hubiera producido. Y evita el sello de "pagado" o cualquier marca que sugiera que hay un cobro realizado: si hay cobro, hay factura.

Como crear una factura proforma profesional

Crear una factura proforma es sencillo si partes de una estructura clara. Puedes utilizar nuestras plantillas de factura como base, modificando la cabecera para indicar "PROFORMA" y eliminando la numeracion oficial. Estos son los pasos recomendados:

Primero, elige una plantilla que se ajuste a tu imagen corporativa. Modifica el titulo del documento para que diga claramente "Factura Proforma". Completa todos los campos con los datos de la operacion, incluyendo precios, cantidades e impuestos. Establece una fecha de validez (habitualmente entre 15 y 30 dias). Finalmente, envía el documento al cliente por correo electronico en formato PDF.

Si trabajas habitualmente con documentos comerciales, te interesara conocer las diferencias entre factura, albaran y recibo para usar cada documento en el momento adecuado.

Paso a paso completo, del documento en blanco al PDF enviado

1. Parte de tu plantilla de factura habitual. Que el cliente reconozca tu identidad visual ayuda, y te ahorra rehacer la maquetación.
2. Cambia el título por "FACTURA PROFORMA" y, si trabajas con clientes extranjeros, añade debajo "Proforma Invoice" en menor tamaño.
3. Sustituye la numeración por tu serie de proformas. Nunca uses el contador de facturas emitidas.
4. Rellena emisor y destinatario con datos completos. En intracomunitario, verifica el número de operador en el censo VIES antes de mandarla.
5. Detalla las líneas con descripciones que el cliente entienda sin llamarte. Evita códigos internos sin traducir.
6. Calcula impuestos según el régimen que corresponda. Si dudas del tipo aplicable o de una exención, pregunta antes de enviarla: rectificar una oferta a la baja es fácil, al alza es una conversación incómoda.
7. Añade condiciones: pago, entrega, validez, garantía y, si aplica, incoterm.
8. Inserta la nota de documento sin valor fiscal.
9. Exporta a PDF. Nunca envíes el documento editable: un archivo de texto abierto invita a que alguien cambie una cifra.
10. Nombra el archivo con un patrón estable, por ejemplo PRO-2026-0043_NombreCliente.pdf. Tu yo del futuro te lo agradecerá.
11. Envíala por correo con un mensaje breve que repita el total, la validez y el siguiente paso concreto que esperas del cliente.
12. Anótala en tu seguimiento con fecha de caducidad, para poder hacer recordatorio antes de que expire.

Cómo numerar las proformas sin liarla

La numeración es el punto donde más gente se equivoca. La solución es tener dos contadores completamente separados y que se noten a simple vista. Para facturas reales, tu serie de siempre: 2026/001, 2026/002. Para proformas, un prefijo inconfundible: PRO-2026-001, o P26-001. La regla práctica es que cualquier persona que vea el número, incluso fuera de contexto, sepa de inmediato ante qué documento está.

Segunda regla: la proforma que se convierte en venta debe dejar rastro. En la factura definitiva incluye una línea del estilo "Ref. proforma PRO-2026-043 de 12/03/2026". Así, si alguien audita el expediente o el cliente reclama, la trazabilidad está resuelta en una línea. Tercera regla: no reutilices números de proformas caducadas. Que el contador solo suba.

Con qué hacerla: Word, Excel o programa de facturación

No hay una respuesta única, depende del volumen. Esta comparativa recoge las opciones reales y sus costes aproximados de referencia para 2026 en España; los precios de las herramientas cambian con frecuencia, así que confirma la tarifa vigente en la web de cada proveedor antes de contratar.

Mi recomendación para quien empieza: plantilla de Word o Excel hasta que las proformas dejen de ser algo puntual. En el momento en que el seguimiento de ofertas se te empieza a escapar, o en que necesitas convertir proformas en facturas con un clic, el programa se paga solo. Si eres autónomo y aún estás montando tu sistema, revisa antes la guía de facturas para autónomos en España, porque la proforma es solo una pieza del circuito.

De la proforma a la factura definitiva

La conversión debería ser mecánica y sin sorpresas. Cuando el cliente acepta, revisa cuatro cosas antes de emitir la factura: que los datos fiscales del destinatario siguen siendo correctos, que las cantidades finalmente servidas coinciden con las ofertadas, que el tipo impositivo no ha cambiado entre la oferta y la entrega, y que la fecha de operación es la real, no la de la proforma.

A partir de ahí, la factura toma el número de la serie oficial, la fecha de expedición correspondiente, la referencia a la proforma de origen y, si hubo anticipo facturado, el descuento de ese importe. Si finalmente lo servido difiere de lo ofertado, factura lo servido y menciona la variación; forzar la factura para que cuadre con una proforma antigua es una mala idea que acaba en un abono.

Cuando la operación no sale adelante, cierra la proforma en tu seguimiento con un motivo: precio, plazo, competencia, proyecto cancelado. Al cabo de un año, ese pequeño registro te dice más sobre tu negocio que cualquier informe: si pierdes por precio de forma sistemática, tu problema no es la documentación.

Errores comunes al emitir facturas proforma

Estos son los errores mas frecuentes que cometen autónomos y empresas al trabajar con facturas proforma:

• No indicar "PROFORMA": el error mas grave, ya que puede confundirse con una factura real y generar problemas contables.
• Usar la serie de numeracion oficial: la proforma debe tener su propia serie de referencia, separada de las facturas emitidas.
• Registrarla en contabilidad: la proforma no debe asentarse en los libros de facturas; hacerlo puede duplicar ingresos declarados.
• No establecer fecha de validez: sin una caducidad clara, el comprador puede reclamar condiciones que ya no son vigentes.
• Omitir datos clave: descripciones vagas o sin desglose de impuestos restan profesionalidad y pueden generar disputas.

Para evitar estos problemas, te recomendamos descargar plantillas preparadas desde nuestra seccion de plantillas Word, que ya incluyen la estructura correcta.

Tres errores menos evidentes que también cuestan dinero

Enviar la proforma en formato editable. Un documento de Word abierto es una invitación a que alguien, con toda la buena fe del mundo, ajuste una cifra antes de reenviarla internamente. Cuando aparece la discrepancia, tu versión y la suya no coinciden y la conversación se vuelve incómoda. PDF siempre.

Poner condiciones de pago vagas. "Pago según acuerdo" o "a convenir" son las dos frases que más retrasos de cobro generan. Escribe el porcentaje, el momento y el medio: 50% a la confirmación por transferencia al IBAN indicado, 50% antes de la expedición.

Olvidar la divisa y el tipo de cambio en operaciones internacionales. Una cifra sin símbolo de divisa se interpreta en la moneda del que lee. Si facturas en dólares y el cliente asume euros, la diferencia aparece justo el día del pago. Indica la divisa en cada importe y, si la operación es a plazo largo, deja claro quién asume la variación del cambio.

Plantilla de factura proforma: cómo rellenarla en cinco minutos

La forma más rápida de tener una proforma correcta es partir de una plantilla ya estructurada y adaptarla. En nuestra sección de plantillas de factura tienes modelos editables que sirven de base directa: llevan la cabecera con espacio para el logotipo, los bloques de emisor y destinatario, la tabla de líneas con columnas de cantidad, precio y total, y el pie con base, impuestos y total.

Para convertir cualquiera de esas plantillas en una proforma, haz estos cambios:

• Sustituye la palabra "FACTURA" del encabezado por "FACTURA PROFORMA".
• Cambia la etiqueta "Nº de factura" por "Nº de proforma" y escribe tu referencia con prefijo.
• Añade justo debajo de la fecha una línea de "Validez de la oferta".
• Inserta en el pie la nota de documento sin valor fiscal ni contable.
• Si es internacional, añade un bloque de condiciones con incoterm, pesos, bultos y país de origen.

¿Word, Excel o PDF? Word gana en presentación y en textos largos de condiciones; es la opción natural si tus ofertas son de servicios. Excel gana cuando hay muchas líneas, descuentos por volumen o cálculos de portes, porque las fórmulas evitan errores aritméticos. En ambos casos, el envío final va en PDF. Si trabajas con hojas de cálculo, en la sección de plantillas Excel encontrarás modelos con los totales ya formulados.

Un consejo de presentación que marca diferencia: reserva un bloque visible para el total con impuestos incluidos, en cuerpo grande. La mayoría de las decisiones de compra se toman mirando esa cifra durante tres segundos. Si el lector tiene que buscarla entre columnas, has perdido parte del efecto que buscabas al mandar una proforma en lugar de un presupuesto informal.

Lista de comprobación antes de enviar

Repasa estos ocho puntos antes de darle a enviar. Cuesta un minuto y evita la mayoría de los problemas descritos arriba.

1. ¿Pone "FACTURA PROFORMA" en la cabecera, con tamaño suficiente para verse de un vistazo?
2. ¿La numeración es de la serie de proformas y no de la oficial?
3. ¿Aparecen los datos fiscales completos de las dos partes?
4. ¿Cada línea se entiende sin necesidad de explicación telefónica?
5. ¿Los impuestos están desglosados y el total con impuestos destacado?
6. ¿Consta la fecha de validez de la oferta?
7. ¿Están escritas la forma de pago, el plazo de entrega y, si aplica, el incoterm?
8. ¿Va en PDF, con nombre de archivo reconocible y la nota de documento sin valor fiscal?

Preguntas frecuentes sobre la factura proforma

¿La factura proforma tiene validez legal?

Tiene valor probatorio como oferta comercial, pero no valor fiscal ni fuerza ejecutiva. Sirve para acreditar qué se ofreció y en qué condiciones, y en un litigio puede aportarse como prueba de la negociación. Lo que no hace es obligar al pago ni sustituir a la factura a efectos tributarios.

¿Se paga IVA con una factura proforma?

No. La emisión de una proforma no devenga el impuesto. El IVA se devenga con la entrega del bien, con la prestación del servicio o con el cobro de un anticipo, según el artículo 75 de la Ley 37/1992. Si el cliente paga contra una proforma, en ese momento nace la obligación y debes emitir factura por el importe cobrado.

¿Puedo deducirme una factura proforma como gasto?

No. Para deducir un gasto en el IRPF o en el Impuesto sobre Sociedades, y para deducir el IVA soportado, hace falta factura completa que cumpla los requisitos reglamentarios. Una proforma recibida no habilita ninguna deducción. Si un proveedor solo te manda proformas, pídele la factura.

¿Hay que numerar las facturas proforma?

No es obligatorio porque no están reguladas, pero es muy recomendable para poder identificarlas y referenciarlas después. Usa una serie propia con prefijo, separada por completo de la numeración de facturas emitidas.

¿Cuánto tiempo es válida una proforma?

El plazo lo fijas tú. Lo habitual en España va de 15 a 30 días naturales. En sectores con materias primas volátiles o con tipos de cambio expuestos, se acortan a 7 o incluso a 72 horas. Si no indicas plazo, te expones a que el cliente acepte meses después con precios que ya no puedes sostener.

¿Se puede anular o modificar una factura proforma?

Sí, y sin ningún trámite fiscal, porque no ha entrado en la contabilidad. Basta con emitir una nueva proforma con número distinto e indicar que sustituye a la anterior, que queda sin efecto. No existen las proformas rectificativas: se emite otra y punto.

¿Es lo mismo una proforma que un presupuesto?

Se parecen en la función y se diferencian en la forma y el detalle. El presupuesto suele ser más abierto, con partidas estimadas y a veces con horquillas de precio. La proforma reproduce la estructura de una factura, con importes cerrados, impuestos calculados y total exacto. Cuando el cliente necesita un documento para un banco, una aduana o un expediente administrativo, la proforma encaja mejor.

¿Cómo se dice factura proforma en inglés?

"Proforma invoice" o "pro forma invoice". Si trabajas con clientes internacionales, pon el título bilingüe en la cabecera y traduce las descripciones de las líneas. Te ahorra correos y acelera el despacho aduanero.

¿Una proforma sirve para pedir un préstamo o un leasing?

Es justo uno de sus usos más frecuentes. Las entidades financieras piden la proforma del proveedor para conocer el importe exacto, el bien concreto y las condiciones antes de aprobar la operación de financiación o el arrendamiento financiero. Asegúrate de que el bien está descrito con marca, modelo y número de referencia.

¿Hay que enviar la proforma a Hacienda o incluirla en algún modelo?

No. No se declara en el modelo 303, ni en el resumen anual, ni en la declaración de operaciones con terceros. La Agencia Tributaria no espera ver proformas: espera ver facturas. Guárdalas por control interno, no por obligación tributaria.

¿Puedo cobrar directamente contra una proforma?

Puedes recibir el dinero, sí, y de hecho es una práctica habitual en exportación y en trabajos con anticipo. Lo que no puedes es quedarte ahí: cobrado el importe, corresponde emitir la factura de ese cobro. Piensa en la proforma como el documento que provoca la transferencia, no como el documento que la justifica en tu contabilidad.

¿Necesita firma o sello la factura proforma?

Legalmente no, porque el documento no está regulado. En la práctica, en comercio exterior muchos importadores y bancos piden que vaya firmada y sellada por el emisor, y algunos exigen firma también del comprador como aceptación. Pregunta a tu cliente qué le reclama su banco antes de enviarla, para no tener que repetir el trámite.

¿Qué pasa si mi cliente contabiliza la proforma por error?

Que se habrá registrado un gasto que no existe y, con suerte, lo detectará su asesor en el cierre. La forma de evitarlo es la mención expresa en el documento y un aviso en el correo de envío. Si te avisan de que ha ocurrido, manda la factura definitiva con la referencia a la proforma para que puedan corregir el asiento con soporte documental claro.