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Como Hacer un Albaran: Guia Completa con Plantillas Gratis

8 de abril de 2026 | Equipo PlantillaGratis

El albarán constituye uno de los documentos comerciales más habituales en la compraventa de mercancías en España. Aunque a menudo lo confunden con la factura, su función es distinta: acredita que los bienes han sido entregados. Para autónomos, comercios y empresas que manejan productos físicos, saber cómo elaborar un albarán correcto resulta esencial. En esta guía te lo contamos todo.

Que es un albaran y para que sirve

El otro día alguien me preguntó qué era exactamente un albarán, así que te lo explico: también se le llama nota de entrega o nota de remisión y sirve como prueba de que la mercancía llegó al comprador o al transportista. En otras palabras, justifica que la entrega física del producto se completó, aunque el pago todavía no se haya hecho.

Ten en cuenta que el albarán juega un papel clave en la logística: te permite comprobar que lo recibido coincide con lo pedido, tanto en cantidad como en tipo. Cuando firmas el albarán, confirmas haber recibido la mercancía bajo las condiciones pactadas, lo que puede ser importante legalmente si surge alguna reclamación.

Tipos de albaranes: valorado y sin valorar

El otro día un cliente me preguntó cuál le convendría más y te cuento: la diferencia está en lo que muestran. Uno indica solo la cantidad y descripción de lo entregado, sin precios.

• Albarán sin valorar: muestra únicamente la cantidad y la descripción de los productos entregados, sin incluir precios. Es el más usado y sirve cuando la factura se emitirá por separado.
• Albarán valorado: incluye precios unitarios y el total de la mercancía, lo que permite usarlo como base directa para la factura posterior.

Fíjate, la elección depende de tu relación comercial y del proceso de facturación. Si sueles agrupar varios albaranes y facturas al final del mes, el albarán sin valorar resulta la opción lógica. En cambio, si facturas cada entrega por separado, el albarán valorado acelera todo. Para profundizar, consulta nuestro artículo sobre las diferencias entre factura, albarán y recibo.

Que datos debe incluir un albaran

El otro día alguien me preguntó qué información era indispensable en un albarán y, la verdad es que, la respuesta es bastante directa: un albarán profesional debe incluir, al menos, los siguientes datos.

• Numero de albaran: una referencia única que te permita identificarlo y asociarlo a la factura posterior.
• Fecha de emision: el día en que preparas la mercancía para enviarla.
• Fecha de entrega: si difiere de la fecha de emisión.
• Datos del emisor: nombre, dirección y NIF de la empresa que envía la mercancía.
• Datos del receptor: nombre, dirección y datos de contacto del destinatario.
• Descripcion de la mercancia: detalle de cada producto, referencia, cantidad y unidad de medida.
• Observaciones: cualquier nota relevante (condiciones de transporte, lote, caducidad, etc.).
• Espacio para firma: tanto del emisor como del receptor, para acreditar la entrega.

Como hacer un albaran paso a paso

La verdad es que el otro día un cliente me preguntó cómo montar un albarán impecable, y le conté que con unas herramientas básicas basta para lograrlo.

Paso 1: Elige una plantilla. Usa una de nuestras plantillas profesionales diseñadas para albaranes, o crea tu propio diseño en Word o Excel; lo esencial es que resulte claro y fácil de leer.

Paso 2: Asigna un número de albarán. Mantén una numeración consecutiva para tus albaranes. Puedes optar por una serie distinta a la de las facturas, por ejemplo, ALB-001, ALB-002, etc.

Paso 3: Completa los datos del pedido. Detalla con precisión cada producto, su cantidad y referencia. Si decides usar un albarán valorado, incluye también los precios.

Paso 4: Imprime por duplicado. Genera dos copias: una para el receptor, que firmará al recibir, y otra que conservarás como justificante.

Paso 5: Recoge la firma del receptor. Cuando entregues la mercancía, el destinatario debe firmar el albarán confirmando la recepción conforme. Si nota alguna incidencia (producto dañado, faltante), deberá anotarla en el propio albarán.

Relacion entre albaran y factura

El otro día un cliente me preguntó cómo vinculaba el albarán con la factura; la verdad es que el albarán certifica la entrega física, mientras que la factura formaliza la obligación de pago. En la práctica, normalmente sigues este proceso:

• Emites el albarán cada vez que entregas mercancía.
• Al terminar el periodo pactado (semana, quincena o mes), generas una factura que agrupa uno o varios albaranes.
• La factura menciona los números de albarán que incluye.

Fijate en que debes guardar los albaranes firmados por el cliente como justificante de las entregas. Si surge una disputa sobre la entrega, el albarán con firma será tu principal prueba. Para crear las facturas vinculadas a tus albaranes, puedes usar nuestras plantillas Word con formato profesional.

Albaran digital: ventajas y herramientas

El otro día alguien me preguntó cómo evitar que los albaranes se pierdan, y la respuesta fue pasar al formato digital. Así, reduces el riesgo de extravío, aceleras la facturación al enlazar albaranes con facturas de forma electrónica, ahorras papel y tinta, y encuentras rápidamente cualquier albarán histórico.

Si gestionas muchas entregas, puedes aprovechar plantillas Excel con macros que crean albaranes al instante desde una base de datos de pedidos. Cuando la operación es más compleja, existen programas de gestión comercial que integran pedidos, albaranes y facturas en un único flujo. Con la próxima aplicación de la factura electrónica obligatoria, ahora es el momento perfecto para digitalizar también tus albaranes.