Me llamo Sergio un martes por la tarde, hace cosa de tres anos. Acababa de cerrar el trato mas grande de su carrera como disenador freelance: una propuesta de ocho mil euros con un cliente aleman para redisenar la web corporativa de su empresa. El cliente, encantado, le pidio la proforma para activar el proceso de pago en su departamento financiero. Sergio se quedo en blanco. Llevaba seis anos facturando sin pedir nunca una proforma. Esa misma tarde tuvo que improvisar un documento que no tenia claro que debia llevar, y casi pierde el cliente por la torpeza con la que respondio al correo.

La plantilla factura proforma Word es de esas herramientas que parecen menores hasta que las necesitas con urgencia. No es una factura. No es un presupuesto. Es un documento intermedio con peso comercial y con reglas formales que conviene respetar. En esta pagina tienes el modelo editable, las diferencias claras con la factura ordinaria y el contexto para que sepas cuando emitir una y cuando no merece la pena.

Que es exactamente una proforma y por que se confunde con otras cosas

Vamos a aclararlo de entrada porque la mayoria de autonomos arrastra confusiones que vienen del primer mes de actividad. Una factura proforma es un documento informativo que detalla las condiciones de una operacion comercial antes de que se ejecute. Recoge importes, conceptos, impuestos, plazos y forma de pago, pero NO tiene valor contable ni fiscal. Es decir, no se declara en el IVA, no genera ingreso ni gasto, no obliga al pago.

Suena entonces parecido a un presupuesto, verdad? Aqui esta el matiz. El presupuesto es una oferta abierta a negociacion. La proforma es una version casi definitiva del acuerdo, lista para que el cliente la apruebe y se convierta automaticamente en factura una vez se presta el servicio o se entrega el producto. Sirve para tres cosas concretas: que el cliente active internamente el proceso de pago en su empresa, que se tramiten aduanas en operaciones internacionales, y que ambas partes tengan por escrito los terminos exactos sin que aun haya nacido la obligacion tributaria.

Cuando te van a pedir una proforma escenarios reales

No todos los clientes te pediran proforma. Te la pediran en situaciones muy concretas que conviene reconocer.

• Empresas grandes con departamento financiero: para abrir orden de compra interna, necesitan un documento con cifras y condiciones. La aprueban internamente y, una vez aprobada, te dicen emite la factura definitiva.
• Operaciones internacionales: la aduana exige proforma para calcular aranceles y aplicar tasas. Sin proforma, la mercancia no se mueve.
• Solicitudes de subvencion o financiacion: bancos y organismos publicos piden proforma para justificar el destino del dinero solicitado.
• Operaciones con anticipo o pago fraccionado: la proforma deja por escrito el calendario de pagos antes de generar factura por cada hito.
• Clientes que necesitan aprobacion interna del comite: tipico en administraciones publicas y multinacionales.
• Servicios profesionales de cuantia elevada: a partir de cierto importe, los clientes prefieren tener todo por escrito antes de comprometerse.

El error mas caro de un freelance: trabajar sin proforma cerrada

Hablo con freelancers casi cada semana y un patron se repite hasta la saciedad. El proyecto entra por recomendacion, hay buena quimica con el cliente, se habla del alcance por telefono, se acuerda precio aproximado por email y se empieza a trabajar sin documento formal alguno. Resultado tres meses despues: el cliente se quejara del precio final, del alcance entregado, del plazo o de algun detalle no hablado. Y el freelance se quedara sin manera de defender lo acordado.

La proforma firmada por ambas partes evita esa situacion. Cierra precio, alcance, plazo, hitos de pago y condiciones especiales en un solo documento que ambos miran y aprueban antes de que arranque el trabajo. Es el seguro de vida del freelance.

El cliente serio nunca se ofende cuando le pides firmar una proforma. Al contrario, lo agradece porque demuestra profesionalidad. El cliente que se ofende es el que pretendia luego renegociar a la baja o cambiar el alcance sobre la marcha sin pagar extra. Justamente con esos clientes es donde mas necesitas la proforma firmada.

Mi recomendacion para freelancers que arrancan: ningun trabajo de mas de cuatrocientos euros sin proforma firmada. Por debajo de esa cifra, el riesgo de conflicto es menor y a veces compensa la agilidad de un trato verbal. Por encima, siempre papel firmado. Sin excepciones.

Estructura minima que debe llevar una proforma profesional

Una proforma chapucera transmite el mismo mensaje que un correo con faltas de ortografia: poca seriedad. La estructura basica incluye los siguientes elementos, presentes y ordenados.

Cabecera. Logo de tu empresa o nombre comercial, datos fiscales completos (nombre, NIF o CIF, direccion, telefono, correo electronico). Si trabajas internacionalmente, anade tu numero de identificacion fiscal intracomunitario.

Datos del cliente. Razon social, NIF o equivalente, direccion postal, persona de contacto si la hay. En operaciones internacionales, country code y numero fiscal del pais del cliente.

Identificacion del documento. La palabra FACTURA PROFORMA en grande, numero de proforma (con su propia numeracion correlativa, no mezclada con facturas reales), fecha de emision y fecha de validez (lo razonable son entre quince y treinta dias).

Descripcion detallada. Conceptos linea por linea, con cantidad, descripcion especifica del producto o servicio, precio unitario, descuentos si los hay, importe parcial. Cuanto mas concreto, menos discusiones posteriores.

Importes y desglose fiscal. Base imponible, IVA aplicado con su porcentaje correspondiente, retenciones del IRPF si corresponden, importe total a pagar.

Condiciones comerciales. Forma de pago (transferencia, domiciliacion, tarjeta), plazo de pago (a la entrega, treinta dias fecha factura, etc.), datos bancarios completos incluyendo IBAN y SWIFT en operaciones internacionales.

Pie aclaratorio. La frase clave: este documento es una factura proforma sin valor contable ni fiscal. Tiene caracter informativo y se emitira factura definitiva una vez confirmada la operacion. Esa linea evita malentendidos legales.

El detalle de la numeracion que casi todos hacen mal

Quiero insistir aqui porque he visto a freelancers meterse en lios por algo aparentemente menor. La numeracion de las proformas debe ser independiente de la numeracion de las facturas reales. Es decir, si tus facturas van por la serie A-2026-001, A-2026-002, tus proformas deberian ir por una serie distinta, por ejemplo PRO-2026-001, PRO-2026-002.

Por que? Porque si Hacienda te audita y ve numeracion mezclada, puede pedir explicaciones sobre saltos o duplicados que en realidad son proformas. Manten las series separadas, llevaras un control mucho mas limpio y, llegado el dia, te ahorraras explicaciones incomodas.

La primera vez que me inspeccionaron tarde dos horas en justificar saltos de numeracion que en realidad eran proformas no convertidas. Desde entonces, serie aparte y descansa la cabeza.

Lorena Ibanez, asesora fiscal especializada en autonomos en Bilbao

Word, Excel, PDF: cuando conviene cada formato

La pregunta razonable es por que Word y no Excel u otra herramienta especializada. Cada formato tiene su momento.

Word es ideal cuando necesitas que el documento tenga un acabado visual cuidado, parecido a una carta formal, con tu papeleria profesional, margenes amplios y posibilidad de anadir bloques de texto explicativo. Funciona muy bien para servicios profesionales (consultoria, diseno, formacion, abogacia).

Excel encaja mejor cuando la proforma tiene muchas lineas, calculos complejos, descuentos por volumen o varias columnas de impuestos. Es decir, operaciones de venta de productos fisicos con catalogo amplio.

PDF generado a partir de cualquiera de los dos es el formato en el que SIEMPRE debes enviar la proforma al cliente. Nunca mandes Word editable, porque el cliente podria modificarlo. La regla: trabajas en Word, exportas a PDF, envias PDF. Asi de simple.

Errores frecuentes que descalifican una proforma

Tres equivocaciones aparecen una y otra vez en las proformas que llegan a clientes empresariales.

La primera, olvidar la fecha de validez. Sin fecha de validez, el cliente puede aprobarla un ano despues con condiciones que ya no aplican. Pon siempre validez de entre quince y treinta dias, maximo sesenta. Pasado ese plazo, si no se ha confirmado, se rehace.

La segunda, no especificar moneda en operaciones internacionales. Doscientos a secas no significa nada cuando hay euros, dolares y libras circulando. Indica siempre EUR, USD, GBP junto a las cifras.

La tercera, no detallar plazos de entrega. Una proforma que diga entrega en cuanto se confirme el pedido es una invitacion a la discusion posterior. Pon fecha concreta, semanas exactas o hito de referencia (entrega cinco dias laborables desde la confirmacion).

El idioma de los plazos: como redactar fechas que no se presten a interpretacion

Una de las fuentes mas frecuentes de discusion en proformas con clientes es el lenguaje vago sobre plazos. Frases como entrega a la mayor brevedad posible, en cuanto sea posible o aproximadamente en dos semanas son una invitacion a futuros desencuentros.

El lenguaje profesional precisa cada plazo con tres elementos: cantidad numerica, unidad temporal y referencia de inicio. Ejemplos correctos: entrega en quince dias naturales desde la confirmacion del pedido, comienzo de los trabajos cinco dias laborables despues de la recepcion del primer pago, plazo de revision del cliente de siete dias desde la entrega del primer borrador.

Atencion a la distincion entre dias naturales y dias laborables, que parece menor pero genera disputas. Dias naturales incluyen fines de semana y festivos. Dias laborables solo cuentan de lunes a viernes (algunas interpretaciones incluyen sabado, otras no). Si dices treinta dias y no especificas, el cliente entendera naturales y tu naturales, pero podriais entender cosas distintas.

Otra fuente de problemas: la dependencia de hitos del cliente. Muchos proyectos no avanzan porque el cliente no entrega informacion o no aprueba pasos intermedios. Tu plazo debe incluir condicion suspensiva: el plazo de entrega se calcula desde la confirmacion del pedido y la recepcion de todos los materiales necesarios por parte del cliente. Cualquier retraso en la entrega de informacion por parte del cliente extiende el plazo en proporcion equivalente.

Con esta clausula te proteges de la situacion clasica: el cliente tarda quince dias en mandarte unos textos que dijo que mandaria en tres, y luego te exige que cumplas el plazo original. No, no tienes que cumplirlo. El reloj se paro cuando el cliente no cumplio con su parte.

Comparativa: proforma, presupuesto, pedido y factura en el ciclo comercial 2026

Como manejar cambios y modificaciones sobre una proforma ya enviada

Una situacion muy comun: envias la proforma, el cliente la revisa y pide ajustes (mas unidades, descuento adicional, cambio de plazo). Como gestionarlo profesionalmente sin perder el control comercial?

Regla numero uno: nunca enmiendes la proforma original. Genera una nueva con numero correlativo que la sustituye (PRO-2026-014 sustituye a PRO-2026-013) y deja constancia en el correo de que esta segunda anula a la primera. Asi mantienes trazabilidad completa.

Regla numero dos: documenta cada cambio. Si bajas el precio un cinco por ciento por solicitud del cliente, anada una nota: descuento comercial aplicado segun negociacion del 14 de abril. Asi, si meses despues hay duda sobre por que el precio fue ese, hay constancia.

Regla numero tres: limita el numero de revisiones. Una proforma puede tener dos o tres revisiones razonables, pero a partir de la cuarta o quinta version, estas perdiendo tiempo y el cliente probablemente no va a cerrar. Marca un limite mental y, si lo superas, propon una llamada telefonica para cerrar conversacion y terminar de definir condiciones de golpe.

Regla numero cuatro: aprovecha las revisiones para vender mas. Si el cliente pide descuento, ofreceselo a cambio de algo (pago al contado, contrato anual en lugar de mensual, compromiso de testimonios). La negociacion bidireccional construye relaciones, la unidireccional desgasta a una de las partes.

Operaciones internacionales: lo que cambia en la proforma de exportacion

Si tu cliente esta fuera de la Union Europea, la proforma se convierte en documento aduanero y tiene requisitos extra. Vamos con ellos.

Codigo arancelario del producto, tambien llamado Codigo TARIC para Europa o Codigo HS internacional. Sin el, la aduana del pais receptor no sabe que tasa aplicar.

Origen de la mercancia. Indica el pais de fabricacion, no de envio. Esto influye en aranceles, certificados de origen y posibles preferencias arancelarias.

Incoterm aplicable. EXW, FOB, CIF, DDP... cada uno define quien paga que parte del transporte y los seguros, y donde se transmite la propiedad. Sin Incoterm claro, la operacion se complica.

Peso bruto, peso neto y dimensiones. Datos logisticos imprescindibles para que el transportista cotice y la aduana procese.

Motivo de la exportacion. Venta comercial, muestra, reemplazo, regalo. Cada motivo tiene tratamiento aduanero distinto. Si lo declaras mal, te bloquean el envio.

Ver una proforma sin Incoterm para una operacion a Marruecos es como mandar a alguien al desierto sin agua. Sabes que algo va a fallar y solo es cuestion de tiempo.

Joaquin Verdugo, agente de aduanas en Algeciras

Como convertir la proforma en factura definitiva sin liarla

Llegado el momento, cuando el cliente aprueba la proforma y se ejecuta el servicio o se entrega el producto, debes generar la factura definitiva. El proceso es directo si lo haces ordenado.

Abres tu sistema de facturacion (sea Word, Excel, programa contable o lo que uses). Tomas los mismos conceptos, importes y condiciones de la proforma aprobada. Cambias el encabezado de FACTURA PROFORMA a FACTURA, pones el numero siguiente de tu serie real de facturas (no de proformas), pones la fecha real de emision (que coincide con la fecha de devengo del IVA) y anades cualquier ajuste menor surgido durante la ejecucion.

Importante: en la factura definitiva conviene anadir una pequena linea referenciando la proforma original. Algo asi como Referencia proforma PRO-2026-014 de fecha 12 de abril. Eso facilita la trazabilidad si mas adelante surge cualquier consulta del cliente.

El sello, el logo y la papeleria: detalles visuales que cuentan mas de lo que crees

Una proforma es, ante todo, una primera impresion comercial. Y las primeras impresiones se forman en segundos. Cuidar la presentacion visual no es un capricho estetico, es parte de la profesionalidad.

Logo de tu empresa o nombre comercial bien posicionado en la parte superior izquierda. Si no tienes logo profesional, contrata uno por una vez con cualquier disenador en Fiverr o Domestika. Coste: entre cincuenta y doscientos euros para uno digno y propio.

Tipografia consistente y legible. Evita Comic Sans, Papyrus y otras tipografias informales. Usa Calibri, Arial, Helvetica o Lato. Tamano del cuerpo de texto entre diez y once puntos, encabezados entre catorce y dieciseis.

Paleta de colores coherente con tu marca. Si tu web es azul, tu proforma debe ser azul (o en escala de grises con detalles azules). Si tu marca no tiene identidad de color clara, usa una paleta neutral profesional: negro, gris oscuro y un acento de color sobrio (azul marino, burdeos, verde oliva).

Sello digital o sello fisico escaneado. Aunque no tenga valor legal por si mismo, transmite seriedad y profesionalidad. Especialmente recomendable cuando trabajas con clientes internacionales que tienen una cultura comercial mas formal.

Pie de pagina con datos completos de contacto. Pagina web, telefono, correo electronico, redes sociales profesionales. Facilita al cliente cualquier comunicacion posterior.

Plantillas por sector: que matices cambian segun a que te dediques

Aunque la estructura base de una proforma es universal, hay matices que cambian segun el sector en el que operas. Te detallo cinco adaptaciones que veo funcionar.

Sector servicios profesionales (consultoria, abogacia, contabilidad). La proforma debe detallar honorarios por hora o por hito, plazos de entrega de entregables y condiciones especificas de propiedad intelectual sobre el trabajo realizado. Incluir clausula de confidencialidad si la operacion implica acceso a informacion sensible.

Sector tecnologico y software. Detalle de tecnologias, plataformas, lenguajes, integraciones. Condiciones de mantenimiento posterior, soporte tecnico, actualizaciones. Periodo de garantia y termino de soporte. Especialmente importante: a quien pertenece el codigo fuente al final del proyecto.

Sector eventos y catering. Numero de comensales estimados, fecha exacta del evento, ubicacion, requisitos especiales (alergias, intolerancias, preferencias alimentarias). Politica de cancelacion con escalas: cancelacion con noventa dias sin penalizacion, con treinta dias el cincuenta por ciento, con menos de quince dias el cien por ciento.

Sector construccion y reformas. Mediciones detalladas, materiales con marcas y referencias concretas, plazos por fases, condiciones meteorologicas que puedan alterar el calendario, gestion de residuos, seguros de responsabilidad civil. Las proformas de obra son las mas largas y detalladas porque las disputas posteriores suelen venir de ambiguedades.

Sector productos fisicos y mercancias. Codigos de referencia, cantidades exactas, condiciones de embalaje, transporte, seguros, lugar de entrega, plazo de transito esperado. Para exportacion, todo lo comentado en la seccion correspondiente: Incoterm, peso, dimensiones, codigo arancelario.

Que software gratuito uso para generar proformas profesionales

Si Microsoft Word te resulta caro o engorroso, hay alternativas gratuitas o muy economicas que generan proformas igual de profesionales.

Google Docs es la opcion mas accesible. Gratuito con cuenta de Google, edicion colaborativa, almacenamiento en la nube, exportacion a PDF directa. Limitaciones: algunas tipografias profesionales no estan disponibles y el control fino de maquetacion es algo inferior a Word.

LibreOffice Writer es la alternativa libre y gratuita instalable en tu ordenador. Compatibilidad alta con Word, funcionalidad completa, sin coste. Curva de aprendizaje minima si vienes de Word.

Canva tiene plantillas de proformas predisenadas que puedes adaptar facilmente. Version gratuita suficiente para necesidades basicas, version Pro a unos doce euros mensuales para acceso completo. Ideal si quieres acabados muy visuales o si no te llevas bien con maquetacion.

Invoiceninja, Holded o Quaderno son herramientas especializadas en facturacion que tambien generan proformas con un par de clics, integradas con tu contabilidad. Algunas tienen versiones gratuitas para autonomos con bajo volumen, otras desde diez a veinte euros mensuales.

Mi recomendacion: empieza con Google Docs o Word si ya lo tienes. Si tu volumen de proformas crece a mas de cinco mensuales, plantea pasar a un sistema especializado. Te ahorra tiempo y errores.

Las preguntas que mas se repiten en consultas

La proforma me obliga a entregar el producto o el servicio?

Estrictamente, no. Es un documento informativo. Pero comercialmente, si la has emitido y el cliente la ha aprobado, te has comprometido moralmente al servicio o producto bajo esas condiciones. Romper ese acuerdo sin causa justificada dana la relacion comercial irremediablemente.

Puedo cobrar un anticipo con la proforma como referencia?

Si, es una practica habitual. La proforma sirve para que el cliente justifique internamente el pago anticipado. Cuando recibas ese anticipo, debes emitir una factura por la cantidad cobrada (factura de anticipo), no por el total. La factura final se emite por la diferencia tras la prestacion completa.

Cuanto tiempo se considera valida una proforma?

Lo razonable y profesional son entre quince y treinta dias. Algunos sectores (construccion, ingenieria con plazos largos) admiten hasta sesenta. Pasado el plazo de validez, si el cliente la quiere ejecutar, lo profesional es revisarla y emitir una nueva con condiciones actualizadas.

Tengo que enviar la proforma siempre por correo electronico o vale por WhatsApp?

Por correo electronico siempre, en PDF. WhatsApp se pierde, se borra, no deja constancia formal. El correo electronico si, y ademas permite hacer seguimiento del envio, respuesta y aprobacion. En operaciones internacionales, ademas, suele exigirse documento electronico con firma digital o cabecera oficial.

Necesito guardar las proformas igual que las facturas?

No es obligatorio guardarlas durante los cuatro anos fiscales como si lo es con las facturas. Sin embargo, conservarlas durante al menos un ano es muy util para trazabilidad comercial, resolucion de disputas y referencia rapida cuando un cliente recurrente repite operaciones parecidas.

Puedo usar la misma plantilla Word para proformas y para presupuestos?

Mejor no. Aunque la estructura es parecida, los matices importan. El presupuesto suele incluir alternativas, variantes y condiciones mas flexibles. La proforma es mas cerrada. Mezclar plantillas confunde al cliente y debilita la fuerza comercial del documento.

Y si el cliente extranjero no entiende el formato espanol?

Adapta la plantilla a una version bilingue espanol-ingles o directamente en ingles si trabajas habitualmente con clientes internacionales. Manten la estructura formal occidental, evita modismos locales y usa siempre fechas en formato internacional (ano-mes-dia) para evitar confusiones.

Casos donde la proforma puede meterte en problemas

La proforma es util, pero mal usada puede acarrear consecuencias legales o comerciales serias. Te aviso de tres situaciones donde he visto problemas.

Primero, emitir proforma con caracter de oferta vinculante sin saberlo. Si el cliente acepta los terminos exactos de la proforma y tu te echas atras porque despues descubriste que el precio no te compensaba, ese cliente puede reclamar danos y perjuicios por incumplimiento precontractual. La proforma es informativa, pero si las dos partes la aprueban formalmente, ya hay base juridica para una accion de responsabilidad.

Segundo, usar proforma como sustituto de factura para retrasar el devengo del IVA. Esto es una practica deshonesta y peligrosa: una vez prestado el servicio o entregado el producto, el devengo del IVA se ha producido legalmente. Si solo emites proforma para retrasar la declaracion, estas cometiendo una infraccion tributaria con sanciones del cincuenta al ciento cincuenta por ciento de la cuota dejada de ingresar.

Tercero, emitir proforma a un cliente que despues no convierte y no llevar control. Si emites cien proformas mensuales y solo veinte se convierten en facturas, no pasa nada legal. Pero comercialmente estas desperdiciando una cantidad enorme de tiempo. Mide tu tasa de conversion proforma-factura. Por debajo del cuarenta por ciento, algo falla en tu propuesta comercial.

La firma digital en proformas: cuando es necesaria

Con la implantacion del sistema Verifactu y la facturacion electronica obligatoria que avanza en Espana durante dos mil veintiseis y dos mil veintisiete, el tema de la firma digital se cuela tambien en las proformas.

Estrictamente, una proforma NO requiere firma digital porque no tiene valor fiscal. La factura definitiva si, segun lo que vaya entrando en vigor por tramos de facturacion anual. Pero comercialmente, una proforma firmada digitalmente transmite mucha mas seriedad al cliente que un PDF generico.

Si trabajas habitualmente con grandes empresas, administraciones publicas o clientes internacionales, invertir en certificado digital (gratuito si lo solicitas a la FNMT o de pago si vas a una entidad privada) y firmar todas tus proformas digitalmente es un movimiento profesional que diferencia.

El proceso es sencillo: generas el PDF, abres Adobe Acrobat Reader (o cualquier herramienta de firma digital), aplicas tu certificado y obtienes un documento firmado con sello de tiempo. Ese documento es practicamente imposible de manipular sin que la firma se rompa, lo que da maxima seguridad al cliente.

Errores de redaccion que veo con frecuencia en proformas freelance

Quiero aterrizar el tema con algunos errores muy concretos de redaccion que tropiezan a freelancers principiantes.

Descripciones vagas tipo diseno web. Eso no es una descripcion, eso es una etiqueta. Lo correcto: diseno y desarrollo de pagina web corporativa de hasta diez secciones, con CMS WordPress, plantilla responsive personalizada, integracion con formulario de contacto, optimizacion SEO basica y dos rondas de revision. Cuanto mas detallado, menos discusiones de alcance.

Conceptos compuestos en una sola linea. Si tu propuesta incluye diseno, desarrollo y formacion, ponlos en lineas separadas con su importe respectivo. Asi el cliente ve donde se va cada partida y puede aprobar o cuestionar cada bloque por separado.

Olvidar mencionar lo que NO esta incluido. Tan importante como decir que incluye es decir que no incluye. Hosting, dominio, fotografias de stock, traducciones, copywriting... todo lo que el cliente podria asumir incluido por defecto y que tu no estas cobrando, deja escrito que queda fuera del alcance.

Plazo de entrega abierto o vago. Cuatro semanas desde aprobacion y recepcion de materiales por parte del cliente. Asi, claro. Si el cliente tarda dos meses en mandarte los textos, el plazo no empieza a contar hasta que los tienes en mano.

Como hacer seguimiento de proformas pendientes sin parecer pesado

Una vez enviada la proforma, comienza la fase de espera. Y aqui hay un equilibrio fino entre dejarse olvidar y resultar agobiante. La cadencia que mejor funciona es la siguiente.

Dia uno: envias la proforma con correo claro explicando que la adjuntas para su revision y que quedas a disposicion para cualquier ajuste. Sugieres una fecha de validez (entre quince y treinta dias).

Dia cinco: si no hay respuesta, envias un correo breve preguntando si ha podido revisarla y si hay alguna duda o ajuste necesario. Tono profesional, sin presionar.

Dia diez: si sigue sin respuesta, llamada telefonica corta de seguimiento. A veces el correo se ha perdido en spam o la persona ha estado de viaje. El telefono desbloquea muchas situaciones.

Dia quince: ultimo correo recordando la fecha de validez de la proforma y ofreciendo extension si la necesitan.

Dia treinta: cierre del expediente. Marca la proforma como no convertida en tu sistema y, si quieres, manda un correo de despedida ofreciendo retomar contacto en un futuro.

Esa cadencia respeta los tiempos del cliente sin perderse en el limbo. Y permite cerrar capitulos en lugar de arrastrar incertidumbres durante meses.

Descarga el modelo y deja de improvisar

A Sergio le costo tres horas y dos correos avergonzados aprender lo que tu puedes resolver en cinco minutos. La plantilla Word disponible en plantillagratis.es incluye todos los apartados que hemos repasado, con explicaciones embebidas, ejemplos de operaciones nacionales y de exportacion, y la frase legal correspondiente al pie del documento.

Descargala, adaptala a tus datos fiscales y tenla preparada para el dia (cercano, creeme) en que un cliente importante te diga mandame primero la proforma para activar el pago. Que esa frase no te pille en blanco.