Hacer facturas gratis en 2026: la guía que necesita cualquier autónomo, freelance o pyme española

Te voy a contar algo que cambió mi forma de trabajar para siempre. Hace seis años, recién dado de alta como autónomo, pagaba diecinueve euros al mes por un programa de facturación que solo usaba para emitir tres o cuatro recibos mensuales. Casi doscientos cuarenta euros al año. Por nada. Cuando me senté a hacer cuentas, casi me da algo.

Lo peor es que el ochenta por ciento de los autónomos que conozco está exactamente en la misma situación: pagando suscripciones mensuales por programas que apenas usan, cuando en dos mil veintiséis hay alternativas gratuitas perfectamente legales, válidas frente a Hacienda y, en muchos casos, mejores que las de pago.

Lo que vas a aprender

• Qué datos son obligatorios en una factura española en dos mil veintiséis (con la nueva ley Crea y Crece y el Reglamento Verifactu).
• Las cinco mejores plataformas gratuitas reales para emitir facturas, con sus pros y contras.
• Cómo evitar las trampas del "gratis" (los famosos límites de cinco facturas al mes).
• Plantillas descargables y editables si prefieres trabajar offline.
• Cómo cumplir con Verifactu sin pagar un duro (sí, se puede).
• Qué hacer con las facturas cuando llega el trimestre y Hacienda llama a la puerta.

Por qué pagar por facturar es un absurdo (en la mayoría de casos)

Voy a ser directo: si emites menos de cincuenta facturas al mes, eres autónomo individual o tienes una micro pyme sin más de tres trabajadores, no necesitas un software de pago. Punto. Cualquier persona que te diga lo contrario, o vende ese software o no se ha molestado en mirar las opciones gratuitas.

Las plataformas gratuitas que vamos a ver cumplen los siguientes requisitos:

• Generan facturas con todos los datos obligatorios según la AEAT.
• Permiten descargar PDF profesional y bonito (sin marcas de agua ridículas).
• Llevan un registro automático para que no se te pierdan números de factura.
• Calculan IVA, IRPF y recargos sin que tú tengas que tirar de calculadora.
• Se adaptan al nuevo sistema Verifactu cuando es obligatorio.

"La diferencia entre un autónomo que va con la lengua fuera y uno que va sobrado no está en el programa de facturación que use. Está en si dedica veinte minutos al mes a poner orden o no."

Lo que la ley te obliga a poner en cada factura (2026)

Antes de hablar de herramientas, repasemos qué tiene que llevar una factura legal en España. Si te falta algo de esto, la AEAT puede rechazártela y tu cliente puede no poder deducírsela. Que te lo digan los que tienen sustos a final de año.

Datos obligatorios sin excepción

1. Número de factura: consecutivo, sin saltos. Si te saltas el catorce porque te equivocaste, anota una factura "anulada" para no romper la serie.
2. Fecha de expedición y, si fuese distinta, fecha de la operación.
3. Datos del emisor: nombre completo o razón social, NIF y domicilio fiscal.
4. Datos del destinatario: lo mismo. Si es particular, basta con DNI y dirección.
5. Descripción de la operación: que se entienda qué has hecho o vendido. Las facturas con "servicios profesionales" a secas son una mala idea.
6. Base imponible: el importe sin IVA.
7. Tipo de IVA aplicado (21%, 10%, 4% o exento) y la cuota.
8. Retención IRPF si trabajas con empresas o autónomos: habitualmente 15% (o 7% si llevas menos de tres años de alta).
9. Total a pagar, ya con todos los ajustes.
10. Forma de pago y, si aplica, número de cuenta bancaria.

Novedades de Verifactu desde 2026

Desde julio de dos mil veintiséis, según la Ley Antifraude, todas las facturas emitidas en España tienen que cumplir con los requisitos de Verifactu (o el modelo opcional que han implantado paralelamente). Esto significa, en resumen, que tu programa tiene que generar un código QR, un hash de cada factura y un registro inalterable. Sí, suena terrorífico. La buena noticia: las plataformas gratuitas que recomiendo ya lo cumplen sin que tengas que tocar nada.

Las cinco mejores plataformas gratuitas para hacer facturas en 2026

He probado más de quince. Estas son las cinco que de verdad me parecen recomendables. Las ordeno por utilidad real, no por aparecer en Google.

1. Holded Free

El gigante del SaaS español tiene un plan gratuito que la mayoría de gente no conoce. Te permite emitir hasta cien facturas al año, llevar contabilidad básica y conectar con tu banco. Limitación: solo un usuario y poco soporte. Para autónomos que facturen pocas operaciones al mes, sobra.

2. Quipu Plan Gratis

Probablemente la más bonita visualmente. Plantillas elegantes, panel intuitivo, app móvil decente. Te deja cinco facturas al mes en su versión gratis (suficiente para muchos freelance). Lo bueno: Verifactu integrado de serie.

3. FacturaDirecta Free

Lleva en España más de quince años. Su versión gratuita es la más generosa: facturas ilimitadas, presupuestos, gestión de gastos y un registro de impuestos automático. Te aguanta sin pagar un duro siempre que seas un único usuario.

4. Zoho Invoice

De la suite Zoho. Plan gratuito real y muy completo: hasta mil facturas anuales, multidivisa, recordatorios automáticos a clientes morosos y portal de cliente para que paguen online. Es mi favorita personal cuando trabajas con clientes extranjeros.

5. Anfix Mini

El nuevo plan gratuito de Anfix, lanzado en dos mil veinticinco. Pensado para autónomos que empiezan: cinco facturas al mes, conciliación bancaria básica y modelo trimestral pre-rellenado. Buena puerta de entrada.

Tabla comparativa (datos actualizados marzo 2026)

Cuál elegir según tu perfil: te lo digo claro

Si te cuesta decidir, aquí tienes mi recomendación honesta según tu situación. No hay una respuesta universal y cualquiera que te la dé está vendiéndote algo.

Freelance creativo, diseñador o redactor

Quipu Free o Zoho Invoice. Las plantillas son bonitas, los presupuestos quedan profesionales y puedes mandar links de pago directos al cliente.

Autónomo del sector servicios (consultor, formador, coach)

FacturaDirecta Free. Sin límite mensual, presupuestos y facturas en el mismo programa, integración con calendarios.

Pequeño negocio físico (tienda, peluquería, taller)

Holded Free combinado con un TPV gratuito. Si vendes mucho ticket pequeño, mira si tu TPV te emite facturas simplificadas y usa Holded solo para las facturas completas.

Profesional con clientes internacionales

Zoho Invoice. Multidivisa, traducciones a inglés, francés e italiano. Maneja IVA intracomunitario sin sufrir.

Recién dado de alta, sin idea de nada

Anfix Mini. La curva de aprendizaje es la más amable y tienen contenido formativo gratis muy bueno.

Hacer facturas offline: plantillas en Word, Excel y Google Sheets

Hay quien prefiere trabajar a la antigua, con una plantilla, sin programas en la nube ni cuentas que recordar. Es perfectamente legal siempre que cumplas con Verifactu. Aviso: las plantillas en Word o Excel no generan QR ni hash de forma automática. Si vas a optar por esta vía, tienes que adjuntar un certificado de tu programa o emitir vía plataforma certificada.

Lo que sí puedes hacer de forma totalmente gratuita y legal:

• Bajarte plantillas de la web de la AEAT (sí, las publican aunque pocos lo saben).
• Usar las plantillas profesionales de Google Sheets con fórmulas ya programadas para IVA e IRPF.
• Generar PDF directamente desde Google Docs con tu plantilla personalizada.

Mi consejo: si emites menos de tres facturas al mes y todas a clientes que no son consumidores finales, la plantilla puede funcionar. Más allá de eso, complícate la vida con un buen programa gratuito y olvídate.

Errores que veo a diario en facturas de autónomos

Trabajo con muchos autónomos como mentor financiero. Estos son los fallos que me encuentro semana sí, semana también. Si te ves en alguno, corrígelo antes de que te lo señale Hacienda.

1. Numeración rota: empezar el año con la factura 2026-001 y de pronto saltar al 2026-007. Hacienda lo detecta a la primera y te pregunta qué pasó con las que faltan.
2. Concepto vago: "trabajos realizados" o "asesoría". Tu cliente no podrá deducírselo bien y a ti te lloverán requerimientos.
3. No retener IRPF cuando facturas a empresa: error de novato. Si tu cliente es una empresa o autónomo, tienes que aplicar la retención. Da igual lo que él te diga.
4. Olvidar el IVA en operaciones intracomunitarias: si vendes a otro país de la UE y tu cliente tiene NIF intracomunitario, no llevas IVA. Pero tienes que mencionar el motivo en la factura ("Operación intracomunitaria, art. 25 Ley 37/1992").
5. Mezclar varios años en una serie: cada año, serie nueva. Esto te lo recuerdo porque medio mundo lo hace mal.
6. Enviar la factura en JPG en lugar de PDF: poco profesional y a algunos programas de gestión de los clientes les da error.

Cómo cumplir Verifactu sin pagar nada

Verifactu es el sistema que la AEAT ha desplegado para que cada factura tenga un identificador único, un QR y quede registrada en un sistema inalterable. Suena tremendo y mucho asesor está cobrando por instalar software propietario para esto. La realidad: las cinco plataformas gratuitas que te he recomendado ya cumplen.

Los tres puntos clave de Verifactu

1. Registro inalterable: cada factura emitida queda guardada con un hash criptográfico. Las plataformas se encargan automáticamente.
2. Código QR en la factura: tiene que aparecer en el PDF. Lo añaden las plataformas sin que tú toques nada.
3. Envío opcional a la AEAT: si activas el modo Verifactu, las facturas se envían en tiempo real a Hacienda. Si no, las generas en local y las custodias tú durante seis años.

Mi consejo: actívalo. Con el modo Verifactu activo, Hacienda te quita parte de la presión de auditorías y tú duermes más tranquilo. Es como tener un notario electrónico gratis.

"Llevo años diciéndolo: las plataformas gratuitas españolas están muy por encima de la media europea. Aprovecharlas no es solo ahorrar dinero, es trabajar más profesionalmente con menos esfuerzo."

Trucos para profesionalizar tus facturas

Una factura bonita y bien estructurada hace que te paguen antes. Lo digo en serio. Estudios del sector contable estiman que las facturas con diseño profesional y datos claros se cobran un veintidós por ciento más rápido que las facturas genéricas.

1. Personaliza la cabecera con tu logo

Todas las plataformas gratuitas te dejan subir un logo. Tarda cinco minutos. Marca diferencia visual.

2. Añade tu dirección web y redes

Una factura es un punto de contacto más. Si tu cliente quiere recomendarte, no tendrá que buscarte en Google.

3. Pon una nota personal al final

"Gracias por confiar en mi trabajo este mes. Cualquier duda, estoy a un email de distancia." Esto multiplica las posibilidades de que te vuelvan a contratar.

4. Incluye plazo de pago claro

"Vencimiento: a 30 días desde la fecha de emisión". Las facturas sin plazo claro se quedan en el último lugar del montón del cliente.

5. Programa recordatorios automáticos

Las cinco plataformas que recomiendo lo hacen. Configúralo a treinta días, cuarenta y cinco y sesenta. Te ahorra incomodidad y aumenta cobros.

Casos especiales: factura simplificada, rectificativa y proforma

Hay tres tipos de "documentos" que muchos autónomos confunden. Aclaremos cuál usar en cada caso.

Factura simplificada (el ticket)

Es la del bar, la del taxi. Solo válida para operaciones por debajo de cuatrocientos euros (o tres mil en sectores específicos) y siempre que el cliente sea consumidor final, no empresa. Si tu cliente te la pide para deducir, tienes que emitir una completa.

Factura rectificativa

La que sustituye o corrige a una factura ya emitida. Tiene su propia serie (típicamente "R-" antes del número) y referencia siempre a la factura original que rectifica. No se "borran" las facturas, se rectifican.

Factura proforma

No es factura. Es un presupuesto disfrazado de factura. No genera obligación tributaria. Sirve para que el cliente vea cuánto va a pagar antes de cerrar la operación. Útil cuando trabajas con organismos públicos o grandes empresas que necesitan aprobación interna antes de comprar.

Lo que tienes que hacer cada trimestre

Emitir facturas es solo el principio. Cada tres meses tienes que presentar modelos a Hacienda. Con un buen programa gratuito, esto es media hora de trabajo. Sin programa, son tres tardes de pelearte con la calculadora.

• Modelo 303 (IVA trimestral): la suma de IVA repercutido menos IVA soportado. Tu programa gratuito te lo da hecho.
• Modelo 130 (IRPF estimación directa): si no facturas el setenta por ciento o más a empresas con retención. Pago a cuenta del veinte por ciento sobre tu beneficio.
• Modelo 111 (retenciones a profesionales): si has pagado a otros autónomos con retención.
• Modelo 349: si haces operaciones intracomunitarias.

Pon en tu calendario los días veinte de abril, julio y octubre y el treinta de enero. Esos son los plazos. No los falles, porque las sanciones por presentar fuera de plazo van desde el cinco al veinticinco por ciento del importe.

Preguntas frecuentes

¿Es legal emitir facturas con un programa gratuito?

Sí, totalmente. Lo que importa es que la factura cumpla con los requisitos del Reglamento de Facturación (RD 1619/2012) y, desde julio de dos mil veintiséis, con Verifactu. Cualquier plataforma que cumpla eso, da igual si es gratis o de pago, es válida ante Hacienda.

¿Puedo cambiar de programa a mitad de año?

Sí, pero respeta la numeración. Si vienes con la serie 2026-A-001 a 2026-A-058, en el nuevo programa sigues con 2026-A-059. No empieces de cero ni saltes números. Algunos programas permiten "importar" el último número emitido.

¿Y si emito una factura por error?

No la borres. Anula con una rectificativa (serie R-XXXX) que deje en cero el importe original. Así mantienes la trazabilidad y Hacienda no te molesta.

¿Tengo que guardar las facturas en papel?

No. Desde hace años, la factura electrónica tiene plena validez legal. Guarda los PDF en tu ordenador (con backup en la nube) durante al menos seis años. Imprimir es opcional.

¿Puedo facturar sin estar dado de alta como autónomo?

Técnicamente, sí, con el régimen general de IVA si la operación es esporádica. Pero hacerlo sistemáticamente sin alta es una infracción. Si pasas de los doce mil euros anuales o ya tienes facturas habituales, date de alta y olvídate de problemas.

¿Las facturas electrónicas necesitan firma digital?

No siempre. Para facturas entre particulares y empresas privadas, no es obligatoria. Para Administraciones Públicas (Face), sí. Con Verifactu, el hash sustituye en muchos casos a la firma electrónica avanzada.

¿Qué hago si un cliente no me paga?

Primero, reclamación amistosa. Después, requerimiento por burofax. Después, monitorio judicial (puedes hacerlo sin abogado por importes hasta dos mil euros). Y siempre, factura rectificativa por impagado para recuperar el IVA que adelantaste a Hacienda.

¿Conviene la facturación electrónica obligatoria?

Desde dos mil veintisiete (con el reciente aplazamiento), todas las facturas B2B serán electrónicas obligatoriamente. Es decir: tendrás que enviarlas en formato estructurado (Facturae o similar), no como PDF. Las plataformas que recomiendo ya generan Facturae. Tranquilo, llegará sin susto.

¿Puedo usar el mismo programa para autoempleo y SL?

Sí, casi todas permiten varias "empresas" en la misma cuenta. Pero entonces te recomiendo pagar plan profesional. Para una SL, mejor un software de contabilidad completo, porque la complejidad aumenta y necesitas plan general contable.

¿Y si trabajo desde el extranjero (digital nomad)?

Si sigues dado de alta en España, facturas con tus datos españoles y el IVA español (o exento si tu cliente es comunitario con NIF intracomunitario). Las plataformas funcionan igual desde cualquier país. Solo asegúrate de que tu pasarela de pago no bloquee transacciones desde según qué países.

Conclusión: deja de pagar por facturar

Si has llegado hasta aquí, ya no tienes excusa para estar pagando una suscripción mensual a un programa de facturación si tu volumen es bajo o medio. Las opciones gratuitas reales han mejorado tanto en los últimos tres años que la mayoría de autónomos individuales pueden trabajar con ellas el resto de su carrera profesional sin pagar un euro.

Mi recomendación final, sencilla y clara:

1. Si emites menos de cinco facturas al mes y quieres lo más simple: Anfix Mini o Quipu Free.
2. Si emites entre cinco y veinte facturas al mes: FacturaDirecta Free.
3. Si trabajas con clientes en el extranjero: Zoho Invoice.
4. Si tienes pyme pequeña con varios servicios: Holded Free.

Hoy mismo, abre la web de la que más te encaje, da de alta tu cuenta gratuita, configura tus datos fiscales (te lleva diez minutos) y emite tu próxima factura desde allí. Cancela el programa que estás pagando. Calcula cuántos euros vas a ahorrar al año. Cómprate algo bueno con ese dinero.

Facturar es lo más sencillo de tu negocio. No dejes que nadie te convenza de lo contrario. Y, sobre todo, no pagues por algo que el Estado y media docena de startups españolas te han puesto al alcance de la mano de forma gratuita.

¿Quieres que te avise cuando salgan novedades en facturación electrónica obligatoria, Verifactu o cambios en modelos trimestrales? Suscríbete a la newsletter de Plantilla Gratis. Sin spam, sin venderte cursos. Solo lo que necesitas saber para llevar tu papeleo sin sustos.

Casos especiales de facturación que casi nadie te explica

Aparte de la factura ordinaria a empresa o a particular, hay varios escenarios que tarde o temprano te van a tocar. Vamos a verlos uno a uno.

Facturar a un cliente extranjero (UE)

Si tu cliente es empresa o autónomo con NIF intracomunitario (verificable en el sistema VIES), no aplicas IVA español. La factura va sin IVA, mencionando "Inversión del sujeto pasivo, art. 84.1.2.º Ley 37/1992" o "Operación intracomunitaria, art. 25 Ley 37/1992". Eso sí, te toca darte de alta en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios) y presentar el modelo 349 trimestralmente.

Facturar a un cliente fuera de la UE

Si exportas servicios o bienes a un país tercero (Reino Unido, EEUU, Marruecos, México), la operación está exenta de IVA. Factura sin IVA, mencionando "Exportación, exenta de IVA". Aquí no hay modelo 349, pero sí declaración trimestral en el modelo 303 con casilla específica.

Facturar a través de plataformas (Upwork, Fiverr, Wallapop Pro)

Aquí cuidado. La plataforma cobra a tu cliente final y te paga a ti. Tu factura va dirigida a la plataforma (ubicada normalmente en Irlanda o EEUU), no al cliente final. La plataforma a su vez te emite una "self-billing" o un resumen mensual. Hay que llevar contabilidad con cuidado para no duplicar ingresos.

Facturar por una sustitución puntual

Si no estás dado de alta y haces una operación esporádica, técnicamente puedes facturar al 21% de IVA general con un modelo 309 puntual. Pero como te decía antes: si la actividad se repite, te toca darte de alta. Hacienda interpreta como "habitual" a partir de tres operaciones similares al año o si los ingresos superan los doce mil euros anuales.

Cómo organizar el archivo digital de tus facturas

Más allá del programa, tienes que tener un archivo personal limpio. Mi recomendación tras años haciendo lío:

1. Una carpeta por año fiscal en Google Drive o Dropbox: 2026_facturas.
2. Subcarpetas trimestrales: Q1, Q2, Q3, Q4.
3. Nomenclatura clara de archivo: "2026_001_CLIENTE_descripcion.pdf". Así por orden alfabético encuentras todo.
4. Subcarpeta gastos: 2026_gastos con la misma nomenclatura pero con "G" delante.
5. Subcarpeta declaraciones: copia de cada modelo 303, 130, 111, 349 presentado.
6. Backup mensual: descarga la carpeta entera y guárdala en un disco externo. Si Google Drive falla un día, no te quedes sin nada.

Esto te llevará treinta minutos al mes. Y el día que Hacienda te pida algo (te pedirá, antes o después), lo tendrás en quince segundos.

La revolución silenciosa: facturación con IA en 2026

El año dos mil veintiséis está siendo la entrada masiva de inteligencia artificial en las plataformas de facturación. Las herramientas que recomiendo ya incorporan funciones tipo:

• Extracción automática de datos desde una foto del ticket de gasto (lo escaneas con el móvil y te aparece como gasto en el sistema).
• Detección de discrepancias en cobros y conciliación bancaria.
• Predicción de impuestos a pagar el siguiente trimestre.
• Recordatorios inteligentes a clientes con probabilidad de impago.
• Sugerencias de optimización fiscal según tu actividad y volumen.

Holded y Quipu llevan la delantera en esto. FacturaDirecta y Anfix están integrando funciones similares. Si vas a empezar de cero, elige una herramienta con buena base de IA: te vas a beneficiar mucho en los próximos años.

El cambio normativo que viene en 2027

Tienes que tenerlo en el radar porque será un cambio enorme. En enero de dos mil veintisiete (con algún aplazamiento posible en el camino) entra en vigor la facturación electrónica obligatoria B2B con formato estructurado. Esto significa que dejarás de enviar PDF a tus clientes empresa y tendrás que enviarles facturas en formato Facturae o equivalente, firmadas digitalmente, a través de plataformas certificadas.

Las plataformas gratuitas que recomiendo están preparándose para cumplir con este formato. No tienes que comprar software nuevo. Lo que sí te toca es:

• Obtener un certificado electrónico (gratuito en la FNMT o vía Cl@ve).
• Comunicar a tus clientes empresa tu plataforma de envío de facturas electrónicas.
• Asegurarte de que tu plataforma cumple la AEAT y, si trabajas con sector público, FACe.

Mi consejo: empieza a familiarizarte ya en dos mil veintiséis emitiendo alguna factura en formato Facturae a clientes que ya lo acepten. El año que viene será obligatorio y los que lleguen sin haber probado nada van a llevarse sustos.

El tema del modelo 303 trimestral hecho fácil

De todos los modelos, el 303 (IVA) es el que más vértigo da y el que más errores genera. Te lo simplifico:

1. Toma todas las facturas que has emitido en el trimestre y suma el IVA de cada una. Ese es tu IVA repercutido.
2. Toma todas las facturas de gastos pagados en el trimestre que sean deducibles (alquiler local, materiales, suministros, dietas justificadas). Suma el IVA soportado.
3. Resta: IVA repercutido - IVA soportado = IVA a pagar (o a compensar si sale negativo).
4. Entra a sede.aeat.gob.es con certificado o Cl@ve, busca modelo 303, rellena, presenta y paga.
5. Plazo: hasta el día veinte del mes siguiente al fin de trimestre (veinte de abril para Q1, veinte de julio para Q2, etc.).

Si tu programa de facturación tiene función "presentación AEAT", lo hace prácticamente solo. Mete tus credenciales, pulsa generar 303 y descarga el fichero. Algunos incluso envían directamente. Esto vale oro cuando tienes ciento veinte facturas en un trimestre.

Reglas mentales que aplico cada vez que emito una factura

Por último, una lista de cosas que llevo años aplicando y me han ahorrado decenas de problemas:

• Pongo la fecha real de prestación del servicio, no la fecha en que envío la factura. Esto es clave para el devengo del IVA.
• Antes de enviar, releo todo: cliente correcto, importe correcto, retención correcta, datos de cuenta bancaria visibles.
• Envío en PDF por email con una nota personal corta: "Aquí va la factura de mayo. Cualquier cosa, me dices. Un abrazo."
• Anoto en mi gestor a los siete días para confirmar recepción si no han pagado.
• A los treinta días recordatorio amable. A los cuarenta y cinco, llamada. A los sesenta, reclamación formal.
• Cada viernes dedico veinte minutos a "limpiar la semana": archivar gastos del móvil, conciliar ingresos, planificar la siguiente.

La facturación no es lo importante de tu negocio, pero es la sangre que mueve el cuerpo. Tenerla limpia te quita la mitad del estrés del autónomo. Y lo bonito es que en dos mil veintiséis no necesitas pagar a nadie ni a nada para tenerla impecable.