Hacer una factura en 2026: la guía que necesitabas leer antes de cometer el error que cometen casi todos

Mi primera factura como autónomo la hice en una cafetería de Granada, en abril de dos mil quince, con un bolígrafo prestado y una libreta a cuadros. Cobré ciento ochenta euros por un trabajo de diseño gráfico, le entregué al cliente un papel manuscrito, y me sentí muy profesional. Tres meses después, cuando hice la declaración trimestral, mi gestora me miró con esa cara que mezcla compasión y resignación. "Esto no es una factura, esto es una nota. Esto te van a devolver."

Tuve que rehacer toda la documentación, llamar a clientes pidiendo perdón, y aprender lo que debería haber sabido antes de empezar. Y descubrí algo que sigue siendo cierto en dos mil veintiséis: la mayoría de la gente que empieza a facturar no sabe realmente qué tiene que poner en una factura, qué obligaciones legales tiene, ni qué riesgos asume al hacerlo mal.

Con la entrada en vigor del reglamento Veri*factu el uno de julio de dos mil veintiséis, la cosa se complica. Pero al mismo tiempo se simplifica, porque va a obligar a usar sistemas que reducen los errores típicos. El problema es que mucha gente no se ha enterado todavía, y va a tener un julio movidito.

Te voy a explicar todo lo que necesitas saber para hacer facturas correctas, evitar sustos con Hacienda, y elegir las herramientas adecuadas según tu situación. Sin tecnicismos innecesarios, con ejemplos reales y con la sinceridad de quien lleva más de una década viendo aciertos y errores.

"Una factura mal hecha es como un edificio sin cimientos: parece que aguanta hasta que viene la inspección. Y entonces se cae con todo lo que tiene dentro." — Marisol Cabrera, asesora fiscal con despacho en Sevilla desde dos mil siete

Lo que vas a aprender en esta guía

• Los nueve elementos obligatorios que debe llevar toda factura en España (incluidos en el reglamento Veri*factu).
• Las diferencias entre factura ordinaria, simplificada y rectificativa.
• Cómo calcular bien el IVA según tu actividad (y cuándo no lleva).
• El proceso paso a paso para emitir una factura en cinco minutos.
• Cinco programas gratuitos para hacer facturas en dos mil veintiséis.
• Cómo cumplir con Veri*factu sin que te explote la cabeza.
• Errores frecuentes que detecta Hacienda en inspecciones.
• Diferencias para autónomos, sociedades limitadas y particulares ocasionales.

Qué es una factura (y por qué no es lo mismo que un recibo)

Vamos a empezar por lo básico. Una factura es un documento mercantil que acredita una transacción económica entre dos partes, con efectos fiscales y contables. No es un papel cualquiera. Tiene valor jurídico, sirve para deducir IVA, justifica gastos, y constituye prueba en caso de impagos.

Confundirla con un recibo es uno de los errores más comunes. Un recibo solo prueba que se ha pagado algo, no detalla la operación ni sus elementos fiscales. Si trabajas con empresas o profesionales y emites recibos en vez de facturas, tus clientes no podrán deducirse el gasto, y tú estás incumpliendo la normativa.

Los nueve elementos obligatorios de toda factura en 2026

1. Número y, en su caso, serie: debe ser correlativo. No puedes saltarte números ni reutilizarlos.
2. Fecha de expedición: el día en que se emite el documento.
3. Datos del emisor: nombre completo (o razón social), NIF y domicilio.
4. Datos del destinatario: mismos elementos cuando se requiere factura completa.
5. Descripción de los bienes o servicios: con detalle suficiente para identificar la operación.
6. Base imponible: el precio sin IVA.
7. Tipo impositivo de IVA: cuatro, diez o veintiuno por ciento, según corresponda.
8. Cuota de IVA repercutida: el cálculo del impuesto.
9. Total a pagar: la suma de base más IVA, menos retenciones si aplican.

A partir del uno de julio de dos mil veintiséis, con Veri*factu, se añaden además:

• Código de verificación generado por el sistema autorizado.
• Huella digital (hash) que garantiza la integridad del documento.
• Identificador único de facturación enviado a la Agencia Tributaria.

Tipos de factura: cuándo emites cada una

Factura ordinaria (completa)

La que lleva todos los elementos. Es obligatoria cuando facturas a otro empresario o profesional, sea cual sea el importe, o cuando facturas a un particular por importe superior a tres mil euros (impuestos incluidos).

Factura simplificada (antes "ticket")

Sirve para operaciones con particulares por importe inferior a tres mil euros. No requiere los datos del destinatario. Tiene menos requisitos pero no permite la deducción del IVA al receptor. Útil para comercios minoristas, hostelería, peluquerías y similares.

Factura rectificativa

La que emites para corregir o anular una factura anterior. Debe llevar el número de la factura que rectifica y explicar el motivo. Nunca se borra ni se modifica la original.

Factura recapitulativa

Una sola factura que agrupa varias operaciones realizadas en un mismo mes natural con el mismo cliente. Útil cuando facturas servicios continuados o múltiples entregas.

Comparativa de programas gratuitos para hacer facturas en 2026

Una nota sincera: si vas a emitir más de doce facturas al año, los planes "gratis" se quedan cortos. Los planes básicos de pago (entre nueve y dieciséis euros al mes) ofrecen funcionalidades que te ahorran muchas horas. No te ofusques en buscar lo gratis al cien por cien si vas a perder más en tiempo que lo que cuesta el programa.

Cómo emitir una factura paso a paso (en cinco minutos)

Paso uno: prepara los datos del cliente

Antes de empezar, ten a mano el nombre o razón social del cliente, su NIF y su dirección fiscal completa. Si es un cliente recurrente, créalo en tu programa una sola vez y reutilízalo en cada factura.

Paso dos: define el concepto

Describe los bienes o servicios con detalle. "Asesoramiento" es insuficiente. "Asesoramiento fiscal para presentación de modelo trescientos tres del segundo trimestre dos mil veintiséis" es correcto. La AEAT exige especificidad.

Paso tres: calcula la base imponible

Es el precio sin IVA. Si trabajas en honorarios fijos por servicio, sale fácil. Si facturas por horas, multiplica horas trabajadas por tarifa por hora.

Paso cuatro: aplica el IVA correcto

El tipo general es veintiuno por ciento. El reducido (diez por ciento) se aplica a alimentos, transporte de viajeros, hostelería, espectáculos en vivo, entre otros. El superreducido (cuatro por ciento) es para alimentos básicos, libros, medicinas, revistas. Algunas actividades (educación, sanidad, alquileres residenciales) están exentas.

Paso cinco: añade retención de IRPF si procede

Si eres profesional autónomo y facturas a una empresa o autónomo, aplica retención del quince por ciento (siete por ciento si es tu primer año o segundo en el régimen). Si es servicio entre particulares, no hay retención.

Paso seis: revisa, firma y envía

Lee la factura entera antes de enviarla. Verifica que el total cuadra, que los datos son correctos, y que el número sigue el correlativo. Envíala en PDF al cliente y consérvala en tu archivo. Con Veri*factu, el envío a la Agencia Tributaria es automático desde el programa autorizado.

Veri*factu en cristiano: lo que cambia desde julio de 2026

Aquí está la información que más me piden los lectores en dos mil veintiséis. Veri*factu es el sistema de verificación de facturas que impone el Real Decreto mil seiscientos diecinueve del dos mil veinticuatro. Su objetivo es luchar contra el fraude fiscal eliminando la posibilidad de modificar facturas a posteriori.

A quién obliga

A casi todos los empresarios y profesionales que apliquen el régimen general del IVA en territorio común. Hay excepciones para algunos colectivos (módulos, recargo de equivalencia bajo ciertas condiciones, operadores económicos en sistemas SII), pero la inmensa mayoría está dentro.

Qué implica en la práctica

Tienes que usar un sistema informático de facturación que cumpla los requisitos técnicos del Real Decreto. Ese sistema:

• Asigna a cada factura un código único.
• Genera una huella digital (hash) que impide modificación posterior.
• Envía los datos a la AEAT en tiempo real (modo Veri*factu) o los almacena para envío posterior (modo "no verificable", menos recomendable).
• Imprime un QR en la factura para verificación.

Qué pasa si no me adapto

Sanciones desde ciento cincuenta euros por factura no conforme, hasta cincuenta mil euros para empresas que usen sistemas no certificados. No es para asustarte, es lo que dice la norma.

Qué hacer ahora

Si usas un programa de facturación, contacta con el proveedor y confirma por escrito que su software es Veri*factu certificado. Si haces facturas en Word o Excel, deja de hacerlo. Antes del uno de julio, contrata un programa autorizado.

"He visto a clientes pagar multas de tres mil euros por seguir haciendo facturas en Word durante dos meses tras la entrada de la norma. Las inspecciones serán implacables porque los datos están en la nube de la AEAT."

Casos especiales: situaciones que confunden a casi todos

Factura intracomunitaria (clientes de la UE)

Si tu cliente es una empresa de otro país de la UE y está dado de alta en el VIES, no llevas IVA. En la factura debes indicar "inversión del sujeto pasivo" o "exención por operación intracomunitaria". Verifica el alta del cliente en el censo VIES antes de emitir.

Factura a clientes fuera de la UE

Operaciones de exportación: no llevas IVA español. Indica "exportación exenta de IVA". Conserva la documentación de envío si hay mercancía física (DUA, conocimiento de embarque).

Factura a particulares de la UE (B2C)

Aquí hay matices según servicios físicos o digitales. Para servicios digitales (cursos online, software, suscripciones), aplicas el IVA del país del cliente si superas los diez mil euros anuales de ventas a particulares UE. Régimen especial OSS.

Factura proforma

No es una factura real. Es un documento informativo o preliminar. No tiene efectos fiscales y no cuenta para el correlativo. Útil para enviar presupuestos formales o documentación previa al pago.

Errores frecuentes que detecta Hacienda

Saltarse números en el correlativo

Si tienes la factura veintidós y la veinticuatro pero no aparece la veintitrés, Hacienda asume que ocultaste una operación. Es uno de los puntos rojos en inspecciones. Si anulas una factura, no la borres: emite una rectificativa con importe negativo o cero.

Datos del cliente incorrectos o incompletos

Especialmente el NIF. Si el NIF está mal o no existe, tu cliente no podrá deducir el IVA y tú tendrás problemas si te inspeccionan. Verifica siempre antes de emitir, usando el censo de la AEAT.

Descripción genérica del concepto

"Servicios profesionales" no vale. "Trabajos varios" no vale. Necesita detalle suficiente para identificar qué hiciste, cuándo y para qué proyecto.

IVA mal aplicado

Especialmente en sectores con tipos mixtos (hostelería, productos con diferentes IVAs en el mismo pedido). Si te equivocas, mejor emitir rectificativa antes de que te lo detecten.

No emitir factura cuando es obligatorio

Algunos profesionales evitan emitir facturas para "ahorrar" en impuestos. Es delito fiscal. Y con los sistemas modernos de cruce de datos, te detectan con relativa facilidad. No merece la pena.

Particulares ocasionales: ¿pueden hacer facturas?

Pregunta recurrente. Un particular que vende esporádicamente un bien de uso personal (un coche viejo, muebles, herramientas) no necesita emitir factura porque no es empresario ni profesional. Basta un recibo de compraventa simple.

Pero si la actividad es habitual y tiene ánimo de lucro (venta recurrente en marketplaces, alquileres de habitaciones, servicios remunerados frecuentes), tienes obligación de darte de alta como autónomo y empezar a emitir facturas. La línea entre "ocasional" y "habitual" es difusa, pero Hacienda usa criterios como frecuencia, organización y volumen.

Cómo organizar el archivo de facturas

Las facturas hay que conservarlas seis años (autónomos en general). Algunos casos exigen más. Mi recomendación:

• Carpeta digital por año y trimestre.
• Backup en la nube cifrado (Drive, Dropbox con contraseña).
• Copia local en disco externo para emergencias.
• Si usas un programa de facturación serio, todo esto se gestiona automáticamente.

Si pierdes tus facturas (incendio, robo, fallo de disco duro), tienes problema serio con Hacienda. La obligación de conservar es tuya, no del programa que uses.

Preguntas frecuentes sobre cómo hacer una factura

¿Puedo hacer facturas en Word o Excel en 2026?

Hasta el treinta de junio de dos mil veintiséis, sí, con limitaciones. A partir del uno de julio, no, salvo casos muy concretos de exclusión. Necesitas un programa que cumpla con el reglamento Veri*factu.

¿Cuánto tiempo tengo para emitir una factura tras la operación?

Hasta el día dieciséis del mes siguiente al de la operación si es a otro empresario. En operaciones con particulares, en el momento de la entrega o realización del servicio (factura simplificada) o cuando lo pida el cliente (completa).

¿Puedo emitir una factura sin haber cobrado?

Sí, y de hecho es lo normal. La factura no implica cobro inmediato. Te genera la obligación de declarar el IVA repercutido aunque no hayas cobrado, salvo que estés en el régimen de criterio de caja.

¿Qué pasa si mi cliente no me paga la factura?

Tienes derecho a reclamar judicialmente. El IVA declarado y no cobrado puedes recuperarlo en ciertos casos (créditos incobrables) mediante factura rectificativa cumpliendo plazos y requisitos. Habla con tu asesor fiscal.

¿Hay obligación de enviar la factura en papel o vale el PDF?

El PDF firmado electrónicamente o enviado por email es válido. La factura electrónica está completamente equiparada a la papel desde hace años. Lo importante es que cumpla los requisitos formales.

¿Cuál es la diferencia entre una factura y un albarán?

El albarán es un documento de entrega: prueba que la mercancía llegó. La factura es el documento mercantil con efectos fiscales. Algunos negocios usan albarán seguido de factura mensual recapitulativa para evitar generar una factura por cada entrega.

¿Debo poner siempre el IBAN en la factura?

No es obligatorio, pero es muy recomendable para facilitar el cobro. Si no quieres exponer el IBAN, indica solo "pago por transferencia, datos bancarios facilitados aparte".

¿Cómo se numeran las facturas si tengo varios tipos de servicio?

Puedes usar series separadas. Por ejemplo, serie A para servicios de consultoría y serie B para venta de productos. Cada serie debe ser correlativa por sí misma. Esto facilita la organización si tienes actividades muy diferenciadas.

¿Puedo emitir una factura con efectos retroactivos?

Solo en casos muy limitados (rectificación de errores, regularización de operaciones). En general no. La fecha de emisión debe ser la real, no inventada. Hacienda detecta retroactividades sospechosas con relativa facilidad.

¿Necesito factura si soy autónomo en módulos (estimación objetiva)?

Sí, tienes obligación de emitir factura cuando el cliente sea otro empresario o profesional. Para clientes particulares, factura simplificada o ticket es suficiente en la mayoría de casos.

Plazos de cobro y morosidad: el problema serio en España

Una factura emitida no es una factura cobrada. En España, el plazo medio de cobro de las pymes ha mejorado en los últimos años, pero sigue siendo superior al de la media europea. Te doy datos reales de dos mil veintiséis.

Lo que dice la ley

La Ley quince del dos mil diez (modificada en dos mil veintidós) establece plazos máximos de pago: treinta días en operaciones entre empresas y administración pública, sesenta días entre empresas privadas. En la práctica, muchas grandes empresas pagan a noventa días o más, incumpliendo la norma sin consecuencias serias.

Lo que puedes hacer

Primero, especifica en la factura el plazo de pago. "Pago a treinta días desde fecha de emisión" tiene valor jurídico. Segundo, incluye condiciones de mora: "Tras el vencimiento, se aplicará interés legal del dinero más el ocho por ciento anual sobre el importe pendiente". Tercero, en operaciones grandes, exige adelanto del treinta o cincuenta por ciento.

El proceso monitorio: tu herramienta para reclamar

Si una factura no se paga, el proceso judicial monitorio es la vía rápida. Por importes hasta seis mil euros, no necesitas abogado ni procurador. La presentación es gratuita y, si la deuda está bien documentada (factura, albarán, contrato), el juzgado da requerimiento de pago en pocas semanas.

Facturación electrónica: lo que cambia en 2026 y 2027

Veri*factu es la primera fase de un cambio mayor. España va hacia la facturación electrónica obligatoria entre empresas (B2B), siguiendo el camino de Italia y Francia.

La Ley Crea y Crece

Aprobada en dos mil veintidós, establece la obligación gradual de facturación electrónica entre empresarios y profesionales. La aplicación efectiva está pendiente del desarrollo reglamentario, que se espera entre dos mil veintiséis y dos mil veintisiete según facturación de la empresa.

Qué formatos serán válidos

El formato Facturae (XML) ya es estándar en sector público. Para B2B se aceptarán Facturae y, previsiblemente, formatos europeos basados en UBL y CII. Los PDFs simples sin estructura XML perderán validez legal para operaciones B2B.

Cómo prepararte

Si tu programa genera facturas electrónicas en formato Facturae, ya estás cubierto. Si solo genera PDFs, busca un proveedor que esté trabajando en esta línea o prepárate para cambiar antes de dos mil veintisiete.

Las facturas de servicios profesionales: matices que importan

Si eres autónomo profesional (abogado, médico, arquitecto, consultor, traductor, programador), tu facturación tiene particularidades.

La retención del IRPF

En España, los autónomos profesionales que facturan a empresas o a otros autónomos están sujetos a retención del IRPF. La retención general es del quince por ciento. Para nuevos autónomos en los dos primeros años, se puede aplicar el siete por ciento (debes solicitarlo expresamente).

La retención se descuenta del total y la paga la empresa pagadora directamente a Hacienda. En la factura aparece como descuento sobre el total a recibir.

Cuando no hay retención

Cuando facturas a particulares (consumidor final), no hay retención. Cuando facturas a empresas extranjeras, tampoco. Y en algunas actividades específicas (ciertos servicios sanitarios, educativos), tampoco.

El error de la retención mal aplicada

He visto autónomos aplicar retención cuando no tocaba (y dejar de cobrar quince por ciento sin razón) y, al contrario, no aplicarla cuando sí correspondía (y recibir reclamación de Hacienda al cliente). Si tienes dudas, consulta antes de emitir.

Programas avanzados: cuándo dar el salto

Cuándo Holded o Quipu se quedan cortos

Si tienes más de cincuenta facturas mensuales, varios proyectos paralelos, gestión de inventario serio, o necesitas reportes contables avanzados, los programas estándar para autónomos se quedan cortos. Plantéate Sage cincuenta, A3 Innuva, o suites ERP como Odoo.

Odoo: la opción open source seria

Odoo es un ERP completo con módulo de facturación que cumple Veri*factu en su versión adaptada para España. Coste: gratis si te alojas tú mismo, entre quince y treinta y cinco euros por usuario al mes si usas la versión cloud. Curva de aprendizaje significativa, pero potente.

Casos especiales: facturas que generan más dudas

La factura con descuento aplicado

Si haces un descuento al cliente, debe aparecer como línea separada en la factura. Por ejemplo, base imponible cien euros, descuento diez euros, base imponible final noventa euros, IVA al veintiuno por ciento dieciocho con noventa euros, total ciento ocho con noventa euros. No infles el descuento ni lo escondas.

La factura por suplidos

Si abonas gastos por cuenta de tu cliente (taxis, billetes, comidas en una reunión), puedes incluirlos como suplidos sin IVA propio. Adjunta los justificantes originales o copias.

La factura con varios tipos de IVA

Si en una sola operación hay productos con diferente IVA (típico en restaurantes con servicio: el menú al diez por ciento, las bebidas alcohólicas al veintiuno), cada línea debe detallar su tipo. Lo más limpio es que el programa lo separe automáticamente.

La factura en moneda extranjera

Si facturas en dólares, libras u otra moneda, debes indicar el tipo de cambio aplicado y la equivalencia en euros para el cálculo del IVA. La base imponible y el IVA deben constar en euros aunque el cobro sea en otra moneda.

Cinco trucos para emitir mejor (y más rápido)

1. Crea plantillas para clientes recurrentes: una sola vez configurado, después solo cambias importe y concepto.
2. Programa numeración automática por series: una serie para clientes nacionales, otra para internacionales, otra para suplidos. Te ahorra confusiones.
3. Configura envío automático en cuanto creas la factura: si tu programa lo permite, evitas que se te olvide enviarla.
4. Activa recordatorios de impago automáticos: el sistema envía aviso al cliente a los siete, quince y treinta días tras vencimiento sin que tengas que hacer nada.
5. Conecta con tu cuenta bancaria para conciliación: cada cobro se asocia automáticamente con su factura. Cero trabajo manual.

Lo que la AEAT está mirando con lupa en inspecciones 2026

Hablo con asesores que han pasado inspecciones recientes. Los puntos que más se están revisando este año:

• Operaciones intracomunitarias sin VIES verificado al momento de la emisión.
• Facturas con conceptos vagos en sectores de alto riesgo (consultorías, servicios profesionales sin entregable físico).
• Diferencias entre lo declarado en SII y lo declarado en modelo trescientos tres.
• Facturas a empresas vinculadas con precios fuera de mercado.
• Operaciones de comercio electrónico transfronterizo que no aplican el régimen OSS cuando corresponde.

Si te encuentras en algún punto sensible, revisa con tu asesor antes del próximo trimestre. La sanción por defectos formales graves puede llegar al cincuenta por ciento del IVA implicado.

Conclusión: la disciplina facturil que te ahorra dolores

Hacer una factura no es complicado, pero exige disciplina. La normativa española es bastante razonable comparada con otros países, pero no perdona la chapuza ni la dejadez. Y a partir de julio de dos mil veintiséis, con Veri*factu, las cosas son más estrictas en términos de control automatizado, aunque también más sencillas en términos prácticos: dejas de poder cometer ciertos errores porque el sistema no te deja.

Mi consejo, después de años acompañando a autónomos en sus primeros pasos: invierte una mañana en aprender bien tu programa de facturación. No improvises. No copies plantillas de internet sin verificar que cumplen la normativa actual. Y consulta una vez al año con un asesor profesional, aunque sea solo para una revisión de hora y media: cuesta entre setenta y ciento veinte euros, y te puede ahorrar miles en multas o ineficiencias.

Las herramientas digitales modernas hacen que emitir una factura correcta sea cuestión de minutos. La parte complicada no es el cómo, es el cuándo, el a quién, el con qué IVA, y el con qué retenciones. Esa parte requiere criterio, lectura, y a veces preguntar.

Si quieres descargar plantillas verificadas con la normativa de dos mil veintiséis, recursos para emisión correcta de facturas, y guías actualizadas por sectores específicos, pásate por plantillagratis.es. Tenemos materiales gratuitos pensados específicamente para autónomos noveles y para profesionales que quieren mejorar sus procesos. Si tienes una duda concreta, pregunta sin reparos: estos asuntos suelen tener más matices de lo que parece, y aclarar una duda a tiempo evita problemas grandes después.