Cómo hacer un presupuesto en Excel: guía práctica y sencilla

Introducción al presupuesto en Excel

Hay dos cosas muy distintas que la gente llama «presupuesto en Excel». Una es la previsión doméstica de ingresos y gastos, la hoja donde apuntas la nómina, el alquiler y la compra para no llegar justo a fin de mes. La otra es el documento comercial que envías a un cliente antes de trabajar: una oferta con conceptos, importes, impuestos y condiciones. Esta guía cubre las dos, empezando por la doméstica —que es la más sencilla— y siguiendo con la comercial, que es donde se pierde dinero cuando está mal hecha.

Excel sigue ganando a las apps de finanzas por un motivo simple: manda tú. Decides las categorías, las fórmulas, el formato y qué se enseña. Y el archivo es tuyo, no depende de que una suscripción siga viva. La contrapartida es que hay que montarlo bien una vez; después, cada presupuesto nuevo son cinco minutos.

En los apartados siguientes tienes el montaje paso a paso, las fórmulas exactas con la sintaxis española (punto y coma como separador, coma decimal), la parte fiscal con IVA e IRPF, la diferencia entre presupuesto, proforma y factura, y qué te compromete legalmente cuando el cliente dice que sí.

Paso 1: configura tu hoja de cálculo

Lo primero es abrir Excel y crear un libro nuevo. Guárdalo con un nombre que puedas encontrar dentro de seis meses, del tipo Presupuesto mensual 2026 o Presupuestos clientes 2026, y ponlo en una carpeta sincronizada para no perderlo si el portátil decide jubilarse.

Dentro del libro, estructura antes de escribir. Una columna por dato y una fila por registro: fecha, descripción, importe y tipo de gasto (fijo o variable). Nada de meter dos datos en la misma celda ni de combinar celdas para que «quede bonito»: las celdas combinadas rompen el ordenar, el filtrar y las tablas dinámicas.

Deja una zona de totales al final, separada de los datos por al menos una fila vacía, y usa color con criterio: verde para ingresos, rojo para gastos, gris para las celdas calculadas que nadie debe tocar. Ese código de color hace más por el orden que cualquier plantilla vistosa.

Un detalle que ahorra disgustos: da formato de moneda a las columnas de importe desde el principio (Inicio > Formato de número > Moneda) y comprueba que Excel las está tratando como números. Si un importe aparece pegado a la izquierda de la celda, es texto y no sumará.

Paso 2: identifica tus ingresos y gastos

Clasificación de ingresos

Con la hoja montada, el siguiente paso es listar todo lo que entra: nómina, ingresos por trabajos extra, alquileres, pensiones. Sé conservador y deja fuera lo que no está garantizado; un presupuesto inflado por ingresos que quizá lleguen no sirve para decidir nada. Un ejemplo ilustrativo, con cifras inventadas solo para explicar el montaje:

• Salario: 1.500 €
• Trabajo extra: 200 €
• Alquiler de una plaza de garaje: 300 €

Total de ingresos del ejemplo: 2.000 € al mes. Ese número es el denominador de todo lo que venga después, así que conviene tenerlo en una celda propia y referenciarlo, en vez de reescribirlo en cada fórmula.

Clasificación de gastos

Los gastos se dividen en fijos y variables. Los fijos apenas se mueven de un mes a otro: alquiler o hipoteca, seguros, cuotas, colegio. Los variables dependen de tu comportamiento: alimentación, ocio, transporte, caprichos. La honestidad aquí es todo el ejercicio: si te mientes en la fila de ocio, el presupuesto no te va a servir.

Siguiendo el ejemplo anterior, con 2.000 € de ingresos, una estructura de gasto podría quedar así. Insistimos en que son cifras ficticias para ilustrar el reparto, no una media estadística de nada:

Fíjate en que la tabla cuadra: la suma de importes es exactamente el ingreso. Si tu tabla no cuadra, tienes un agujero, y el agujero suele llamarse «gastos pequeños que no apunto».

Paso 3: registra tus datos

Con las categorías definidas, toca registrar. Hazlo con una periodicidad fija —semanal funciona bien— porque el presupuesto que se actualiza «cuando me acuerde» muere en tres semanas. Añade una columna de notas para marcar lo excepcional: «avería lavadora», «regalo cumpleaños», «devolución Hacienda». Dentro de un año, esas notas explicarán los picos raros de la gráfica.

Si registras mucho, monta la zona de datos como tabla de Excel (selecciona el rango y pulsa Ctrl+T). Las tablas crecen solas al añadir filas y arrastran contigo las fórmulas y el formato, que es justo lo que se rompe cuando se trabaja con rangos sueltos.

Paso 4: analiza tu presupuesto

La ventaja de Excel frente a apuntarlo en una libreta es que puedes mirar los datos desde arriba. Un gráfico de barras comparando ingresos y gastos mes a mes, o un gráfico circular con el reparto por categoría, enseña en dos segundos lo que una columna de números tarda diez minutos en contar.

Para el análisis numérico, la fórmula de partida es la suma: =SUMA(B2:B20), donde B2:B20 es tu columna de gastos. A partir de ahí, =SUMAR.SI() te da el gasto por categoría y una tabla dinámica te da todas las categorías a la vez. Compara siempre lo previsto con lo real: la columna «desviación» (=real − previsto) es la que te dice si el presupuesto está funcionando.

Consejos para mantenerte en el camino correcto

Montar el presupuesto es la parte fácil; mantenerlo vivo es la difícil. Tres hábitos que ayudan:

• Revísalo el mismo día de cada semana, aunque sean cinco minutos.
• Ponte recordatorios en el móvil para los pagos que no están domiciliados.
• Fija un objetivo de ahorro como porcentaje de los ingresos y trátalo como un gasto fijo más, no como lo que sobra a final de mes. El porcentaje concreto depende de tu situación; si tienes deudas caras, amortizarlas suele ir antes que ahorrar.

Un presupuesto no es una dieta: no sirve para castigarte, sirve para saber cuánto puedes gastar sin problema. Si al mirarlo sientes culpa en vez de información, está mal planteado.

Presupuesto doméstico y presupuesto para un cliente: dos documentos distintos

A partir de aquí cambiamos de terreno. Todo lo anterior sirve para controlar tu dinero. Lo que viene sirve para ganarlo: el presupuesto comercial, la oferta que mandas a un cliente antes de mover un dedo.

Las diferencias no son cosméticas. El presupuesto doméstico solo lo miras tú, admite categorías aproximadas y se corrige sobre la marcha. El comercial sale de tu ordenador con tu nombre y tu NIF, lo lee alguien que va a decidir si te contrata, y si lo acepta por escrito se convierte en un acuerdo que te obliga a hacer lo que pone por el precio que pone. Un error de 200 € en tu hoja doméstica es un susto; el mismo error en una oferta aceptada te lo comes tú.

Hay también una diferencia de nivel de detalle. En casa te basta con «alimentación 350 €». En una oferta, «reforma de baño 4.800 €» sin desglose es una invitación a la discusión: el cliente no sabe qué está pagando y tú no puedes demostrar qué habías incluido. El desglose por conceptos protege a las dos partes.

Y hay una diferencia de ciclo de vida. El presupuesto de casa es un documento vivo que cambia cada semana. El comercial se congela en el momento de enviarlo: si cambias algo, no editas el archivo, emites una versión nueva con número nuevo y lo dices. Editar en silencio un presupuesto ya enviado es la forma más rápida de perder la confianza de un cliente y de no saber después qué versión aceptó.

Qué datos lleva un presupuesto profesional

Un presupuesto no está regulado como la factura —el Reglamento de facturación, el RD 1619/2012, regula el contenido de las facturas, no el de las ofertas—, pero eso no significa que valga cualquier cosa. Hay un contenido mínimo que evita malentendidos y que casi cualquier cliente profesional espera ver. Móntalo una vez en tu plantilla de Excel y olvídate.

Bloque 1: quién emite y quién recibe

• Emisor: nombre y apellidos o razón social, NIF o CIF, domicilio fiscal, teléfono y correo. Si tienes logotipo, arriba a la izquierda.
• Cliente: nombre o razón social, NIF/CIF, dirección y persona de contacto. Pedir el NIF ya en el presupuesto te ahorra perseguirlo el día que factures.
• Dirección de ejecución si es distinta de la fiscal (obras, instalaciones, eventos).

Bloque 2: identificación del documento

• La palabra «Presupuesto» bien visible, para que nadie lo confunda con una factura.
• Número de presupuesto: algo tipo PRE-2026-014. No es obligatorio, pero sin número no puedes hablar de versiones ni medir cuántos te aceptan.
• Fecha de emisión y plazo de validez («válido hasta el 31/08/2026» o «válido 30 días desde la fecha de emisión»). Sin plazo, un cliente puede reaparecer a los ocho meses exigiendo el precio de entonces.

Bloque 3: el detalle económico

• Conceptos: una línea por partida, con descripción concreta, unidad de medida (horas, m², unidades), cantidad, precio unitario, descuento si lo hay e importe.
• Base imponible: la suma de los importes, antes de impuestos.
• IVA: tipo aplicado y cuota, desglosados. Si conviven tipos distintos, una línea por tipo.
• Retención de IRPF cuando proceda, con su porcentaje y su importe en negativo.
• Total en grande, y en letra si el importe es alto.

Bloque 4: la letra que evita los pleitos

• Qué NO está incluido. El apartado de exclusiones es el que más discusiones evita: licencias, permisos, retirada de escombros, desplazamientos fuera de un radio, imprevistos ocultos tras un tabique.
• Plazo de ejecución o entrega, y de qué depende (que el cliente entregue materiales, apruebe un diseño, dé acceso al local).
• Condiciones de pago: anticipo, hitos, plazo desde la factura, forma de pago.
• Cómo se acepta: firma y devolución del documento, o respuesta de conformidad por correo electrónico. Deja escrito que la aceptación por correo vale.
• Garantía aplicable. Recuerda que en la venta de bienes a consumidores la garantía legal de conformidad es de tres años desde el RDL 7/2021, para compras hechas a partir del 1 de enero de 2022.

Si tuvieras que quedarte con un solo apartado de todo el documento, quédate con las exclusiones. Nadie discute lo que está escrito; se discute siempre lo que cada uno «daba por supuesto».

Base imponible, IVA y retención de IRPF: cómo se calcula de verdad

Aquí es donde los presupuestos caseros fallan más, y donde el fallo cuesta dinero de verdad. El orden de las operaciones es siempre el mismo:

1. Suma los importes de todas las líneas, con los descuentos ya aplicados. Eso es la base imponible.
2. Sobre la base imponible se calcula el IVA. En España los tipos generales vigentes son el 21 % (general), el 10 % (reducido) y el 4 % (superreducido), regulados en la Ley 37/1992 del IVA.
3. Sobre la misma base imponible, y solo si eres profesional y tu cliente es empresario, profesional o persona jurídica, se calcula la retención de IRPF, que se resta.
4. Total = base imponible + cuota de IVA − retención.

La retención nunca se calcula sobre el total con IVA, y el IVA nunca se calcula sobre la base ya minorada por la retención. Son dos cálculos independientes sobre el mismo número.

Qué tipo de retención te toca

La retención de rendimientos de actividades profesionales es del 15 % con carácter general. Puede aplicarse el 7 % en el año en que se inicia la actividad y en los dos siguientes, comunicándoselo por escrito al pagador. Si tu cliente es un particular, no hay retención: los particulares no retienen. Y si tributas por actividades empresariales en estimación directa, lo normal es que no haya retención en la factura, aunque hay supuestos específicos con retenciones propias. Es el punto donde más conviene una llamada al asesor antes de enviar la oferta.

Cuatro escenarios con los números hechos

El último caso merece una aclaración, porque es de los que más se aplican mal. Para que una obra de renovación o reparación en vivienda vaya al 10 % tienen que darse tres condiciones a la vez: que el destinatario sea un particular (o una comunidad de propietarios) y use la vivienda para uso particular, que la construcción o rehabilitación haya terminado al menos dos años antes, y que el coste de los materiales que aporta el prestador no supere el 40 % de la base imponible. Si aportas materiales por encima de ese umbral, la operación entera va al 21 %. Antes de dar por bueno el 10 % en una oferta, compruébalo con tu asesor.

Dos avisos que afectan al cálculo

En Canarias no se aplica IVA sino IGIC, con sus propios tipos, y en Ceuta y Melilla rige el IPSI. Copiar una plantilla peninsular con «IVA 21 %» a un presupuesto canario es un error de bulto que se ve a la primera. Y si tu cliente es un comerciante minorista persona física en recargo de equivalencia, hay que añadir el recargo: 5,2 % cuando el IVA es del 21 %, 1,4 % cuando es del 10 % y 0,5 % cuando es del 4 %.

Sobre facturación electrónica y sistemas de facturación verificables, la normativa española está en pleno despliegue y los calendarios de entrada en vigor se han movido varias veces. Antes de decidir cómo vas a facturar lo que te acepten, consulta el calendario vigente en la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Excel te sirve perfectamente para presupuestar; para facturar, comprueba qué te exige la normativa en el momento en que lo hagas.

Las fórmulas de Excel que hacen el trabajo

Estas son las fórmulas con las que se monta un presupuesto que se calcula solo. Van con la sintaxis de la versión española de Excel: punto y coma como separador de argumentos y coma como separador decimal. Si tu Excel está en inglés, cambia los nombres y usa comas como separador.

El error de céntimos y por qué REDONDEAR importa

Excel calcula con quince dígitos, pero el cliente paga con dos decimales. Si no redondeas las cuotas, es habitual que el total mostrado se lleve un céntimo de diferencia con la suma de las partes: la pantalla enseña 210,00 € porque el formato oculta decimales, pero por dentro hay 209,999999. Envuelve en REDONDEAR(...;2) todas las cuotas de impuestos y todos los importes de línea con descuento, y el documento cuadrará siempre. Ese céntimo, en una factura, es lo que hace que un departamento de administración te devuelva el documento.

Referencias absolutas: la tecla F4

Cuando arrastras una fórmula hacia abajo, Excel desplaza las referencias. Eso es lo que quieres para C5*D5, pero no para el tipo de IVA, que está en una celda fija. Al escribir la fórmula, pulsa F4 sobre la referencia para convertirla en absoluta ($H$2). La mitad de los presupuestos rotos que se ven por ahí son fórmulas arrastradas sin fijar la celda del tipo impositivo.

Nombres definidos en vez de coordenadas

Si vas a mantener la plantilla mucho tiempo, ponle nombre a las celdas clave: selecciona H2 y escribe TipoIVA en el cuadro de nombres, a la izquierda de la barra de fórmulas. A partir de ahí puedes escribir =REDONDEAR(BaseImponible*TipoIVA;2). Se lee solo, y cuando vuelvas al archivo dentro de un año entenderás qué hace cada cosa sin tener que perseguir referencias.

Tablas, validación de datos y formato condicional: la parte que casi nadie usa

Con lo anterior ya tienes un presupuesto que calcula. Con lo que viene tienes uno que además no se estropea.

Convierte el detalle en una tabla

Selecciona el rango de conceptos y pulsa Ctrl+T. Al hacerlo, cada fila nueva hereda formato y fórmulas automáticamente, y puedes referenciar columnas por su nombre: =SUMA(Conceptos[Importe]) en lugar de =SUMA(F5:F24). Si mañana el presupuesto tiene treinta líneas en vez de veinte, el total sigue siendo correcto sin tocar nada. Es el cambio que más problemas evita a medio plazo.

Validación de datos para no escribir dos veces lo mismo

En Datos > Validación de datos > Lista puedes obligar a que la columna de categoría solo admita valores de una lista cerrada (Mano de obra, Material, Desplazamiento, Licencias). Suena a manía, pero es lo que permite que SUMAR.SI funcione: si un mes escribes «Materiales» y otro «Material», los subtotales dejan de cuadrar y no vas a entender por qué.

La misma herramienta sirve para bloquear disparates: en la columna de cantidad, admite solo números decimales mayores que cero; en la de descuento, solo valores entre 0 y 1. Un descuento tecleado como «25» en vez de «0,25» convierte un presupuesto de 1.000 € en uno negativo, y esos errores salen por la puerta si nadie los para.

Formato condicional para ver los problemas

Tres reglas que valen para casi cualquier presupuesto:

• Resaltar en rojo las líneas cuyo importe supere un umbral, para revisarlas antes de enviar.
• Marcar en ámbar las celdas de precio que no han venido del catálogo (por ejemplo, cuando la búsqueda devuelve el texto «Sin precio»).
• En la hoja de seguimiento, colorear los presupuestos cuya fecha de validez ya ha pasado con una regla del tipo =$E2<HOY().

Protege lo que no se debe tocar

Por defecto todas las celdas están bloqueadas, pero el bloqueo no actúa hasta que proteges la hoja. El procedimiento correcto es al revés de lo que parece: selecciona primero las celdas donde sí hay que escribir, quítales el bloqueo en Formato de celdas > Proteger > Bloqueada, y después protege la hoja en Revisar > Proteger hoja. Así el cliente o tu compañero pueden rellenar cantidades sin cargarse las fórmulas.

Guarda el archivo como plantilla

Cuando el libro esté a tu gusto y vacío de datos, guárdalo como plantilla de Excel (.xltx) con Archivo > Guardar como. Al abrir una plantilla, Excel crea una copia nueva sin tocar el original, que es exactamente lo que quieres: nunca más vas a sobrescribir por error el presupuesto de un cliente con el de otro.

Presupuesto, factura proforma y factura: tres documentos que no son lo mismo

Se confunden a diario y las consecuencias no son menores, porque solo uno de los tres tiene efectos fiscales.

La regla práctica: si el cliente te pide «una proforma para tramitar el pago», dale una proforma y no la anotes en ningún libro; cuando el servicio se preste o los bienes se entreguen, emite la factura de verdad. Y no reutilices tu plantilla de factura para hacer presupuestos cambiando la palabra del encabezado, porque tarde o temprano alguien la contabilizará por error.

Cuándo te obliga un presupuesto aceptado

Que el documento esté hecho en Excel, en Word o a mano en una servilleta no cambia nada jurídicamente. Lo que cuenta es que hay una oferta y una aceptación. El Código Civil español lo trata en los artículos 1254, 1258 y 1262: el contrato existe desde que las partes consienten, y obliga no solo a lo pactado expresamente sino también a lo que se derive de la buena fe y de los usos. Traducido: un presupuesto aceptado por escrito funciona como contrato.

La aceptación puede ser una firma en el propio documento, un correo del cliente diciendo «adelante», un mensaje de conformidad o un anticipo pagado. Todas valen; lo que cambia es lo fácil que resulta demostrarlo después. Por eso el consejo operativo es siempre el mismo: guarda el PDF exacto que enviaste y la respuesta del cliente en el mismo hilo de correo. Sin ese par, la discusión se convierte en tu palabra contra la suya.

Qué pasa si aparecen trabajos extra

Lo que no estaba en la oferta no está cubierto por la aceptación. Si al levantar el suelo aparece una humedad, o el cliente pide una funcionalidad más, no lo metas «de propina» ni lo añadas a la factura final sin avisar. Emite un presupuesto adicional numerado como ampliación del anterior, con su propio importe y su propia aceptación por escrito, y no empieces hasta tenerla. Es la práctica que más conflictos evita y la que mejor te sostiene si hay que reclamar.

Sectores con reglas propias

Hay actividades donde el presupuesto previo está expresamente regulado. En los talleres de reparación de vehículos, el RD 1457/1986 obliga a ofrecer presupuesto previo al cliente, que puede renunciar a él por escrito, y fija reglas sobre lo que puede cobrarse por elaborarlo. En reparación de aparatos de uso doméstico existe una regulación similar. Si trabajas en un sector así, comprueba tu normativa específica: por encima de la práctica comercial, manda ella.

Si tu cliente es un consumidor

Cuando el destinatario es un consumidor, se suma la normativa de consumo. El RDL 1/2007 obliga a dar información precontractual clara sobre precio total con impuestos, características del servicio y plazos (art. 60), y a entregar justificante documental de la contratación. Si la contratación se hace a distancia o fuera del establecimiento —presupuesto enviado por correo y aceptado por correo, o firmado en casa del cliente—, el consumidor dispone de 14 días naturales para desistir sin justificación (arts. 102 a 108). Hay excepciones tasadas: entre otras, los bienes confeccionados a medida o claramente personalizados (art. 103.c) y los servicios ya ejecutados por completo, cuando la ejecución empezó con el consentimiento expreso del consumidor y con reconocimiento de que pierde el derecho al terminar.

De ahí sale una recomendación muy concreta para tu plantilla: si trabajas con particulares a distancia y quieres empezar antes de que pasen los 14 días, incluye una casilla donde el cliente solicite expresamente el inicio inmediato de la ejecución. Sin ella, empezar es un riesgo tuyo.

El presupuesto no es papeleo: es la única versión escrita de lo que ambos creéis haber acordado. Cuando surge un problema, gana el que tiene el documento, no el que tiene mejor memoria.

Del Excel al PDF: cómo enviarlo y cómo hacer seguimiento

Exporta, no adjuntes el libro

Manda siempre PDF. Un Excel adjunto se puede editar, arrastra tus fórmulas, tus costes ocultos y a veces hasta otras hojas con datos de otros clientes. Usa Archivo > Exportar > Crear documento PDF y antes revisa tres cosas: el área de impresión (Diseño de página > Área de impresión), el ajuste a una página de ancho (Diseño de página > Ajustar a: 1 página de ancho) y que no se cuelen filas auxiliares de cálculo. Nombra el archivo con criterio: PRE-2026-014_NombreCliente.pdf.

Antes de exportar, comprueba también que no quedan comentarios internos en las celdas ni columnas ocultas con tu coste o tu margen. Ocultar una columna no borra su contenido, y algunos conversores a PDF lo respetan, pero el archivo de Excel siempre lo lleva dentro.

El correo importa tanto como el documento

Un presupuesto que llega sin contexto se queda sin respuesta. Escribe tres líneas: qué le mandas, el importe total con impuestos, hasta cuándo es válido y qué tiene que hacer para aceptarlo. Poner el total en el cuerpo del correo parece redundante y es lo que hace que te contesten, porque mucha gente decide sin abrir el adjunto.

Monta una hoja de seguimiento

En el mismo libro, añade una pestaña «Registro» con una fila por presupuesto: número, fecha, cliente, importe, estado (Enviado / Aceptado / Rechazado / Caducado), fecha de respuesta y motivo si lo rechazan. Con eso puedes calcular tu tasa de aceptación con =CONTAR.SI(E:E;"Aceptado")/CONTARA(E:E) y el importe medio con =PROMEDIO.SI(E:E;"Aceptado";D:D).

Esa pestaña es la que convierte el Excel en una herramienta de negocio y no en un generador de PDF. Cuando lleves treinta o cuarenta presupuestos verás patrones: qué tipo de trabajo te aceptan más, a partir de qué importe se lo piensan, cuántos días tardan en contestar. Y con la columna de motivo de rechazo sabrás si pierdes por precio, por plazo o porque simplemente contestaste tarde.

Recuerda antes de que caduque

Una regla de formato condicional que marque los presupuestos enviados hace más de siete días sin respuesta te da la lista de a quién llamar. El seguimiento a mano funciona mejor que cualquier automatismo: un mensaje corto, sin presionar, preguntando si necesita alguna aclaración, recupera bastantes ofertas que se habían quedado en el limbo.

Checklist antes de darle a enviar

Repasa esto en un minuto y te ahorrarás la mayoría de los sustos:

• ¿El NIF/CIF del cliente y el tuyo están completos y bien escritos?
• ¿El número de presupuesto es nuevo y no repite uno anterior?
• ¿Hay fecha de emisión y plazo de validez?
• ¿La base imponible es la suma real de las líneas? Selecciónalas y mira el total en la barra de estado, abajo a la derecha.
• ¿El tipo de IVA es el que corresponde a esta operación y a este territorio?
• ¿La retención de IRPF procede en este caso concreto, y con qué porcentaje?
• ¿El total cuadra con base + IVA − retención, al céntimo?
• ¿Están escritas las exclusiones, el plazo de ejecución y la forma de pago?
• ¿Se explica cómo se acepta el presupuesto?
• ¿El PDF cabe bien en la página y no muestra celdas de cálculo interno?
• ¿Has ocultado o eliminado costes, márgenes y nombres de proveedor?
• ¿Has guardado copia del PDF enviado en la carpeta del cliente?

Errores comunes al hacer un presupuesto

Algunos fallos se repiten tanto que conviene tenerlos delante. En el presupuesto doméstico:

• No incluir los gastos pequeños. Son los que rompen la previsión, precisamente porque nadie los apunta.
• Olvidar los gastos anuales o trimestrales: seguros, IBI, revisiones, matrículas. Divídelos entre doce y trátalos como fijos mensuales.
• Actualizarlo solo cuando hay problemas.
• Ser optimista con los ingresos e irreal con la capacidad de recortar.

En el presupuesto comercial, los errores cuestan más:

• Presupuestar solo el trabajo visible. Reuniones, desplazamientos, revisiones y correos son horas que se pagan; si no están en el precio, salen de tu margen.
• No poner fecha de validez y quedar atrapado en un precio de hace medio año.
• Anunciar el importe sin decir si lleva IVA. Es el origen de la mitad de las discusiones a la hora de cobrar.
• Olvidar la retención y llevarse la sorpresa de cobrar menos de lo previsto, o presupuestar «con retención» a un cliente particular que no retiene.
• Copiar el presupuesto anterior sin cambiar el nombre del cliente. Pasa más de lo que parece y transmite justo lo contrario de lo que quieres.
• No numerar las versiones. Si has enviado tres, tienes que poder decir cuál se aceptó.
• Fórmulas arrastradas sin fijar la celda del tipo impositivo, que dejan líneas con IVA cero sin que nadie lo vea.
• Rebajar el precio sin quitar alcance. Si bajas un 15 %, quita partidas; si no, estás formando al cliente para que siempre negocie.

Conclusión

Hacer un presupuesto en Excel es, en el fondo, un ejercicio de honestidad con los números. En casa te dice cuánto puedes gastar sin sobresaltos y dónde se te va el dinero de verdad. En el trabajo es el documento que fija qué haces, por cuánto y hasta cuándo, y el que te protege cuando alguien recuerda las cosas de otra manera.

El montaje que hemos descrito se hace una sola vez: estructura fija arriba, tabla de conceptos en el centro, base imponible con SUMA, impuestos calculados con REDONDEAR sobre celdas de tipo variable, condiciones abajo, protección de hoja y guardado como plantilla. A partir de ahí, cada oferta nueva son cinco minutos y un PDF.

Aviso: esta guía tiene finalidad divulgativa y describe el marco general aplicable en España a fecha de actualización. Los tipos impositivos, las retenciones y las obligaciones de facturación dependen de tu actividad, de tu régimen fiscal y del territorio, y cambian con el tiempo. Antes de aplicar cualquiera de estos cálculos a un caso real, contrasta la información en la sede electrónica de la Agencia Tributaria y consulta con un asesor fiscal o con un profesional del derecho.

Preguntas frecuentes sobre cómo hacer un presupuesto en Excel

¿Un presupuesto hecho en Excel tiene validez legal?

El soporte no cambia nada: lo que vincula es la oferta y su aceptación. Un presupuesto aceptado por escrito —firma, correo de conformidad, un «de acuerdo» por mensaje— funciona como contrato conforme a los artículos 1254, 1258 y 1262 del Código Civil. Guarda el PDF que enviaste y la respuesta del cliente juntos.

¿Hay que poner el IVA en un presupuesto?

Si vas a repercutirlo, sí, y desglosado. El presupuesto no es un documento tributario, pero anunciar solo la base imponible y sumar el 21 % al facturar genera discusiones garantizadas. Muestra base imponible, tipo aplicado, cuota y total.

¿Cuándo se aplica la retención del 15 % y cuándo la del 7 %?

La retención de profesionales en estimación directa es del 15 % con carácter general, y puede aplicarse el 7 % en el año de inicio de la actividad y en los dos siguientes, comunicándolo por escrito al pagador. Solo se retiene cuando el destinatario es empresario, profesional o persona jurídica: a un cliente particular no se le retiene. Confírmalo con tu asesor o en la AEAT antes de emitir.

¿Un presupuesto es lo mismo que una factura proforma?

No. El presupuesto es una oferta con condiciones y plazo de validez. La proforma imita el aspecto de una factura para un trámite (aduanas, alta de proveedor, solicitud de anticipo), pero no es documento contable ni fiscal, no se anota en los libros registro y no da derecho a deducir IVA. La factura sí, y su contenido lo regula el RD 1619/2012.

¿Cuánto tiempo debe durar la validez de un presupuesto?

No hay un plazo legal general: lo decides tú, y por eso conviene escribirlo. Quince o treinta días son plazos habituales cuando los materiales pueden variar de precio. Pasado el plazo puedes rehacer la oferta sin incumplir nada.

¿Qué fórmula uso para calcular el total con IVA?

Calcula la base con =SUMA(F5:F24). La cuota del 21 % es =REDONDEAR(F25*0,21;2). El total con IVA es la suma de ambas celdas. Si además hay retención, el total a pagar es base + IVA − retención.

¿Necesito numerar los presupuestos de forma correlativa?

La numeración correlativa por series es obligación de las facturas, no de los presupuestos. Aun así, numerarlos evita confundir versiones y permite medir cuántos te aceptan. Un formato tipo PRE-2026-014 sobra.

¿Puedo cobrar por elaborar un presupuesto?

Puedes, siempre que informes del coste antes de empezar y el cliente lo acepte. Hay sectores con reglas propias: en talleres de reparación de vehículos, el RD 1457/1986 obliga a ofrecer presupuesto previo y permite que el cliente renuncie a él por escrito.

¿Qué hago si el cliente acepta y después pide más trabajo?

Eso queda fuera de la oferta aceptada. Emite un presupuesto adicional numerado como ampliación, con su importe y su aceptación por escrito, y no ejecutes nada hasta tenerla firmada o confirmada por correo.

¿Cómo evito que el cliente rompa las fórmulas del Excel?

No le mandes el Excel: exporta a PDF. Si necesitas enviar el libro, desbloquea solo las celdas de entrada, protege la hoja y elimina las columnas de coste, margen y proveedor en la copia que sale.

¿Un consumidor puede echarse atrás después de aceptar?

Si la contratación fue a distancia o fuera del establecimiento, tiene 14 días naturales de desistimiento sin justificación (arts. 102 a 108 del RDL 1/2007), con excepciones tasadas como los bienes hechos a medida (art. 103.c) o el servicio ya ejecutado por completo con su consentimiento expreso. Si la contratación se hizo cara a cara en tu establecimiento, ese derecho no existe por defecto.

¿Sirve el mismo archivo para el presupuesto familiar y para el del negocio?

Es mejor separarlos. El doméstico es una previsión privada que se corrige cada semana; el comercial es un documento que sale hacia fuera con datos fiscales y condiciones. Mezclarlos acaba con información personal visible en un PDF enviado a un cliente.

¿Excel o una plantilla ya montada?

Empieza por una plantilla y adáptala. Montar la estructura desde cero enseña mucho, pero lo que te hace ganar tiempo es tener resuelto el bloque de impuestos y el de condiciones. Después ajusta categorías, tipos de IVA y textos legales a tu actividad.